Publicitate
Dante greșea; există zece cercuri ale iadului, dintre care cel mai adânc este rezervat celor care comit cel mai arătos dintre păcatele prin e-mail. E-mailul este aici pentru a rămâne, dar există unii păcătoși care îl înrăutățesc pe ceilalți. Astăzi o să mă uit la unele dintre cele mai grele moduri prin care oamenii pot abuza de e-mail și pot face viața să sugă pentru ceilalți dintre noi.
Cu toate acestea, nu vă faceți griji, chiar dacă sunteți păcătos, nu sunteți sortiți la o eternitate a suferinței. Îmbrățișați o penitență lunară pentru a corecta eroarea căilor voastre și pocăiți-vă păcatul prin e-mail și toate vor fi iertate.
Citiți mai departe pentru a afla dacă sunteți un sfânt prin email 7 linii directoare pentru redactarea e-mailurilor și a postărilor de pe forumNetiquette este scurt pentru eticheta de rețea sau internet. Înglobează setul special de convenții sociale care se regăsesc în interacțiunile online. În timp ce netiquette este foarte similară cu un comportament bun sau o etichetă la întâlnirile offline, există ... Citeste mai mult sau păcătos.
Trimiterea de e-mailuri către prea multe persoane
E-mailul este incredibil de ieftin de trimis. O persoană poate petrece cinci minute scriind un e-mail și trimite-l către mii sau chiar sute de mii de destinatari. De asemenea, este, în linii mari, extrem de costisitor de primit. Dacă este nevoie de două minute pentru a citi, sau chiar pentru 30 de secunde pentru a respinge, numărul de persoane-minute pe care le poate pierde un singur e-mail este imens. Aceasta înseamnă o pierdere masivă de timp productiv. Chiar dacă luați măsuri pentru a reduce impactul, de exemplu crearea unui sistem de comunicare cu mai multe niveluri Utilizați acest sistem de comunicare pe trei niveluri pentru a rezista distracțiilorNevoia de a rămâne conectat în mod constant distrage atenția. Pentru a vă gestiona relațiile și timpul, gestionați, de asemenea, modul în care comunicați cu lumea. Creați un plan inteligent pe 3 niveluri. Citeste mai mult , mai trebuie să te descurci la un moment dat.
Prea multe organizații au politici în care oricine, toată lumea și câinele tuturor sunt CC pe toate e-mailurile. Nu toată lumea trebuie să primească fiecare e-mail. Dacă sunteți unul dintre persoanele care formulează acele politici sau pur și simplu renunțați la obținerea tuturor atunci când nu trebuie, sunteți un păcătos pe e-mail.
Totuși, nu vă faceți griji, penitența este simplă. Timp de o săptămână, trimiteți doar e-mailuri către persoanele care au absolut nevoie să le primească. Dacă aveți îndoieli, nu trimiteți e-mailul. Probabil veți fi surprinși de cât de puțin are efectul asupra modului în care se desfășoară totul.
Ca bonus, cu cât trimiteți mai multe e-mailuri, cu atât mai probabil veți primi astfel încât dacă vă confruntați cu suprasarcina dvs. de e-mail, acest lucru vă poate ajuta și.
Suprasolicitare Răspundeți tuturor
Email-ul este cel mai bun atunci când este utilizat exact ca o scrisoare: o persoană trimite unei alte persoane un singur mesaj și așteaptă să răspundă. De asemenea, e-mailul funcționează atunci când o persoană trimite un singur mesaj către o mulțime de persoane (atât timp cât acestea toate trebuie să o primești). Chiar si cu caracteristici grozave precum mesaje filetate 7 motive pentru care ar trebui să opriți utilizarea clienților de e-mail desktopEste un client de e-mail bazat pe web preferat unei opțiuni desktop? Ne-am uitat la diferitele argumente pro și contra și am găsit un răspuns pentru tine. Citeste mai mult , e-mailul nu este doar conceput pentru a gestiona corect mai multe mesaje.
Problema devine cu adevărat evidentă prin e-mailurile de grup. Le consider ușor mai ridicate decât bomba nucleară drept cea mai proastă dezvoltare tehnologică a secolului XX. Un fir de e-mail cu 15 sau 20 de persoane care răspund poate ieși rapid din mână dacă oamenii nu sunt atenți Nu vă deplasați singur: 5 grupuri de e-mail pentru a evitaCrearea unui e-mail bun nu este ușoară și este o artă pe care puțini oameni sunt capabili să o perfecționeze. E-mailurile de grup nu sunt mai ușoare. Aceste sfaturi ar trebui să vă ajute să vă îmbunătățiți mesajele. Citeste mai mult . Și amintiți-vă, fiecare mesaj care este trimis este o altă notificare pentru cineva undeva.
Deși primul mesaj ar fi putut fi relevant pentru toată lumea din organizație, șansele sunt ca răspunsurile să nu fie. Dacă șeful dvs. trimite o întrebare întregului personal, faceți-vă colegii într-adevăr trebuie să vă vedeți răspunsul? Prin utilizarea butonului de răspuns, toate sunt cele mai mari păcate pe e-mail pe care le puteți comite.
Din nou, penitența este destul de simplă. Timp de o săptămână, trebuie să utilizați doar butonul de răspuns. Dacă mai mult de o persoană trebuie să vadă răspunsul, CC-le manual. Butonul de răspuns este o ispită rea, care trebuie rezistată.
E-mail atunci când nu aveți nevoie
Uneori, e-mailul este cel mai bun mod de a ajunge la cineva. Uneori nu este. Din păcate, e-mailul este adesea văzut ca implicit. Trimiterea prin e-mail atunci când nu aveți nevoie este un alt mod de a vă trimite direct în e-mail.
Uneori, există modalități mai bune de a duce lucrurile la bun sfârșit. Dacă Tony stă în cameră de la tine, cu excepția cazului în care ai nevoie să creezi un traseu de hârtie, de ce să nu te plimbi și să-i vorbești? În mod asemănător, dacă ceva va necesita o mulțime de întoarcere și întoarcere, o întâlnire față în față sau telefonică va fi probabil mult mai eficientă. Un apel telefonic de 30 de minute poate lua locul discuțiilor de e-mail pe săptămână. Doar asigurați-vă că nu lăsați întâlnirile să se transforme într-un vid de timp S-au hrănit cu întâlniri ineficiente? Trimite aceste 8 reguli șefului tăuDacă o întâlnire este bine organizată, nu există niciun motiv pentru care nu poate spori productivitatea, simțul scopului și moralul. Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri eficiente. Citeste mai mult .
Penitența dvs. este să faceți tot ce puteți pentru a nu trimite emailuri timp de o săptămână. Dacă Tony nu se află la biroul său când treci, lasă o notă scrisă de mână. Dacă Bob vrea să organizeze ceva, sună-l și bate-l la telefon. Vedeți cum modificarea setării dvs. implicite de la „trimiteți un e-mail” la „trimiteți un e-mail doar dacă nu există nicio altă opțiune” afectează modul în care lucrați. Inbox-ul tuturor vă va mulțumi.
Trimiterea de e-mailuri lungi
La fel cum trimiterea unui e-mail scurt către prea multe persoane este un păcat, trimiterea de e-mailuri foarte lungi către o singură persoană poate fi și ea. Dacă ceea ce încercați să spuneți necesită un e-mail de 2000 de cuvinte, este posibil să utilizați instrumentul de comunicare greșit. Cu cât e-mailul este mai lung, cu atât este nevoie de mai mult timp pentru ca cealaltă persoană să citească și cu atât mai mult efort necesită să răspundă. E-mailurile lungi pot aspira cu adevărat!
"Nu am avut timp să scriu un e-mail scurt, așa că am scris unul lung." - Marcați „Marky” Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 aprilie 2015
Există o mișcare din ce în ce mai mare de oameni care se angajează păstrați toate e-mailurile sub cinci propoziții. Ei consideră că dacă mesajul nu poate fi transmis pe scurt, îl faci greșit. Dacă sunteți vinovat că ați scris e-mailuri care intră pe teritoriul Tolstoi-esque, atunci penitența dvs. este să vă alăturați celor cinci propoziții pentru o săptămână. Niciun e-mail pe care îl trimiteți, oricât ar fi necesar, nu poate dura mai mult de cinci propoziții - de preferință scurte. Este un obicei obișnuit să intri și să o faci te fac mai productiv 7 sfaturi privind eficiența e-mailului pentru a obține mai multe e-mailuri mai rapideViața se învârte în jurul comunicării și literalmente nimic nu se realizează fără ea. Email-ul este un instrument de comunicare menit să vă ușureze viața. În loc să trebuiască să scrieți o scrisoare sau să încercați să prindeți pe cineva ... Citeste mai mult .
Răspuns la fiecare mesaj
Acesta este păcatul de care am fost cel mai vinovat și mi-a luat ceva timp să trec de el. Când primiți un e-mail, impulsul natural este să răspundeți imediat. Problema este că asta te poate atrage în schimburi inutile, reacționare, iar oamenii vor aștepta că vei fi disponibil să răspunzi instantaneu la e-mail la toate orele. A răspunde instantaneu la toate e-mailurile este doar un mic păcat prin e-mail, în timp ce invers, așteptarea tuturor să răspundă instantaneu este un păcat mai mare.
Răspunzând rapid la tot ceea ce hrănești fiara care este șeful care solicită răspunsuri prin e-mail la 4 dimineața sâmbătă. Nu trebuie să vă plimbați la astfel de șefi. Ca penitență pentru acest păcat, trebuie să petreceți o săptămână așteptând cel puțin o oră înainte să răspundeți la e-mailuri și să răspundeți numai în timpul programului de lucru. Dacă ceva necesită un răspuns urgent, trebuie să utilizați o altă metodă de comunicare.
Du-te acum în pace
Adoră-l sau urăște-l, e-mailul este aici pentru a rămâne. Cu toate acestea, există modalități de a îmbunătăți experiența pentru toți ceilalți. Dacă ești un păcătos e-mail teribil, pocăiește-ți căile și pune în acțiune câteva dintre aceste soluții simple. Oamenii vă vor mulțumi pentru asta. Dacă, pe de altă parte, sunteți un sfânt prin e-mail, trimiteți acest articol oricărui păcătoși cunoașteți și răspândiți cuvântul bun.
Există nenumărate alte păcate prin e-mail. Ce credeți că am ratat? Și ce penitență ați sugera?
Credite imagine: xkcd.org.
