Cum să reduceți o căsuță de e-mail de 20.000 pentru zero în 30 de minute

Publicitate

Între promoții, buletine informative, notificări și orice altceva care intră în fiecare zi în căsuța de e-mail, este foarte ușor să acumulați prea multe e-mailuri. Dacă nu aveți timp pentru a face față cu aceasta, v-ați putea așeza într-o cutie primită cu mai mult de 20-30 de mii de mesaje.

Undeva acolo, aveți mesaje importante pe care nu doriți să le pierdeți. Dar cum să goliți dezordinea fără a arunca copilul cu apa de baie?

Dacă urmați procesul prezentat în acest articol, puteți să vă coborâți la inbox zero cel putin 30 de minute. Cel mult, o oră. Vrei să încerci? Deschideți-vă căsuța balonată și continuați.

Inbox Gmail Bloated

Prezentare, inbox-ul unei persoane foarte ocupate.

Asta e corect. Aproape 20.000 de mesaje de e-mail necitite. Acestea sunt doar cele necitite. Dimensiunea totală a contului meu de e-mail înainte de a începe acest proces a împins 35.000 de mesaje.

Așadar, primul lucru de făcut este să toacă fructele slabe agățate.

Aruncați gunoiul

Ar trebui să nu spunem că trebuie să scoateți deseori gunoiul, nu numai acasă, ci și în căsuța de e-mail Gmail.

Faceți clic pe dvs. Gunoi în bara de navigare din stânga, faceți clic pe caseta „select all” din partea de sus a listei de mesaje, apoi faceți clic pe linkul „Toate conversațiile” enumerate înainte de primul e-mail.

Apoi faceți clic pe Sterge pentru totdeauna.

Următor →, du-te după spamul Gmail. În câmpul de navigare, faceți clic pe butonul Spam link, apoi faceți clic pe „Ștergeți toate mesajele spam acum”.

Se simte bine, nu? Încă nu am introdus încă o cură de poștă în căsuța de e-mail, dar este o senzație grozavă să începi curățarea curierului de primire după ce ai scos gunoiul.

Acum pentru următorul nivel de fructe agățate scăzut.

Sociale și promoții

Dacă utilizați inbox-ul Gmail cu stilul implicit Google, veți vedea Social și Promovare file din partea de sus a căsuței de e-mail.

Faceți clic pe fiecare dintre acestea și derulați în jos în listă căutând volume mari de duplicate.

Acestea sunt vinovații care îți completează inbox-ul în fiecare zi.

Când le găsiți, deschideți e-mailul și găsiți Dezabonare link lângă partea de sus sau de jos a e-mailului.

Parcurgeți doar primele pagini ale postărilor de socializare și promovare, căutând grupuri mari de duplicate. Doar curățarea buletinelor de e-mail 5 aplicații pentru gestionarea buletinelor de e-mail bune și a dezabonăriiÎți place să te abonezi la newslettere? Aceste instrumente vă ajută să le gestionați în căsuța de e-mail și să vă dezabonați de cele pe care nu le doriți. Citeste mai mult va reduce drastic cantitatea de e-mail care vă completează primirea în fiecare zi.

Nu petreceți prea mult timp pentru a face acest lucru, pentru că acum sunt pești mai mari de prăjit. După ce ați terminat cu acest articol, veți dori să parcurgeți articolul Sandy pe stăpânind anxietatea inbox in Gmail Cum să stăpânești anxietatea Gmail InboxAtâtea e-mailuri, atât de puțin timp. Te simți astfel când vine vorba de gestionarea căsuței de e-mail Gmail? Vă prezentăm setări simple și instrumente utile pentru organizarea și rezistența la stres a intrării dvs. Gmail. Citeste mai mult pentru a te împiedica să intri în această mizerie din nou.

După ce v-ați dezabonat de la cele mai comune e-mailuri, faceți clic pe butonul Selectează tot pictograma din partea de sus și faceți clic pe linkul „Selectați toate conversațiile” din partea de sus.

Faceți clic pe pictograma coșului de gunoi pentru a le șterge pe toate.

Repetați același proces din fila Promoții. În momentul în care ați șters toate acestea, probabil că ați deja tăiat primele de poștă cu câteva mii.

Și nu te încălzești decât.

Backup și ștergere e-mailuri etichetate

Cu ani în urmă, făceam parte dintr-o echipă care conducea investigații online. De-a lungul timpului în care am fost acolo, am acumulat câteva mii de e-mailuri - toate aplicat cu o etichetă specială Gmail Cum să sortați Inbox-ul dvs. Gmail în funcție de expeditor, subiect și etichetăExistă un secret esențial pentru gestionarea Gmail: aflați cum să sortați inbox-ul dvs. Gmail cu filtre precum subiect, expeditor și etichete. Citeste mai mult a adresei de e-mail de intrare, legată.

Adresa s-a închis în 2015, dar nu m-am deranjat niciodată să șterg toate aceste e-mailuri.

Probabil ați creat tot felul de etichete cu ani în urmă. Poate chiar ai automatizat procesul cu filtre pentru e-mailurile primite. Toate aceste e-mailuri stau doar acolo, pierzând spațiu.

Nu puteți șterge doar e-mailurile etichetate în vrac, deoarece le-ați etichetat dintr-un motiv. Poate conțin ani de cercetare sau sunt o arhivă istorică a unor lucrări pe care le-ați făcut pe care nu doriți să le pierdeți.

Back up E-mailuri etichetate importante

Din fericire, este foarte ușor faceți o copie de siguranță pentru toate acele e-mailuri în vrac folosind funcția de exportare a contului Google.

Google oferă un Descărcați-vă datele pagină pentru fiecare serviciu din contul dvs. Google.

Click pe Gestionează arhivele link, apoi faceți clic pe Creați arhivă nouă.

Derulați în jos la lista de conturi și faceți clic pe Selectați Nimeni pentru a deselecta toate conturile.

Apoi derulați în jos spre contul dvs. Gmail și faceți clic pe comutator pentru a activa doar serviciul respectiv.

Faceți clic pe săgeata derulantă și faceți clic pe Selectați etichete.

Descărcați lista de etichete pe care le-ați creat în contul dvs. Gmail și selectați toate cele pentru care doriți să faceți o copie de rezervă completă.

În listă, puteți selecta formatul fișierului comprimat și dimensiunea arhivei maxime.

În cele din urmă, faceți clic pe butonul Creați arhivă buton.

Google vă va trimite un e-mail că a început să preia arhiva. Poate dura câteva ore sau chiar o zi, dar în cele din urmă, veți primi un e-mail de urmărire atunci când arhiva este gata de descărcare. Link-ul de descărcare va fi corect în mesajul de e-mail.

După ce ați descărcat și salvat arhiva de e-mail într-un loc sigur, sunteți gata să începeți să ștergeți e-mailurile etichetate.

Ștergeți e-mailuri și etichete etichetate

Înapoi în căsuța de e-mail Gmail, faceți clic pe fiecare etichetă pentru a afișa e-mailurile și selectați Toate din lista de selectare.

A își aminti să selectați toate conversațiile cum ai făcut înainte.

Faceți clic pe pictograma coșului de gunoi pentru a șterge toate acele e-mailuri.

Dacă aveți noroc, veți găsi etichete cu mii de e-mailuri pe care le puteți curăța din căsuța de e-mail, după ce aveți o copie de rezervă.

După ce ați curățat toate e-mailurile, nu uitați să ștergeți toate acele etichete vechi. Doar faceți clic pe meniul vertical din partea dreaptă a numelui etichetei și alegeți Eliminați eticheta din listă.

În acest moment, ar fi trebuit să reduceți semnificativ dimensiunea cutiei de e-mail. Dar să nu ne reținem. Mai avem câteva trucuri pe mânecă.

Ștergeți e-mailuri vechi

Dacă aveți zeci de mii de e-mailuri, șansele sunt destul de bune, încât chiar și e-mailurile care au fost importante acum patru sau cinci ani nu mai sunt foarte importante.

Acum este momentul să săpați într-adevăr o casă adâncă și curată. Să scăpăm de e-mailurile foarte vechi.

Pentru a face acest lucru, trebuie doar să tastați „old_than: 2y” în caseta Câmpul de căutare Gmail. Puteți seta orice perioadă de timp pe care doriți, schimbând 2 la numărul de ani de e-mail pe care doriți să îl păstrați.

Amintiți-vă doar că, indiferent de volumul de e-mailuri pe care le „păstrați”, va trebui să le sortați la final pentru a le extrage pe cele cu adevărat importante. Așa că faceți ca acest interval de timp să fie cât mai mic cu cât sunteți confortabil.

Selectați Toate e-mailuri și selectați toate conversațiile, apoi faceți clic pe pictograma Coș de gunoi la fel cum ați făcut de-a lungul timpului.

După aceea, inbox-ul dvs. de e-mail de zeci de mii ar trebui să ajungă până la urmă în cele câteva mii.

În acest moment, este timpul să adoptați o abordare ceva mai selectivă pentru a curăța mizeria rămasă.

Curățați, sortați și organizați

În primul rând, considerați că orice e-mail pe care nu l-ați deschis de fapt în urmă cu câteva săptămâni, probabil că nu veți deschide niciodată.

Puteți curăța rapid cele căutând toate e-mailurile necitite mai vechi de zece zile.

În câmpul de căutare, trebuie doar să tastați „este: necitit mai vechi_than: 10d”.

Selectați și ștergeți toate e-mailurile enumerate.

O altă abordare pentru a reduce lista de e-mailuri rămase și mai departe este căutarea de tipuri de spam sau linii subiecte promoționale. Puteți face acest lucru tastând căutări precum „subiect: tratare”, „subiect: cadou” sau „subiect: ultima șansă”.

Fiecare căutare ar trebui să apară cu mult peste 100 de e-mailuri simultan. Continuați să le ștergeți.

Închideți-vă Inbox

În acest moment, muntele dvs. de zeci de mii de e-mailuri ar trebui să fie redus la o dimensiune mult mai ușor de gestionat. Acum v-ați concentrat căsuța de e-mail pentru principalele mesaje de e-mail care sunt importante pentru dvs. și pe care poate doriți să le păstrați.

Apoi, începeți să derulați prin e-mailurile rămase. Când localizați e-mailuri importante pe care doriți să le păstrați, trebuie doar să le trageți pe etichetele pe care le-ați creat (sau să creați etichete noi, dacă nu există încă).

Acest lucru sună ca o corvoadă, dar scanarea vizuală a unei pagini de e-mailuri la un moment dat ar trebui să apară doar câteva pe care doriți să le păstrați de fapt. Apoi puteți selecta toate e-mailurile din pagina respectivă și le puteți șterge pe toate. Acest lucru va șterge 50 de e-mailuri simultan.

Amintiți-vă, de fiecare dată când observați un expeditor repetat, deschideți e-mailul și faceți clic pe săgeata verticală de lângă butonul de răspuns. Din această listă faceți clic pe „Filtrați mesaje ca acesta”.

Apoi selectați toate și ștergeți lista de e-mail-uri potrivite care apar.

Prin etichetarea, filtrarea și ștergerea blocurilor mari de e-mailuri, veți avea acea listă de puțin peste 1.000 de e-mailuri până la acea mesagistică mesaje zero în cel mai scurt timp.

Este un sentiment extraordinar că vedeți acea notă „goală” din căsuța de e-mail, mai ales când ați trecut ani de zile fără să o vedeți!

Nu lăsa Bestia să crească

După ce v-ați petrecut timpul pentru a obține în cele din urmă acea bestie uriașă dintr-o cutie primită, este important să nu o mai crească din nou. Cel mai bun mod de a face acest lucru este de a studia toate funcțiile pe care Gmail le are la dispoziție pentru a menține lucrurile organizate și eficientizate.

Puteți afla despre aceste caracteristici din cadrul nostru Ghid de utilizare Power la Gmail Ghidul utilizatorului Power pentru GmailAcest Ghid Gmail gratuit este destinat celor care utilizează deja Gmail ca client de e-mail și doresc să profite la maximum de numeroasele sale caracteristici de productivitate. Citeste mai mult și niciodată nu trebuie să te confrunți cu acest proces.

Credit imagine: Nomadsoul1 /Depositphotos