The Art of Apology: How to say Sorry with a Email (and mean it)

Publicitate

Toată lumea țâșnește uneori. Încercați cum am putea, nimeni nu este perfect. Când faceți o greșeală care rănește pe altcineva, este bine să vă oferiți scuze.

Deși de multe ori va trebui să-ți ceri scuze personal, uneori poți prefera sau trebuie să spui că îți pare rău prin e-mail. Vom analiza cum să-ți cer scuze profesional într-un e-mail pentru a te ajuta să profitezi din plin de această situație.

Cele trei ingrediente ale unei scuze adecvate

Deși nu există un model universal, un standard general acceptat pentru scuze include trei părți:

1. recunoscând că ai făcut ceva greșit.
2. Simte o remușcare pentru acțiunile și ființa voastră empatică pentru a înțelege cum rănesc cealaltă persoană.
3. Restituire, unde faceți situația corectă.

Vom analiza fiecare dintre aceste trei elemente în timp ce vom parcurge cum să spunem rău într-un e-mail.

Deschizându-vă scuzele

Înainte de a începe să creezi scuzele reale, trebuie să te adresezi persoanei la care scrii. Acest lucru va varia foarte mult în funcție de relația dvs. cu persoana.

Să presupunem că ați făcut o greșeală într-o situație profesională și, prin urmare, trebuie să trimiteți un e-mail de scuză șefului dumneavoastră. Ca exemplu, vom spune că nu ați reușit la timp o sarcină critică, ceea ce a întârziat proiectul pentru toți ceilalți.

În acest caz, un salut adecvat ar fi „Dragă [Nume]”. Dacă îți ceri scuze unui prieten, ceva de genul „Bună [Nume]” sau „Bună [Nume]” ar fi mai potrivit.

Nu uitați nici de subiectul e-mailului. După ce ați nedreptățit pe cineva, s-ar putea să nu fie încântați să vadă un e-mail de la dvs.. A pune ceva de genul „Vă rog să acceptați scuzele mele” sau „Îmi pare rău sincer” în subiectul de referință este o modalitate bună de a clarifica de la bun început pentru ce este mesajul dvs. Nu încercați să devii inteligent cu acronimele de e-mail 15 Acronime pe care ar trebui să le utilizați pentru liniile de subiect captivanteFYI, sunt OOO până la EOD. BTW, PRB în această seară cu Y / N. Dacă nu aveți idee despre ce înseamnă oricare dintre aceste acronime de e-mail, consultați-le și cum le puteți utiliza. Citeste mai mult .

Recunoașterea greșelii tale

După ce ați terminat deschiderea, este timpul pentru prima parte vitală a scuzelor. Aici trebuie să identificați clar problema care s-a întâmplat. Dețineți ceea ce ați făcut; nu încercați să îndepărtați vina pe altcineva sau să nu faceți scuze pentru cele întâmplate.

Iată un exemplu de ce sa nu faci:

Deși știu că am ratat un termen important, nu este vina mea. Lucram cu Paul la acest proiect, iar el mi-a pierdut prea mult timpul punându-mi o grămadă de întrebări fără legătură. De asemenea, computerul meu s-a înghețat de-a lungul săptămânii și nu l-am putut vedea încă. Deci nu totul este din cauza mea.

Chiar dacă cele de mai sus sunt adevărate, aceasta nu înseamnă o scuză bună. Această parte trebuie să vă recunoască responsabilitatea în caz de gafă.

Ceva de genul acesta este mult mai bun:

Îmi dau seama că am ratat un termen crucial. Acest proiect a fost foarte important pentru departamentul nostru și ați avut încredere în mine pentru a-l finaliza în timp util. Știu că eșecul meu de a îndeplini această sarcină la timp a întârziat finalizarea proiectului. Acest lucru reflectă prost echipa noastră și îmi pare rău pentru asta.

Aici ați prezentat clar ce ați făcut greșit, fără să încercați să jucați sau să deviați.

Exprimând remușcări pentru ceea ce ai făcut

Acum, când ți-ai expus în mod clar eroarea, trebuie să arăți conținut pentru ceea ce s-a întâmplat. Rețineți că ceea ce ați făcut a provocat durere, frustrare și alte emoții negative celeilalte persoane.

Faceți evident că simțiți remușcări cu privire la situație. Încercați să vă puneți în pantofi și să înțelegeți cum acțiunile dvs. i-au determinat să se simtă. Nu oferiți o explicație pentru comportamentul dvs. aici. Ideea unei scuze este să repari o relație fracturată, nu să dovedești că ai avut dreptate tot timpul.

Iată un exemplu despre cum să încadrați această parte a scuzelor:

Vreau să-mi cer scuze sincer că nu mi-am îndeplinit obligațiile și nu am îndeplinit sarcina pe care mi-ai încredințat-o la timp. Nu există scuze pentru acest eșec. Nu-mi place să știu că am lăsat echipa mea jos și mă simt groaznic că asta te-a provocat stânjenire atunci când te-ai întâlnit cu clientul.

Exprimarea empatiei oferă autenticitate scuzelor tale. Te ajută să uiți perspectiva pentru un moment și să te uiți la ce se ocupă altcineva.

A face bine

Cuvintele sunt importante, dar acțiunile au mult mai multă greutate. Pentru a arăta că vrei să spui ceea ce ai spus, este important să faci modificări. Acțiunea va face situația corectă (dacă este posibil) sau va arăta că veți face tot posibilul să nu faceți din nou aceeași greșeală.

Continuând cu exemplul nostru de lipsă a unui termen limită, acest lucru ar putea servi drept restituirea scuzei:

Pe viitor, pentru a evita termenele care lipsesc, vă voi vorbi în avans dacă sunt îngrijorat că nu voi putea să fac ceva la timp. Voi fi mai conștient de cât timp îmi iau proiectele critice și sunt dispus să pun ore suplimentare în afara biroului pentru a mă asigura că se vor finaliza. Acest lucru nu se va mai întâmpla.

În unele situații, este posibil să nu știi ce să oferi pentru a compensa comportamentul tău. Dacă este cazul, puteți pur și simplu să întrebați „Ce pot face pentru a face acest lucru corect?”

Ceea ce este cel mai important este să arătați cum veți acționa diferit în viitor pentru a împiedica aceeași problemă să se mai repete.

Închideți-vă scuzele

Acum trebuie doar să înfășurați mesajul. Acest lucru este destul de simplu, dar asigurați-vă că păstrați tonul adecvat. Ar trebui să mulțumiți destinatarului că ați citit mesajul dvs. de scuze și să le doriți bine.

De asemenea, poate fi o idee bună să îi invitați să discute despre ceea ce ați spus mai departe. Acest lucru arată că sunteți sincer și deschis la un dialog suplimentar.

Iată o modalitate de a închide e-mailul profesional de scuze:

Vă mulțumim că ați citit acest lucru. Dacă aveți ceva despre care ați dori să discutați în continuare, vă rugăm să mă contactați pentru a putea lucra.

Cu sinceritate,
[Numele dumneavoastră]

Dacă nu doriți să folosiți „Sinceritate”, alte închideri formale precum „Salutări de bine” vor funcționa și ele.

E-mailul este mediul potrivit?

Ne-am uitat cum să ne cerem scuze profesional într-un e-mail. Dar înainte de a începe să scrii al tău, ar trebui să iei în considerare dacă un e-mail este mijlocul potrivit pentru scuze.

Cu siguranță, e-mailul are beneficii atunci când vine vorba de scuze. Deoarece nu există nici o restricție de timp, vă puteți compune gândurile într-un mod clar și direct. Dacă este necesară o scuză rapidă, e-mailul vă permite să le contactați într-un timp scurt. Și spre deosebire de scuze în persoană, nu trebuie să fii spontan și să reacționezi la ceea ce spune cealaltă persoană.

Dar nu este bine. E-mail-ul este mai puțin personal decât scuze personalizate (sau apel telefonic). În funcție de configurarea companiei dvs., trimiterea unui e-mail poate fi la fel de lașă dacă este posibil să apară în persoană. Nu te ascunde în spatele unui ecran.

Scuze pentru greșelile Mend

A cere scuze corect este o abilitate valoroasă de viață. Nu toată lumea știe să o facă, așa că este ușor să lași cealaltă persoană care se simte chiar mai frustrată decât înainte. Utilizați acest ghid de bază despre cum să spuneți scuze în e-mail și veți fi în drum spre o relație reparată.

Rețineți că obiectivul final al unei scuze este refacerea încrederii încărcate. Ați făcut ceva greșit, iar cei trei pași de mai sus sunt modul în care vă aflați în funcție și îl corectați. Nu face asta despre tine.

În continuare, puteți afla mai multe despre cum să scrii e-mailuri profesionale 5 modalități de a scrie e-mailuri profesionale care economisesc timp și efortEste o abilitate să știi să scrii e-mailuri profesionale care economisesc timp și obțin răspunsuri. Lasă aceste șabloane de e-mailuri să te ajute. Citeste mai mult .