Echipa de lucru: 10 sfaturi pentru o colaborare online eficientă în timp real

Publicitate

Nativii digitali co-autor articole, teze și cărți online și în timp real. Dacă tot trimiteți e-mailuri înainte și înapoi cu fișiere atașate pentru a colabora la un document, îl faceți greșit. Dacă nu împărtășiți același birou, scriere colaborativă online Cât de instrumente de scriere colaborativă îți fac viața mai ușoarăDatorită internetului, colaborarea la un proiect de scriere ar trebui să fie o briză. Dacă ați coprodus vreodată unul, știți că acest lucru poate fi dificil. Nu ar trebui să fie cu instrumentul potrivit. Citeste mai mult este în general mai sigur, mai fiabil și mai eficient decât e-mailurile. În plus, este distractiv și ușor. Permiteți-mă să vă ajut să începeți.

Echipa

Lucrul de la distanță este greu. Prin urmare, este cu atât mai important să îi aducem pe toți pe aceeași pagină și să construim echipa. Am acoperit cum echipă tehnologie atuurilor Echipa spiritului Tehnologie Trumps: Cum să stăpânești colaborarea de la distanță pentru echipele onlineColaborarea nu devine mai ușoară dacă trebuie să lucrați împreună de la distanță și să partajați Internetul doar ca o conexiune comună. Tehnologia poate ajuta la navigarea haosului. Dar este doar gheața.

Citeste mai mult inainte de. Membrii echipei trebuie să învețe despre punctele forte și punctele slabe ale celuilalt. Echipa are nevoie de un obiectiv comun și de o foaie de parcurs cu obiective și responsabilități individuale. Toată lumea trebuie să se simtă confortabil cu instrumentele pe care le folosește și cel puțin o persoană trebuie să mențină echipa organizată.

Sfat 1: Nu uitați niciodată importanța unei echipe incluzive care să angajeze toți membrii săi.

Uneltele

Scriere colaborativă în timp real sau editarea se poate face în mai multe moduri. Instrumentele bazate pe browser includ Google Drive sau OneDrive (fost SkyDrive). Pe partea de software, Microsoft Office acceptă editarea colaborativă cu SharePoint sau OneDrive. Dacă utilizați o versiune mai veche de Word (2007 sau 2010), puteți instala suplimentul CodoxWord pentru a activa scrierea în colaborare. Sistemul gratuit, încrucișat și procesor de texte open source Abiword este cel mai bun procesor gratuit de cuvinte ușoareObțineți un procesor de texte ușor, dar fără putere. Dacă aveți nevoie de un program compatibil cu o mare varietate de formate de fișiere, Abiword ar putea fi potrivit pentru dvs. Nu este la fel de puternic ca Microsoft ... Citeste mai mult AbiWord include, de asemenea, un plugin de colaborare, care să permită editarea simultană a documentelor prin intermediul AbiCollab.net. Dacă confidențialitatea este o problemă, puteți configura un editor open-source de tip self-gazdă și un editor de text online gratuit EtherPad.

Sfat 2: alegeți un instrument în funcție de nevoile proiectului dvs. și de capacitățile sau preferințele echipei dvs.

Instrumentele trebuie să vă ușureze fluxul de lucru. Dacă membrii echipei individuale nu pot folosi un anumit software sau platformă, progresul proiectului dvs. va suferi. Iată câteva puncte de luat în considerare:

• Pe ce sisteme de operare sunt membrii echipei tale?

• Ce instrumente folosesc acum?

• Cu ce ​​instrumente au experiență?

De asemenea, dacă un instrument nu are caracteristici necesare, obținerea rezultatului dorit va fi dificilă. Pregătiți colectiv o listă de caracteristici indispensabile și frumoase. Luați în considerare următoarele:

• scriere colaborativă în timp real

• comentarii

• chat bara laterală

• notificări

• gestionarea fișierelor

• istoricul reviziilor

• controlul versiunii

• suport pentru marcaj

• import Export

• suport mobil

Această listă și conștientizarea condițiilor prealabile ale echipei dvs. vă vor ajuta să alegeți unul sau mai multe instrumente adecvate.

Sfat 3: ajutați fiecare membru să configureze instrumentul / instrumentele pe care le-ați decis și - acolo unde este nevoie - oferiți-le o introducere a funcțiilor de care vor avea nevoie.

Procesul

La debutul proiectului de scriere, adunați o imagine de ansamblu asupra diferitelor sarcini și subiecte pentru acoperirea și distribuirea responsabilităților. Echipa trebuie să redacteze un contur, să găsească experți pentru diferite secțiuni, să aleagă un editor de copiere pentru a corecta ortografia, gramatica și stilul de scriere. Puneți un editor executiv însărcinat cu conținutul și nominalizați pe cineva pentru a gestiona date sau proiecta cifrele și tabelele.

Sfat 4: Fiecare membru al echipei dvs. are abilități diferite. Un proces eficient se va baza pe punctele forte ale oamenilor. Alocați responsabilitățile în consecință.

Sfat 5: Când vine vorba de execuție, angajați echipa. Oamenii ar trebui să schimbe periodic rolurile și să citească corect lucrările pentru a acoperi perspective diferite.

Scrisul este un proces creativ și o pasiune pentru mulți oameni.

Sfat 6: Dacă aveți oameni în echipa dvs. care urăsc schimbarea scrisului de către altcineva, editorii pot lucra în schimb cu comentarii și sugestii.

Sfat 7: De acord cu convențiile de comentarii, o nomenclatură și modul în care vor fi procesate comentariile.

În final, succesul documentului dvs. depinde de conținut.

Sfat 8: lăsați oamenii să scrie ceea ce sunt entuziaști, chiar dacă scrierea lor este necăjită. Ideile lor ar putea fi strălucitoare și puteți repara întotdeauna stilul de scriere.

Sfat 9: Respectă ideea! Când editați scrisoarea altcuiva, asigurați-vă că ideea pe care o exprimă este păstrată.

În același timp, o persoană trebuie să organizeze echipa, să gestioneze așteptările și să țină cont de intervalul de timp.

Sfat 10: Comunicați frecvent cu colegii de echipă. Actualizați-le cu privire la progresul general, evidențiați lipsurile și reamintiți-le responsabilitățile și termenele. Lăudați eforturile individuale și încurajați-i să împărtășească propriile lor progrese, perspective și provocări.

Proiectul finalizat

O echipă care abordează o scriere sau orice alt proiect cu entuziasm și spirit colaborativ - dispusă dă tot ce e mai bun, susține-i pe colegii de echipă și face compromisuri - va produce întotdeauna rezultate mai bune decât persoane fizice. Întregul este mai mare decât suma părților sale. Dă în ea și îți promit că va fi cea mai plină de satisfacție din viața ta. Cu siguranță a fost a mea.

Ce lecții ați învățat în timp ce lucrați cu echipe virtuale?

Credit imagine: Ed Yourdon prin Flickr, Colaborare virtuală prin Shutterstock