Cum să îți faci afacerea mai eficientă cu ajutorul automatizării inteligente

Publicitate

Conducerea unei afaceri este destul de greu. Cu cât puteți automatiza și nu trebuie să vă amintiți, cu atât vă puteți concentra asupra lucrurilor mai importante.

Există multe domenii ale activității dvs. pe care le puteți automatiza pentru a economisi timp. Înregistrați fiecare notificare de plată PayPal ca venit pentru evidența fiscală. Utilizați tehnologia GPS pentru a înregistra kilometrajul de afaceri. Sau obțineți mementouri pentru reînnoirea domeniilor web de afaceri adăugate automat la lista dvs. de activități zilnice.

Dacă sunteți curios cum puteți configura oricare dintre aceste lucruri pentru a vă automatiza mai bine afacerea, continuați să citiți.

Jurnal automat de venit

Majoritatea întreprinderilor mici acceptă plăți servicii de procesare a plăților care trimit notificări prin e-mail. PayPal este un exemplu în acest sens.

Notificările sunt o modalitate excelentă de a declanșa alte automatizări.

În acest caz, puteți utiliza subiectul unic pe care acest serviciu îl atașează întotdeauna la e-mailurile sale, pentru a declanșa adăugarea unei noi înregistrări la foaia de calcul a veniturilor.

Configurați automatizarea IFTTT

În primul rând, dacă nu ai încă unul, creați un cont IFTTT Ghidul final al IFTTT: Folosiți cel mai puternic instrument Web ca un ProDacă This Then That, cunoscut și sub numele de IFTTT este un serviciu gratuit bazat pe web, pentru ca aplicațiile și dispozitivele dvs. să funcționeze împreună. Nu sunteți sigur cum să construiți appletul dvs.? Urmați împreună cu acest ghid. Citeste mai mult .

Apoi, faceți clic pe Aplicațiile mele din meniu și faceți clic pe butonul Applet nou link din dreapta. Clic Acest.

Caută Gmail și faceți clic pe linkul Gmail. Puteți utiliza orice alt serviciu de e-mail pe care îl doriți, atât timp cât este integrat cu IFTTT.

În fereastra următoare, selectați E-mail nou în inbox din căutare.

Pe ecranul următor, efectuați interogarea de căutare subiect: Ai bani (utilizați orice text pe care îl utilizează serviciul dvs. de plată în linia de subiect a e-mailului de notificare).

„Subiect:” spune IFTTT să scaneze e-mailurile primite pentru textul specificat în câmpul subiect.

Click pe Creați declanșatorul.

În continuare, trebuie să creați o acțiune care încarcă un nou rând în foaia de calcul cu înregistrarea veniturilor.

Înainte de a face acest lucru, accesați Google Drive și creați un nou director numit IFTTT, iar în interiorul acestuia creați un alt director numit Afaceri.

În subfolderul Business, creați o foaie de calcul numită Venituri și cheltuieli. Denumiți prima filă din foaia de calcul Sursa de venit.

Înapoi în IFTTT, faceți clic pe Acea. Caută Foi de calcul și faceți clic pe Foi de calcul Google.

Pe următoarea fereastră, faceți clic pe Adăugați rândul la foaia de calcul.

Aceasta va declanșa un nou rând în foaia de calcul a veniturilor de fiecare dată când un nou e-mail vine să se potrivească cu filtrul de linii de subiect.

Completați următorul formular folosind detaliile prezentate mai jos.

Domeniul important aici este Formatted rând. Textul din acest câmp ar trebui să fie „{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}“

Acest lucru lasă două câmpuri goale. Acest lucru vă va permite să analizați corpul de la e-mail în numele expeditorului și suma în dolari (consultați Scriptul Google de mai jos).

Click pe Creați acțiune pentru a termina acest pas.

Adaugă Google Script

Acum este timpul să vă personalizați foaia de calcul. Deschideți foaia Google pe care tocmai ați creat-o.

Când primiți un e-mail, noul rând va arăta astfel.

După cum puteți vedea, corpul de e-mail este încărcat în A1, două coloane sunt omise, iar data plății trece în D1.

Curățați foaia ascunzând coloana A. Faceți clic pe săgeata în jos din dreapta coloanei A și selectați Ascunde coloana.

În continuare, trebuie să scrieți un script Google 4 scripturi Google care fac ca foile Google să fie mai puterniceGoogle Sheets este excelent, dar poate fi și mai puternic dacă utilizați scripturi Google Sheets pentru a-i îmbunătăți capacitățile. Citeste mai mult care se va rula de fiecare dată când se adaugă un nou rând la foaie.

Acest script va insera calculele necesare pentru a completa B2 și C2 cu numele și suma dolarului de la corpul de e-mail.

Accesați Script Editor făcând clic pe Unelte din meniu și faceți clic pe Editor de scripturi.

În editorul de scripturi, lipiți următorul cod sub pachetul de închidere pentru myFunction ().

funcție FindLastRow () {var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); for (var i = data.length-1; i> = 0; i -) {if (date [i] [0]! = null && data [i] [0]! = '') {return i + 1; } } }

Acest cod caută în foaia pentru ultimul rând.

Acum, în myFunction (), lipiți scriptul următor.

function myFunction () { var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow) .setValue ('= stânga (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') - 11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet (). GetRange ('C' + intLastRow) .setValue ('= mid (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') - 1, (Găsiți ("D", A '+ intLastRow +') - Find ( "$", A '+ intLastRow +')) + 2) ');

Acest lucru pare complicat, dar nu este.

Prima comandă „setValue” completează doar coloana B cu această funcție:

“=stânga(A1,găsi(“$”,A1)–11)”

Aceasta apucă doar tot textul din corp în stânga simbolului dolarului.

Apoi se completează coloana C cu această funcție:

“=la mijlocul(A1,găsi(“$”,A1)–1,(Găsi(„D“,A1)–Găsi(“$”,A1))+2)”

Aceasta extrage suma în dolari între „$” și „USD”. Scriptul doar înlocuiește A1 cu orice număr a fost ultima coloană.

Salvați acest script făcând clic pe butonul pictograma discului în meniu.

Apoi configurați scriptul pentru a rula de fiecare dată când foaia se actualizează făcând clic pe Editați | ×, și Declanșatorii proiectului curent.

Faceți clic pe link pentru a adăuga declanșatoare.

Selectați myFunction, Din foaia de calcul, apoi selectați Cu privire la schimbările din ultima casetă derulantă.

Acum, de fiecare dată când apare o notificare de plată, se adaugă un nou rând la foaia de calcul.

Scriptul dvs. este declanșat și completează câmpurile corespunzătoare cu numele expeditorului și suma dolarului.

Urmăriți kilometrajul cu GPS

Această următoare automatizare este ușoară, deoarece veți utiliza o aplicație care poate face urmărirea GPS pentru dvs. -Everlance GPS tracker.

Achizițiile din aplicație sunt cam enervante, dar puteți exporta jurnalele de călătorie către e-mail gratuit. Jurnalele sosesc ca atașare Excel.

Tot ce trebuie să faceți este să configurați o automatizare IFTTT pentru a prinde acele e-mailuri primite și a salva fișierul în contul dvs. Google Drive.

Jurnalele de călătorie de la Everlance vin cu subiectul: „Exportul dvs. de tranzacții este gata”. Aceasta este ceea ce puteți utiliza pentru a prinde e-mailul.

1. În IFTTT creați o Applet nou.
2. Click pe acest.
3. Caută Gmail și selectați-l.
4. Selectați E-mail nou în inbox din căutare.
5. În Caută tip de câmp subiect: Exportul dvs. de tranzacții este gata și faceți clic pe Creați declanșator.
6. Click pe acea.
7. Caută Conduce și selectați Google Drive.
8. Selectați Încărcați fișierul de pe URL.
9. Lăsați toate câmpurile implicit, dar schimbați directorul la IFTTT / Afaceri / TripLogs.

Aceasta este ceea ce Încărcați fișierul de pe URL configurația ar trebui să arate.

Click pe Creați acțiuneși ați terminat.

Acum de fiecare dată când ați terminat cu o călătorie, trebuie doar să exportați datele călătoriei în contul dvs. de e-mail și automat va fi conectat la contul dvs. Google Drive în folderul TripLogs.

Descarca: Everlance pentru Android (Gratuit) | iOS (Gratuit)

Setați sarcini pentru reînnoirea domeniilor de afaceri

Unul dintre marile pericole ale deținerii unui site web este să uitați să vă reînnoiți numele de domeniu în fiecare an sau doi.

Multe înregistrări de domeniu vă vor permite să înregistrați domenii automate atunci când expiră, dar este posibil să nu doriți să faceți acest lucru. Poate căutați să vindeți domeniul sau transferați-l altcuiva Cum să transferați un nume de domeniu cu timp de dezactivare zeroDacă vă întrebați cum să transferați numele dvs. de domeniu cu zero dezactivare, trebuie să îl faceți într-o anumită ordine. Citeste mai mult .

Un lucru pe care îl puteți face este să configurați o automatizare care să insereze automat o sarcină nouă în aplicația To-Do la data la care primiți memento-ul.

Reveniți la IFTTT și configurați o automatizare pentru a prinde acele e-mailuri de notificare.

În acest exemplu, vom folosi notificările GoDaddy care vin cu subiectul: „Notificarea de reînnoire a lui Godaddy”.

1. În IFTTT creați o Applet nou.
2. Click pe acest.
3. Caută Gmail și selectați-l.
4. Selectați E-mail nou în inbox din căutare.
5. În Caută tip de câmp subiect: Notificarea dvs. de reînnoire a lui Godaddy și faceți clic pe Creați declanșator.
6. Click pe acea.
7. Căutați aplicația dvs. de rezolvat și selectați-o (IFTTT acceptă ToDoist, RememberTheMilk și altele)
8. Selectați Creați o sarcină nouă.
9. Completați câmpul nume de activitate cu {{Subiect}} la.

Majoritatea aplicațiilor de făcut sunt suficient de inteligente pentru a încorpora data scadenței dacă menționați o dată și o dată în numele sarcinii.

În acest caz, faceți clic pe Adaugă ingredient, și alegeți Primite la.

Acest lucru vă va seta sarcina pentru data la care ați primit e-mailul.

Data viitoare când vă conectați la aplicația de rezolvat, veți vedea sarcina fie cuvenită, fie cu întârziere și o puteți atribui la un moment în care este mai convenabil să vă ocupați de domeniul.

Acest lucru este util mai ales dacă aveți o mulțime de domenii de gestionat. Nu veți mai uita niciodată un domeniu care expiră.

Economisiți timp cu automatizări de afaceri

Există o mulțime de lucruri de care trebuie să vă amintiți când conduceți o afacere mică. Sperăm că automatizările de mai sus vor ajuta la reducerea sarcinii puțin.

Și nu uitați, dacă sunteți freelancer, există o mulțime de alte instrumente pentru a vă ajuta să vă gestionați afacerea. Dacă contabilitatea nu este punctul dvs. cel mai important, veți dori să revizuiți lista noastră de documente cel mai bun software de contabilitate disponibil pentru freelanceri Cel mai bun software de contabilitate de fiecare Freelancer are nevoieContabilitatea este un câmp minier de complexitate. Greșelile pot fi scumpe și chiar o crimă. Dacă te-ai săturat de evidența manuală, încearcă un software de contabilitate. Citeste mai mult .

Credit imagine: Rawpixel /Depositphotos