Cum să vă asigurați că semnătura dvs. de e-mail nu dă impresia greșită

Publicitate

A spune adio este atât de greu de făcut, nu-i așa? Este incomod și, uneori, este incomod. Ei bine, este posibil să nu existe instrucțiuni pentru aceste situații, dar cel puțin putem oferi câteva instrucțiuni despre cum poți să-ți ia la revedere într-un e-mail fără să te simți penibil.

Un semnatura email Puteți beneficia de puterea semnăturilor prin e-mailO semnătură îți spune ceva despre o personalitate. La fel cum două persoane scriu la fel, ele semnează diferit. Așa a luat ființă „știința” Grafologiei. Dar era digitală și e-mailul ... Citeste mai mult este pentru toate intențiile și scopurile, „la revedere”. Nu înseamnă că îmbrățișezi pe cineva sau îi dai o strângere de mână. Nu este vorba doar dacă le oferiți numele dvs. sau le înmânați cartea de vizită cu toate informațiile de contact incluse. Este cum faceți o impresie. Sau nu.

În acest articol, voi împărtăși cele mai importante cinci lecții pe care le-am învățat în câteva decenii pe care le-am comunicat cu oamenii de pe Internet. Destul de interesant, dilemele implicate cu semnăturile de e-mail au existat încă de la acele e-mailuri timpurii mesaje au fost trimise prin BitNet și FidoNet sau chiar pe sistemul de mail CTSS al MIT în anii 1960, dar eu face o digresiune.

E-mailul este cu noi de foarte mult timp. Deci cum să-l înțelegeți? Cum vă deconectați fără a arăta ca un snob, dar oferind și suficiente informații pentru ca oamenii să știe cine și ce sunteți? Să începem. Până când trecem, veți avea o idee destul de bună ce doriți să faceți cu semnătura dvs. de e-mail.

Ceea ce trebuie să facă o semnătură de e-mail

În aceste zile, în procesul de trimitere prin e-mail a persoanelor, am 3 niveluri diferite de semnătură prin e-mail. De ce? Ei bine, există trei niveluri de relații de acoperit - totul, de la o notă scurtă la un prieten, până la un mesaj formal de e-mail de afaceri către o companie. Trei variante sunt cu adevărat tot ce ai nevoie, iar scopul acestora ar trebui să fie următorul:

1. Un zâmbet rapid - Această versiune de semnătură merge pe e-mailuri rapide către prieteni sau colegi pe care îi trimiteți prin e-mail constant, de mai multe ori pe zi.

2. Zâmbetul și o strângere de mână - Această versiune de semnătură merge pe e-mailuri mai lungi către colegii de muncă, unde e-mailul dvs. trebuie să fie doar ceva mai formal.

3. O strângere de mână fermă și o carte de vizită - Aceasta este pentru acele perioade în care trebuie să scrieți un e-mail formal legat de afaceri și să furnizați titlul și toate informațiile de contact.

Există reguli nescrise pentru fiecare dintre aceste tipuri de semnături de e-mail. Rupeți-le și nu va fi sfârșitul lumii. Dacă doriți să faceți o impresie deosebit de bună, atunci veți dori să aveți în vedere câteva dintre aceste sfaturi pentru fiecare tip de e-mail pe care îl trimiteți.

Semnătura de zâmbet rapid

Nu aveți întotdeauna nevoie de o semnătură de e-mail. Cel puțin, nu ai întotdeauna nevoie de unul formal. Acest lucru este exact ca atunci când te plimbi de un coleg pe hol. Le vezi de mai multe ori pe zi. Participați la aceleași întâlniri. Chiar trebuie să îi salutați pe hol cu ​​o strângere de mână? Nu; de cele mai multe ori este un „Hei Fred” rapid și un zâmbet, dacă este ceva. Când trimiteți rapid un e-mail unui coleg pentru a cere sfat sau pentru un sfat, este posibil să nu aveți nevoie deloc de o semnătură. Dacă simțiți nevoia să vă deconectați, puteți să abordați doar numele dvs. prefațat cu o liniuță. Nu este nevoie de citate cu flori sau titluri elaborate. Persoana știe cine ești, ce ești și orice dincolo de numele tău ar fi penibil. Considerați-o ca pe o conversație de bază a răcitorului de apă, pe care, de obicei, o încheiați cu ceva de genul „bine, vă prinde mai târziu!” și un val rapid. Nu mai este nevoie de nimic.

Zâmbetul și o strângere de mână

Celălalt tip de semnătură este un fel de hibrid între formal și informal. Aceasta este cea mai grea pentru a avea dreptate. Aceștia pot fi colegi pe care doriți să îi trimiteți prin e-mail cu solicitări de afaceri semi-formale, dar nu doriți ca aceștia să creadă că veți găsi un aspect dur. Trebuie să aprecieze importanța e-mailului, dar nu doriți ca aceștia să se întrebe dacă sunteți de fapt prieteni. Aici intră în joc semnătura foarte subtilă. Acestea sunt de obicei reduse ca mărime și aproape neobservate în subsolul e-mailului în sine. Una dintre cele mai bune abordări pentru aceasta este o semnătură pe care o numesc „one-liner”.

În această versiune, toate informațiile sunt împărțite cu un „|” caracter. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca o adresă sau e-mail, numere de telefon, numere de celule sau orice altceva. Ar trebui să fie scurt, să includă doar puțin informații necesare și asta este. Am văzut chiar și unii oameni care fac această semnătură într-un font care este mai slab decât restul e-mailului - poate cu gri. O altă abordare pe care am remarcat-o este o linie cu două linii foarte scurtă. Practic, un nume și o formă de contact care ar putea fi un singur număr de telefon sau o adresă de e-mail.
Evident, aceasta este destinată destinatarilor care știu deja cine sunteți, cu ce companie lucrați și le trimiteți doar unul dintre numeroasele e-mailuri de corespondență. Acesta oferă „sentimentul” unui e-mail prietenos, dar în cazul în care persoana trebuie să vă contacteze și nu vă poate menține numărul Rolodex-ul lor (oamenii încă mai folosesc acele ???), apoi există informațiile de contact din subsolul e-mailului, chiar în a ajunge.

O strângere de mână formală

Desigur, sunt momentele în care trimiteți un email în afara companiei sau poate sunteți trimiterea prin e-mail către cineva din companie despre ceva oficial care necesită conversația formal. Este ca și cum ai purta o ținută formală când participi la o ceremonie de premiere pentru colegii tăi. Înainte de a acoperi ceea ce ar trebui să faci în aceste cazuri, este mai educativ să acoperi ceea ce nu trebuie să faci mai întâi. Da, ar trebui să furnizați informații de contact, cum ar fi numele companiei, site-ul web și adresa de e-mail, dar nu trebuie să exagerați. Există într-adevăr nevoie să furnizați patru numere de telefon diferite, inclusiv un aparat de fax?

Nu, furnizați suficiente informații de contact, astfel încât să existe mai multe metode de a vă contacta - e-mail, telefon sau poate chiar prin intermediul unui site web - dar nu vă lăsați transportat. Oferirea unei liste de numere de telefon face să pară că ești atât de mobil încât nu ești niciodată la birou și prea dificil de contactat.

O altă greșeală comună este întâlnirea ca auto-promotor. Oamenii de genul acesta își vor supraîncărca semnăturile de e-mail cu conturile de rețea de socializare, până la semnarea lor de peste 10 linii și pline cu cea mai mare parte auto-marketing.

Un alt mod de a da o impresie oribilă este să folosești tot felul de culori și fonturi funky în adresa de e-mail. Este greu să scoți ceva de genul, deoarece culorile trebuie să se potrivească, iar fonturile trebuie să arate corect. Din păcate, mulți oameni nu au niciun indiciu cum să se potrivească corect culorilor, iar semnătura lor de e-mail ajunge să pară ceva dintr-o fabrică Willy Wonka.

Acest tip de semnătura de clovn nu este profesionistă și oricine o trimiteți va considera că nu aveți idee ce faceți, indiferent în ce domeniu vă aflați. Așadar, evitați culorile extravagante. Nu te complica.

Ce poți face corect

Deci, cum arată o semnătură formală de e-mail bună dacă doriți să faceți o impresie bună? Accesați informațiile de bază necesare, păstrați simplitatea formatarea și stilul și nu o exagerați cu informații.

Iată un exemplu. Aceasta include 4 linii - nume, companie, număr de telefon și adresă de e-mail. Asta e.

Această persoană a folosit doar text simplu, și păstrarea acestuia la doar patru rânduri o face să fie considerată clasică și profesională.

Cu propria mea adresă, merg un pic mai departe, păstrând semnătura modestă, folosind italice și decolorand-o la gri închis. Păstrarea acesteia într-o nuanță mai ușoară decât textul de e-mail însuși îi spune destinatarului că ia în considerare propriile informații secundare mesajului în sine. Este un indiciu subtil de umilință.

De asemenea, titlurile trebuie utilizate numai atunci când sunt relevante pentru conversația la îndemână. În majoritatea corespondențelor legate de propriul meu site web, oamenii trebuie să știe că sunt proprietarul site-ului, deci titlul este important. Numai suficiente informații sunt incluse pentru un contact rapid - e-mail și număr de telefon.

Un alt exemplu este semnătura pe care o folosesc atât pentru corespondența internă, cât și pentru cea externă de la MakeUseOf.

Aici, de fapt, am rătăcit între utilizarea titlului sau nu. De obicei, este important doar în comunicațiile de e-mail externe și marginal este important în unele comunicări interne. Am început să folosesc două versiuni - una pentru externă și una pentru internă - dar m-am săturat să schimb manual între cele două, încât am decis să rămân cu cea de mai sus. Cu riscul de a se confrunta ca fiind important de sine, rămâne decolorat și secundar. De asemenea, folosește „|” personaj menționat mai sus, un mic strop de culoare pentru a face ca numele site-ului să iasă în evidență și am decis să fiu îndrăzneț și să adaug o a cincea linie pentru o ofertă.

Venind cu semnătura perfectă de e-mail 6 sfaturi pentru a obține mai multe semnături în Gmail Citeste mai mult asta reprezintă cine sunteți, ce faceți și cum să contactați, puteți lua unele încercări și erori, dar odată ce îl obțineți corect, este bine să știi că îți dai cel mai bun picior înainte în fiecare corespondență de e-mail pe care o trimiteți out.

Pentru ce sfaturi aveți o semnătură de e-mail mai bună 5 moduri de a crea semnături multiple personalizate în GMail Citeste mai mult ? Ce lucruri îți plac sau nu îți plac cu alte semnături pe care le-ai văzut? Împărtășește-ți gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit imagine: Cuplu de afaceri prin Shutterstock