Cât instrumentele de scriere colaborativă îți fac viața mai ușoară

Publicitate

Dacă ați avut vreodată să coproduceți lucrare scrisă, veți ști pe câte niveluri poate fi dificil. Așteptarea partenerului / partenerilor de redactare sau remedierea versiunilor conflictuale ale unui document ar trebui să fie cea mai mică dintre grijile tale. La urma urmei, internetul face ca scrisul colaborativ să devină o briză.

După ce am scris o teză de 100 de pagini într-o echipă de trei, folosind Google Drive, am știut că acest lucru este adevărat. Cu toate acestea, recent nu am reușit să împing Google Drive pentru completarea unui document de mai puțin de 10 pagini într-o echipă de cinci. Am sfârșit prin a trimite documente Word înainte și înapoi, ceea ce aproape m-a înnebunit. Ajutați-vă echipa să evite următoarele probleme, mergând cu un instrument de scriere colaborativă în timp real Prelucrare de texte în Google Docs? 5 sfaturi importante de păstrat în minteÎn cea mai mare parte a vieții mele, Microsoft Word a fost instrumentul de procesare a textului pe care l-ați folosit dacă veți face o muncă serioasă. Sigur, au existat alternative precum Corel WordPerfect și mai târziu pe OpenOffice, ...

Citeste mai mult de la început.

Așteptați unul pe celălalt

Ce se întâmplă atunci când nu utilizați un instrument care acceptă scrierea în colaborare în timp real?

Terminați așteptând unul pe celălalt. O singură persoană va putea scrie sau edita documentul înainte ca următoarea persoană să poată continua. Când urmăriți un termen limită, acest lucru vă va costa timp.

Pentru o colaborare eficientă, membrii echipei au nevoie de acces fără restricții la documentul la care lucrați cu toții. Acest lucru va permite tuturor să scrie sau să editeze în timpul liber. Veți vedea că nimic nu este mai puternic decât să petreceți timpul scriind împreună în timp real pe un singur document, mai ales dacă nu sunteți în aceeași cameră.

Împerecheat cu o comunicare slabă și care lucrează de la distanță, așteptându-ne reciproc săptămânile echipei mele. Din fericire, nu a trebuit să îndeplinim un termen limită. Dar aceasta nu este cea mai grea problemă la care te poți aștepta atunci când lucrezi într-o echipă de la distanță.

Transmiterea formatării versiunilor fiecăruia

Șansele sunt că nu toți utilizați același sistem de operare, același procesor de text sau aceeași versiune de software. Acest lucru poate încurca lucrurile și poate pierde ore de muncă.

Puteți evita problemele de formatare oferind tuturor tuturor același instrument. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este ca toată lumea să lucreze exact în același document pe o platformă neutră de sistem de operare, cum ar fi un procesor de text online.

În echipa noastră, am fost de vină pentru această problemă, deoarece nu folosesc Microsoft Office. De ce aș plăti pentru Word, dacă de obicei am nevoie doar de acesta pentru a deschide documente și dacă există multe lucruri grozave alternative de Office gratuite Cele mai bune 7 alternative gratuite pentru Microsoft OfficeMicrosoft Office este regele apartamentelor de birouri, dar asta nu înseamnă că este cel potrivit pentru tine. Iată alte suite de birou care v-ar putea plăcea mai bine! Citeste mai mult ? Din păcate, am plecat cu o alternativă - LibreOffice - ceea ce nu merge bine cu Word.

Crearea documentelor conflictuale și pierderea modificărilor urmărite

Când oamenii nu se pot aștepta unul pe celălalt, deoarece termenul limită se apropie, veți termina cu diverse versiuni ale documentului. În final, cineva trebuie să se așeze și să îmbine diferitele versiuni într-un singur document. Aceasta nu este doar o pierdere de timp, ci și o sursă de erori.

Mai mult, atunci când re-sincronizați versiunile conflictuale într-un singur document, veți ajunge să pierdeți cel puțin o parte din a urmărit modificările Cum să colaborăm cu modificările de urmărire în Microsoft Word Citeste mai mult și comentarii. Acest lucru poate întrerupe trenul colectiv al gândirii și poate duce la neînțelegeri. Cum poți evita acest lucru?

Din experiența mea, nimic nu se întâmplă atunci când folosești un instrument de scriere colaborativă. În echipa noastră, oamenii s-au impaciat, iar runda finală de feedback și editare a fost făcută în același timp. Aceasta însemna că o persoană a trebuit să îmbine toate documentele, ceea ce a dus aproape la o greșeală jenantă.

Avantajele scrierii colaborative dincolo de evitarea problemelor

Instrumentele de scriere colaborativă pot fi mai sigure decât transferul fișierelor pe internet.

Din cauza problemelor de securitate (NSA și colab.), Multe instituții au restricționat utilizarea instrumentelor precum Dropbox. Deși Dropbox nu este ideal în primul rând, el evită o practică deosebit de bolnavă: trimiterea de documente înainte și înapoi prin e-mail.

În general, e-mailul nu este foarte sigur 7 Sfaturi importante privind securitatea e-mailului despre care ar trebui să știțiSecuritatea internetului este un subiect despre care știm cu toții că este important, dar de multe ori se întoarce în adâncimile minții noastre, păcălindu-ne să credem că „nu mi se va întâmpla”. Dacă... Citeste mai mult pentru partajarea documentelor. Nu numai că e-mailul este ușor de interceptat, puteți, de asemenea, să uitați să includeți pe cineva sau să selectați accidental un destinatar greșit. Introduceți platforme de scriere colaborativă, care pot rezolva toate aceste probleme.

Dacă nu doriți să apelați la servicii de la marile corporații, de exemplu Google Drive sau SkyDrive (în curând să fie OneDrive), alegeți dintre mulți procesoare de text alternative online 5 mari alternative la documentele Google pe care ar trebui să le luați în considerareGoogle Docs are deficiențele sale. Poate doriți să evitați Google pentru probleme de confidențialitate. Sau este posibil să aveți nevoie de funcții diferite. Am găsit cinci alternative excelente și una dintre ele va funcționa pentru tine. Citeste mai mult . Serios despre securitate? Utilizați un instrument de genul EtherPad pentru a configura propria ta platformă de scriere colaborativă, găzduită de sine, privată și bazată pe cloud.

În cele din urmă, după cum am menționat anterior, este o adevărată grabă de lucru la un document, în timp ce observați inputurile creative ale altora în același timp. Atunci intră pe terenul co-creației adevărate și de acolo se naște spiritul de echipă.

Cum colaborezi la documente și la ce trucuri sau instrumente te-au ajutat să te menții sănătos?

Credite imagine: Omul care așteaptă prin Shutterstock