Organizează-ți Gmail Inbox mai bine cu ActiveInbox

Publicitate

Trimitem și primim zilnic o mulțime de e-mailuri. Multe dintre mesajele pe care le primim sunt importante care necesită unele acțiuni sau răspunsuri suplimentare, dar majoritatea acestor e-mailuri sunt notificări automate și actualizări din rețelele noastre sociale și abonamente. Cum să înțelegem toate aceste dezordini? Cum să nu ne lipsească ceva cu adevărat important în acea mizerie?

Există o mulțime de moduri de a face. De exemplu, puteți utiliza amintiri programate Nu uita niciodată să răspunzi la un e-mail din nou folosind memento-uri programate Citeste mai mult să nu uiți să intri din nou în contact cu persoana. Sau puteți planificați e-mailurile și întârziați răspunsurile în Gmail Cum să planificați e-mailuri și răspunsuri la întârziere în Gmail cu Boomerang (400 de invitații) Citeste mai mult sau de utilizare Inbox Prioritate Gmail Inbox Priority Gmail rezolvă problema Bacn Citeste mai mult pentru a reduce dezordinea.

Această postare analizează un astfel de instrument care vă ajută să vă organizați mai bine inbox-ul Gmail (profitând la maximum de etichetele Gmail).

ActiveInbox, cunoscut oficial sub denumirea de GTDInbox și GTDGmail, este un însoțitor Gmail la îndemână, care face utilizarea corectă a etichetelor Gmail pentru a vă ajuta să vă organizați mai bine inbox-ul.

Pasul 1: Instalare și configurare ActiveInbox

Primul lucru pe care va trebui să îl faceți este să instalați instrumentul. Este instalat ca un addon regulat al browserului și poate rula pe FireFox și Google Chrome.

După instalarea instrumentului, va trebui să creați primele etichete de stare care vă vor ajuta să transformați e-mailurile în sarcini. Etichetele de stare sunt etichete obișnuite în Gmail - le puteți adăuga sau elimina mai târziu pentru a se potrivi nevoilor dvs. în timp ce începeți să utilizați ActiveInbox.

După acest lucru, veți vedea următoarea bară de activități pe fiecare dintre e-mailurile dvs.:

Joc cu noi tipuri de etichete

Practic, ceea ce face instrumentul este să rearanjați etichetele existente pentru a vă facilita gestionarea primită. O puteți vedea în acțiune în acest videoclip:

Etichete de stare

Cu instrumentul, veți fi încurajat să marcați fiecare mesaj folosind principalele trei etichete de stare:

• Acțiune: Urmăriți e-mailuri importante până la finalizarea sarcinilor;
• Într-o zi: Urmăriți e-mailul cu care nu știți cum să faceți față, dar simțiți că sunt prea importante pentru a fi șterse sau ignorate complet;
• Așteptând: Urmăriți e-mailurile pe care intenționați să le răspundeți în cel mai apropiat viitor.

După ce alegeți oricare dintre stări, mesajul va putea fi urmărit prin bara laterală a ActiveInbox.

Aceasta este cheia pentru golirea în siguranță a căsuței de e-mail: dați-vă e-mailurile acționabile Stare, arhivați-le și folosiți bara laterală pentru a le urmări până când sunt completate.

Acum puteți încărca rapid lista de mesaje care, de exemplu, așteaptă un răspuns și chiar le puteți previzualiza în ecranul pop-up:

De acolo puteți, de asemenea, să schimbați eticheta de stare sau să arhivați e-mailul așa cum ați făcut sau ați omis.

Proiecte și referințe

În timp ce etichetele de stare clasifică e-mailurile ca sarcini pe baza acțiunilor pe care le necesită, proiectele sunt menite să vă organizeze mesajele tematic. Puteți transforma etichetele existente în proiecte sau puteți crea altele noi:

Etichetele de referință sunt menite să faciliteze recuperarea mesajelor dvs., de ex. R / MeetingNote, R / facturi, R / chitanțe.

Căutați e-mailurile mai eficient

Pe lângă faptul că vă ajută să vă organizați mesaje primite, instrumentul adaugă și câteva caracteristici frumoase care vă permit să săriți mai rapid în fiecare conversație de e-mail specifică:

• Vedea 'e-mailuri anterioare'Pentru vizualizarea compunere / răspuns
• Naviga legate de e-mailuri în vizualizarea conversației
• Vedea 'Istoric de contact„Pop-up faceți clic dreapta pe un contact
• Vizualizați e-mailurile din căsuța de e-mail și rezultatele căutării cu clic dreapta

Preferințe

Cel mai bun lucru despre instrument este că îl puteți folosi „atât cât doriți de el”. Preferințele ActiveInbox care se ascund în spatele linkului Despre & Ajutor din bara laterală vă permit să setați fiecare bit din gama de caracteristici a instrumentului:

Sfaturi și trucuri

În total, instrumentul face o treabă excelentă ajutându-vă să vă dați seama de inbox-ul dvs. Gmail (sau Google Apps). Iată câteva sfaturi utile pentru a profita la maxim (Notă: puteți face cele mai multe dintre acestea cu Gmail chiar și fără instrument, dar cu ActiveInbox pare doar mult mai distractiv):

• Nu vă verificați căsuța de e-mail de mai multe ori pe zi și nu răspundeți la fiecare nouă - este atât de ineficient. Configurați mai bine etichetele de stare și de proiect pentru a vă permite căsuța de e-mail să fie sortată de la sine.
• Nu uitați niciodată să urmați: lăsați-vă e-mailurile să stea în folderul „În așteptare” până când veți auzi înapoi.
• Configurați filtre Gmail pentru toate e-mailurile „anunțuri despre servicii” (notificări Facebook, actualizări Twitter etc.) pentru a le pune într-o etichetă specială și arhivați automat. În acest fel le puteți citi când doriți, dar nu vă blochează inbox.

Credeți că acest instrument vă poate ajuta să vă organizați mesaje primite? Vă rugăm să vă împărtășiți gândurile!