Întâlniri vs. Întâlniri: Două aplicații Mac pentru gestionarea agendelor și proceselor verbale

Publicitate

Dacă aveți nevoie de agende de ședințe și minute detaliate, cele două aplicații Mac Store - ambele numite Întâlniri - oferă soluții utile care nu sunt disponibile în alte programe OS X.

Întâlniri (12,99 USD) de Exquisitus Inc și întâlniri (19,99 USD) de Comanda Guru fiecare oferă un set de caracteristici similare, cu câteva funcții importante de diferențiere pentru a le deosebi. În ciuda descoperirii recente puterea Evernote pentru organizarea de întâlniri Cum să folosiți Evernote pentru a vă gestiona întâlnirileȘtiați că cele mai noi instrumente și funcții din Evernote o fac o aplicație foarte utilă pentru gestionarea întâlnirilor? Citeste mai mult , fiecare dintre aceste aplicații include funcții care nu sunt încă oferite de behemoth-ul de luare a notelor.

Ambele aplicații pot fi sincronizate între OS X și aplicațiile iOS ale omologilor lor, dar mă voi concentra astăzi pe versiunile OS X.

Întâlnire de către Exquisitus Inc (12,99 USD) [Nu mai este disponibil]

Întâlnirile exquisitus-ului este o aplicație împărțită în trei părți: o secțiune pentru agende și minute (administrată în cadrul

Subiecte active secțiune), un calendar dedicat (etichetat) Tablou de bord), si un Intrare secțiune pentru o listă de memento-uri, elemente de acțiune și subiecte de întâlnire.

Aplicația poate fi puțin dificilă să-ți dai seama când ați început. Pentru a configura o nouă întâlnire, selectați Fișier> Subiect nou întâlniresau faceți clic pe butonul „+” în plus din bara laterală. Spre deosebire de Întâlnirile Guru Command, acest program vă permite să adăugați numele și adresele de e-mail respective din Contacte, care, după cum veți vedea, face ușor să trimiteți agende și minute.

Faceți clic pe micul „+ Punctul agendeiButon ”pentru a adăuga primul punct al agendei pentru o întâlnire. Deși puteți utiliza și scurtarea de la tastatură Shift + Command + G pentru a adăuga un nou element, ar fi și mai bine dacă utilizatorii ar putea apăsa combinația Shift + Return pentru a adăuga rapid elementele din agendă pe măsură ce tastează.

Observați că punctele de pe ordinea de zi pentru această aplicație includ posibilitatea de a adăuga o notă lipicioasă și un atașament la fiecare element și un buton pentru indentificarea selectivă a articolelor din ordinea de zi, două prezentate unic pentru această aplicație particulară. Punctele de pe agenda individuală pot fi, de asemenea, trimise prin e-mail direct din aplicație tuturor sau participanților selectați la întâlnire.

Unul dintre avantajele utilizării acestei aplicații în abordarea Evernote este că punctele de pe agendă pot fi ușor mutate. Acest lucru este util atât pentru crearea agendelor, cât și pentru modificarea agendei la început sau parțial prin ședință.

Crearea proceselor verbale

După adăugarea tuturor articolelor din agendă, faceți clic pe butonul Noua întâlnire buton pentru a configura procesele verbale. După crearea proceselor verbale de ședință, orice modificare la ordinea de zi va trebui să fie modificată manual în procesul-verbal al ședinței, deci ar putea fi o idee bună să creezi doar minute după participanții aprobă agenda.

Un alt plus cu această abordare este că dacă întâlnirile dvs. folosesc în mod regulat aceleași puncte de pe ordinea de zi pentru fiecare întâlnire, puteți pur și simplu să faceți clic pe butoanele Noua întâlnire pentru a crea un nou set de minute pentru viitor reuniuni. Desigur, agenda poate fi modificată și pentru fiecare nouă întâlnire.

Ca și în cazul articolelor de pe ordinea de zi, procesele verbale pot fi trimise prin e-mail, exportate în PDF sau RTF, copiate în clipboard sau configurate pentru Markdown Marcarea aici: Utilizați textul Markdown în Gmail și faceți-l redat [Chrome] Citeste mai mult Formatare HTML. Când agendele sau minutele sunt trimise prin e-mail, Reuniunile inserează automat adresele de e-mail, precum și conținutul întâlnirii. Aceasta este o caracteristică care lipsește din aplicația analizată mai jos.

Adăugarea acțiunilor și a dozelor

Unul dintre cele mai importante scopuri ale întâlnirilor este identificarea ce trebuie făcut și atribuirea termenelor scadente. Întâlnirile exquisitus includ trei moduri utile de a adăuga mementouri. Puteți utiliza funcția Fișier> Acțiune nouă element de meniu, faceți clic pe butonul Elemente de acțiuni în partea dreaptă sus a secțiunii de întâlniri sau adăugați memento-uri în Panoul de bord.

Utilizarea funcției Dashboard permite alocarea de date scadente la elemente, precum și prezentarea altor evenimente și mementouri din calendar.

Ceea ce este util și despre întâlniri este că toate subiectele, agendele și minutele dvs. sunt păstrate într-o singură aplicație și exportate în aplicația echivalentă pentru întâlniri iOS (4,99 USD) [Nu mai este disponibil].

Întâlniri de Command Guru (19,99 USD) [Nu mai sunt disponibile]

Întâlnirile pentru Command Guru pentru Mac au un aspect curat, dar colorat, cu o interfață pe care am găsit-o intuitivă. În ciuda faptului că costă cu 7 USD mai mult decât aplicația Exquisitus, nu este la fel de prezentată pentru configurarea și partajarea agendelor și a minutelor. Din fericire, o versiune de încercare de 30 de zile a acestei aplicații poate fi descărcată de pe site-ul dezvoltatorului.

Pentru a crea o nouă întâlnire, selectați Fișier> Nouși adăugați titlul, data și locația întâlnirii. Există secțiuni ale interfeței de utilizator pentru adăugarea numelor de participanți la întâlnire, elemente de pregătire și agendă, note de discuție, decizii și sarcini. De asemenea, puteți selecta pentru a ascunde secțiunile de care nu aveți nevoie. Acestea sunt foarte utile, iar câteva dintre ele nu sunt disponibile în aplicația Exquisitus.

Din păcate, această aplicație nu se conectează la aplicația Contacte pentru Mac, așa că va trebui să introduceți manual numele și adresele participanților. De asemenea, nu există comenzi rapide de la tastatură pentru adăugarea articolelor din agendă, deși există o caracteristică numită „Task inteligent” care, atunci când este activat, vă permite să introduceți și să adăugați elemente folosind o cheie rapidă atribuită.

Un alt dezavantaj al acestei aplicații este faptul că nu există nicio caracteristică pentru utilizarea elementelor de pe ordinea de zi pentru configurarea proceselor-verbale. Așadar, în esență, trebuie să creezi punctele de pe ordinea de zi pentru discuții, dacă alegi această abordare.

Singura caracteristică de export pentru această aplicație este trimiterea prin e-mail, iar exportul final arată mai bine decât aspectul produs de aplicația Exquisitus. După cum am menționat, acest program nu introduce adrese de e-mail și listează și numele participantului pe verticală, ceea ce ocupă un spațiu inutil.

Ca și aplicația Exquisitus, Meetings se sincronizează și cu aplicația iOS echivalentă Meetings (4,99 USD) prin iCloud.

Concluzie

Ambele aplicații pentru întâlniri oferă o soluție mult necesară, care nu a fost disponibilă anterior în platforma Mac. Și deși există mai multe puternice Aplicații de întâlnire iOS MinuteTaker și întâlniri vă ajută să produceți rapoarte profesionale pentru iPadÎn Ghidul meu gratuit de întâlnire online MakeUseOf, unde am oferit câteva sfaturi pentru planificarea și organizarea de întâlniri pe Web, am făcut referire și la câteva minute, luând aplicații. În timp ce foarte puțini dintre noi ... Citeste mai mult , este minunat că aceste aplicații desktop sunt însoțite de versiuni mobile care sincronizează date, întrucât tastarea iPad nu este ideea tuturor pentru un moment bun. Pe de altă parte, versiunile iPad sunt minunate pentru revizuirea conținutului.

Descarca: Întâlnirile exquisitusului [Nu mai sunt disponibile] (12,99 USD) / Întâlnirile Guru de comandă [Nu mai sunt disponibile] (19,99 USD)

Pentru alte sugestii despre planificarea și organizarea de întâlniri, consultați gratuit nostru Ghid de reuniune online descărcabil Ghid de întâlnire online: software și strategieServiciile moderne de videoconferință sunt ușor de utilizat și sunt disponibile pentru aproape oricine are un computer sau un smartphone. Posibilitatea de a ne conecta și de a ne întâlni cu oamenii online înseamnă că nu mai suntem limitați de locația geografică. Citeste mai mult . De asemenea, ne-ar plăcea să cunoaștem funcții pe care doriți să le adăugați la aceste aplicații pentru întâlniri.