10 sfaturi rapide pentru a vă îmbunătăți la Outlook

Publicitate

Outlook este unul dintre cei mai populari clienți de e-mail, dar este posibil să nu îl utilizați la potențialul său maxim. Este plin de trucuri utile care pot ajută-ți productivitatea Transformați Outlook într-un instrument de gestionare a proiectelor cu integrare OneNoteOneNote poate face mai mult decât crezi. Vă vom arăta cum să transformați lista de activități Outlook într-un instrument puternic de gestionare a proiectelor folosind pluginul OneNote pentru Outlook. Citeste mai mult și faceți să folosiți o adiere.

Am rotunjit câteva dintre sfaturile și trucurile mai necunoscute care vă vor ajuta să deveniți un master Outlook. Fie că amintim e-mailuri, completăm automat fraze tipizate în mod obișnuit, fie că le reamintim să atașăm fișiere, vă oferim acoperire.

Cu siguranță, mai aveți de distribuit, așadar, dacă aveți propriul sfat Outlook, vă rugăm să ne informați în secțiunea de comentarii de mai jos.

1. Adăugați un alt fus orar din calendar

Poate fi util să afișați mai multe zone orare în calendarul dvs. dacă călătoriți sau organizați adesea întâlniri cu cineva peste hotare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul

Fişier fila și apoi selectați Opțiuni din navigarea din stânga. Din fereastra nouă, faceți clic pe Calendar apoi derulați la Fusuri orare secțiune.

Veți vedea fusul orar implicit afișat, deși puteți să îl schimbați folosind meniul vertical. Dă-i Eticheta deci poți să-l distingi. Apoi bifați Afișați un al doilea fus orar și faceți același lucru acolo. Clic O.K pentru a salva modificările.

Acum navigați către dvs. Calendar. În panglică, în interiorul Aranja categorie, selectați fie Zi, (Saptamana de lucru sau Vizualizare program. Acestea sunt vizualizările care vor afișa cele două zone orare în stânga sau în partea de sus.

2. Vizualizați toate e-mailurile în text simplu

Dacă aveți probleme cu privire la primirea e-mailurilor în format HTML, puteți forța Outlook să deschidă în mod implicit toate e-mailurile în text simplu. Acest lucru va împiedica orice HTML rău intenționat să funcționeze, deși notează că nu va fi vă protejează împotriva tuturor amenințărilor prin e-mail 8 sfaturi de securitate prin e-mail pe care le poți partaja cu prietenii și colegii Citeste mai mult .

Mai întâi, faceți clic pe Fişier apoi selectați Opțiuni. Din fereastra nouă, selectați Centrul de încredere din navigarea din stânga. Apoi apasa Setări pentru centrul de încredere .... Acum, din nou din stânga, selectați Securitate prin e-mail.

În dedesubt Citiți ca text simplu antet, bifează Citiți toate mailurile standard în text simplu. De asemenea, puteți alege să bifați Citiți toate e-mailurile semnate digital în text simplu. Un e-mail semnat digital înseamnă că expeditorul a aprobat conținutul și acesta nu a fost modificat.

Pentru a salva modificările, faceți clic pe O.K. Dacă vreți să citiți un anumit e-mail în formatul original, deschideți acel e-mail, faceți clic pe butonul bara de informareși selectați oricare Afișați ca HTML sau Afișați ca text bogat.

3. Forțați să trimiteți automat mesaje ale căsuței poștale partajate

Înainte de a fi trimis efectiv un e-mail, acesta trebuie să fie procesat prin folderul Outlook. Aceasta verifică dacă serverul este capabil să-l extindă fără nicio eroare. Dacă utilizați o cutie poștală partajată, puteți găsi toate acestea e-mailurile stau în folderul Outbox până când faceți clic manual pe Trimitere / primire.

Pentru a depăși acest lucru, este necesară editarea registrului. Urmați aceste instrucțiuni cu atenție și veți fi bine, dar o reglare incorectă a registrul poate cauza probleme grave Cum să nu dezinstalați accidental Registrul WindowsLucrați cu registrul Windows? Rețineți aceste sfaturi și veți avea o probabilitate mult mai mică de a face pagube durabile computerului. Citeste mai mult pentru care nu suntem responsabili.

În primul rând, închideți Outlook. Apoi, faceți o căutare a sistemului regedit și selectați rezultatul. Folosind navigarea din partea stângă, filtrați-vă la următorul folder:

HKEY_CURRENT_USER \ software \ Microsoft \ Office \x.0 \ Outlook \ Preferences

A inlocui x.0 pentru versiunea dvs. actuală de Outlook. 16.0 pentru Outlook 2016, 15.0 pentru Outlook 2013, 14.0 pentru Outlook 2010 și așa mai departe.

Dublu click DelegateSentItemsStyle valoarea și modificarea Date de valoare la 0. Apoi apasa O.K. Redeschideți Outlook și ar trebui să descoperiți că toate mesajele de e-mail trimise din căsuțele poștale partajate se trimit automat.

4. Întârziere Trimiterea unui e-mail

Dacă nu doriți să trimiteți imediat un e-mail, puteți specifica când doriți să fie trimis. În fereastra de compunere a e-mailului, selectați Opțiuni din panglică și apoi faceți clic pe Livrare întârziată.

Aceasta va deschide o fereastră nouă în care puteți utiliza Nu livrați înainte câmpuri pentru a alege data și ora la care va fi trimis e-mailul dvs. Rețineți că, dacă nu utilizați un server Exchange, Outlook va trebui să fie deschis pentru ca această solicitare să funcționeze.

De asemenea, puteți crea o regulă care va întârzia trimiterea tuturor mesajelor dvs. sau a celor pe care le specificați. Pentru aceasta, navigați la Fişier apoi selectați Gestionați regulile și alertele. În Reguli de e-mail, faceți clic pe Nouă regulă și urmați vrăjitorul prin. Puteți seta condiții, cum ar fi întârzierea e-mailurilor trimise către un anumit contact. Trebuie doar să setați acțiune la amâna livrarea cu un număr de minute și vei fi setat.

5. Reamintiți-vă un e-mail

Dacă vă aflați pe un server Exchange, puteți să vă amintiți un e-mail pe care l-ați trimis deja. Cu toate acestea, rata de succes depinde de o varietate de factori, la care am fost incluși ghidul nostru pentru reamintirea unui e-mail Cum să reamintești un e-mail în Outlook după ce l-ai trimisAți lovit vreodată trimite și regretați câteva momente mai târziu? Cu toții am fost acolo, dorind să putem trimite anularea. Vă arătăm cum să reamintiți un e-mail în Outlook sau să întârziați trimiterea în Gmail. Citeste mai mult .

În primul rând, navigați la adresa dvs. Obiecte trimise și selectați e-mailul pe care doriți să îl reamintiți. În Mișcare grup de panglică, faceți clic acţiuni apoi selectați Reamintește acest mesaj ....

Din fereastra nouă, selectați Ștergeți copii necitite ale acestui mesaj pentru a șterge e-mailul din inbox-ul destinatarului. Alternativ, selectați Ștergeți copii necitite și înlocuiți-le cu un mesaj nou pentru a trimite un e-mail alternativ în locul originalului.

căpușă Spune-mi dacă rechemarea reușește sau nu reușește pentru fiecare destinatar dacă doriți să primiți rezultatul fiecărei încercări de rechemare. Când este gata, faceți clic pe O.K pentru a trimite solicitarea de rechemare.

6. Propune lucruri tipizate în mod obișnuit

Dacă scrii deseori același lucru, poți să-l sugerezi automat pe Outlook atunci când începi să-l scrii. Când compuneți un e-mail, tastați-vă fraza și evidențiați-o. Acum, selectați Introduce din panglică. De la Text categorie, faceți clic pe Piese rapide și apoi Salvați selecția în galeria pieselor rapide ....

Fraza va fi sugerată automat atunci când începeți să o tastați și puteți apăsa introduce să-l umplu. Alternativ, puteți utiliza funcția Piese rapide derulant pentru a-l selecta. Poti de asemenea Click dreapta o parte din acest meniu și selectați Organizează și șterge ... dacă aveți vreodată nevoie să o personalizați sau să o eliminați.

7. Deveniți un asistent pentru comenzi rapide

Outlook poate fi o ființă complexă, dar pentru că este atât de puternic. Dar mai degrabă decât să încurcați în meniuri, puteți utiliza comenzi rapide pentru a accelera procesele și a deveni mai productiv.

De exemplu, puteți apăsa CTRL + N pentru a crea un mesaj nou și CTRL + Enter să-l trimită. În mod similar, CTRL + R va începe un răspuns, în timp ce CTRL + F o va transmite.

Puteți apăsa Introduce pentru a semnaliza un mesaj, F7 pentru a verifica ortografic ceea ce scrii și F9 pentru a rula procesul de trimitere / primire.

De fapt, există atât de multe combinații de chei pe care le-am creat ghid la comenzile rapide de la tastatură Outlook 25+ comenzi rapide de la tastatură pentru a vă face mai productivOutlook este unul dintre cei mai cunoscuți clienți de e-mail de birou care sunt folosiți astăzi. Dacă sunteți unul dintre acești mulți utilizatori Outlook, următoarele comenzi rapide de la tastatură vă vor economisi mult timp. Citeste mai mult , detalierea modului de navigare și creare cu ușurință.

8. Lipiți pentru a crea

Minimizarea pașilor pe care îi face pentru a obține ceva este întotdeauna benefică. Puteți crea un element nou care conține automat orice este pe clipboard 5 sfaturi pentru a vă gestiona Clipboard-ul Windows ca un ProMai cunoscut sub numele de Copy & Paste, un instrument pentru studenți pentru a ridica pasaje de pe Wikipedia, Clipboard-ul vă poate economisi o mulțime de timp de tastare. Îți vom arăta cum să-l folosești ca un profesionist. Citeste mai mult . Pentru a face acest lucru, navigați la secțiunea pentru care doriți să creați un articol nou - deci Mail pentru un e-mail, Calendar pentru un eveniment și așa mai departe.

Atunci tot ce trebuie să faci este să apese Ctrl + V. Elementul va fi creat și conținând deja ceea ce a fost în clipboard. Este un truc simplu, dar unul pe care îl veți folosi pentru totdeauna.

9. Personalizați marcajul ca opțiuni de citire

Dacă descoperiți că e-mailurile dvs. sunt marcate ca citite atunci când nu le-ați vizualizat în mod corespunzător, este ușor să depășiți această frustrare. Păstrarea unui e-mail marcat ca necitit poate face rapid să vedeți ce aveți nevoie pentru a acționa.

Mai întâi, faceți clic pe Fişier și apoi Opțiuni. Din navigarea din partea stângă, selectați Poștă. În dedesubt Panouri Outlook titlu, selectați Panoul de citire… și se va deschide o fereastră nouă.

Aici puteți personaliza câte secunde de aștepta înainte ca un articol să fie marcat ca citit și dacă să-l socotiți ca citit la schimbarea selecției. Bifați și reglați opțiunile, apoi faceți clic pe O.K pentru a salva modificările.

10. Fiți reamintit de atașarea fișierelor

Dacă găsiți adesea că trimiteți e-mailuri și uitați să atașați un fișier, acesta este sfatul pentru dvs. Outlook vă va scana mesajele pentru anumite cuvinte și expresii, cum ar fi „vezi atașat” sau „închis”, apoi va verifica dacă ați atașat ceva. Dacă nu o faceți, vă vom avertiza înainte de a trimite mesajul.

Pentru a activa acest lucru, navigați mai întâi la Fişier și apoi Opțiuni. Selectați Poștă din navigarea din stânga, apoi derulați la Trimite mesaje secțiune. Acum bifați Avertizați-mă când trimit un mesaj care poate să lipsească un atașament. Clic O.K pentru a salva modificările.

Partajați sfaturile voastre

Poate fi ușor să folosești un program de ani de zile și să nu apreciezi pe deplin toate complicațiile sale, așa că sperăm că ai ales câteva sfaturi pe care le poți folosi în viața ta zilnică pentru a crește productivitatea.

Aceste sfaturi s-au concentrat pe versiunea desktop a Outlook, așa că dacă utilizați versiunea web și nu sunteți sigur care este cea mai potrivită pentru dvs., consultați pagina noastră comparația dintre web și desktop Outlook Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care este cel mai potrivit pentru tine?Outlook.com este un puternic client de e-mail online care vine gratuit cu Office Online. Dar Outlook poate concura cu omologul său desktop? Comparația noastră Outlook vă va ajuta să vă decideți singur. Citeste mai mult .

Vei folosi vreunul dintre aceste sfaturi? Aveți propriile trucuri Outlook pe care să le partajați?