Cum să vă urmăriți și să gestionați mai bine proiectele cu Podio

Publicitate

Când oamenii se gândesc instrumente pentru managementul proiectelor Intellinote: Puneți-vă sarcinile, fișierele, mesajele și întâlnirile online într-un singur locIntellinote facilitează gestionarea, colaborarea și comunicarea mai bună cu echipa, colegii și clienților cu o combinație completă de partajare de fișiere, organizare și video și text în timp real conversație. Citeste mai mult , de obicei, software-ul precum Microsoft Project vine în minte. Acum, desigur, acesta este un instrument extraordinar de utilizat pentru gestionarea sarcinilor, a termenelor, a livrărilor și a resurselor pentru un proiect. Dar la ce folosești urmărirea mai multor proiecte?

Indiferent dacă sunteți un personal format din unul sau zece, un instrument care poate urmări starea și întâlnirile, trimite mementouri și chiar găzduiește toate documentele pentru un proiect este de asemenea util. Aici e locul Podio vine să vă ajute cu gestionarea mai multor proiecte, o echipă de alții sau pur și simplu o modalitate de a le urmări pe amândouă. Iată câteva trucuri și sfaturi pentru a profita la maximum de utilizarea Podio pentru a urmări proiectele și echipa ta.

Implementați aplicațiile Podio

Podio este un instrument care folosește „aplicații” pentru gestiona diferite aspecte ale spațiului de lucru Podio: un singur tablou de bord pentru gestionarea sarcinilor organizației dvs. Citeste mai mult . Aplicațiile sunt disponibile pe funcții și industrie și includ lucruri precum întâlniri, idei, clienți, comenzi de cumpărare, facturi, contacte și multe altele. Cel mai bun mod de a utiliza Podio este obținerea aplicațiilor de care aveți nevoie. Începeți prin a verifica Piața de aplicații Podio și examinați pachetele disponibile în funcție sau industrie. Acestea vă vor scoate la bun început și puteți obține aplicații individuale mai târziu.

De exemplu, dacă utilizați Podio pentru funcții de gestionare a evenimentelor, există un pachet care conține aplicații pentru participanți, locații, furnizori, vorbitori, evenimente și o listă de invitați. Un alt exemplu folosește industria vânzărilor și include un pachet pentru managementul plumbului, care are aplicații pentru vânzări, oportunități, întâlniri de vânzări, comunicații și produse.

Utilizați aplicațiile din Podio pentru a urmări toate aspectele proiectului dvs., mari sau mici. Acestea pot fi aranjate pe ecranul principal al spațiului de lucru și conțin câmpurile de care probabil veți avea nevoie. Dar, puteți modifica și orice aplicație pentru a o personaliza exact așa cum doriți. Aceste aplicații sunt coloana vertebrală a Podio și vă vor oferi o mare flexibilitate în urmărirea proiectelor și a părților lor mobile.

Beneficiați de servicii și extensii conectate

O caracteristică utilă a Podio este conexiunea sa la alte servicii. Dacă sunteți interesat să vă conectați Calendarul Microsoft Exchange pentru exportarea evenimentelor dvs. Mergi la sedinta cont pentru lansarea întâlnirilor direct de la Podio sau de la dvs. Evernote cont pentru a vă atașa notele, apoi Podio v-a acoperit. Pentru urmărirea sarcinilor și pentru a fi la curent cu proiectele dvs., conectarea altor servicii pe care le utilizați este cu siguranță calea de urmat. Pentru a utiliza cu succes Podio, aceste servicii conectate vă permit să extrageți elementele de care aveți nevoie care pot exista în altă parte, dar care sunt necesare proiectului dvs.

Alături de aceste servicii, puteți conecta cu ușurință Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync și Dropbox. Conectarea este ușoară; trebuie doar să faceți clic pe Setările contului din navigarea principală și apoi Servicii. Fiecare serviciu are propriul buton de conectare, după ce vă conectați, le veți muta pe lista în care sunt gata de utilizare.

Pe lângă conectarea serviciilor, puteți profita Extensii Podio care se integrează cu mulți dezvoltatori terți. Integrările cu MailChimp, Google Maps și Xero vă permit să vă îmbunătățiți experiența cu Podio. De exemplu, există o extensie QuickBooks care vă permite să importați clienții și informațiile contului în Podio unde puteți configura apoi facturarea automatizată între sisteme.

Cum se compara Podio cu Trello

Dacă nu ați încercat alte instrumente precum Podio pentru urmărirea și gestionarea proiectelor, poate fi comparat cu ușurință cu Trello Trello - Un sistem unic, simplu și puternic de gestionare a proiectelor dintr-o casă bunăNumele Joel Spolsky înseamnă ceva pentru tine? Dacă da, veți dori să citiți această postare, deoarece prezintă cel mai recent și cel mai mare proiect al lui Spolsky. Și dacă nu, ar trebui să știi că asta este ... Citeste mai mult , care este un alt instrument excelent. Dacă le-ați încercat pe amândouă, probabil că aveți o preferință sau le puteți folosi pe amândouă, dar pentru lucruri diferite. Ambele oferă elementele de bază pentru urmărirea proiectelor, sarcinilor și oamenilor, împreună cu notificări, memento-uri și opțiuni de formatare personalizate pentru instrumente. Deci, unde diferă?

Spațiul de lucru

În timp ce atât Podio cât și Trello au spații de lucru bine organizate, Trello ar trebui să se încadreze în categoria „mai ușor de configurat”. Podio necesită ceva mai mult timp pentru a fi configurat pentru utilizare. După obținerea aplicațiilor de care aveți nevoie, le puteți utiliza pentru a configura plăci sau widget-uri pentru spațiul principal de lucru și pentru a le rearanja pentru a arăta bine. Cu Trello, îți vezi plăcile imediat și după ce ai ales unul, îți vezi cărțile. Da, există o perioadă de configurare și cu Trello, dar acest timp este petrecut configurarea proiectelor și sarcinilor Decat setarea instrumentelor de care aveți nevoie pentru ele ca în Podio. Dar, dacă nu vă deranjează să vă alocați puțin timp pentru a crea un spațiu de lucru cu adevărat personalizat, atunci Podio permite acel lucru acolo unde Trello nu.

Servicii conectate

Când vine vorba de conectarea calendarelor, software de întâlnire Cele mai bune 6 instrumente gratuite de întâlnire online pentru a colabora cu echipa taEchipele mici nu au nevoie de aplicații pentru întreprinderi costisitoare pentru colaborare. Iată șase instrumente fantastice pe care le puteți utiliza pentru a gestiona datele, comunicarea și multe altele ale echipei dvs. Pe gratis. Citeste mai mult , manageri de fișiere și preluatori de note, Podio are pur și simplu mai multe opțiuni. Puteți atașa fișiere și fotografii pe carduri din Trello din locuri precum Google Drive, Dropbox, Box și OneDrive (mai jos). Puteți conecta, de asemenea, Trello la iCal pentru a vă vedea cardurile sau chiar Sunrise Calendar dacă aceasta este alegerea dvs. de programare. Dar, în general, Podio are mai multă flexibilitate în ceea ce privește opțiunile pentru serviciile conectate.

Acces mobil

Atât Podio (iOS, Android) și Trello (iOS, Android) au la dispoziție aplicații mobile gratuite care fac într-adevăr urmărirea proiectelor. Pentru telefonul sau tableta ta, ambele te-au acoperit. Dacă sunteți o persoană vizuală care apreciază plăcile și cărțile folosite în Trello, atunci veți fi foarte fericiți cu aplicația lor. Are o interfață elegantă, iar drag and drop este de asemenea destul de sensibil. De asemenea, Podio are o aplicație bună dacă doriți să vă vedeți tabelele de date, activitatea recentă pentru echipa dvs. și să efectuați actualizări la articole. În orice caz, utilizarea opțiunilor mobile vă permite să rămâneți în legătură cu proiectele, notificările și echipa dvs. când sunteți în mișcare.

Sfaturi pentru utilizarea Podio

Din nou, Podio este un instrument pentru gestionarea proiectelor, sarcinilor și chiar a echipei dvs. care este cu totul altceva decât software-ul precum Microsoft Project. Vă oferă o modalitate pentru a vă urmări, a verifica stările, a atribui sarcini și a vă păstra proiectele pe acel plan conceput cu atenție. Iată câteva sfaturi pentru utilizarea Podio dacă ești nou sau nu ai profitat din plin de caracteristicile sale.

• Pentru managementul echipei, utilizați In afara serviciului app. Fiecare membru al echipei poate selecta cu ușurință Vacanță, Telecomandă sau Conferință pentru a descrie tipul. Apoi, după introducerea datelor, un manager poate aproba sau respinge repede timpul liber de la birou. De asemenea, pot fi trimise notificări, care oferă memento-uri grozave dacă cineva din echipa ta va dispărea.
• Încercați cele disponibile Formulare web pentru site-ul dvs. Podio va crea formulare pentru site-ul dvs. web cu un singur buton. Puteți personaliza apoi formularul și posta linkul partajabil pe care îl primiți sau puteți pune codul de încorporare direct pe site-ul dvs. web. Folosind exemplul nostru de gestionare a evenimentelor de mai devreme, puteți avea cu ușurință un formular pentru completarea clienților interesați pentru a solicita serviciile pentru evenimentul lor.
• Profitați de simplu caracteristică de export. Fiecare aplicație pe care o utilizați conține o opțiune de a exporta datele. Acest lucru este foarte util pentru actualizarea echipei dvs. la o întâlnire de stare sau a șefului dvs., atunci când dorește actualizări pentru toate proiectele pentru echipa dvs. Funcția de export poate fi văzută când selectați pictograma cheie din interiorul aplicației.
• Personalizați aplicațiile pentru eficiență deplină. Fiecare aplicație vine cu elementele de bază de care veți avea nevoie. Dar, fiecare poate fi editat și personalizat pentru a putea utiliza câmpurile exacte, listele, stările și alte elemente de care aveți nevoie în cadrul fiecăruia. Doar faceți clic pe pictograma cheie după ce sunteți în aplicație și selectați Modificați șablonul.

Planuri Podio

Dacă sunteți nou la Podio, există câteva planuri diferite puteți alege dintre includerea a opțiune gratuită. Dacă aveți o echipă de până la cinci persoane, puteți obține, fără taxă, toate caracteristicile unui plan de bază, cu excepția celor de la User Management. Dacă aveți mai mult de cinci utilizatori; există planuri care încep de la 9 dolari pe lună. Puteți avea utilizatori nelimitați, cu beneficii precum sesiuni de instruire, asistență prioritară și configurare avansată, în funcție de planul dvs. plătit.

Folosești Podio sau încă îl iei în considerare?

Dacă sunteți un utilizator actual Podio, ce sfaturi utile aveți de împărtășit cu cititorii? Dacă încă te gândești să folosești Podio pentru urmărirea proiectelor, care sunt factorii de decizie și ce cauți într-un instrument? Simțiți-vă liber să vă împărtășiți gândurile și experiențele dvs. în comentariile de mai jos!

Credit imagine: Om de afaceri prin Shutterstock, Alphaspirit prin Shutterstock.com