12 motive pentru care oamenii rămân ignorați e-mailurile

Publicitate

Este puțin mai frustrant decât să depui efortul de a scrie un e-mail urgent, doar pentru ca răspunsul să vină prea târziu. Însă problema poate să nu fie în legătură cu destinatarul. S-ar putea să fie în sarcina dvs. și a modului în care v-ați creat mesajul.

Cercetările au descoperit numeroase informații despre cum să convingă mai mulți membri ai listei de e-mail să deschidă, să citească și să facă clic pe linkurile din e-mailuri. Dar există mai puține informații despre atingerea obiectivelor similare pentru e-mailuri personale sau de serviciu.

Dacă aveți o problemă urgentă la locul de muncă, doriți să prezentați-vă unui influencer 6 modalități de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mailurile voastreExistă o serie de reguli diferite atunci când vine vorba de e-mail care va încuraja sau descuraja o persoană să apese pe butonul „răspunde” și să vă răspundă. Aflați regulile succesului prin e-mail. Citeste mai mult sau organizați o întâlnire, cum faceți că este mai probabil să primiți o replică promptă la adresa dvs. de e-mail?

Urmărește o listă de motive pentru care răspunsurile la e-mailurile dvs. continuă să ajungă cu întârziere sau deloc. Cunoscând aceste greșeli și sfaturi comune, veți putea cultiva o rată de răspuns mai rapidă și mai consistentă la fiecare dintre e-mailurile dvs.

Tu ești CC de la persoana de care ai nevoie de un răspuns

Dacă îi distribuiți pe oameni în mesajul dvs., ei vor presupune că au fost incluși doar pentru a fi păstrați în buclă. Acest lucru scade șansa ca acei indivizi să răspundă, deoarece nu simt că au fost primitorul. Dacă aveți nevoie ca toată lumea să răspundă, evitați să utilizați funcția CC. În mod ideal, ar trebui să trimiteți un e-mail la o persoană. Dar dacă trebuie să faceți CC, precizați-vă mai devreme în e-mailul dvs. nevoie toată lumea să răspundă, inclusiv cei care sunt CC.

Linia dvs. de subiect reușește

A linie de subiect de calitate Cum să faceți ca mesajul dvs. de e-mail să iasă în evidență într-o cutie poștală aglomeratăAți trimis vreodată un e-mail pe care ați considerat că este important doar să vi se răspundă multe zile mai târziu sau mai rău uitat? Acordat, uneori este în afara controlului dvs., dar puteți face lucruri ... Citeste mai mult trebuie să anunțe oamenii că aveți nevoie de un răspuns urgent. Acest lucru înseamnă mai mult decât în ​​mod obișnuit să titrați e-mailul „URGENT”. Și nu înseamnă că trebuie să fii detaliat în mod ridicol.

Ceva la fel de simplu ca „Stevo, trebuie să luăm această decizie până mâine” funcționează bine. În primul rând, se adresează individului, astfel încât ei știu că responsabilitatea este lor. În al doilea rând, conținutul acestei subiecte transmite un sentiment de urgență și curiozitate. Acest lucru crește probabilitatea ca mesajul să fie deschis imediat.

Nu vă spuneți rapid cererea

Știm cu toții că e-mailurile ar trebui să fie păstrate concis. Dar dacă al tău are mai mult de câțiva paragrafe scurte, asigurați-vă că solicitarea dvs. este în centrul atenției de la bun început, altfel poate fi trecut cu vederea.

Aceasta înseamnă să obțineți politicos ceea ce aveți nevoie în prima sau a doua frază. Puteți intra mai detaliat mai târziu, dar premisa a ceea ce sunteți după ce trebuie să fie primul.

Mesajele tale sunt plictisitoare

Dacă toată lumea se așteaptă ca mesajele tale să fie plictisitoare, plictisitoare, pline de jargon și prea detaliate, vor detesta ideea deschiderii e-mailurilor.

În schimb, faceți-i pe oameni să aștepte cu nerăbdare să primească un e-mail de la dvs. Folosește umorul. Adresați-vă personal. Evitați vorbirea corporativă. Păstrați-vă propozițiile scurte și perforatoare. Includeți un GIF amuzant Găsiți cele mai bune GIF-uri de pe web cu Giphy, un motor de căutare dedicat pentru imagini animateGIF-urile sunt obișnuite pe internet, dar uneori este greu să îl găsești pe cel potrivit pentru situația potrivită. Din fericire, a sosit un nou motor de căutare dedicat doar pentru GIF-uri. Numele său este Giphy și ... Citeste mai mult . Încă poți să luminezi ziua cuiva, chiar dacă le ceri o favoare.

Nu setați un termen

Dacă aveți nevoie de ceva, anunțați destinatarul exact când este nevoie. Prea des, ni se solicită să furnizăm o replică „ASAP” sau „curând”. Acest lucru face ca termenul să fie subiectiv. Dacă spuneți „chiar am nevoie de un răspuns la această întrebare până la 16:00 azi”, totuși, nu există loc pentru ambiguitate.

Nu oferiți alternative

Continuând cu exemplul de mai sus, s-ar putea să fie cazul ca destinatarul să nu poată primi o replică până la 16:00. Trebuie să țineți cont de această posibilitate în mesajul inițial prin extinderea propoziției:

„Chiar am nevoie de un răspuns la această întrebare până astăzi la 16:00. Dacă acest lucru nu este posibil, vă rugăm să mă anunțați până la amiază, pentru a putea face aranjamente alternative. "

E-mailul nu este Prioritate ridicată

Dacă mesajul tău într-adevăr este urgentă, puteți face acest lucru mai evident marcând e-mailuri ca atare la anumiți clienți de e-mail. Posibilitatea de a marca un e-mail ca Prioritate ridicată este posibil în Microsoft Outlook și Apple Mail. Din păcate, nu este posibil în Gmail, așa că cea mai apropiată alternativă este să precediți subiectul dvs. cu „URGENT:”

Acest lucru trebuie făcut numai în cazuri cu adevărat urgente. Dacă ați văzut că faceți acest lucru prea des, acest sfat își va pierde eficacitatea.

Nu faci o amenințare

Acest lucru sună mai rău decât este. Anunțați destinatarul că, dacă nu răspunde la un termen stabilit, vor urma anumite consecințe. Ca exemplu: „Dacă nu am auzit de la tine până la 14:00, presupun că totul este în regulă și o să trimit contractantului 10.000 USD”.

Dacă apoi destinatarul alege să ignore întrebarea, ei știu, în mod explicit, că lucrurile vor continua în continuare fără aportul lor. Dacă vor ca vocea lor să fie ascultată, trebuie să vorbească acum.

Nu vă ajută

Dacă solicitarea dvs. este foarte largă, destinatarul va considera de multe ori că trebuie să elaboreze o replică mai elocventă decât este nevoie. Spuneți-le dacă va face un simplu „da” sau „nu”. Dacă aranjați o întâlnire, oferiți trei sau patru ori convenabile ca punct de plecare. Faceți tot ce puteți pentru a răspunde la e-mail mai puțin de o povară destinată destinatarului.

Sunteți e-mail la ora greșită

Dacă știți că managerul dvs. este întotdeauna grăbit de pe picioare într-o joi după-amiază, nu așteptați până joi dimineață pentru a trimite e-mailul dacă ați fi putut să îl trimiteți marți. Dacă știți că colegul dvs. are tone de e-mailuri la începutul fiecărei zile, poate așteptați până când știți că au a trecut prin inbox-ul lor 5 pași de acțiune pentru vindecarea dvs. Inbox Zero Email FrenzyInbox Zero este unul dintre cele mai populare cuvinte buzz. Pentru a rezolva cu adevărat problemele de e-mail, trebuie să depășiți Inbox Zero și să abordați problemele de bază. Citeste mai mult înainte de a-ți trimite mesajul. Acest lucru face ca e-mailul dvs. să fie mai puțin de un ac într-un cătun.

Trimiteți prea multe e-mailuri

Dacă sunteți cunoscut în jurul biroului ca fiind un e-mail neobosit, colegii dvs. vor deveni orbi cu privire la motivele dvs. primite.

Faceți din ea un obicei Cum se utilizează micro obiceiuri și scânteie schimbări personale masiveCrearea de noi obiceiuri este greu. Obiceiurile sunt construite de obicei pe săptămâni sau luni de repetare, iar motivația este provocarea. Când viața devine dificilă, micro-obiceiurile pot fi de mare ajutor. Citeste mai mult că e-mailurile trimise sunt e-mailuri importante. Apoi, când cineva vede un mesaj de la dvs. în căsuța de e-mail, este mai probabil să ia notă.

Nu ești nerăbdător

Dacă tot întrebi oamenii pentru lucruri și nu dai dovadă de recunoștință, foarte curând oamenii se vor resenta ajutându-te. În lumea e-mailului, acest lucru se traduce prin faptul că oamenii te ignoră pur și simplu. Aceștia ar prefera să răspundă și să îi ajute pe alți oameni care își respectă timpul și efortul.

Deci, dacă cineva răspunde repede, mulțumește-i lui sau ei. Dacă își ies din cale să vă răspundă sau vă ajută, asigurați-vă că sunteți recunoscători.

Incearca

Dacă primiți răspunsuri lente sau fără răspunsuri este o problemă pe care o întâmpinați, încercați să evitați fiecare dintre greșelile de mai sus. Procedând astfel, fiecare e-mail vă va fi deschis, citit și răspuns. După ce ați făcut acest lucru timp de câteva săptămâni, ar trebui să devină a doua natură. Înainte de a-l cunoaște, veți fi un expert pe e-mail Vrei să devii expert în ceva? Încercați exerciții deliberateEste prea ușor să te simți ridicat atunci când încerci cu atenție să îmbunătățești o anumită abilitate. Folosiți puterea de „practică deliberată” pentru a vă trece peste acele platouri infuriante. Citeste mai mult .

Ce alte tehnici de e-mail vă ajută să primiți un răspuns prompt? Oare dintre cele de mai sus au fost deosebit de eficiente pentru dumneavoastră?

Credite imagine: job plictisitor de Ditty_about_summer prin Shutterstock, Fiecare zi este Ziua Îndrăgostiților de Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Suntem aproape acolo? de Stuard Richards (Flickr). prudență - pași abrupți: 1 de Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage cu Gmail de David Bruce Jr. (flickr).