Transformați Outlook într-un instrument de gestionare a proiectelor cu integrare OneNote

Publicitate

OneNote este unul dintre acele produse Microsoft care pare complet inutil atunci când începeți să utilizați dar, până când nu folosiți produsul, valoarea reală începe să strălucească prin. Ca instrument de gestionare a sarcinilor și proiectelor, Microsoft OneNote este unul dintre cele mai bune instrumente de acolo.

De ce nu folosiți doar Sarcinile sunt caracterizate în Microsoft Outlook Cum să vă exportați sarcinile Outlook în Excel cu VBAIndiferent dacă sunteți sau nu fan Microsoft, un lucru bun despre care se poate spune despre produsele MS Office, cel puțin, este cât de ușor este să integrați fiecare dintre ele unul cu altul ... Citeste mai mult , tu intrebi? Ei bine, nu există niciun motiv pentru care nu le poți folosi pe ambele. Fiecare își are locul în cutia de instrumente pentru productivitate și se complimentează reciproc.

În acest articol, vă voi arăta cum puteți integra mai bine sarcinile Microsoft Outlook și Microsoft OneNote gestionează complexitatea multiplelor proiecte pe care le-ai derulat în viața ta sau la locul de muncă, în orice moment timp.

În cazul în care sarcinile Outlook scad

Am folosit Sarcini în Microsoft Outlook de mai mulți ani. Ca o imagine de ansamblu a tuturor lucrurilor pe care trebuie să le realizezi, nimic nu-l bate. Aveți la dispoziție date scadente, descrieri de sarcini și priorități și puteți chiar să le clasificați în proiectele specifice la care lucrați.

Cel mai mare beneficiu pentru sarcini - simplitatea sa - este și cel mai mare dezavantaj al său.

Deși ai capacitatea să scrie note când deschideți sarcini individuale, funcțiile disponibile în aceste note sunt foarte limitate.

Textul este excelent, dar ce se întâmplă dacă doriți să organizați numeroasele foi de calcul, documente, note de întâlnire și multe alte înregistrări care merg împreună cu lucrul la aceste sarcini?

Ceea ce aveți nevoie este un fel de folder sau notebook în care puteți stoca toate informațiile respective pentru fiecare sarcină, organizat cu file și disponibil la îndemână atunci când îți revizuiești sarcinile și decizi ce să funcționezi în continuare.

Adăugarea suplimentului OneNote la Outlook

Din fericire, puteți face acest lucru cu OneNote, deoarece se integrează atât de perfect cu Microsoft Outlook (dar, din păcate, nu cu Outlook.com aka Hotmail). Pentru a face acest lucru din Outlook, trebuie doar să faceți clic pe Fişier și apoi Opțiuni.

De-a lungul meniului de navigare din stânga, faceți clic pe butonul Adăugați ins legătură.

În partea de jos a acestei pagini, veți vedea un câmp „Gestionați” cu o casetă derulantă. Selectați „Componente complementare” și faceți clic pe butonul Go buton.

Dacă aveți OneNote instalat pe computer - care ar trebui, deoarece OneNote este gratuit- OneNote este acum cu adevărat gratuit, cu mai multe caracteristici decât înainteEvernote nu mai stăpânește aplicația de luare a notelor. Microsoft a anunțat recent că OneNote va fi mai liber ca niciodată. Să vă arătăm ce înseamnă asta în ceea ce privește caracteristicile și funcționalitatea. Citeste mai mult -then veți vedea un add-in aici intitulat Note OneNote despre elementele Outlook. Bifați caseta de lângă acesta, apoi faceți clic pe OK.

Acum veți descoperi pictogramele „OneNote” în toată Microsoft Outlook, dar cel care ne interesează cel mai mult este cel care apare acum în partea de sus a paginii dvs. Sarcini Outlook.

După ce ați integrat Microsoft OneNote cu Outlook, este timpul să puneți la punct a fi mai productiv 5 modalități de a obține productivitate cu Microsoft OneNoteSimțiți nevoia unui instrument de organizare offline care există și pe web? Surprinzător, Microsoft a venit cu soluția perfectă - OneNote. Citeste mai mult . În secțiunea următoare, vă voi arăta cum puteți crea caiete pentru proiecte individuale pe care le-ați derulat, și apoi cum puteți crea noi pagini pentru gestionarea sarcinilor doar făcând clic pe butonul Microsoft OneNote din Outlook Sarcini.

Gestionarea eficientă a sarcinilor cu sarcini OneNote și Outlook

Mai întâi, deschide OneNote și creează un nou Notebook dedicat doar Managementul sarcinilor.

Acum, în notebook-ul de gestionare a sarcinilor, puteți crea secțiuni noi pentru fiecare proiect individual la care lucrați în prezent.

Toate sarcinile din pagina Task-uri Outlook se încadrează, de obicei, într-un proiect sau altul. Din păcate, în Microsoft Outlook, nu este atât de ușor să organizăm vizual aceste sarcini după proiect. Toate apar pur și simplu într-o listă mare și lungă. Există categoria cu care să lucrezi, dar aceasta este doar o coloană. Din punct de vedere vizual, lista pare destul de intimidantă.

Dar adăugând secțiuni în OneNote pentru fiecare proiect, creați un aspect vizual frumos și curat, care vă permite să vă organizați toate sarcinile în mod vizual în proiecte (la care vom ajunge într-o clipă).

Deci, acum când ați configurat OneNote cu proiecte, puteți începe să îl încărcați cu Sarcini pe măsură ce apar.

Utilizarea noii tale integrări Task-to-OneNote

Indiferent dacă sarcini noi apar dintr-un e-mail pe care șeful dvs. îl trimite, sarcini furnizate de un manager de proiect sau oriunde altundeva, procesul este același; creați sarcina în sarcini Outlook, evidențiați-o (făcând clic pe sarcină) și apoi faceți clic pe pictograma OneNote din partea de sus a paginii Sarcini.

Ceea ce se întâmplă când faci asta este magie.

În primul rând, OneNote vă va întreba în ce secțiune doriți să plasați această nouă „pagină”. Aici selectați Proiectul din care face parte această sarcină.

După ce faceți acest lucru, OneNote va importa automat Task din Microsoft Outlook în acea secțiune OneNote ca o nouă pagină.

Practic, secțiunile sunt proiecte, iar paginile sunt sarcini. Deci, cu această configurare în OneNote, toate proiectele dvs. vor fi listate de-a lungul barei de navigare din stânga. Când faceți clic pe un proiect, veți vedea toate sarcinile conexe de-a lungul barei de navigare din partea dreaptă.

După ce ați utilizat această configurație timp de câteva zile, veți aprecia cât de intuitiv și de curat este. Chiar dacă aveți 4 sau 5 proiecte care se derulează toate simultan, această configurație vă permite să vă concentrați corect pe un proiect specific și vedeți numai sarcinile asociate cu acesta, fără toate blocajele fără legătură sarcini.

Nu uitați, OneNote este excelent și pentru alte tipuri de proiecte. Vezi cum poți utilizați OneNote pentru a crea un wiki personal Cum să creați un Wiki personal folosind Microsoft OneNoteUn wiki este o modalitate excelentă de a stoca și partaja cantități mari de informații. Iată cât de ușor este să creezi un wiki cu OneNote. Citeste mai mult .

Păstrarea evidenței activității organizate

Aducând sarcinile în OneNote, oferiți un spațiu central în care se pot organiza tot ceea ce se referă la acea sarcină. Iar lucrurile pe care le puteți organiza pe pagina Task în OneNote sunt impresionante.

Puteți introduce tabele de date (sau introduceți o foaie de calcul Excel, dacă doriți), atașați orice fel de fișier, luați decupajele de ecran, inserați imagini sau imagini scanate, înregistrați audio și, bineînțeles, adăugați toate hyperlink-urile ca.

Puteți crea chiar și o altă listă de activități în cadrul acestei sarcini individuale. Ceea ce organizați în acest spațiu depinde complet de dvs., dar ideea este că vă permite o locație centralizată să vă concentrați pe sarcina dvs., fără a pierde timpul vanatoare prin directoarele tale pentru fișierele conexe. Legați totul aici și totul este la îndemână.

Când simțiți că Outlook și OneNote nu o mai taie deloc, verificați o informație mai cuprinzătoare instrument de gestionare a proiectelor precum Asana Ghid pentru începători pentru utilizarea Asana pentru urmărirea oricărui proiectAsana este unul dintre cele mai bune instrumente de productivitate pe care le puteți utiliza gratuit. Iată cum puteți urmări un proiect folosind Asana. Citeste mai mult . Și dacă ai nevoie de un instrument pentru colaborarea echipei de proiect, uită-te la monday.com Cât de monday.com vă poate supraîncărca colaborarea echipeimonday.com oferă instrumente puternice de colaborare și organizare pentru echipa ta. Iată de ce ar trebui să încercați. Citeste mai mult .