Sistemul de probe proaste pentru a planifica și gestiona mai multe proiecte

Publicitate

A avea mai multe proiecte atât la serviciu cât și acasă este ca o mucegai care crește pe pereții tăi. O mucegai care provoacă anxietate și consternare, pe măsură ce scăpați mai departe, pierzând evidența locului unde vă aflați și ce mai rămâne de făcut. Din fericire, există un sistem relativ simplu de oferit pentru a clarifica această mucegai, a direcționa în mod fiabil acele proiecte înapoi și a-l menține în acest fel.

Accesați Planificarea orizontului complet

Acest sistem se numește „Planificarea orizontului complet” (FHP), un termen inventat și ilustrat de profesor de matematică și salvie de productivitate, Cal Newport. FHP este un sistem de flux de lucru care necesită lista ta ineptă în mare măsură 4 Sfaturi populare de productivitate care ar trebui ignorateUnele dintre ideile de productivitate vândute la noi sunt uneori nefondate și deseori greșite. Să dezbătăm câteva dintre aceste mituri ale productivității arătând că opusul poate fi la fel de probabil adevărat. Citeste mai mult

și îl transformă într-un lucru care este atât mai ușor de gestionat, cât și mai respectuos pentru timpul tău. Este, de asemenea, extraordinar de neîntrerupt când vine vorba de aceste distrageri garantate zilnic.

Când Newport vorbește despre sisteme de fluxuri de lucru, el le definește ca pe un „set de obiceiuri și instrumente utilizate pentru a organiza ce muncă faci și când o faci. Și când [spune] „eficient”, [se referă la cantitatea de valoare pe care o produceți ”.

Din această definiție, este clar că FHP nu este promovat așa cum este sistemul pentru a guverna toate sistemele. Este posibil să nu fie potrivit pentru propria ta slujbă, dar cu siguranță merită luat în considerare. Pe scurt, este o alternativă, cu asemănări cu alte sisteme precum David Allen Obțineți lucrurile Organizați 2015: Aflați arta marțială a obținerii lucrurilor [Lucruri de urmărit]Te-ai întrebat vreodată de ce cei care reușesc, care obțin cu succes, par să țină mereu un cap rece? Citeste mai mult , monotasking Realizați lucrurile: 10 videoclipuri inspirate pentru a vă îmbunătăți productivitateaÎn loc să parcurgeți fiecare canal video de pe YouTube, ne-am gândit că vom ușura sarcina și vă recomandăm câteva clipuri de alegere care vă vor spune cum să vă îmbunătățiți productivitatea. Citeste mai mult , și blocarea timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună concentrareCăutați un mod mai eficient de a vă organiza zilele de muncă? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe cale, păstrând distracțiile, amânarea și multitasking-ul neproductiv. Citeste mai mult . Planificarea completă a orizontului este atât o aglomerare cât și o dezmințire a unor părți ale acestor idei. Permiteți-mi să parafrazez explicația Newport.

• Fiecare proiect în care sunteți în mijlocul dvs. ar trebui să fie clasificat ca unul dintre acestea inactiv, sau activ.
• Proiectele adormite ar trebui să fie depuse în afara drumului, dar revizuite în mod regulat.
• Când un proiect este promovat la activ starea, trebuie să se stabilească un plan detaliat pentru modul în care proiectul va fi finalizat.

Când vine vorba de planificare activ proiecte, nu ar trebui să te ocupi de abstractizări, ci „direct cu fizicitatea brută a timpului”. Asta înseamnă:

„La nivel lunar, știu în ce săptămâni voi lucra la proiect și abia atunci când ajung la acele săptămâni planific în ce zile voi lucra la ea și abia când voi ajunge la anumite zile, îmi dau seama ce ore vor avea a consuma."

Această abordare face mult mai puțin probabil să o exagerați, permițându-vă să planificați mai eficient și să vă scoateți mai mult din timp.

Prea mulți oameni își planifică exact ce sarcini vor fi îndeplinite, în anumite zile, poate chiar cu luni înainte. Acest lucru nu lasă loc vieții reale. Cu doar câteva zile bolnave sau sarcini suplimentare, întregul sistem poate cădea în stare de rău.

Cred că un exemplu este în ordine. Voi folosi capturi de ecran din Trello (citiți scrierea noastră Trello - Un sistem unic, simplu și puternic de gestionare a proiectelor dintr-o casă bunăNumele Joel Spolsky înseamnă ceva pentru tine? Dacă da, veți dori să citiți această postare, deoarece prezintă cel mai recent și cel mai mare proiect al lui Spolsky. Și dacă nu, ar trebui să știi că asta este ... Citeste mai mult ) pentru a vă arăta cum puteți organiza acest sistem de flux de lucru în cadrul unei astfel de platforme.

Configurați Consiliul Trello

Aceasta nu este în niciun caz singura modalitate de a configura Trello pentru acest sistem, dar este una care lucrează pentru mine. Configurați patru „liste”.

1. O listă cu toate proiectele active și inactive.
2. O listă cu ceea ce trebuie să abordați în această lună următoare și săptămânile în care anumite lucruri trebuie completate (nu adăugați nicio informație la aceasta).
3. O listă cu ceea ce trebuie să faci în această săptămână și în ce zile.
4. O listă de sarcini care trebuie finalizate astăzi.

După ce ați adăugat toate proiectele dvs. în lista „Proiect”, marcați cele care sunt activ cu o „etichetă” colorată. De asemenea, valorific aceste proiecte pentru a mă asigura că ies în evidență.

Scrieți Prezentări generale ale proiectului

Apoi, faceți clic pe primul dintre proiectele dvs. active și scrieți un comentariu în detaliu despre ceea ce trebuie să faceți, în termeni largi, practice și aproximativ până când. În acest exemplu, presupun că fiecare proiect durează câteva luni. Acest lucru vă permite să înțelegeți cu adevărat ce este nevoie de dvs. și puteți începe să înțelegeți cum puteți structura cel mai bine sarcinile. Faceți acest lucru pentru fiecare dintre proiectele dvs. active.

Notă: Acesta este primul nivel de granularitate. Nu este necesar să atribuiți săptămâni, zile sau ore specifice acestor sarcini.

Planificați această lună (o dată pe lună)

Ar trebui să doriți să faceți acest lucru la începutul fiecărei luni. Pe baza comentariilor pe care tocmai le-ați scris pentru fiecare dintre proiectele dvs. active, ar trebui să puteți vedea ce nevoi de completare până la sfârșitul anului acest lună.

Stabiliți fiecare dintre aceste repere ca o „țiglă” separată pe această listă și etichetați-le cu culoarea corespunzătoare (aceeași culoare cu cea activă cu care se raportează), astfel încât puteți vedea cu ușurință cu ce proiect se ocupă acea sarcină. Decideți acum ce săptămâni în această lună veți lucra la aceste repere individuale.

Simțiți-vă liber să copiați sarcina sau să o împărțiți în sub-sarcini, dacă veți lucra la ea peste câteva săptămâni în această lună.

Acum, la începutul fiecărei luni, știți aproximativ ce sarcini vi se va solicita până la sfârșitul fiecărei săptămână. Dacă nu reușiți să îndepliniți oricare dintre aceste repere, pur și simplu mutați lucrurile în jurul valorii de astfel încât să puteți realiza totuși proiectul general până la data limită finală.

Planificați această săptămână (o dată pe săptămână)

Primul lucru într-o zi de luni dimineață, verificați săptămâna relevantă din lista „Această lună” pentru a vedea ce trebuie să abordați în următoarele zile.

Faceți acest timp pentru a trage fiecare dintre aceste sarcini pe lista „Săptămâna aceasta” și decideți care zi veți dedica timp acestor articole.

Din nou, dacă trebuie să împărțiți sarcinile în sub-sarcini sau să le dublați, mergeți mai departe. Dacă la sfârșitul săptămânii trecute ați aflat că ați avut un curs de pregătire pentru a participa miercuri, de exemplu, acum vă puteți structura cu ușurință programul.

Planifică astăzi (o dată pe zi)

La începutul fiecărei zile, petreceți 10-15 minute de planificare, pe baza sarcinilor din Săptămâna aceasta cum îți vei petrece timpul pentru a te asigura că vei atinge acele repere. Deci, din nou, trageți elementele relevante din Săptămâna aceasta listă, la Astăzi listă.

În acest stadiu de granularitate, lucrurile se pot schimba rapid, așa că țineți cont de acest lucru și fiți pregătiți să vă modificați planul pe baza acestor distrageri. Dar, alungând în mod intenționat blocuri specifice de timp și având autodisciplina pentru a respecta programul cât mai mult posibil, este mult mai probabil să completați ceea ce trebuie completat.

În exemplul de mai sus, puteți vedea că întreaga zi de lucru a fost planificată, inclusiv întâlniri, apeluri și răspunsuri la e-mailuri. Sarcina cheie a fost împărțită în două blocuri de timp separate.

La sfârșitul fiecărei zile, ștergeți Astăzi listă. La sfârșitul fiecărei săptămâni, ștergeți Săptămâna aceasta listă. Și la sfârșitul fiecărei luni, ștergeți Luna aceasta listează și începe din nou prin revizuirea proiectelor tale.

A face din asta un obicei

După cum puteți vedea, acesta este un sistem construit pentru cei care urmează o varietate de proiecte relativ complexe. Este pentru persoanele care trebuie să îndeplinească o serie de termene fără să se angajeze într-o rutină predefinită și un program care este dictat săptămâni sau chiar luni înainte.

După ce veți obține această rutină peste câteva săptămâni, veți afla rapid dacă este pentru dvs. Dacă vă place acest sistem, intervalul de timp ar trebui să fie suficient pentru a edita sistemul așa cum este stabilit mai sus, astfel încât să funcționeze eficient pentru nevoile dvs. specifice. Abia atunci se va scufunda ca un obicei.

Alte configurari

Caiete fizice

Dacă nu doriți să folosiți Trello sau preferați să utilizați acest sistem într-o altă setare, există câteva opțiuni. Newport însuși folosește o selecție de notebook-uri. Folosind stilou fizic și hârtia poate contribui de fapt mai mult 6 simple motive pentru care hârtia poate fi în continuare aplicația dvs. de productivitate criminalăHârtia poate fi un instrument mai puternic pentru productivitate decât un computer sau un dispozitiv tactil și nu trebuie respinsă imediat. Nu ești convins? Iată șase motive pentru care hârtia este încă relevantă. Citeste mai mult decât te-ai putea gândi la productivitatea ta. Fiecare caiet reprezintă un nivel diferit de granularitate: lună, săptămână, zi, astfel încât el să poată scruta rapid modificări în programele sale dacă și când sunt necesare.

Evernote & OneNote

O altă alternativă sunt instrumente precum Evernote sau O nota. Puteți configura acest lucru în același mod în care Newport folosește caiete fizice. Configurați a caiet nou OneNote este acum cu adevărat gratuit, cu mai multe caracteristici decât înainteEvernote nu mai stăpânește aplicația de luare a notelor. Microsoft a anunțat recent că OneNote va fi mai liber ca niciodată. Să vă arătăm ce înseamnă asta în ceea ce privește caracteristicile și funcționalitatea. Citeste mai mult pentru fiecare nivel de granularitate de care aveți nevoie (vezi mai jos). Apoi, urmați pașii, similari cu cei de mai sus, pentru a-i ține la curent. Singura mea problemă cu această abordare este aceea că există multe clicuri înainte și înapoi între diferite caiete, care de aceea prefer să folosesc Trello, unde majoritatea informațiilor pot fi văzute dintr-o privire și pot fi mutate foarte mult uşor.

excela

Dacă sunteți un tip Excel, o soluție potențială este de a recrea aspectul pe care l-am configurat în Trello. Acest lucru funcționează, dar mișcarea sarcinilor și schimbarea ordinii lor este mai complicată atunci când ai celulele să se miște Economisirea timpului cu operațiuni text în ExcelExcel poate face magie cu numere și poate gestiona caractere la fel de bine. Acest manual demonstrează modul de analiză, conversie, înlocuire și editare a textului în foile de calcul. Aceste elemente de bază vă vor permite să efectuați transformări complexe. Citeste mai mult , mai degrabă decât să trageți și să picurați. Dacă aveți mai degrabă mai puține informații pe o singură pagină, puteți întotdeauna să setați file noi pentru Proiecte, în această lună, în această săptămână, și Astăzi.

Ar putea FHP să funcționeze pentru tine?

Planificarea completă a orizontului este un sistem de fluxuri de lucru care înseamnă că puteți gestiona mai multe proiecte fără a fi nevoie să vă angajați la programe pe care nu le puteți prezice cu adevărat sau nu le puteți controla.

Nu ne îndoim că acest „sistem necesită o investiție mai avansată de energie mentală decât de la data limită până la termenul limită și, cu siguranță, nu ar funcționa pentru toate tipurile de locuri de muncă”. Dar a fost un contribuabil major la productivitatea notabilă a lui Newport în mediul academic, blogging și autor, în timp ce se asigură că lucrează rar la ora 17:00 fără devenind ars Programare Burnout: Cum să-ți recâștigi motivația pierdutăScrierea tuturor acestor linii de cod poate fi scurgeră fizic și emoțional. Tot ce ai nevoie pentru a te recupera este conștientizarea faptului că motivația poate fi redobândită. Citeste mai mult .

Credeți că acesta este un sistem de flux de lucru de care puteți folosi? Cum ar trebui să o adopți în propria ta carieră? Sau există o sistem care funcționează mai eficient Sistemul cu 3 greve: cum să acorde prioritate listei dvs. de activitățiNu treci prin lista de activități? Problema ar putea să nu fie productivitatea ta, ar putea fi doar prioritățile tale. Să învățăm cum să acordăm prioritate listei de activități și să terminăm lucrurile. Citeste mai mult Pentru dumneavoastră?

Credit imagine: femeie de afaceri epuizată de Piotr Marcinski prin Shutterstock, 40+235 de Bark via Flickr