Cum să răspundeți la toate e-mailurile pe calea corectă: Inline

Publicitate

În 1971, primul e-mail a fost trimis de la un computer la altul. Acum, 269 ​​miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi.

Este imposibil să ne imaginăm cât de multe dintre aceste e-mailuri nu sunt necesare. Câte nu servesc decât pentru a provoca mai multă confuzie. Pentru a arde și mai multă atenție și răbdare a destinatarilor lor.

Dar un lucru este sigur: dacă au început mai mulți oameni răspunzând la e-mailuri în mod eficient 5 Instrumente pentru a scrie e-mailuri mai bune pe care oamenii le vor citi și le vor răspundeScrisul nu este ceașca tuturor. Dar nu trebuie să fii un scriitor minunat pentru a trimite un e-mail excelent. Tot ce ai nevoie sunt câteva instrumente pentru a asigura mesaje de calitate. Citeste mai mult , cu toții vom fi agitați la cutiile de e-mail puțin mai strâns și la noi anxietate prin e-mail Cum să stăpânești anxietatea Gmail InboxAtâtea e-mailuri, atât de puțin timp. Te simți astfel când vine vorba de gestionarea căsuței de e-mail Gmail? Vă prezentăm setări simple și instrumente utile pentru organizarea și rezistența la stres a intrării dvs. Gmail.

Citeste mai mult ar fi puțin mai puțin debilitant.

Cea mai evidentă soluție aici nu este doar „răspunsul inline”, ci răspunsul inline cum se cuvine. Răspunsul în linie este locul în care răspundeți în corpul principal al e-mailului, în loc să vă scrieți propriul e-mail de la zero.

Răspunsul în linie este ceva ce majoritatea dintre noi facem deja din când în când. Dar ar trebui să răspundem în linie departe mai des. Și ar trebui să facem acest lucru cu câteva reguli în minte pentru a menține acele fire de e-mail complicate organizate și ușor de urmărit.

Răspundem la e-mail greșit

Opusul răspunsului inline este ceea ce se numește adesea „postare de top”. Aici ați răspuns la un e-mail și începeți să tastați în partea de sus a casetei de text. Astfel se compune majoritatea e-mailurilor de astăzi. Dar dacă nu aveți de-a face cu conversații prin e-mail extrem de simple, postarea de top poate cauza tot felul de probleme.

În primul rând, atunci când publicarea de top, trimiterea înapoi la e-mailul original devine o problemă uriașă, care presupune căutarea prin e-mail după e-mail pentru a găsi ceea ce căutați. Apoi, trebuie să derulați înapoi la e-mailul pe care îl compuneți, pentru a putea parafraza ceea ce tocmai ați găsit, din context, și lipsesc adesea puncte relevante.

Uneori, un destinatar poate să răspundă la e-mailul dvs. într-un fir de e-mail complet nou, ceea ce înseamnă că conversația dvs. se petrece acum în două sau mai multe fire separate.

prin GIPHY

Dacă sunteți într-o conversație de grup, lucrurile devin și mai dezordonate. Urmărind cine răspunde la ce, când și care au fost răspunsurile acestea replicile devin o probă aproape imposibilă.

Răspunsul în linie este soluția

În loc de a posta mai sus, ar trebui să răspundem in linie - adică în corpul mesajului de email original. În Outlook și Apple Mail, puteți vedea mesajul original imediat ce ați primit răspunsul. În Gmail, trebuie doar să apăsați cele trei puncte din partea de jos a ecranului de compunere pentru a afișa conversația.

Bacsis: Pentru a elimina linia verticală de „ofertă” din răspunsul dvs. în Gmail, evidențiați întregul e-mail, apoi faceți clic pe butonul indent mai puțin buton.

Răspunsul inline rezolvă problema necesității de a derula masele de mesaje, deoarece e-mailul original este inclus și poate fi căutat în cel mai recent mesaj pe care îl primiți în acea conversație. Aceasta înseamnă că totul este păstrat în context.

În plus, nu trebuie să pierdeți timp însumând răspunsurile altor persoane sau să lipiți prin e-mail fragmente de copiere doar pentru a face sens propriilor răspunsuri. Cu răspunsuri inline, totul este acolo pentru ca toată lumea să facă referire în orice moment.

Și pentru subiectele care implică mai multe persoane, distingând cine a spus ce, și ca răspuns pentru cine, este ușor (dacă este făcut corect).

Răspuns în linie corect

Atunci când majoritatea oamenilor răspund în linie, pur și simplu își scriu răspunsurile alături de textul la care doresc să răspundă, iar acestea sunt reduse.

Acest lucru este departe de a fi ideal. De îndată ce cineva deschide un e-mail în text simplu, nu va putea vedea această formatare. Și de îndată ce există mai mult de un număr de oameni într-un fir, lucrurile pot ajunge repede.

Așadar, iată un ghid rapid despre cum se cuvine răspunsuri inline care pot fi scalabile și vor reduce confuzia la minimum.

1. Nu vă bazați pe formatare

După cum s-a menționat, este posibil ca în unele cazuri un destinatar să nu poată vedea formatarea pe care o includeți într-un e-mail (de exemplu, poate prefera textul simplu). Dacă cineva este orb, ar putea fi dificil să urmeze fire care conțin mai multe culori.

În orice caz, utilizați formatarea pentru a găsi mai ușor răspunsurile la scanarea unui e-mail. Dar nu te baza numai pe el.

2. Prefață Răspunsuri cu numele tău

În loc să te bazezi pe formatare, intră în obișnuința de a preface toate răspunsurile cu numele tău și, dacă trebuie să fii special organizată, data. Rugați toți beneficiarii să facă același lucru.

În prezent, în Gmail, nu aveți de ales decât să introduceți numele dvs. manual. Același lucru este valabil și pentru Aplicația Apple Mail neclară.

Dacă utilizați Outlook, există însă o caracteristică pentru a prefața automat răspunsurile cu numele dvs. Pentru a face acest lucru, mergeți la File> Opțiuni> Mail. Apoi mergi la Răspunsuri & Transmitere, verifică Prefață comentarii cu casetă și introduceți numele dvs. în caseta de text. Când răspundeți în corpul unui e-mail, numele dvs. va apărea automat între paranteze.

Mailbird are și această opțiune în mod implicit.

3. Folosiți pauze de linie, vă rog

Ori de câte ori lăsați un răspuns inline, aceasta ar trebui să fie pe o linie nouă, mai degrabă decât să fie inserată fraza de mijloc sau la sfârșitul unui paragraf.

Acest lucru face mult mai ușor pentru alte persoane să răspundă la comentariile tale și face ca scanarea conversației să se întâmple în jurul fiecărui punct să fie mult mai eficientă.

4. Răspunsuri cu mai multe nivele

Când se abordează mai multe puncte într-un singur e-mail, veți avea mai multe fire care se petrec într-un singur mesaj.

Pentru a le menține organizate, ar trebui să indentăm răspunsurile cu filet, astfel încât să fie evident ce comentarii se referă la fiecare punct. Personal găsesc cu ajutorul parantezelor unghiulare (>) cele mai intuitive personaje aici, deoarece punctele de glonț pot să nu apară în e-mailurile cu text simplu.

Acest lucru vă va economisi mult efort încercând să vă dați seama ce parte a conversației trebuie să fiți atenți.

5. Ultima soluție: utilizați un instrument mai bun

Nimeni nu pretinde că răspunsurile inline sunt soluția perfectă aici. Dar dacă nu aveți de ales decât să folosiți e-mailul, acordați-vă timp scrieți e-mailuri eficiente și eficiente Cum se scrie e-mailul profesional perfect (susținut de date)Email-ul rămâne principala formă de comunicare în afaceri. Pentru a reuși în acel mediu, ar trebui să înveți cum să compui e-mailuri profesionale eficiente. Vă prezentăm 9 trucuri simple care s-au dovedit că funcționează. Citeste mai mult . Pe baza motivelor de mai sus, răspunsul în linie este cea mai bună modalitate de a menține progresul proiectelor. De asemenea, îi ajută pe toți să țină pasul cu mai multe conversații în cadrul fișierelor de e-mail, fără a fi nevoie să pierdeți timp cu privire la listele lungi de e-mailuri trecute.

Dacă găsiți chiar și răspunsuri inline care devin prea complexe sau dacă colegii dvs. nu pot obișnui să răspundă corect în linie, cu toate acestea, poate este timpul să căutați un instrument diferit.

Instrumente de comunicare cum ar fi lenevi, Yammer, și chirci facilitează comunicarea complexă a echipei. În loc să continuați să luptați prin e-mail, atunci poate fi timpul să încercați unul dintre acestea.

Imprastie vestea

Când adoptați aceste reguli simple de răspuns inline, mulți destinatari vor aprecia cât de eficient este acest lucru comportament prin e-mail 5 instrumente care vă pot ajuta să scrieți e-mailuri mai buneToată lumea încearcă să rezolve problema e-mailului. Așadar, să vorbim și despre obiceiul cel mai de bază dintre toate - arta de a scrie emailuri mai bune. Cu ajutorul unor instrumente cool. Citeste mai mult este și începe să-ți imite demersul în mod natural.

Dacă nu copiază în mod natural eticheta dvs. de e-mail cu atenție, trageți-o pe ea. Trimiteți-le acest articol. Descrieți cum doriți să răspundă și explicați că veți economisi tone de mesaje neînțelese, timp irosit și pierderea contextului.

Nu există niciun dezavantaj.

Credeți că aceste reguli vă vor ajuta să rămâneți în topul subiectelor complexe de e-mail? Există și alte sfaturi de răspuns inline pe care le considerați utile?

Credit imagine: sangoiri /Depositphotos