Cum să eliminați datele personale ascunse din Microsoft Office

Publicitate

De fiecare dată când trimiteți un document unui coleg, îl salvați, îl citiți, corectați eventualele greșeli de ortografie și / sau gramaticale și îl trimiteți. Este un obicei obișnuit să intri și, cu siguranță, poți economisi timp și energie în linie, dacă munca ta este constantă. Editorii te vor iubi (nu-i așa ?!). Dar ce zici de celelalte informații pe care le-am putea oferi în mod involuntar atunci când trimitem un document?

Microsoft Office Ce suită Office este cea mai potrivită pentru tine?Veți fi apăsat pentru a găsi o ocupație care nu necesită procesarea cuvintelor sau a numerelor. Și s-ar putea să vă întrebați, este Microsoft Office într-adevăr cea mai bună soluție? Iată opțiunile dvs. Citeste mai mult creează și menține un fișier de metadate atașat documentului. De fiecare dată când îl trimiteți, detaliile dvs. sunt transmise destinatarului și oricine altcineva la care documentul se transmite. Acest lucru este bine în anumite situații, dar în alte momente, poate fi util să curățați documentele dvs. de orice date personale înainte de a le elibera în sălbăticie.

Să aruncăm o privire rapidă asupra modului de spălare a documentelor folosind funcția Document Inspector 10 caracteristici ascunse ale Microsoft Word care vă vor ușura viațaMicrosoft Word nu ar fi instrumentul pe care îl are fără caracteristicile sale productive. Iată mai multe caracteristici care vă pot ajuta în fiecare zi. Citeste mai mult Microsoft Office.

Ce tipuri de informații vorbim aici?

Microsoft Office stochează automat mai multe tipuri de informații personale, împreună cu alte forme de date ascunse. Datele nu sunt imediat evidente. Nu este afișat alături de documentul dvs.; va trebui să-l eliminăm. Documentele de birou pot conține următoarele forme de informații:

• Comentarii, semne de revizuire din modificările urmărite Cele mai bune 20 de aplicații pentru studenți pentru a trece printr-o zi de școalăIndiferent dacă sunteți la liceu sau la facultate, aceste aplicații nemaipomenite ar trebui să se afle în vârful listei dvs. de activități din urmă la școală! Citeste mai mult , versiuni și adnotări de cerneală. Dacă ați colaborat la documentul dvs., este probabil să conțină mărci de revizuire, comentarii și multe altele din procesul de lucru. Aceste fragmente pot permite altor persoane să vadă cine a mai lucrat la document, precum și modificările aduse.
• Proprietățile și informațiile personale ale documentului. Proprietățile documentului se referă la metadatele documentului, cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Proprietățile documentului sunt în mare parte doar informații Office generează și menține automat de fiecare dată când lucrați cu un document. Poate include, de asemenea, informații referitoare la caracteristicile specifice pe care le utilizați cu un document. De exemplu, anteturi de e-mail Ce puteți afla de la un antet de e-mail (metadate)?Ai primit vreodată un e-mail și te-ai întrebat cu adevărat de unde provine? Cine a trimis-o? Cum ar fi putut să știe cine ești? În mod surprinzător, multe din aceste informații pot fi provenite din ... Citeste mai mult , pachetele de rutare, căile de imprimare și informațiile despre calea fișierului sunt comune.
• Antetele, subsolurile și filigranele. Documentele Word și cărțile de lucru Excel pot conține informații în anteturi și subsoluri. În egală măsură, filigranele pot fi adăugate și ascunse.
• Text ascuns. Documentele Word pot conține text ascuns. Adică conținut care a fost formatat ca text ascuns. Dacă nu sunteți sigur, inspectorul de documente îl poate căuta.
• Rânduri ascunse, coloane și foi de lucru. În același sens ca și un document Word, cărțile de lucru Excel pot conține conținut ascuns.
• Conținut invizibil. Cărți de lucru Excel și Prezentările PowerPoint pot conține elemente 7 sfaturi pentru crearea de șabloane PowerPoint profesionaleNimeni nu beneficiază de o prezentare plictisitoare PowerPoint. Folosiți aceste sfaturi pentru a vă asigura că eforturile dvs. le atrage mereu publicul. Citeste mai mult formatate ca obiecte invizibile. Inspectorul de documente le poate localiza pentru dvs.
• Conținut off-slide. Prezentările PowerPoint pot conține, de asemenea, conținut sau obiecte care nu sunt vizibile, deoarece au fost târâte în lateralul diapozitivului. Acest lucru se întâmplă într-o gamă largă de obiecte, inclusiv artă, casete text, butoane și grafică.
• Note de prezentare. Daca esti folosind toate funcțiile PowerPoint 10 moduri creative de a utiliza PowerPoint pentru auto-creștereGandeste in afara cutiei. Demoliți faptul că PowerPoint este doar un instrument plictisitor de prezentare. Să găsim zece utilizări creative pentru aceasta. Citeste mai mult , este posibil să adăugați note luate rapid la prezentarea dvs. S-ar putea să nu doriți să le trimiteți pe nimeni altcineva sau să le faceți să apară în marele moment de prezentare.
• Proprietățile serverului de documente. Documentul poate conține proprietăți suplimentare ale documentului dacă utilizați un site Document Workspace sau o bibliotecă bazată pe serviciile Microsoft Windows SharePoint.
• Date XML personalizate. Documentul dvs. poate conține date XML ascunse; Inspectorul de documente îl poate găsi și elimina.

Evident, aceasta este o problemă doar dacă o considerați una. Majoritatea persoanelor care creează și trimit documente folosind Microsoft Office nu ar trebui să aibă probleme cu informațiile create alături de activitatea lor. Dacă aveți nevoie să vă scăpați de informațiile menționate mai sus, citiți mai departe!

Inspectorul de documente

Inspectorul de documente 10 Setări implicite Microsoft Word pe care le puteți optimizaCâțiva pași simpli de optimizare vă pot amplifica productivitatea cu Microsoft Word. Vă oferim zece setări rapide și ușoare pentru sarcinile dvs. de zi cu zi. Citeste mai mult este un amalgam al tuturor diferitelor servicii de inspectori disponibile Microsoft Office. Principalele lor funcții sunt de a localiza și elimina orice date suplimentare din documentele dvs. Înainte de a utiliza inspectorul de documente, salvați documentul curent.

După ce ați făcut acest lucru, mergeți la File> Info. Vi se va afișa un ecran asemănător cu acesta:

În partea dreaptă puteți vedea unele informații generate de Microsoft Office: pagini, timp de editare, eu însumi ca autor. Pentru a elimina acest lucru, mergeți la Verificați probleme> Inspectați documentul. Vei ajunge apoi în panoul de opțiuni Inspector documente. Verificați opțiunile dorite, urmate de Inspecta. În funcție de dimensiunea documentului dvs., acest lucru ar putea dura un moment.

După ce inspectorul de documente și-a făcut treaba, veți putea să eliminați toate datele ascunse găsite. Priviți lista documentelor. presa Inlătură tot pe secțiunile pe care doriți să le ștergeți.

După ce ați curățat informațiile ascunse din documentul dvs., îl puteți salva. Încercați să-l redeschideți și să scanați din nou pentru a vă asigura că toate datele au fost eliminate. În caz contrar, acum ar trebui să vă lămuriți de orice informații de identificare pe care le-ați trimis neintenționat.

N.B: În Office 2007, inspectorul de documente poate fi găsit la adresa Buton Office> Pregătire> Inspectare document> Inspectare. Asigură-te că salvați-vă munca înainte de a face modificări.

Pot să-l opresc din întâmplare?

Da - dar este o setare specifică unui document, ceea ce înseamnă că va trebui să aplicați setarea la fiecare document creat. Pentru a împiedica Office să salveze metadatele cu fiecare document, mergeți la Fișier> Opțiuni> Centru de încredere> Opțiuni de confidențialitate. În Setări specifice documentului, verificați Eliminați informațiile personale din proprietățile fișierului la salvare.

După cum am menționat, aceasta va opri metadatele din documentul dvs. actual salvat, dar va trebui să îl aplicați din nou data viitoare.

Ridicarea inspectorului de documente

Există un număr mare de motive pentru a elimina informațiile personale dintr-un fișier Office, fie că este o prezentare PowerPoint, carte de lucru Excel sau document Word. La fel de Office 2016 a introdus colaborarea 11 Răspunsuri frecvente la întrebările Office 2016Office 2016 se apropie și ridică multe întrebări. Trebuie să cumpărați un abonament, puteți actualiza acum și puteți reveni la Office 2013? Am compilat întrebări frecvente și oferim ... Citeste mai mult instrumente, poate deveni din ce în ce mai important să curățăm documentele noastre importante înainte de a le trimite.

Cel puțin cel mai puțin, luați în considerare locul în care s-ar putea încheia documentul dvs. și informațiile pe care le oferă în mod involuntar persoanei următoare.

Ștergeți periodic documentele? Care este motivul dvs. pentru curățarea lor? Spuneți-ne mai jos!