6 moduri de a garanta jigni, furie și enervare cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți

Publicitate

E-mailurile sunt dure. Este într-adevăr greu să descoperiți ceea ce doriți cu adevărat să spuneți într-un e-mail, iar jumătate din timp oamenii aproape întotdeauna vă vor înțelege greșit. O mare parte din problemă se datorează faptului că persoanele pe care le scrii nu îți pot vedea chipul. Ei nu văd zâmbetul pe fața dvs. și nu văd expresia pe fața lor - firească capacitatea umană de a înțelege emoția din cuvinte prin expresia facială este complet nulă într-un an e-mail.

Deci, ce poate înlocui expresia facială și tonul vocii? Cum îți faci mesajul în mod eficient fără să-ți trimiți toți prietenii sau toți cei de la birou să-ți bifeze în mod real?

Scriitorul Peter Drucker a scris odată, „Cel mai important lucru în comunicare este auzirea a ceea ce nu se spune.“ Aș merge cu un pas mai mult decât atât și aș spune că cel mai important lucru în trimiterea unui e-mail este clarificarea suficientă pentru ca destinatarul nu auzi ce nu se spune De fapt, ceea ce provoacă cele mai multe probleme cu comunicarea prin e-mail este atunci când persoana care primește e-mailul interpretează tot felul de lucruri teribile pe care le-ați implicat, chiar și atunci când ați scris doar unul singur linia.

Aceasta este ceea ce duce la ură și nemulțumire. Aceasta este ceea ce creează resentimente. Acesta este motivul pentru care tipul de la masă la întâlnirea de dimineață vă privește cu atenție, pentru că l-ați trimis pe un e-mail pe care l-ați trimis ieri după-amiază, iar acesta l-a luat ca un atac personal.

Crearea unui e-mail perfect

Aici, la MUO, am abordat foarte mult aspectul tehnic al trimiterii de e-mailuri, cum ar fi trimiterea de e-mailuri în mod anonim Cum să trimiteți e-mailuri anonime: 5 metode sigureA trimite un e-mail anonim nu este greu. Și există motive legitime de a utiliza un cont de e-mail anonim. Vă arătăm cum. Citeste mai mult sau e-mailul meu pe trimiterea de e-mailuri de la Excel Cum să trimiteți e-mailuri dintr-o foaie de calcul Excel folosind scripturi VBAModelul nostru de cod vă va ajuta să configurați e-mailuri automate din Excel utilizând scripturi de colaborare (CDO) și scripturi VBA. Citeste mai mult . Dar ce zici de partea emoției a e-mailului? Ce spuneți despre cum vă confruntați cu e-mailurile dvs. și despre modalități mai bune de a vă prezenta cu cuvântul scris care nu va face ca toată lumea să vă bifeze tot timpul?

Ei bine, nu pot suferi multă durere și suferință astăzi aici și să vă spun că acum sunt în măsură să vă ajut. Am făcut aproape orice greșeală care poate fi făcută prin e-mail, începând din primele zile de la facultate, când am încercat să încep o afacere de marketing pe mai multe niveluri, trimitând prin masă pe toată lumea campus. În decurs de o zi, mi-am închis contul timp de 24 de ore și un avertisment mare și urât din partea administratorului mainframe-ului IBM despre ceea ce definește „spam-ul”.

Nu a fost atât de multă lecție despre eticheta de e-mail, deoarece a fost un apel de trezire, prin care e-mailul vă poate într-adevăr să aveți probleme dacă îl gestionați greșit. De-a lungul anilor, am jignit oamenii, m-am jignit și m-am apucat de lupte epice, cu cuvinte. Aș dori să spun că cineva a câștigat - dar nimeni nu a câștigat vreodată. De aceea stau astăzi aici, în speranța de a ajuta viitoarele legiuni ale publicului prin e-mail să pregătească mai bine aceste e-mailuri înainte de a face clic pe butonul de trimitere.

1. Trimiterea unui roman

Unul dintre primele mele păcate vinovate când am început să lucrez ca inginer a fost că aproape mereu voi scrie emailuri care se întindeau pe trei sau patru paragrafe. Motivul nu a fost doar pentru că pot tasta destul de repede, ci pentru că întotdeauna am simțit că dacă aș lăsa detalii, oamenii nu vor înțelege cu adevărat despre ce vorbeam. Acest lucru poate fi adevărat într-un anumit grad și vom ajunge la e-mailuri prea scurte într-un minut, dar trebuie spus ceva pentru simplitate.

Când scrii astfel de e-mailuri complicate, nu reușești să-ți transmiți mesajul într-o varietate de moduri. În primul rând, faptul că ai scris atât de mult implică persoanei că ai puțin respect pentru timpul lor, iar dacă o faci prea des, ești obligat să le enervezi. În al doilea rând, în timp ce un e-mail de 500 de cuvinte organizat în mai multe paragrafe are mult sens tu, cel mai probabil îi confundați pe toți - și le oferiți o migrenă.

Dacă sunteți un cuvânt de cuvânt și aveți tendința de a scrie peste măsură, atunci întoarceți-vă întotdeauna și începeți să lucrați la „tăierea” acestor propoziții. Vedeți modalități noi și creative de a le scurta sau poate le puteți elimina în întregime. Poate oferiți prea multe informații. Spune-le oamenilor ce nevoie să știe, nu ce vrei să știe tu știu. Tu stii?

2. Trimiterea unui e-mail cu două cuvinte

O ofensă opusă noii e-mailuri este unul sau două e-mail-uri cu cuvânt care nu explică nimic deloc. Seamănă când îmi cer copiii la masa de cină, „Cum a fost ziua ta?„După o clipă, un răspuns reticent, "Amenda.„Nu sunt sigur de ce mă deranjează, apăs. “Ce ai făcut, ceva distractiv?”Răspunsul inevitabil, "Nu, nu chiar.”

Sincer nu înțeleg de ce unii oameni chiar se deranjează să folosească e-mailul. Dacă aveți noroc, un e-mail de la această persoană va conține o singură frază completă. Dacă nu ai ghinion, persoana îți va cere să faci ceva pentru ei, dar nu te va deranja să explici exact ce vor să faci. Este ca și cum ai trimite un mesaj de primejdie la un radio atunci când te-ai pierdut în mijlocul pustiei și nu ai informat echipajul de salvare care sunt coordonatele tale.

Este extrem de frustrant, deoarece oamenii trebuie să se străduiască să înțeleagă despre ce vorbești pe pământ. Și mai rău, este posibil să îi forțați să piardă timpul răspunzând la e-mailul dvs., doar pentru a vă cere să elaborați un pic mai mult.

Bănuiesc că majoritatea persoanelor cu această problemă scriu astfel de e-mailuri scurte, deoarece tastarea este un exercițiu atât de chinuitor. Nu toată lumea poate tasta între 60 și 70 de cuvinte pe minut, așa că trebuie să ai puțină simpatie pentru acest grup.

3. Trimiterea unui mesaj de e-mail în masă pentru o persoană

Chiar vrei să bifezi oamenii? Trimiteți un e-mail în masă tuturor celor din biroul dvs. pur și simplu pentru a mustra o singură persoană pentru ceva ce a făcut greșit. Numesc acest e-mail „umilire publică”. De obicei, toată lumea din birou poate ști deja că o anumită persoană a făcut o greșeală, dar managerul nu o poate lăsa în pace. Așadar, ei trimit un e-mail în masă tuturor explicând în detaliu minunat și scrupule de ce o anumită acțiune este atât de greșită de făcut sau de ce acea greșeală specială este atât de rea.

Trebuie să recunosc că în unele dintre rolurile mele de management din trecut, am alunecat în acest comportament. Am văzut că și alți colegi de-ai mei fac asta. Este o greșeală ușoară de făcut, deoarece poate doriți de fapt să vă asigurați că toți ceilalți pe care îi gestionați nu fac aceeași greșeală. Realitatea este că dacă toată lumea știe deja despre asta, persoana care a făcut greșeala este umilită. Dacă nu știu despre asta, toată lumea este confuză și sigură dacă vorbești sau nu despre ele.

Faceți-l simplu - discutați despre problema specifică cu persoana care a făcut greșeala. Apoi, dacă simțiți că este suficient de important pentru toată lumea, trimiteți o notificare, dar faceți-o să sune ca și cum ar fi doar o „FYI” general trimis din conducere superioară - acest lucru înlătură tonul acuzator și îl face mai puțin personal.

4. Folosind adverbe dramatice

Un alt comportament foarte frecvent în e-mailuri - de obicei, de la oameni care sunt foarte pasionați de munca lor în general sau despre un proiect specific care este în discuție. Acest comportament este excesul de adverbe foarte dramatice. Expresii ca, „Acest design este oribil greșit”Sau„Această abordare este dureros vag ” servesc doar pentru a introduce emoția în discuție.

Când te uiți la acele propoziții fără adverbe, poți vedea cât de mult mai de afaceri - și mult mai puțin antagonice - sunt. În caz contrar, te vei confrunta cu o prostie excesivă și dramatică.

Încercați-l fără adverbe. Acest design este greșit. Această abordare este vagă.

Poate că nu va fi pe placul destinatarului, dar nu îi atacă și nu îi stabilește pe defensivă. Este mai profesionist și s-ar putea să fii capabil să te treci ca adult matur, chiar și atunci când nu ești de acord cu cineva.

5. Utilizarea excesivă a vocii pasive

De fapt, abia în cursul carierei mele de scris, am aflat și am înțeles cu adevărat vocea pasivă. Problema învățării despre asta este că începi să o vezi peste tot. Una dintre cele mai răspândite utilizări ale vocii pasive este în e-mail, deoarece vocea pasivă permite unei persoane să se separe de o acțiune.

În loc să spui, "Am condus clientul la aeroport ”, care vă pune responsabilitatea direct pe umeri, puteți scrie, în schimb, „Clientul a fost dus la aeroport. ”

Acesta este un comportament comun în rândul persoanelor care sunt nervoase în ceea ce privește asumarea responsabilității pentru aproape orice, pentru că, dacă ceva nu merge bine, nu vor să fie învinovățite. Aceștia sunt aceiași oameni care se plâng atunci când asumatorii de risc - cei care își asumă responsabilitatea de a face lucrurile - obțin recunoaștere sau promoții. Adevărul este că oamenii văd prin voce pasivă în e-mailuri. Dacă ați terminat o sarcină sau ați îndeplinit un obiectiv, nu vă fie frică să luați credit!

6. Găsește-te pe spate

Ciudat, extremul opus al oamenilor care folosesc vocea pasivă în e-mail tot timpul, sunt oamenii care scriu aproape întotdeauna despre totul la prima persoană. Citind e-mailurile lor, ați crede că un proiect nu a fost un efort de grup, ci a fost o realizare personală. Ați crede că persoana care trimite e-mail-ul a făcut absolut toate lucrările!

Cum recunoști aceste e-mailuri? Numărați aparițiile cuvântului „I”.

Citind un e-mail de la acest tip de persoană, este clar că ei simt că întreaga lume se învârte în jurul lor, și că toată lumea ar trebui să le ofere kudos constant pentru toată munca pe care o fac singură realizat. Aceste e-mailuri lasă invariabil colegii de echipă simțindu-se înșelați și complet neapreciați. Această abordare este calea rapidă către furie și izolare de semenii tăi.

Sunt sigur că există o mulțime de alte tipuri de e-mailuri care îi enervează și îi jignesc pe oameni. Pariez că aveți și propria dvs. listă! Ce fel de e-mailuri te-au oprit cu adevărat? Ce tipuri sunt peeves-ul dvs. de companie? Partajează-ți gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos.

Credit imagine: Om de afaceri concentrat prin intermediul Shutterstock, Formula Maths prin Shutterstock, Tânăra femeie de afaceri prin Shutterstock, Senior Expressive prin Shutterstock, Kid militar prin Shutterstock, Rușine prin Shutterstock