5 modalități de a desfășura întrunirile în mod eficient și de a opri pierderea timpului

Publicitate

Toată lumea urăște întâlnirile, dar toată lumea știe că sunt esențiale în același timp. Deci, cum să faceți întâlnirile mai eficiente în loc să pierdeți mult timp? Aceste site-uri web și aplicații vă pot ajuta.

Instrumentele din acest articol sunt mai potrivite pentru întâlniri în persoană. Deși le poți folosi și pentru echipe de la distanță, te descurci mai bine cu funcția cele mai bune instrumente gratuite de întâlnire online pentru a colabora cu echipa ta Cele mai bune 6 instrumente gratuite de întâlnire online pentru a colabora cu echipa taEchipele mici nu au nevoie de aplicații pentru întreprinderi costisitoare pentru colaborare. Iată șase instrumente fantastice pe care le puteți utiliza pentru a gestiona datele, comunicarea și multe altele ale echipei dvs. Pe gratis. Citeste mai mult . De la conferințe video la managementul de proiect, există ceva pentru toată lumea din listă.

Salata se intalneste (Web): Găsiți când vă puteți întâlni, nu este nevoie de înregistrare

Este enervant să vă înscrieți la un nou serviciu pentru fiecare sarcină mică. Lettuce Meet este o aplicație web simplă pentru a descoperi data și ora cele mai convenabile pentru toată lumea să se întâlnească, solicitând preferințele fiecăruia.

Este teribil de simplu. Începeți o întâlnire dorită cu numele și scopul acesteia, apoi adăugați datele pe care le puteți întâlni și alegeți sloturi orare în fiecare zi în care sunteți liber. Trimiteți URL-ul unic de întâlnire a legumelor către oricine altcineva, care își poate adăuga propria disponibilitate în mod similar. Toate sloturile gratuite ale tuturor participanților (indicate ca verde) se vor suprapune între ele, arătându-vă cele mai bune momente de întâlnire.

Lettuce Meet este unul dintre aceste simple instrumente de colaborare fără înregistrare 10+ Instrumente de colaborare fără înregistrare pe care le puteți utiliza în 10 secundeColaborarea online vă poate economisi timp și bani. Colaborarea rapidă poate economisi un pic mai mult. Aceste instrumente sunt gata de a merge atunci când sunteți. Nu este necesară înregistrarea. Citeste mai mult care te ajută să faci lucrurile fără a sări prin cercuri. În cadrul propriei companii, este mai ușor să utilizați Google Calendar sau Microsoft Outlook. Dar când este o întâlnire cu oameni externi, cum ar fi clienții sau clienții, un instrument fără probleme, cum ar fi Lettuce Meet este o cale mai neutră.

De multe ori trebuie să suporte întâlniri lungi și inutile? Acest lucru se întâmplă de obicei deoarece persoana care conduce ședința nu s-a pregătit suficient de bine. Această listă de verificare a reuniunii echipei va asigura întâlnirea să funcționeze fără probleme atât pentru lider cât și pentru participanți.

Lista de verificare este împărțită în sarcini înainte, în timpul și după o întâlnire. Partea „În timpul” este plină de mici mesaje pe care ar trebui să le aveți în vedere, deoarece acestea sunt lucrurile care aduc adesea la ședințe. De exemplu, „un subiect va fi discutat la un moment dat” și „fiecare punct de pe ordinea de zi va fi împachetat cu voce tare” par banale, dar vor parcurge un drum lung pentru a asigura succesul reuniunii.

Puteți tipări întreaga listă de verificare pentru a fi transportată cu dvs. la întâlnire. Lista de verificare a ședințelor de echipă vă încurajează să faceți clic pe toate butoanele listei de verificare și să le trimiteți prin e-mail către toți participanții, întrucât declararea obiectivelor voastre creează un pic de presiune socială pentru a vă ajuta să efectuați. Este similar cu a avea grupul mastermind pentru atingerea obiectivelor Cum vă poate ajuta un grup Mastermind să atingeți mai multe obiectiveTermenul de „grup de spirit” este aruncat foarte mult în sfera dezvoltării personale în zilele noastre, dar care sunt exact, funcționează și cum ai putea să-ți înființezi propriul grup? Citeste mai mult .

Fiecare întâlnire are nevoie de o agendă fixă. Dacă nu aveți acest lucru în loc, v-ați îndreptat către o discuție erotică în care nu se face nimic și fiecare își pierde timpul. Pentru a afla cum să setați agenda reuniunii, utilizați aceste șabloane gratuite ca ghiduri.

Lista de șabloane gratuite ale Smartsheet acoperă o serie de scenarii diferite de întâlnire: întâlnire informală, întâlnire de afaceri, ședință de consiliu, ședință de echipă, întâlnire simplă, ședință săptămânală și așa mai departe. Puteți utiliza aceste șabloane în Microsoft Word, Google Docs sau orice procesor de text doriți care acceptă formatul de fișier DocX.

Deși șabloanele sunt o coloană vertebrală bună pentru a seta agenda, asigurați-vă că ați citit și voi Evaluarea afacerii Harvard sfaturi despre cum să proiectați o agendă de întâlnire. Are câteva trucuri grozave, cum ar fi listarea subiectelor la întrebările la care echipa trebuie să răspundă, în locul titlurilor generice, deschise.

În cele din urmă, dacă nu găsiți ceea ce aveți nevoie în șabloanele de pe ordinea de mai sus, consultați lista noastră de alte 15 șabloane de agendă pentru Word 15 șabloane gratuite de agendă pentru Microsoft WordAceste șabloane gratuite de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word vă pot face să începeți cu nerăbdare pentru orice tip de întâlnire. Citeste mai mult .

AgreeDo (Web): Faceți minute de întâlnire, Partajarea lor și alocați sarcini

O persoană din fiecare ședință ar trebui să aibă sarcina de a lua minute. „Procesele-verbale ale ședinței” reprezintă, practic, o listă a celor notabile. Acest lucru poate fi sarcini, informații, discuții pe teme sau mai multe. AgreeDo vă ajută să separați asta cu ușurință și gratuit.

Este ușor să creați un cont, să configurați o întâlnire și să invitați participanții. Fiecare element poate fi marcat ca unul dintre cele patru tipuri: informație, decizie, sarcină sau subiect. Acest lucru face mai ușor pentru cineva care ia câteva minute să noteze rapid lucrurile chiar acum, iar mai târziu să le transforme în categoria potrivită.

Sarcinile pot fi atribuite participanților prin adăugarea e-mailului și îi puteți da și un termen. Puteți adăuga și un atașament la fiecare întâlnire. Participanții pot adăuga, de asemenea, comentarii la procesul-verbal.

Versiunea gratuită a AgreeDo vă restricționează la patru ședințe pe lună și la trei participanți și la un atașament la fiecare întâlnire. Versiunea premium poate crește aceste limite în funcție de nevoile dvs.

Este o practică bună să încheiem fiecare întâlnire parcurgând procesele verbale și să ne asigurăm că toată lumea este de acord cu acestea. Dacă nu este de acord cu ceașca de ceai, puteți folosi șabloane de procese verbale Cele 12 cele mai bune modele de procese verbale de întâlnire pentru profesioniștiProcesul-verbal al reuniunii surprinde elementele esențiale. Utilizați unul dintre aceste șabloane de minute de întâlnire pentru a aplica rapid formatul MOM. Citeste mai mult pentru Microsoft Word sau Google Docs.

Nu este vorba doar de Standing Up (eBook): Ghid gratuit pentru întâlnirile zilnice de dimineață

Aplicația de gestionare a proiectelor Qlutter se referă la eficientizarea lucrului. Ei au pus la dispoziție un ebook gratuit care învață propriile lor practici despre cum să desfășoare o întâlnire zilnică eficientă și eficientă zilnic.

Prin opt capitole, ebook-ul vorbește despre beneficiile întâlnirilor de dimineață, despre cum să-ți aduci echipa la bord cu ideea și cum să conduci întâlnirea. Este o carte scurtă cu 44 de pagini, dar la sfârșitul acesteia, vă veți simți mai bine echipat pentru a organiza întâlniri zilnice sub formă de stand-up sau scrum.

Va trebui să vă înscrieți la buletinul informativ Qlutter dacă doriți cartea, după care o puteți obține în format PDF, mobi sau epub. Este mai ușor să îl trimiteți direct la Kindle.

Descarca: Nu este vorba doar de stand up (eBook) [Nu mai este disponibil]

Ce să faceți când nu conduceți întâlnirea

Așadar, acum aveți instrumente ușoare pentru a configura ședința, a crea o listă de verificare pentru a ține evidența, a stabili o agendă și a lua minute. Știi chiar să organizezi eficient o întâlnire zilnică. Dar toate acestea sunt inutile dacă nu conduceți întâlnirea.

În cazul în care ședința a fost sunată de șeful tău și au tendința de a lăsa întâlnirile să rătăcească fără rost, trebuie să faci ceva în acest sens. Începeți prin a trimite acest articol pe opt reguli pe care un șef ar trebui să le cunoască pentru întâlniri eficiente S-au hrănit cu întâlniri ineficiente? Trimite aceste 8 reguli șefului tăuDacă o întâlnire este bine organizată, nu există niciun motiv pentru care nu poate îmbunătăți productivitatea, sensul scopului și moralul. Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri eficiente. Citeste mai mult . Faceți-o politicos totuși, sau trimiteți-l anonim.