7 Sfaturi Google Calendar pentru o mai bună gestionare a timpului în birou

Publicitate

Google Calendar este o aplicație esențială pentru oricine trebuie să își gestioneze timpul. Nu contează dacă lucrați, studiați sau chiar încercând să organizeze o petrecere— Aplicația vă va ajuta să vă țineți pe cale.

Dacă lucrezi într-un birou sau vrei doar îmbunătățiți-vă abilitățile de gestionare a timpului 9 modalități de urmărire sigură a obiectivelor dvs. de gestionare a timpuluiDoriți să vă îndepliniți obiectivele de gestionare a timpului, dar pur și simplu nu vi se poate părea. Aceste sfaturi și instrumente vă vor ajuta să le luați mai în serios. Citeste mai mult , există câteva funcții Google Calendar pe care le veți găsi la îndemână. Să aruncăm o privire mai atentă.

1. Trimiteți un răspuns din oficiu

Răspunsurile în afara biroului sunt aproape o idee nouă. Au fost o bază de servicii de e-mail de când tehnologia a existat; ei sunt unul dintre Cele mai bune funcții Gmail 9 Funcții minunate de Gmail pe care probabil nu le utilizațiMai multe caracteristici de e-mail cool în Gmail există de mult timp, fără ca cineva să se deranjeze să le folosească. Să schimbăm asta astăzi.

Citeste mai mult .

Cu toate acestea, funcția este mai puțin obișnuită în aplicațiile din calendar. Înseamnă că managementul timpului a fost întotdeauna un coșmar, mai ales dacă încercați să găsiți sloturi gratuite în jurnalele mai multor oameni.

Google Calendar oferă acum o setare din oficiu. Când o activați, orice ședință care vă invită să primiți în timpul perioadei va fi respinsă automat. Puteți personaliza mesajul pe care îl vor vedea alții și, de asemenea, controlați ce utilizatori vor primi mesajul.

Puteți configura un mesaj din oficiu, selectând eticheta corespunzătoare când faceți un nou eveniment.

Funcția este disponibilă în prezent pe G Suite. Deși Google nu a confirmat oficial știrile, s-a presupus că funcția va fi difuzată tuturor utilizatorilor în următoarele luni.

2. Gestionează-ți orele de lucru

O altă caracteristică nouă de care se pot bucura utilizatorii G Suite este capacitatea de a vă gestiona programul de lucru.

Ideea face parte din recentul impuls mai larg pentru Google de a promova bunăstare digitală pe platformele sale. De asemenea, compania a introdus instrumente care gestionează utilizarea aplicației dvs. pe Android, reamintiți-vă să faceți o pauză pe Android și să petreceți mai puțin timp editând pe Google Photos.

Funcția Ore de lucru permite utilizatorilor să își personalizeze zilele de lucru zilnic. Abordarea actuală vă permite să setați doar ora de început și sfârșit de luni până vineri.

Google poate face chiar și sugestii cu privire la programul de lucru pe baza activității anterioare. Funcția inteligentă este utilă pentru freelancerii care caută modalități de a-și controla managementul timpului.

Dacă cineva vă invită la un eveniment de afaceri sau într-o întâlnire în timpul orelor de lucru, Google Calendar va spune invitatului că nu sunteți disponibil.

Pentru a vă configura orele de lucru pe Google Calendar, accesați Setări> General> Ore de lucru.

3. Implementați tehnica de blocare a timpului

Este o capcană ușoară de a cădea. Vă uitați la Google Calendar și vedeți câteva întâlniri cu mult timp liber între ele.

Dar ce zici de timpul de călătorie către și din locația unei întâlniri? Dar ce să răspunzi la toate acele e-mailuri? Și amintește-ți că mai trebuie să mănânci și tu.

Blocarea timpului este o tehnică simplă atât pentru lucrătorii de birou, cât și pentru persoanele care doresc să își îmbunătățească managementul timpului. Cel mai simplu se referă la alocarea în fiecare minut a zilei unei anumite activități.

Ne-am a privit mai detaliat conceptul de blocare a timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună concentrareCăutați un mod mai eficient de a vă organiza zilele de muncă? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe cale, păstrând distracțiile, amânarea și multitaskingul neproductiv. Citeste mai mult în altă parte a site-ului, dacă doriți să aflați cum să rămâneți pe urmele sarcinilor dvs.

4. Spune-le tuturor că vei fi târziu pentru o întâlnire

Nu contează cât de bune sunt abilitățile dvs. de management al timpului; toată lumea întârzie să se întâlnească din când în când. Contabilitatea pentru fiecare tren întârziat sau reținerea traficului este imposibilă.

Din fericire, dacă alergați cu întârziere, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la comunicarea individuală a tuturor celorlalte persoane. Google oferă două modalități de a le spune tuturor colegilor tăi despre situația dvs. în același timp.

1. Puteți răspunde fiecăruia prin e-mail folosind formularul inițial de invitație.
2. Puteți trimite un mesaj în Google Calendar modificând evenimentul în cauză.

Pentru o explicație mai detaliată a ambelor abordări, consultați articolul nostru pe cum să folosești Google Calendar pentru a le spune tuturor că vei întârzia la o întâlnire Utilizați Google Calendar pentru a spune tuturor că veți fi târziu pentru o întâlnireGoogle Calendar vă poate ajuta să anunțați membrii echipei dvs. dacă veți întârzia la o întâlnire. Citeste mai mult .

5. Utilizați sloturi pentru numiri

Dacă aveți un cont Google de lucru sau școală, veți putea utiliza Sloturi pentru numiri caracteristică.

Este o variație în ceea ce privește programul de lucru. În loc să vă puneți întreaga zi lucrătoare la dispoziția oamenilor, puteți desemna perioade în care oamenii pot organiza întâlniri și întâlniri cu dvs.

Este util pentru șefii care doresc să găzduiască o politică cu ușile deschise timp de câteva ore pe săptămână sau pentru medici, veterinari și avocați care ar putea găzdui chirurgiile și clinicile lor într-o fereastră îngustă în fiecare zi.

Desigur, funcția vă ajută, de asemenea, să vă gestionați timpul. Nu veți fi târâți în mod accidental pentru o întâlnire care nu are loc din spațiu.

Puteți seta un slot de întâlnire alegând eticheta corespunzătoare în timp ce faceți un nou eveniment.

6. Utilizați un șablon proces-verbal de întâlnire

Juriul este încă în detaliu cu privire la cât de utile sunt întrunirile. Foarte mulți oameni se abonează la ideea pe care o trag prea mult timp. Aceștia susțin că nimic nu este convenit și că distrug chiar și cele mai bine stabilite planuri de gestionare a timpului.

Alții cred că sunt o parte esențială a managementului de proiect; fără ele, planurile ar coborî rapid în haos.

Adevărul este undeva la mijloc. Dar ceea ce este absolut clar este că pentru a avea orice șansă de a avea o reuniune la timp și productivă, trebuie să aveți note de întâlnire. Ei vor prezenta conturul despre ce intenționați să vorbiți într-o anumită ședință și vor servi un record istoric în ședințele viitoare.

Sunt cateva Modele de procese verbale de ședințe Google Docs Cele 12 cele mai bune modele de procese verbale de întâlnire pentru profesioniștiProcesul-verbal al reuniunii surprinde elementele esențiale. Utilizați unul dintre aceste șabloane de minute de întâlnire pentru a aplica rapid formatul MOM. Citeste mai mult . Puteți să le atașați la evenimentul dvs. din Google Calendar făcând clic pe pictograma clipului de hârtie din ecranul de întâlnire extins Procesele-verbale vor fi apoi disponibile tuturor participanților.

7. Accesați Calendarul altcuiva

Posibilitatea de a accesa, de a împărtăși și, în unele cazuri, de a edita calendarele altor persoane este o parte esențială din viața unui lucrător de birou.

De exemplu, poate o echipă întreagă trebuie să editeze un singur calendar despre un proiect în desfășurare sau poate un secretar trebuie să poată gestiona jurnalul șefului lor.

Este ușor de accesat calendarul altcuiva, cu condiția ca persoana care deține calendarul să aibă a făcut-o împărtășită cu alte persoane Cum să partajați Google Calendar cu alțiiPentru a partaja Google Calendar, puteți face public calendarul astfel încât toată lumea să îl poată vedea sau îl puteți împărtăși cu o anumită persoană sau persoane. Citeste mai mult .

Pentru a adăuga un calendar, aveți nevoie de adresa de e-mail a celeilalte persoane sau de adresa URL unică a calendarului. Calendarul va apărea în partea stângă sub „Alte calendare.”

• Pentru a o adăuga utilizând e-mail, localizați lista de calendare în panoul din stânga, tastați adresa de e-mail în Adăugați calendarul unui prieten sau Adăugați calendarul unui coleg câmp, apoi apăsați introduce.
• Dacă doriți să o adăugați folosind un link ICAL, accesați Calendarele mele, apasă pe Adaugă + pictogramă și alegeți De la URL din meniu.

Îmbunătățirea gestionării timpului cu Google Calendar

Aceste șapte sfaturi și trucuri ar trebui să îi ajute pe lucrătorii din birou să-și îmbunătățească modul în care folosesc Google Calendar zilnic, oferindu-vă simultan un mod de a vă controla managementul timpului.

Dacă doriți să aflați despre mai multe moduri în care Google Calendar este mai puternic decât satisface ochiul, consultați articolul nostru din cum să folosești Google Calendar ca jurnal personal Cum să folosești Google Calendar ca jurnal personal de astăziPuteți utiliza Google Calendar ca jurnal, jurnal sau simplu tracker. Cu aceste sfaturi și trucuri de calendar, poate fi mai mult decât o programare. Citeste mai mult și etichetați-vă auto-îmbunătățirea la datele din calendar.