Delegarea: o abilitate de leadership trebuie să vă reducă volumul de muncă

Publicitate

Poate sunteți nou în rolul de lider sau pur și simplu vă luptați cu postul de delegare. Ca lider, delegarea sarcinilor altora este necesară, dar poate fi provocatoare. Dacă ai făcut recent a achiziționat propria echipă Care este diferența dintre un șef și un lider? Citeste mai mult sau pur și simplu ai nevoie de puțin ajutor cu delegarea, iată câteva sfaturi utile.

Cea mai bună modalitate de a descrie modul de delegare este cu cele cinci W: Cine, Ce, Când, Unde și De ce. Pentru a picta o imagine clară, vom începe cu de ce.

De ce este necesară delegarea?

Delegația are multe beneficii, atât pentru dumneavoastră, cât și pentru organizația și echipa dvs. Cu toate acestea, multe persoane au probleme în delegarea sarcinilor.

Unii ar putea crede că este mai ușor să facă singuri sarcini decât să le delege. Alții ar putea simți un simț al demnului prin abordarea singură a sarcinilor. Mai mult, pur și simplu, pur și simplu nu aveți experiență la delegare.

Studii online Harvard Business Review:

Delegația beneficiază de manageri, rapoarte directe și organizații. Cu toate acestea, rămâne una dintre cele mai subutilizate și subdezvoltate capacități de management.

Și în plus, studiu de management al timpului la care face referire Harvard Business Review a concluzionat că:

332 de companii chestionate au fost îngrijorați de abilitățile de delegare ale angajaților lor. În același timp, doar 28 la sută dintre aceste companii au oferit vreo pregătire pe această temă.

Beneficiază pentru tine în calitate de lider

• Vă puteți orienta atenția către alte articole.
• Vă puteți programa timpul eficient.
• Puteți realiza mai multe în timpul zilei de muncă.

Beneficii pentru membrii echipei tale

• Ei pot învăța noi sau îmbunătăți abilitățile actuale.
• Se pot simți parte a unei echipe și a unui mediu de încredere.
• Își pot îmbunătăți încrederea în sine și motivația.

Beneficii pentru organizația dvs.

• Poate câștiga o productivitate crescută.
• Poate oferi procese de succes pentru clienți și clienți.
• Poate construi o cultură conectată pentru toți angajații.

După cum vedeți, avantajele delegării ating mai mult decât doar un lider. Deci, dacă ai reținut, îți afectezi și compania și echipa.

Ce ar trebui să delegați?

Acum că știți importanța delegării ca lider, următorul pas este să decideți ce ar trebui să delegați.

În multe cazuri, delegarea anumitor sarcini este un deziderat. De exemplu, nu ați atribui o sarcină de programare unui asociat de vânzări. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de propriile sarcini, poate fi mai dificil să decideți ce delegare garantează.

Puneți-vă aceste întrebări:

• Este aceasta o sarcină pe care numai eu am cunoștințele de făcut?
• Evit să atribuie această sarcină pentru că nimeni altcineva nu are timp?
• Mă ocup de sarcini pentru că vreau să „fac totul” singur?
• Este o sarcină recurentă sau de rutină?
• Sunt într-adevăr responsabil pentru această sarcină?

Un proiect al Universității de Stat din Carolina de Nord afirmă acest lucru în lista lor de tipuri de sarcini care ar trebui delegate:

Oamenii păstrează adesea sarcini de care se bucură cel mai mult pentru ei înșiși, chiar dacă sarcina nu este responsabilitatea lor. Aceste sarcini nu sunt cel mai bun mod de a-ți petrece timpul și energia.

După ce ați decis ce să delegați, rămâneți la această decizie. Atunci, aranjați-vă programul și lista de sarcini 9 Cele mai bune instrumente de gestionare a timpului pentru a rămâne organizatInstrumentele de gestionare a timpului prezentate aici vă vor ajuta să vă profitați la maxim de zilele voastre. Potrivit pentru orice afacere sau situație personală. Acesta este momentul pentru a vă organiza viața! Citeste mai mult pentru a găzdui celelalte elemente importante la care ar trebui să participi.

Cine este persoana potrivită pentru sarcină?

După ce a determinat ce elemente ar trebui delegate, demersul logic este de a decide cine ar trebui să abordeze sarcina. Când ești lider, indiferent dacă este un grup permanent mic sau o echipă de proiect flexibilă, cunoscându-ți membrii echipei Cele mai bune 5 sfaturi de management de proiect pentru începătoriDacă preiați pentru prima dată un rol de manager de proiect, iată doar cinci sfaturi de management de proiect care vă vor ajuta să începeți. Citeste mai mult este cheia.

Deci, atunci când vine timpul să delegăm sarcini, trebuie să recunoașteți în mod evident abilitățile fiecăruia. În același timp, ar trebui să știți cât de bine își îndeplinesc performanțele și înregistrarea lor de responsabilitate. Alocarea unei sarcini cuiva de care aveți încredere cu aceasta este importantă pentru finalizarea cu succes.

Forbes oferă acestea două sfaturi utile privind delegarea:

Alături de încredere, trebuie să oferiți și persoanelor cărora le delegați șansa de a-și face o treabă în felul lor.

Responsabilitatea delegată și autoritatea, nu doar sarcina.

Amintiți-vă, după ce ați delegat o sarcină, membrul echipei ar trebui să fie responsabil pentru aceasta. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să vă deplasați, ci trebuie să lăsați membrul echipei să preia conducerea.

Când ar trebui să delegi sarcini?

Știți, așadar, ce delegați și cui, dar când predați aceste domnii? Veți găsi multe variabile implicate atunci când o sarcină ar trebui delegată. Trebuie să luați în considerare data scadenței, prioritatea și efortul.

De exemplu, sarcini urgente și căderea în competența unui membru al echipei ar trebui să fie în mod evident delegată încă de la început. Dar aceia care au o prioritate scăzută sau pe care i-ar putea trata diverse persoane ar putea să aștepte.

Un mod util de a lua această decizie este utilizarea unei metode de prioritizare a sarcinilor. O astfel de tehnică, numită Matricea Eisenhower, te poate ajuta să prioritizezi rapid. Folosind această metodă, vă puneți sarcinile în patru cadrante pentru a face primul, a programa, a delega și a nu-l face.

În timp ce examinați gălețile pentru Do First și Schedule, puteți trece cu ușurință sarcinile pe secțiunea Delegate. Aceasta este, de asemenea, o metodă utilă pentru determinarea acelor sarcini care pot intra în cadranul Don’t Do.

Unde trebuie să gestionați sarcinile delegate?

Sarcina a fost delegată și acum este timpul să treceți mai departe... aproape. Încă trebuie să urmăriți și să urmăriți sarcina până când aceasta este finalizată.

Probabil că utilizați mai multe aplicații și instrumente în poziția ta Deveniți un lider mai organizat și mai productiv cu WrikeIndiferent dacă îndrepți un singur proiect la locul de muncă, sau administrezi o companie mică, orice rol necesită organizare și planificare extremă. Acest lucru nu este întotdeauna posibil cu un planificator sau planificator tradițional. Intră pe Wrike, un ... Citeste mai mult . Dacă aveți un mecanism de urmărire fiabil, asigurați-vă că includeți sarcinile pe care le delegați. Dar dacă ai nevoie de câteva sugestii, iată cinci opțiuni grozave.

1. perspectivă vă permite să atribuiți sarcini și să păstrați o copie în propria listă.
2. Google oferă funcții Economisiți timpul cu 10 funcții Google neutilizateInstrumentele și serviciile Google fac totul pentru noi. Există însă o mulțime de funcții care nu sunt folosite. Economisiți câteva secunde și faceți mai multe lucruri cu instrumentele Google pe care le utilizați în fiecare zi. Citeste mai mult pentru delegarea de e-mailuri și sarcini de calendar cu Gmail și Google Calendar.
3. Trello utilizează metoda Kanban pentru gestionarea proiectelor cu caracteristici pentru a atribui sarcini altora.
4. Podio oferă o structură de comentarii curate pentru sarcinile delegate pentru a menține toată lumea actualizată.
5. Meistertask vă permite să atribuiți cu ușurință și să primiți notificări despre modificările de stare a activității.

Rețineți doar că instrumentul pe care îl utilizați nu ar trebui să ofere doar capacitatea de a atribui sarcini. Ar trebui să utilizați una care oferă funcții, cum ar fi notificări, metode de urmărire și mementouri.

Resurse de instruire în delegație

Dacă credeți că dvs. sau organizația dvs. puteți beneficia de un program de formare în cadrul delegației, vă prezentăm câteva resurse pentru a explora.

• Lucrări de formare în afaceri
• Dale Carnegie Training
• Asociatia Americana de Management
• Învățare CRM

Cât de bine delegați?

Capacitatea de a delega celorlalți este o pricepere importantă pentru orice lider 5 sfaturi de gestionare a timpului care vă pot face lider în viață și muncăIndiferent dacă îți dai seama sau nu, ești un lider. Chiar dacă asta înseamnă să fii un lider al propriei tale vieți. Aceste sfaturi vă vor ajuta să deveniți și mai bine. Citeste mai mult . Și după cum ați citit aici, beneficiile se aplică nu numai dumneavoastră, ci și organizației și echipei voastre. Aceasta face o situație câștig-câștig-câștig.

Simțiți că aveți abilități solide de delegare? Sau te lupți cu sarcina delegării împreună? Simțiți-vă liber să vă împărtășiți gândurile pe acest subiect în comentarii.

Credite imagine: Duncan Andison / Shutterstock