Accesarea fără hârtie: soluții pro, contra și soluții digitale

Publicitate

birou fără hârtie Viitorul este aici - ghidul dvs. pentru a avea o viață fără hârtie astăziFără hârtie - un termen care este folosit destul de des acum zile. Dar ce înseamnă? Și în ce măsură se aplică? Cu siguranță, toți folosim încă hârtia într-o oarecare măsură, în ciuda avansurilor ... Citeste mai mult pare că se prinde în sfârșit. În parte, acest lucru se poate datora și mai mult ideea populară a minimalismului Cum să fii un minimalist eficient în viața ta de zi cu ziTot mai mulți oameni aleg să îmbrățișeze minimalismul. În anumite situații, acest lucru poate provoca rău frustrant în viața ta de zi cu zi. Cu o planificare minimă nu trebuie să ajungă la asta. Citeste mai mult . Dar este totul un nirvana salvatoare de copaci sau un coșmar de proporții A4?

Cercetăm pro și contra, împreună cu sfaturi acționabile, astfel încât să vă puteți ridica propria minte și să continuați imediat cu ea.

Avantajele unui birou fără hârtie

Aruncăm mai întâi o privire la avantajele de a spune adios pe hârtie.

Scăparea aparatului de fax depășit

În ciuda faptului că aparatul de fax a fost transformat într-un dispozitiv arhaic, există încă unii care insistă să stea agățat de unghiile lor. Acestea sunt persoanele care au numărul de mașină de fax afișat în mod vizibil pe cartea de vizită. Acestea sunt persoanele care nu pot accepta că a fost inventat ceva numit „e-mail” și, în consecință, se îneacă sub o mare de hârtie fax.

Dacă cineva ca acesta insistă absolut asupra faptului că ceva TREBUIE să vă fie trimis prin fax, atunci există modalități de acomodare a acestora, fără a fi nevoie să faceți față blocajelor de hârtie și copaci căzuți în conștiința voastră. Numeroase servicii online vă pot atribui un „număr de fax virtual”, iar cealaltă persoană poate trimite fax la acest număr. Fax-ul este apoi transformat într-un atașament de e-mail și trimis către dvs. prin interwebs.

Dezavantajul este că planurile gratuite pentru aceste site-uri sunt incredibil de limitante. Pentru a obține orice serviciu decent, va trebui să plătiți pentru un plan lunar.

Unele dintre cele pe care trebuie să le privim includ Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, și FreeFaxtoEmail.

Având mai mult spațiu spre tango

În momentul de față, am mai multe cutii pline de documente care se întorc în urmă cu 15 ani. Ei stau în biroul meu așteptând să fie scanate, astfel încât în ​​final să pot rupe originalele de hârtie. Între timp, în timp ce cel mai bun prieten al meu Procrastinate rămâne alături de mine, sunt în permanență trecând peste cutii, lovindu-mi șoldurile împotriva lor și în general înjurându-mi capul.

Când în sfârșit mă apuc să scanez hârtia, o să am o petrecere uriașă de mărunțit și o băutură de fiecare dată când un document trece prin tocător (până la sfârșit, voi fi total lipsit de urlete). Dar ceea ce visez cu adevărat este să am o cantitate imensă de spațiu în biroul meu. Pot folosi acel spațiu pentru a începe să dansez sau pentru a lupta câinele. Și reamintește-mi ce culoare este podeaua mea.

Dacă sunteți o companie care cheltuiește mulți bani în spațiul de stocare pentru documentele dvs., gândiți-vă doar la cât veți economisi, scanând acele documente și arzând întregul lot. Moralul angajaților va trece prin acoperiș.

Salvarea mediului de la noi

Avantajul cel mai evident este desigur mediul. Prea mulți copaci sunt tăiați și pădurea tropicală Amazon dispare în parte pentru a alimenta industria de celuloză și hârtie. Orice putem face pentru a încetini acest lucru este, evident, o veste bună pentru planeta pe care trăim. Tipărim prea mult și se risipește prea multă hârtie. Trecând într-un mediu fără hârtie, puteți face un pic pentru mamă natură.

daca tu TREBUIE să imprime ceva Sfaturi și instrumente de top pentru a ajuta la imprimarea paginilor webOricât de greu încerci să mergi fără hârtie, uneori trebuie doar să imprimi pagina respectivă. Poate fi pentru instrucțiuni, un articol pentru clasă, un fișier pentru o întâlnire la locul de muncă etc. La fel de... Citeste mai mult , atunci există modalități de a reduce cantitatea de hârtie și cerneală pe care o utilizați. Servicii precum PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, și Printliminator vă va ajuta să eliminați orice elemente inutile dintr-o pagină înainte de a o tipări, cum ar fi reclame. Dar, acolo unde este posibil, scanează și e-mailează.

Hârtia nu durează pentru totdeauna, dar fișierele digitale vor

Este un fapt de viață că hârtia nu durează pentru totdeauna. Carta Magna nu pare a fi la fel de proaspătă ca la prima scriere. Jurnalul Annei Frank începe să se rumenească și să se onduleze la margini. Hârtia pur și simplu începe să se descompună, având în vedere că a trecut suficient timp.

Deci, cu alte cuvinte, este un mod teribil de a stoca informații pe termen lung. Niciodată nu poți fi sigur când se va rumeni, se va estompa, se va estompa sau va fi pur și simplu o ceașcă de cafea aruncată peste tot. Dar un fișier digital? Cu condiția să îl păstrați într-un format popular, cum ar fi PDF sau TXT și faceți copii de rezervă obișnuite 5 fapte de rezervă pentru fiecare utilizator WindowsNu ne obținem niciodată să vă reamintim să faceți copii de rezervă și să vă păstrați datele în siguranță. Dacă vă întrebați ce, cât de des și unde ar trebui să faceți o copie de rezervă a fișierelor dvs., avem răspunsuri directe. Citeste mai mult , va fi întotdeauna acolo când vei avea nevoie. În douăzeci sau treizeci de ani, va arăta în continuare la fel ca atunci când ai făcut-o prima oară.

Angajații pot lucra de la distanță

Problema cu hârtia este că într-un mediu de birou, dacă doriți ca colegii din alte locații geografice să aibă o copie, trebuie să o trimiteți prin poștă cu melc. Acest lucru necesită timp (cu atât mai mult dacă oficiul poștal îl pierde). Timpul în multe cazuri înseamnă bani pierduți, oportunități întârziate și creșterea frustrării.

Dacă fișierele sunt digitalizate, acestea pot fi introduse online într-o companie intranet Configurați-vă rapid propria intranetă de acasă cu ocPortalV-ați gândit vreodată cum ar fi să aveți o „pagină portal” pentru familia dvs., la fel cum multe companii oferă angajaților? Nu ar fi convenabil să existe un depozit central bazat pe web ... Citeste mai mult sau wiki 4 dintre cele mai bune Wikis-uri personale pentru a vă menține organizatCe se întâmplă dacă există un software wiki conceput pentru a vă ajuta la nivel personal? Ai putea să-l folosești pentru orice, de exemplu pentru a-ți contura romanul, pentru a urmări proiectele de îmbunătățire a casei sau pentru a planifica ... Citeste mai mult . Sau pot fi trimise prin e-mail sau pot fi introduse într-un folder de stocare în cloud. Acest lucru le permite colegilor din celălalt birou să obțină imediat copia lor, fără a mai fi nevoie de așteptare. Dacă documentul este încărcat pe un site de colaborare 10+ Instrumente de colaborare fără înregistrare pe care le puteți utiliza în 10 secundeColaborarea online vă poate economisi timp și bani. Colaborarea rapidă poate economisi un pic mai mult. Aceste instrumente sunt gata de a merge atunci când sunteți. Nu este necesară înregistrarea. Citeste mai mult cum ar fi Google Docs sau Dropbox, atunci toată lumea din toate locațiile pot începe să lase feedback în timp real.

Contra unui birou fără hârtie

Dar a merge fără hârtie nu este întotdeauna paradisul în care este făcut. Tehnologie pentru salvare!

Scanare la fiecare. Singur. Bucată. De. Hârtie.

Chiar în afara liliacului, acesta este cel mai enervant lucru pentru întreaga întreprindere. Găsirea energiei și înclinația de a sta și de a scana fiecare bucată de hârtie. Este obositor, consumă mult timp și destul de sincer, mai degrabă ar fi bine să urmăriți reluările Baywatch la TV.

Există însă câteva lucruri pe care le poți face pentru ca munca să fie mai ușoară. Mai întâi, revizuiește fiecare bucată de hârtie și pune-o într-una din cele trei grămadă - cu siguranță scanează, poate scanează, și rupe în bucăți. rupe în bucăți chestii... bine ...

Puteți scăpa probabil de facturile plătite, chitanțele pentru lucrurile în care garanția a expirat de mult, manuale de instrucțiuni (șansele sunt producătorul a încărcat o versiune PDF Nu puteți găsi un manual de utilizare pentru echipamentul dvs.? Căutați pe aceste site-uri de specialitateTipul meticulos cu previziune va scana manualul de utilizare și va păstra o softcopie în computerul său sau va căuta o softcopie care este de obicei disponibilă ca PDF pe site-ul producătorului. Există o a treia ... Citeste mai mult pe site-ul lor), depozitele de depozit bancar (dar NU declarațiile) și altele. Aruncă un ochi critic peste el și decide „am într-adevăr nevoie să păstrez acest lucru?“.

Poate Scanează este pentru lucruri de care nu sunteți sigur încă și nu doriți să vă grăbiți să luați o decizie. Păstrați-le pe cele de-alături.

Vei afla atunci că Cu siguranță Scanați pile este probabil mai ușor de gestionat. Acum creați foldere pe computer (Impozite, asigurări, plăți, etc) și când scanați un document, mutați-l imediat în folderul relevant și adăugați un nume descriptiv.

Există aplicații care pretind că vă grăbesc procesul (rezultatele sunt amestecate după părerea mea). Evernote are scanare, care detectează marginile documentului atunci când îndreptați camera smartphone-ului spre el. Există, de asemenea, Photomyne, dacă scanează fotografii. AlternativeTo are unele alternative bune la Scannable dacă căutați altceva. Îmi place în special ScanBot Cele mai bune aplicații de primire pentru scanarea, urmărirea și gestionarea facturilorAceste aplicații de scanner de primire vă vor ajuta să scanați, să economisiți și să organizați fiecare factură pentru nevoile dvs. personale sau de afaceri. Citeste mai mult .

Amintindu-ne să întorc totul

Cu cât scanați mai mult, cu atât este mai important sprijini totul Ghidul de rezervă și restaurare WindowsSe întâmplă dezastre. Dacă nu sunteți dispus să vă pierdeți datele, aveți nevoie de o rutină bună de backup pentru Windows. Vă vom arăta cum să pregătiți copii de rezervă și să le restaurați. Citeste mai mult . Pentru că, dacă computerul decide să se sinucidă sau să se autodistrugă, să nu ai copii de rezervă înseamnă să nu ai absolut niciun fișier. Și în multe cazuri, acesta poate fi un dezastru neimigrat (mai ales dacă ați pierdut documente fiscale). Multe companii din experiența mea oferă copii de înlocuire a documentelor la un preț și este posibil să vă decideți să faceți acest lucru. Dar puteți dormi mai ușor noaptea dacă aveți o soluție de rezervă în apropiere sau de la distanță (sau ambele).

Cel puțin, ar trebui să aveți un hard disk portabil (obțineți cel puțin 1 terabyte de spațiu). Daca ai un computer Windows Ghidul de backup al datelor cu Windows Ultimate Windows 10Am sintetizat fiecare opțiune de rezervă, restaurare, recuperare și reparare pe care am putea-o găsi pe Windows 10. Folosește sfaturile noastre simple și nu dispera niciodată din cauza datelor pierdute din nou! Citeste mai mult , descărcați și utilizați SyncToy, SyncToy: Soluția simplă de backup și sincronizare Microsoft [Windows]Dacă aveți fișiere pe computer, trebuie să faceți backup. Pur si simplu. Mulți dintre noi suntem familiarizați cu backup-ul și există o mulțime de metode și programe de utilizat. Un alt aspect care ... Citeste mai mult un instrument de backup extrem de ușor. Utilizatori Mac Ultima triplă soluție de rezervă pentru Mac [Mac OSX]Ca dezvoltator aici la MakeUseOf și ca cineva care își câștigă întregul venit din munca online, este corect să spun că calculatorul și datele mele sunt destul de importante. Sunt create perfect pentru productivitate cu ... Citeste mai mult va gravita probabil la Mașina timpului Partiți și folosiți hard disk-ul mașinii dvs. de timp pentru a stoca fișierele prea multDacă hard disk-ul Mac-ului tău este mic și hard disk-ul tău de timp este mare, ar putea merita să folosești unitatea atât pentru backup, cât și pentru stocare. Citeste mai mult . Orice ai decide să folosești, trebuie să configurezi un fel de sistem automatizat pentru backup-ul fișierelor în același timp în fiecare zi, fără a eșua.

În mod ideal, ar trebui să aveți și o copie de rezervă la distanță, doar în cazul în care locul dvs. este inundat sau incendiu. Dar înainte de a trimite fișierele dvs. valoroase în cloud, asigurați-vă că le criptați într-un folder special 5 Instrumente eficiente pentru a cripta fișierele secreteTrebuie să acordăm o atenție mai mare ca niciodată înainte de instrumentele de criptare și orice sunt concepute pentru a ne proteja confidențialitatea. Cu instrumentele potrivite, păstrarea datelor noastre în siguranță este ușoară. Citeste mai mult primul. WinRAR și WinZip pot cripta fișiere, așa cum se poate Veracryptși predecesorul său depășit, TrueCrypt TrueCrypt este mort: 4 alternative de criptare a discului pentru WindowsTrueCrypt nu mai este, dar, din fericire, există și alte programe utile de criptare. Cu toate că este posibil să nu fie înlocuitori exacti, ar trebui să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Citeste mai mult . Posibilitățile de cloud includ Dropbox, Google Drive, Box și SkyDrive.

Găsirea unei baze de date cu tehnologie de tip OCR

După ce ați scanat totul, puteți parcurge traseul de a avea folderele și subfolderele sortate în categorie de date și luni (și chiar și folderele de zi, dacă doriți cu adevărat să vă precizați). Sau ușa numărul doi găsește un fel de bază de date Tehnologie de tip OCR 4 Instrumente OCR online gratuite supuse testului finalCu avansuri în tehnologia OCR, convertirea textului și a imaginilor din documentul dvs. PDF scanat în formate de text editabile este mai ușoară. Am testat câteva instrumente OCR gratuite online, astfel încât nu va trebui. Citeste mai mult .

OCR reprezintă recunoașterea optică a caracterelor și este tehnologia care citește textul imprimat pe o pagină și este este capabil să convertească acel text în text cu capacitate de copiere, sau vă poate returna rezultate, pe baza cuvintelor cheie pe care le oferiți aceasta. Aceasta este tehnologia care conduce Evernote Cum se utilizează Evernote: Manualul neoficialÎnvățarea cum să folosiți Evernote pe cont propriu durează mult timp. Acesta este motivul pentru care am creat acest ghid pentru a vă arăta cum să profitați la maxim de cele mai importante funcții Evernote. Citeste mai mult , și este ceea ce Proiectul utilizează Gutenberg Proiect Gutenberg: Mai mult decât cărți gratuiteSite-uri precum Project Gutenberg, care are peste 45.000 de cărți oferite (la momentul scrierii), se vor asigura că nicio carte nu va dispărea cu adevărat. Descoperirea unor opere de literatură obscure este acum mai ușoară ca niciodată. Citeste mai mult pentru a scana toate textele din domeniul public în cărți electronice. Text în ambele documente și imagini Cele mai bune 5 instrumente OCR pentru extragerea textului din imaginiCând aveți reams de hârtie, cum puteți transforma tot textul tipărit în ceva pe care un program digital va putea să-l recunoască și să-l indice? Păstrați un software OCR bun de aproape. Citeste mai mult poate fi găsit, recunoscut și adus la dvs. în rezultatele căutării atunci când introduceți acest cuvânt.

În scopul căutării documentelor scanate, este clar că trebuie să găsiți o modalitate de a putea cu ușurință să extrageți imediat ceea ce aveți nevoie. Deci, dacă parcurgi ruta OCR, trebuie să decizi. Aveți de gând să plătiți Evernote o taxă anuală și aveți încredere în documentele dvs. sensibile? Sau aveți de gând să descărcați ceva în loc și să îl păstrați pe computer.

Sunteți un cunoscător de hârtie sau un deviator digital?

Întotdeauna există argumente pro și contra, dar unii oameni pot tolera un con mai mult decât alții. Deci, totul se reduce la ceea ce ești pregătit să accepți.

Acum scanează totul fără rost și pierde timpul? Sau digitalizarea este calea viitorului? Ce spuneti voi, cititori?

Credite imagine: Om de afaceri afundat prin Shutterstock.com, toate celelalte imagini fără atribuții din PixaBay