Evitați uciderea prin PowerPoint: Cum să vă faceți prezentările convingătoare și memorabile

Publicitate

Ați făcut vreodată o prezentare PowerPoint? Bineînțeles că ai. Dacă ai spune „nu”, te-aș numi mincinos. Bine, asta poate fi extrem. Dar majoritatea dintre noi avem, nu? Am spus așa. Care este punctul meu? Ideea mea este că aici majoritatea dintre noi am creat un PowerPoint și am făcut o prezentare (sau o vom face la un moment dat) și totuși este probabil să fie una dintre cele mai prost realizate pe un computer.

Prezentările le-am văzut făcute în facultate, atât de studenți și instructorii, erau jenante, să spunem cel mai puțin. De la diapozitive ridicul de lungi de instructori până la studenți care arătau că nu știau să facă citit (ceea ce nu ar fi trebuit să o facă în primul rând). Prezentările Bad PowerPoint sunt o epidemie în educație, care continuă apoi la locul de muncă. Desigur, nu este vorba doar despre PowerPoint în sine, ci și despre prezentator și cât de bine vorbesc și transmit informațiile. Și voi atinge și asta.

Începeți cu un contur

La fel ca atunci când redactați un raport, este util să aveți puncte specifice. De obicei, acest lucru este doar pentru tine pentru a-ți reduce gândurile. Cu toate acestea, într-un PowerPoint, este plăcut ca publicul dvs. să vadă prin ce va trece prezentarea prin care vor participa. Le leagă puțin mai mult și le menține interesate, mai ales dacă a existat ceva în cronologie care i-a intrigat. Schița este simplă și constă doar din lucrurile exacte pe care intenționați să le acoperiți. Uneori este bine să obținem un pic mai detaliat și să extindem conturul pentru a oferi mai multe informații despre subiecte care vor fi abordate. Totuși, acest lucru depinde de temeinicia prezentării dvs. și de cerințele conținutului specific pe care îl acoperiți. Mai jos este un exemplu de contur într-o prezentare pe care am făcut-o pe securitatea computerului.

Fii în concordanță cu tema și aspectul

Există mai multe aspecte de a reduce distragerea la minimum și de a fi în concordanță cu tema și aspectul dvs. în PowerPoint, este cu siguranță un jucător major în acest sens. Nu doriți să creați niciun gând care să modifice concentrarea publicului asupra conținutului dvs. și a ceea ce spuneți. Puteți face acest lucru nu doar păstrând tema consistentă (care este destul de simplă), ci și aspectul. De exemplu, dacă un subiect ocupă două diapozitive, asigurați-vă că etichetați a doua diapozitiv și adăugați „(Continuare)” la sfârșitul titlului. Acest lucru va arăta rapid publicului pe care îl aflați pe același subiect, în ciuda comutării diapozitivelor și va concentra atenția asupra subiectului, în loc să vă întrebați ce ar putea fi acea diapozitivă.

Uitați de clipuri, sunete nebune și tranziții fanteziste

Vorbind despre distrageri, acesta este un alt jucător important. Unele imagini pot fi bune. Cu toate acestea, vizualele sau sunetele irelevante (de fapt doar sunetele) și tranzițiile nebune nu numai că distrag foarte mult publicul, dar, de asemenea, oferă PowerPoint-ului dvs. un aspect mai puțin profesional. Aș recomanda să stați departe de cele mai multe dintre acestea, cum ar fi acest lucru verde-galben-ish, pufos de mai jos.

La facultate aveam un instructor care iubit toate aceste lucruri. Simt că ar fi trebuit să predea / să predea Grădinița, dacă asta îți oferă vreo idee cum a fost ea (și prezentările ei).

Nu vă citiți PowerPoint. Perioadă.

Într-adevăr? Încă îți citești PowerPoints? Sper într-adevăr că nu. Și să nu te jignești dacă o faci, dar trebuie să te oprești - pentru binele omenirii. Bine, acum când am terminat să vă zădărnicesc, lăsați-mă să vă întreb: ați ascultat vreodată că cineva a citit ceva? Daca sunt într-adevăr bine, așa cum necesită unele profesii, abia puteți spune. Dar dacă sunt medii ca majoritatea dintre noi, sună monoton și bland. Nu doriți ca alții să creadă asta despre tine, nu? Aceasta revine la De ce dați prezentarea în primul rând. O dai pentru că tu avea la? Pentru că vă place subiectul? Sau pentru că doriți ca publicul să absoarbă cât mai multe cunoștințe și conținut posibil pentru a face schimbări pozitive? Poate că sunt mai multe, dar sperăm că ultima este una dintre ele, deoarece, dacă nu, este puțin probabil să transmiteți conținutul pe care ați lucrat atât de mult pentru a-l cerceta și asambla într-o manieră pe care audiența dvs. ati bucurați-vă să aflați despre și să aplicați.

În cele din urmă, nu există niciun motiv să citiți ceea ce publicul dvs. poate vedea clar. Scopul dvs. ca prezentator este să vă extindeți dincolo de PowerPoint în sine. PowerPoint este pur și simplu un ghid și un contur extins pentru audiență pe care să-l urmeze pe parcursul prezentării.

Livrarea conținutului este la fel de importantă ca și conținutul în sine. Iată o soluție pe care am găsit-o pentru această problemă, care funcționează excelent pentru mine. După crearea PowerPoint, parcurgeți-l și creați un script. Scenariul poate consta în orice doriți, de la o prezentare sau rezumatul prezentării dvs. până la o imitație completă a ceea ce intenționați să spuneți. În întregul script includeți tranzițiile de diapozitive, astfel încât nu veți uita să schimbați diapozitive în timp ce oferiți prezentarea. Este bine să aruncăm o privire pentru a citi, dar ar trebui să înțelegeți deja ceea ce veți spune deja.

Ajunge la Punct Și asasinați Saga

Aceasta este cealaltă parte pentru a nu citi ceea ce veți spune. Este greu să oferiți o prezentare semnificativă ori de câte ori tot ce faceți este să citiți punct după punct (pentru asta este scriptul). Dar nu puneți acel script în diapozitive. S-ar putea să vă pară de bun simț, dar am avut un instructor ale cărui diapozitive erau atât de pline, încât a fost nevoie de mult timp pentru a obține punctele majore și informații importante de la ele. Destul de frustrant atunci când încearcă să studiezi. Dar nu este vorba doar de studiere - cum ar fi într-un loc de muncă când PowerPoint trebuie să fie o resursă pentru alții? Ei nu doresc să își facă timp pentru a parcurge diapozitivele similare romanului. Deci, așa cum spune titlul, ajungeți la punct - se numește PuterePunct dintr-un motiv, nu un „PowerSaga”.

Folosiți media, dar media de calitate

Mai devreme am vorbit despre faptul că nu folosesc imagini nebune, cum ar fi Clip Art sau alte medii distractive. Aceasta nu înseamnă că nu o puteți folosi deloc. Fotografiile, videoclipurile, chiar și clipurile audio își au locul când este relevant. Cuvânt cheie acolo. Nu aveți o fotografie la întâmplare doar pentru a umple spațiul. În schimb, găsește ceva care se referă la ceea ce vorbești. Este un plus dacă adaugă calitate la ceea ce spuneați deja, însă dacă face ca diapozitivul să fie puțin mai puțin aspectul steril, este în regulă. Doar asigurați-vă că este relevant pentru ceea ce acoperiți și nu vă va îndepărta de atenția publicului.

Folosiți resursele disponibile

Poate că au existat momente în care v-ați dat ideea pentru ceva pe care doriți să îl faceți, dar nu ați avut cunoștințe de implementare în PowerPoint. Nu uitați să căutați pur și simplu pe internet. Desigur, există o mulțime de sfaturi și informații pe site-ul Microsoft și este o resursă excelentă pentru lucruri precum acesta. Dar chiar și o căutare rapidă pe motorul de căutare preferat va da rezultate fantastice, deoarece probabil că a existat altcineva care s-a întrebat același lucru și a găsit o soluție.

It All Lies On You, prezentatorul

Captarea atenției publicului din prim-plan este esențială pentru succesul prezentării dvs. și impactul pe care îl va avea asupra lor. Începeți cu o linie atrăgătoare, o statistică intrigantă sau o întrebare care să le stârnească curiozitatea. Odată ce ai, trebuie să o mențineți. Faceți acest lucru urmând sfaturile anterioare menționate aici și încă un lucru: vibrația pe care o dați. Esti nervos? Sau ești relaxat și tu? Trebuie să fii din urmă, oricare ar fi. Nu vă faceți griji dacă credeți că personalitatea dvs. este inadecvată pentru conținutul pe care îl prezentați - nu încercați să-l schimbați. În schimb, ai încredere în instinctele tale și fii tu însuți. De exemplu, dacă ești amuzant, aruncă-ți propriul umor aici și acolo. Sau dacă sunteți mai serioși, faceți asta în schimb. Cheia este să transmiteți încredere în dvs., în munca dvs. și în conținutul pe care îl prezentați.

Practică. Practică. Practică. (Și nu o puneți)

Deci, cum poți fi încrezător în acele lucruri? Simplu - practică. Ar trebui să vă memorați întreaga prezentare (nu PowerPoint). Făcând acest lucru, va îmbunătăți fluxul de informații, va înfățișa încrederea, va preveni prezentările uscate (monoton) și citirea diapozitivelor și va capta mai bine atenția publicului. Renunțarea la acest lucru nu va face decât să crească negativele și să scadă pozitivele. Așadar, nu te amâna și nu rămâne în fața jocului.

Doh! Tocmai ai salvat PowerPoint-ul într-un singur loc - singura unitate flash pe care ai avut-o. Și în drum spre clădire, l-ai aruncat într-o baltă de noroi. Sper să funcționeze încă - jobul / gradul tău și alți oameni se bazează pe tine. Dacă nu vi s-a întâmplat asta vreodată, știm cu toții despre cineva cu care s-a întâmplat. Este de bun simț să faceți backup, așa că faceți-l! Este gratuit (în mare parte) și nu există niciun motiv să nu faci acest lucru, cu excepția propriei lene, ceea ce este doar patetic, care îi permite să-i iasă în cale. Știți că veți regreta acele vremuri în care nu ați făcut backup, dacă vi s-a întâmplat ceva de genul, așa că de ce să nu preveniți toate stresul și să faceți lucrurile chiar de la început.

Există mai multe modalități de a parcurge acest lucru. În primul rând, au mai multe locații ale aceluiași fișier în surse diferite. Deci, dacă aveți fișierul pe computer, aveți și pe o unitate flash. Dacă intenționați să aduceți doar o unitate flash pentru a conecta la un computer diferit pentru a oferi prezentarea, încercați să utilizați un serviciu cloud Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Care Cloud Storage este cel mai potrivit pentru tine?Ați schimbat modul în care credeți despre stocarea în cloud? Opțiunile populare ale Dropbox, Google Drive și OneDrive au fost alături de alții. Vă ajutăm să răspundeți ce serviciu de stocare în cloud trebuie să utilizați. Citeste mai mult precum Dropbox, SugarSync, SkyDrive sau Google Drive. Există și o multitudine de alte servicii, dar acestea sunt alegerile mele preferate, SugarSync fiind favoritul meu personal SugarSync: Cel mai bine completat serviciu de copiere și sincronizare a fișierelorBackup-ul fișierului nu este o conversație sau un subiect nou prin orice mijloace. Dacă căutați „backup de fișiere” pe Google, veți fi probabil copleșit de servicii și articole pe această temă. Este o vastă ... Citeste mai mult . O altă opțiune este să ai atât un hard disk portabil, cât și o unitate flash (sau două de același tip de dispozitiv), în acest fel, dacă nu sunteți sigur de fiabilitatea unei conexiuni la Internet, mai aveți un de rezervă. Nu sunt deloc Cum faci backup, la fel de mult ca tine do si este de încredere.

În plus, salvați pe măsură ce tastați scriptul dvs. PowerPoint și prezentare. Denumiți fișierele de la început și apoi pur și simplu folosiți „Ctrl + S” pe măsură ce tastați. Nu pot număra de câte ori am făcut asta doar în acest articol. Chiar dacă vă gândiți la salvarea mijlocului - faceți-o. Durează doar o secundă și economisește ore de frustrare.

Concluzie

Pentru recapitulare, nu uitați că există multe lucruri pe care le puteți face pentru ca PowerPoint-ul dvs. să fie mai plăcut să citiți și să înțelegeți pur și simplu. Acestea fiind spuse, celelalte 50% din greutate sunt determinate de cât de bine prezentați materialul. Ambele trebuie să fie la unison pentru a capta și a păstra atenția publicului pentru a vă asigura că înțeleg pe deplin conținutul pe care l-ați lucrat atât de mult pentru a-l pregăti. Dar nu se oprește acolo. Trebuie să concentrați conținutul la nevoile și interesele publicului. Dacă nu este interesul lor particular, puteți compensa acest lucru prin domeniile de prezentare a conținutului în sine, utilizând analogii pentru a le raporta la ei cât mai mult posibil și la propria personalitate. Aceste lucruri combinate cu încrederea obținută prin studierea repetitivă a scenariului de prezentare vă vor asigura audiența dvs. rămâne intrigată. În cele din urmă, nu uitați să faceți backup. Poate părea o problemă, dar amintiți-vă doar că este mult mai mult când trebuie să recreați tot ce ați pierdut.

Pentru sfaturi mai utile, consultați 10 sfaturi PowerPoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale 10 sfaturi PowerPoint pentru pregătirea unei prezentări profesionaleUtilizați aceste sfaturi Microsoft PowerPoint pentru a evita greșelile obișnuite, pentru a menține publicul angajat și pentru a crea o prezentare profesională. Citeste mai mult de Tina și Regula 10-20-30 a PowerPoint de Guy Kawasaki.

Credit imagine: Mâinile se întrerup prin alb prin Shutterstock | Jucărie galbenă prin Shutterstock | Drumuri drăguțe cu furculiță Concentrare prin Shutterstock | Ilustrație de om de afaceri prin Shutterstock