Publicitate

Nu este fezabil pentru mulți dintre noi ștergeți e-mailul cu totul. Dar cel puțin putem primi căsuțele de e-mail să se ocupe de cea mai mare parte a e-mailurilor noastre pentru noi.

Dacă sunteți un utilizator Mac care utilizează Apple Mail Cum se face ca Apple Mail să fie un client de e-mail mai bunFaceți timp pentru a configura clientul de e-mail plictisitor Apple exact și pentru a face procesarea prin e-mail cât mai nedureroasă. Citeste mai mult , va trebui să configurați regulile corecte (altfel cunoscute sub numele de filtre) pentru a vă eficientiza experiența.

Avem șase reguli utile pentru a vă ajuta să începeți, dar mai întâi vă vom analiza elementele de bază ale creării regulilor în clientul dvs. de e-mail de pe Mac.

Cum să creezi o regulă în Apple Mail

Atingeți comanda rapidă Cmd + virgulă pentru a afișa secțiunea de preferințe prin poștă sau să o accesați prin intermediul acesteia Mail> Preferințe. Acum treceți la reguli și faceți clic pe butonul Adăugați regula buton pentru a începe crearea regulilor. Nu prea există. Mai întâi selectați o condiție enumerată mai jos

instagram viewer
Dacă meniul derulant

creați reguli de e-mail apple

În continuare, îi spuneți Mail să efectueze o anumită acțiune atunci când găsește e-mailuri care se potrivesc cu criteriul adăugat. Veți vedea acțiunile disponibile enumerate în Efectuați următoarele acțiuni meniul derulant

creați reguli de e-mail apple

Pentru a încheia, introduceți un nume potrivit pentru regulă și apăsați pe O.K buton. În acest moment, Mail vă va întreba dacă doriți să aplicați noua regulă mesajelor existente care se potrivesc cu condiția specificată. (Face asta automat pentru mesaje noi.) Dacă răspunsul dvs. este da, faceți clic pe butonul aplica buton. Rețineți că acest lucru nu va funcționa pe e-mailurile arhivate.

aplicați regulile de e-mail de mere

Vrei să creezi mai multe condiții pentru a filtra e-mailurile?

Apasă pe + butonul de lângă condiția implicită pentru a începe. Dacă parcurgeți această rută, puteți specifica, de asemenea, dacă doriți ca regula să funcționeze numai atunci când mesajele se potrivesc orice a condițiilor sau toate dintre ei. Aceasta este ceea ce orice meniul derulant de lângă Dacă este pentru.

De asemenea, puteți obține Mail pentru a efectua mai multe acțiuni pe e-mailurile pe care le-a filtrat. Să presupunem că doriți să mutați aceste e-mailuri într-o cutie poștală și să le copiați pe alta. Apoi faceți clic pe butonul + butonul de lângă acțiunea implicită pentru a începe configurarea mai multor acțiuni pentru a urma condițiile.

condiții multiple pentru regulile de mail de mere

Este ușor să mergeți peste bord cu reguli. Mențineți numărul scăzut folosind mai multe condiții și acțiuni în loc de reguli separate.

1. Identificați e-mailurile de la persoane pe care nu le cunoașteți

Cu această regulă, veți găsi mai ușor să identificați sursele de e-mailuri în care nu aveți prea puțin interes. Acesta prinde cea mai mare parte a e-mailurilor care scurge-ți timpul și atenția.

Selectați Expeditorul nu se află în contactele mele ca starea ta. Depinde de dvs. dacă doriți să redirecționați e-mailurile filtrate către un folder separat, să le marcați, să le evidențiați într-o culoare specifică și așa mai departe. Selectați răspunsul corespunzător din Efectuați următoarele acțiuni meniul derulant

expeditorul neacoperit - reguli de e-mail de mere

În fiecare săptămână sau cam așa ceva, treceți prin e-mailurile pe care le identificați cu această regulă. Veți dori să vă dezabonați de la unele dintre ele, să le marcați ca spam sau chiar să setați noi reguli pentru a le șterge automat data viitoare.

Este o idee bună să dublezi regula de mai sus și să o editezi pentru a se potrivi cu această condiție: Expeditorul nu se află în primii mei destinatari. Folosește Duplicat butonul din butonul reguli fila pentru a începe.

Pe o notă laterală, pentru a reduce cantitatea de spam pe care o primiți, luați în considerare crearea unui cont de e-mail cu un serviciu de e-mail de unică folosință Aveți nevoie de o adresă de e-mail de unică folosință? Încercați aceste servicii excelenteAveți nevoie să trimiteți sau să primiți un e-mail fără să folosiți adresa dvs. reală? Iată câteva servicii minunate care vă permit să faceți doar asta. Citeste mai mult . Indicați acea adresă de e-mail atunci când doriți să păstrați adresa de e-mail reală în mod privat.

2. Ștergeți spam-ul persistent și e-mailurile transmise

Cu această regulă, nu vei mai simți că îți vei smulge părul. Este pentru maileri de pe site-urile web care nu onorează cererile de dezabonare și continuă să scurgă în curierul de primire.

A stabilit Din conține ca criteriu, urmat de numele expeditorului responsabil pentru e-mailurile pe care doriți să le blocați. Alege Sterge mesajul ca acțiune pe care doriți să o efectueze Mail.

Rețineți că Sterge mesajul acțiunea șterge mesajul în bine. Dacă doriți să o trimiteți la Coșul de gunoi în loc să o păstrați accesibilă mai târziu, selectați Mutați mesajul la coșul de e-mail ca acțiune preferată.

ștergeți spam - reguli de mail de măr

Notă: Dacă doriți să reproduceți funcția „expeditor de blocare” a Gmail, utilizați butonul Mutare mesaj acțiune pentru a elimina e-mailurile în folderul Junk.

Această regulă este utilă, de asemenea, pentru a scăpa de mesajele trimise trimise, de exemplu, membrilor familiei în masă. Desigur, dacă preferați să nu primiți astfel de mesaje, cel mai bine este să-l anunțați pe expeditor. Dacă acest lucru nu este posibil sau nu funcționează, lăsați Mail să filtreze acele mesaje și să le ștergeți pentru dvs.

In timp ce tu poate sa stabiliți o regulă separată pentru fiecare expeditorul ale cărui e-mailuri pe care doriți să le blocați, nu este cel mai curat mod. Este mai bine să editați o regulă existentă pentru a insera o nouă condiție pentru fiecare expeditor nou. Acest lucru funcționează pentru că Dacă meniul derulant este setat pe orice, ceea ce înseamnă că regula funcționează atunci când orice a condițiilor se îndeplinesc.

blocați spammers - reguli de e-mail de mere

Dacă doriți să interziceți o pătrundere înainte, înlocuiți Din conține starea cu Subiectul începe cuFw:.

3. Marcați e-mailurile non-lucru ca citite

Cea mai mare parte a e-mailului dvs. personal nu este sensibilă la timp. Până când nu sunteți gata să abordați aceste e-mailuri, împiedicați-le să vă atragă atenția marcându-le așa cum se citește cu următoarea regulă.

A stabilit Cont ca criteriu și apoi selectați contul asociat cu e-mailul personal. Apoi, setează Marcheaza ca citit ca acțiune de luat.

marchează toate drept citite - reguli de mail de citire

Mai degrabă ai marca toate mesaje din toate conturile citite imediat ce v-au lovit inbox? În acest caz, selectați Fiecare mesaj in loc de Cont de la Dacă meniul derulant

4. Utilizați nume de domeniu pentru a prinde e-mailuri importante

Probabil că veți dori să aflați despre fiecare e-mail care vine de la banca dvs., chiar dacă este un mailer promoțional. Același lucru este valabil și pentru e-mailurile legate de muncă. Puteți utiliza o regulă pentru a vă asigura că nu le veți lipsi niciodată.

De exemplu, în timp ce primesc multe e-mailuri la [email protected], cele relevante pentru munca mea provin mereu makeuseof.com. Pentru a-l identifica pe acesta din urmă, pot configura această condiție: Din conține@ makeuseof.com.

Apoi pot evidenția e-mailurile filtrate, spunând, schimbând culoarea de fundal, redând un sunet sau redirecționându-le în altă parte.

Prindeți e-mailuri de lucru - reguli de e-mail de mere

Inlocuieste @ makeuseof.com bit mai sus cu numele de domeniu al companiei sau al băncii dvs. și puteți utiliza același filtru cu rezultate similare.

5. Trimiteți cele mai importante e-mailuri de lucru la Slack

Nu toate e-mailurile au nevoie de atenția ta imediată. Da, chiar și la serviciu. Dacă echipa dvs. comunică prin o aplicație precum Slack, puteți ignora inbox-ul de cele mai multe ori. Pentru a vă asigura că e-mailurile super importante, dacă nu există, nu vă scapă de notificare, trimiteți-le către Slack cu următoarea regulă.

Setați condiția pentru a identifica e-mailurile de la managerul dvs. sau de la altul superior sau cu un anumit cuvânt / expresie din subiect. Acum selectați Redirecționează mesajul ca acțiune preferată și introduceți adresa dvs. „trimiteți la Slack” în câmpul furnizat.

înaintea regulilor de mail slack - apple

Unde puteți găsi adresa dvs. de redirecționare Slack?

Este ascunsă sub [Your_Team_Name]> Preferințe> Mesaje și media. Derulați în jos spre Aduceți e-mailurile în Slack secțiune, și acolo este. Acum veți putea citi e-mailurile trimise în Slackbot!

adresa de redirecționare slabă

6. Colectați e-mailuri cu PDF-uri

De la facturi și chitanțe până la înregistrări gratuite, primiți documente utile ca PDF-uri în căsuța de e-mail. Prindeți acele e-mail-uri corespunzătoare toate într-un singur loc, cu următoarea regulă.

Setați condiția să se potrivească Tip atașament este PDF și utilizați Mutare mesaj acțiune de izolare a e-mailurilor care conțin PDF-uri. Dacă doriți să evidențiați e-mailurile în loc, în loc să le mutați într-un folder separat, utilizați butonul Setați culoarea mesajului acțiune.

economisiți e-mailuri cu pdf - reguli de e-mail de mere

De asemenea, puteți filtra e-mailurile cu alte tipuri de atașamente, cum ar fi arhive, prezentări și filme cu o regulă similară.

Ce face „Oprirea regulilor de evaluare”?

La sfârșitul Efectuați următoarele acțiuni meniu, este posibil să fi observat acest articol: Nu mai evaluați regulile. Te întrebi ce face? Ei bine, ajută Mail să identifice cursul corect de acțiune care trebuie întreprins atunci când regulile sunt în conflict.

Luați regula implicită Știri de la Apple, de exemplu. Dacă creați o regulă nouă care are una sau mai multe condiții similare cu aceasta, acțiunile pe care le adăugați la noua regulă nu vor fi executate. Acest lucru se datorează faptului că Știri de la Apple regula are Nu mai evaluați regulile etichetat pe ea, ceea ce face ca acțiunile de urmărire să fie ineficiente.

nu mai evaluați regulile de mail mail

Să ilustrăm cu un al doilea exemplu.

Spuneți că doriți să marcați toate mesajele primite într-o cutie poștală ca fiind citite, cu excepția celor de la o anumită adresă de e-mail numită hello@my_inbox.com. De asemenea, doriți să semnalizați mesajele de la această adresă. În acest scenariu, iată cum vor arăta regulile:

  1. Dacă Din conținehello@my_inbox.com, Marcați ca Semnalizat Roșu și Nu mai evaluați regulile
  2. Dacă Fiecare mesaj, Marcheaza ca citit.

Ce se întâmplă dacă părăsiți Nu mai evaluați regulile acțiunea de la prima regulă? Mesaje din hello@my_inbox.com va fi semnalizat și, de asemenea, marcat ca citit.

Acum, dacă schimbați ordinea regulilor în timp ce le creați, toate mesajele vor fi marcate ca fiind citite. Cei din hello@my_inbox.com va fi marcat atât ca citit, cât și pentru semnalizare. Dacă adăugați Nu mai evaluați regulile acțiunea la prima regulă aici, e-mailurile de la hello@my_inbox.com va fi marcat ca citit, dar nu va fi semnalizat.

Lăsați Apple Mail să facă ridicarea grea pentru dvs.

Această problemă nu este însă căsuța de e-mail înfundată. Trebuie să vă descurcați zilnic pentru a nu pierde mesajele importante și a transpune banalul care vă găsește drumul.

Dacă aveți reguli în vigoare, Mail evidențiază ceea ce are nevoie de atenția dvs. și ascunde sau scapă de restul. Redirecționați e-mailurile care contează către una sau două locații sigure și vă veți simți liber să ignorați restul, poate chiar pentru totdeauna!

Desigur, regulile sunt unu modalitate de a sortarea e-mailurilor în Apple Mail 4 Sfaturi privind productivitatea Mac Mail pe care trebuie să le cunoască toți profesioniștiiDacă utilizați aplicația Mac Mail într-un mediu profesionist, consultați aceste sfaturi pentru a lucra cu mai multă productivitate în Mail în fiecare zi. Citeste mai mult , dar ai putea încercați un client alternativ 5 alternative de e-mail Apple pentru Mac OS XFiecare Mac vine cu o aplicație de e-mail gratuită, dar nu este soluția de e-mail completă și completă. Iată cinci dintre cele mai bune alternative. Citeste mai mult pentru mai multe opțiuni.

Akshata s-a instruit în testare manuală, animație și design UX înainte de a se concentra pe tehnologie și scriere. Aceasta a reunit două dintre activitățile sale preferate - sensul sistemelor și simplificarea jargonului. La MakeUseOf, Akshata scrie despre a profita la maxim de dispozitivele tale Apple.