Urmăriți e-mailurile, apelurile telefonice și sarcinile cu jurnalul Outlook

Publicitate

Una dintre cele mai frecvente reclamații din partea persoanelor cu locuri de muncă foarte ocupate este aceea că, pur și simplu, nu pare să existe suficient timp în timpul zilei. Singura modalitate de a face timp este să încadrați cumva mai multe sarcini într-un spațiu mai mic.

Pare imposibil, dar nu este. Gestionarea timpului se reduce mult la înregistrarea timpului și, prin monitorizarea modului în care folosiți timpul, ajungeți să înțelegeți cum puteți pierde timpul. Aici, la MakeUseOf, am acoperit o mulțime de instrumente și sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a vă urmări timpul pe parcursul zilei. Aceasta poate include instalarea software precum Klok Capturați timpul lipsit în programul de lucru cu urmărirea timpului KlokÎn ultimele luni, am descoperit un fenomen foarte ciudat, care se încurcă în programul meu de lucru. Par să pierd timpul. Cum pierzi timpul? Este mai ușor decât ai putea crede. Primesti... Citeste mai mult să „literalmente” oră în fiecare secundă a zilei, sau ar putea include utilizarea de ceva mai avansat

Instrument Chrometa Urmăriți eficient timpul computerului (și facturați-l!) Cu Chrometa Citeste mai mult că Dave a acoperit.

Cu toate acestea, dacă lucrați într-un birou tipic, șansele sunt destul de bune că aveți un pachet Microsoft Office instalat pe computer. Șansele sunt bune, de asemenea, că software-ul Office pe care îl ai include Microsoft Outlook. Și dacă acesta este cazul, atunci credeți-l sau nu aveți deja o aplicație de urmărire a timpului foarte faină încorporată chiar în setul de instrumente Microsoft Outlook.

Întrucât Outlook este la fel de comun ca Word și Excel pe majoritatea computerelor de lucru din întreaga lume, aș dori să vă împărtășesc câteva sfaturi despre cum puteți utiliza funcția instrument de jurnal cu adevărat interesant în Microsoft Outlook pentru a vă urmări ziua - inclusiv fiecare sarcină, fiecare e-mail, fiecare apel telefonic și tot ceea ce faceți pe parcursul zi. Acesta este un sistem de gestionare a timpului cu un singur clic, care bate aproape orice altceva pe care l-ai putea descărca gratuit.

Folosind jurnalul Outlook pentru a vă jurnaliza ziua

Ce este uimitor este că o mulțime de oameni folosesc Outlook și niciodată nu își dau seama că acest mic instrument este disponibil. Oamenii sunt atât de obișnuiți să folosească calendarul, lista de sarcini și clientul de e-mail, încât nici nu se deranjează să privească în colțul din dreapta jos al barei de navigare din stânga. Există o mică pictogramă pentru notebook verde - aceasta este aplicația Jurnal.

Când deschideți această mică aplicație, veți realiza destul de repede că nu este chiar atât de puțin. Dacă lăsați jurnalul deschis într-un colț al ecranului, îl puteți folosi pe parcursul zilei pentru a urmări toate activitățile dvs. doar făcând clic pe un buton - Intrarea jurnalului.

Când lansați o nouă intrare în jurnal, îi dați doar un nume (subiect), alegeți un tip de intrare precum un apel telefonic, un e-mail sau o sarcină la care lucrați, apoi faceți clic pe butonul „Ora de pornire”. Asta e. Treci la treabă. Puteți introduce o descriere a lucrării astfel încât, mai târziu, când vedeți jurnalul dvs., să aveți o înregistrare detaliată a ceea ce ați făcut în acea zi, dar valoarea acestui instrument este cu adevărat capacitatea de a ține un registru zilnic al activităților dvs. cu foarte puțin efort la toate. Doar deschideți și faceți clic.

Din interiorul jurnalului, puteți lansa rapid orice altă aplicație Outlook, cum ar fi un mesaj de e-mail, o întâlnire, o sarcină nouă și multe altele. Cu alte cuvinte, acest lucru face de fapt instrumentul Jurnal cel mai bun centru de gestionare a proiectelor pentru fiecare dintre proiectele la care puteți lucra la locul de muncă. Ce modalitate mai bună de a urmări orele generale pe care le-ați petrecut pentru fiecare proiect, plus aveți. abilitatea de a lega toate activitățile dvs. precum sarcini, mesaje de email și multe altele, direct cu proiectul record?

Dacă doriți să vedeți cât timp dedicați proiectului sau dacă proiectul dvs. se încadrează în proiect cronologie alocată de șeful dvs., trebuie doar să faceți clic pe pictograma „Cronologie” și veți vedea intrările din jurnal afișate într-un calendar cronologie.

Puteți, de asemenea, să vă concentrați asupra cronologiei și să o vizualizați în funcție de oră, nu numai de zi.

Cel mai bine, dacă șeful tău te întreabă la ce lucrezi, tot ce trebuie să faci este să dai clic dreapta pe Jurnalul proiectului și să selectezi opțiunea „Distribuie”. Distribuie jurnalul șefului tău și el sau ea îți poate monitoriza rapid progresul și cât de mult timp în care vă dedicați proiectului, fără a fi nevoie să vă plictisiți în ceea ce lucrați pe. O relație bună șef-muncitor se reduce într-adevăr la deschidere și comunicare, astfel încât oferirea acestui tip de colaborare și vizibilitate cu șeful tău ar putea obține cu ușurință câteva puncte destul de mari.

Desigur, nu trebuie să vă vizualizați intrările pe o cronologie lungă. Dacă doriți doar să aruncați o privire rapidă asupra tuturor lucrurilor la care ați lucrat în ultima perioadă, puteți trece la vizualizarea „Lista de intrare” și să le sortați după data.

Odată ce lista dvs. de înregistrări devine obscenely lung, nu vă temeți - puteți doar să faceți clic dreapta pe cronologie sau lista de intrări și alegeți „Mergeți la data…” Aceasta vă oferă posibilitatea de a vedea toate intrările pe care le-ați făcut pe un anumit zi.

Așa că data viitoare când colegul tău spune: „Hei, îți amintești acel proiect la care lucram în februarie trecut?” - poti trebuie doar să deschideți aplicația dvs. Jurnal super, accesați această dată și să vă reamintiți toate notele și activitățile timp. Vei arunca pe toată lumea cu capacitatea de a-ți aminti tot ce ai făcut vreodată și fiecare proiect pe care l-ai realizat.

Oricum, în teorie este aplicația Jurnal. Cum oamenii o pun de fapt în practică este cu totul altă poveste. Și modul în care îl puneți în practică depinde complet de dvs., dar trebuie să fiți conștienți de faptul că instrumentul este acolo, dacă aveți nevoie de el.

Ați folosit vreodată instrumentul Outlook Journal în Outlook? Cum v-a făcut munca mai ușoară? Partajați-vă experiențele cu aceasta în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit imagine: Notebook din piele via Shutterstock