9 Formate rare de fișiere de birou pe care trebuie să le cunoașteți

Publicitate

DOC, XLS, PPT - să vedem ce se află dincolo aceste tipuri de fișiere Microsoft Office pe care le-am folosit de vârstă.

Ați fost atent la unele dintre opțiunile de format de fișier necunoscute care apar în suita de birou când încercați să salvați un fișier? Sau ați primit fișiere de la cineva din unul dintre aceste formate și ați găsit fișierele „necitibile”? Suntem aici pentru a vă spune mai multe despre acestea tipuri de fișiere cu aspect ciudat Cum să deschideți tipuri de fișiere ciudate în WindowsCalculatoarele cunosc mii de formate de fișiere diferite. Uneori, atât tu, cât și Windows, aveți neînțeles cu privire la modul de a deschide un fișier ciudat. Iată cum puteți descoperi cum să deschideți aceste fișiere. Citeste mai mult .

Notă: Opțiunile de format de fișier disponibile pentru dvs. pot varia în funcție de suita de birou pe care o folosești Ce suită Office este cea mai potrivită pentru tine?Veți fi apăsat pentru a găsi o ocupație care nu necesită procesarea cuvintelor sau a numerelor. Și s-ar putea să vă întrebați, este Microsoft Office într-adevăr cea mai bună soluție? Iată opțiunile dvs.

Citeste mai mult . Apartamentele de birou online au de obicei mai puține opțiuni. Microsoft Office - programul original de birou - le are pe toate.

Câteva condiții utile legate de birou, care trebuie păstrate în minte

Înainte de a explora diverse formate de fișiere, aruncăm o privire rapidă asupra unor „Officepeak” care vor fi utile atunci când aveți de-a face cu programele Office. Ia nota dacă nu cunoașteți deja acești termeni.

1. Formate de fișier vechi: Acestea se referă la formate de fișiere care nu mai sunt dezvoltate (dar ar putea continua să fie utilizate).

2. OOXML sau OpenXML: OOXML înseamnă Office Open XML - un format de fișier pe care Microsoft l-a introdus în 2007. Nu o confundați cu Open Office XML, care a fost un format de fișier dezvoltat ca parte a suitei open-source Office Birou deschis.

3. Workbook: Un registru de lucru este doar un fișier Excel care conține una sau mai multe foi de lucru sau foi de calcul.

4. Macro: Un macro este un program minuscul care vă poate ajuta să automatizați sarcini repetitive în Excel. Când înregistrați o macrocomandă, este ca și cum ați crea o secvență de instrucțiuni folosind apăsări de taste și acțiuni de mouse. După ce salvați și rulați macrocomanda, execută acea secvență fără să vă solicitați introducerea.

5. Adauga la: Un add-in extinde funcționalitatea programului Office cu câteva funcții suplimentare utile. De exemplu, acest supliment 2003 / XP [Nu mai este disponibil] vă permite să eliminați datele ascunse (cum ar fi comentariile) din documente.

DOCX, XLSX, PPTX

Acest set de extensii de fișiere, care se întâmplă să fie în OpenXML, a devenit implicit în Microsoft Office 2007, înlocuirea formatelor DOC, XLS și PPT în Microsoft Word, Microsoft Excel și Microsoft PowerPoint, respectiv.

Dacă ați folosit întotdeauna DOC, XLS și PPT, acest nou set ar putea lua unele obișnuințe.

Dragă Powerpoint:
Ca utilizator Mac, m-am săturat să mă ocup de problemele de conversie la conferințe.
.xlsx și .docx și-au dat seama, de ce nu tu?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 februarie 2016

Veți observa că fișierele în formate mai noi au dimensiuni mai mici decât cele corespunzătoare din formatele vechi. Acest lucru se datorează faptului că vin cu un mecanism de compresie fără pierderi. Pentru a partaja aceste fișiere cu persoanele care folosesc versiuni mai vechi ale Microsoft Office, puteți alege să salvați fișierul OpenXML în versiunea moștenită corespunzătoare prin intermediul File> Save As.

Daca esti rularea unei versiuni de Microsoft Office înainte de 2007 Încă puteți cumpăra Microsoft Office 2003 online și vă arătăm undeÎn timp ce Office 2016 este în curs de desfășurare, unii oameni încă își doresc în schimb Office 2003. Iată cum să rezolvi 2003. Citeste mai mult , puteți vizualiza și edita fișierele OpenXML cu ușurință instalând acest pachet de compatibilitate Microsoft Office [Nu mai este disponibil]. Sau l-ai putea lăsa pe Saikat să te convingă upgrade la Microsoft Office 2016 13+ motive pentru care ar trebui să faceți upgrade la Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 este aici și este timpul să luați o decizie. Întrebarea de productivitate este - ar trebui să faceți upgrade? Vă oferim noile caracteristici și motivele mai proaspete pentru a vă ajuta ... Citeste mai mult .

Unele alte suite de birou, cum ar fi Google Docs, acceptă și formate OpenXML, deci nu ar trebui să aveți probleme în importarea unui fișier XLSX în Google Docs.

Apropo, aceste formate OpenXML sunt esențial fișiere cu zip, care conțin foldere separate pentru media, fișiere XML etc. Acest lucru înseamnă că, de exemplu, puteți vedea conținutul unui fișier DOCX redenumind extensia de la DOCX la ZIP. Este destul de convenabil când trebuie să accesați o imagine încorporată în fișierul DOCX fără de fapt trebuie să citiți fișierul în formatul respectiv.

ODT, ODS, ODP

Acest trio de tipuri de fișiere se află în formatul Open Document (ODF), care este un format de fișier standardizat, care nu are restricții de utilizare de orice fel. Aceasta înseamnă că orice companie poate implementa acest format ca parte a software-ului său. Nu este de mirare că ODF este utilizat în diferite programe de birou, atât de tip proprietar cât și open source, inclusiv Birou deschis, documente Google, LibreOffice, Suita Office Zoho, și AbiWord.

Dacă executați Office 2010 și versiuni ulterioare, veți putea deschide fișierele ODT (pentru procesarea textelor), ODS (pentru foile de calcul) și ODP (pentru prezentări), deoarece aceste versiuni vin cu suport nativ pentru fișierele ODF. Pentru versiunile anterioare ale Microsoft Office, acest supliment gratuit OpenXML / ODF Translator disponibil pe SourceForge vine la îndemână.

Desigur, dacă doriți să citiți un fișier ODF unic, este posibil să îl încărcați în Google Docs și să îl vedeți acolo. Puteți chiar descărca fișiere Google Docs în ODF.

Microsoft Office nu acceptă unele dintre caracteristicile sale obișnuite (sau le acceptă doar parțial) în fișierele ODF.

xlsb

XLSB, care reprezintă Excel Bbook Workbook, se comportă mai mult sau mai puțin ca în formatul XLSX, cu excepția faptului că salvează date în format binar. Principalul său avantaj față de XLSX este că foștii reduc dimensiunile fișierului cu o marjă semnificativă și, prin urmare, accelerează operațiunile de citire a scrierii.

Dacă puteți? nu trimiteți un fișier Excel pentru că? este prea mare, salvați-l ca .xlsb. Acest lucru va micșora dimensiunea!

- Sfaturi Google (@GoogleTipsFacts) 17 ianuarie 2016

Dacă doriți să comprimați o foaie de calcul pentru a economisi spațiul de stocare și a facilita transferurile de fișiere, XLSB este o soluție bună. S-ar putea să doriți să salvați un fișier de testare ca XLSB înainte de a utiliza regulat acest format.

Este de părere că XLSB este rar compatibil cu apartamentele de birou dincolo de domeniul Microsoft, așa că ați face bine să te lipiți la un format universal, cum ar fi XLS, în cazul în care intenționezi să partajezi fișierul pe care îl ai economisire. daca tu ști acel destinatar folosește o suită de birou care acceptă XLSB, nu ezitați să o trimiteți în acel format pentru a accelera lucrurile.

Dacă primiți un fișier XLSB, nu îl deschideți decât dacă aveți încredere în expeditor, deoarece fișierele XLSB acceptă macrocomenzi și ar putea conține cod rău intenționat. Desigur, setarea implicită de securitate a Microsoft pentru macro-urile dezactivate este acolo pentru a vă proteja, dar de ce să invitați probleme?

PPS, PPSX

PPS sau Slide PowerPoint este modul de prezentare pentru fișiere PPT (PowerPoint Template). Aceasta înseamnă că atunci când faceți clic pe un fișier PPS, acesta va fi deschis direct ca prezentare de diapozitive - destul de convenabil când doriți lansați-vă într-o prezentare fără să vă plimbați pentru a ajunge la opțiunea de prezentare.

Sfat pentru a face ca oamenii să creadă că sunteți un vrăjitor: redenumiți fișierele dvs. PowerPoint, astfel încât să se termine în .pps înainte de prezentare.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 decembrie 2015

Un PPS nu poate fi editat, adică se vizualizează numai dacă îl deschideți făcând dublu clic pe fișier. Din fericire, convertirea unui PPS într-un PPT (modificabil) și înapoi este la fel de ușor ca redenumirea extensiei de fișiere .pps la .ppt sau invers, după cum este necesar.

Desigur, nu aveți nevoie de conversia de mai sus pentru a edita PPS. Puteți trage și arunca fișierul PPS din Exploratorul Windows într-o fereastră goală PowerPoint. Alternativ, puteți utiliza funcția File> Open opțiune din PowerPoint pentru a deschide o versiune editabilă a PPS. Aceasta se aplică și la editarea fișierelor PPSX.

Pentru combo PPTX-PPSX, conversiile sunt ceva mai complexe. Va trebui să deschideți Microsoft PowerPoint, să folosiți File> Open opțiunea de a deschide fișierul PPSX, apoi utilizați Salvează ca dialog pentru a salva fișierul de prezentare ca PPTX.

Vorbind despre conversii de fișiere, marcaj ghidul nostru pentru convertorul de fișiere Microsoft Office Ghidul complet al convertorului de fișiere Microsoft OfficeDacă ați transformat vreodată un fișier text, cum ar fi PDF în Word, sunteți familiarizați cu această provocare. Uneori este la fel de ușor ca tipărirea, alteori ai nevoie de instrumente speciale. Introduceți acest ghid de convertire. Citeste mai mult pentru informații aprofundate despre conversia între diferite formate de fișiere.

Faceți formate de fișiere comportate

Dacă doriți un mod rapid și de încredere de a vizualiza fișierele online în diferite formate, încercați o soluție de genul rollMyFile sau Docs Online Viewer. Dacă căutați software de conversie, vă recomandăm Zamzar. Este unul dintre favoriții noștri instrumente de conversie gratuite pentru format de fișiere Cum se convertește orice format de fișier online cu instrumente gratuiteDacă aveți nevoie pentru a converti un fișier, aici este lista finală de site-uri la care ar trebui să apelați. Citeste mai mult .

Alte produse Microsoft Office precum Access au propriul protocol pentru salvarea fișierelor, dar deocamdată am ales să ne concentrăm pe cel mai popular trio al Microsoft Office: Word, Excel și PowerPoint.

Când vine vorba de apartamente de birou, un lucru este clar: formatele esențiale ale moștenirii din Microsoft Office nu vor merge liniștit. Chiar și în 2016, DOC, XLS și PPT par să fie cele mai fiabile și mai compatibile formate pentru a salva fișierele, mai ales dacă intenționați să le împărtășiți cu alții.

În ce formate salvați fișierele Microsoft Office? Doriți frecvent probleme de compatibilitate atunci când le împărtășiți cu alții? Cum le rezolvați? Ne-ar plăcea să știm!

Credite imagine: Planificare financiară Raport de contabilitate Conceptul foii de calcul de Rawpixel.com prin Shutterstock, Vorbitor la conferință și prezentare de afaceri. Audiență la sala de conferințe. de Matej Kastelic prin Shutterstock