Cum să acorde prioritate sarcinilor cu sistemul de productivitate al matricei Eisenhower

Publicitate

Aplicațiile din lista de activități sunt înfuriate în aceste zile. Știința a dovedit că listele încurajează într-adevăr productivitateași puteți spori și mai mult productivitatea folosind trucuri de genul făcând publică lista de sarcini. Unii oameni chiar își folosesc căsuțe de e-mail ca liste de activități.

Dar ce se întâmplă dacă ați încercat toate acestea și niciunul dintre acestea nu funcționează?

Norocos pentru tine, metode alternative de productivitate 5 noi tehnici de productivitate de care probabil nu ați auzitDacă tot căutați cea mai bună modalitate de a vă spori productivitatea, încercați una dintre aceste alternative mai bune la Pomodoro și GTD. Nu uitați să nu mai căutați odată ce ați găsit o soluție „suficient de bună”. Citeste mai mult exista. Și dacă găsiți că listele obișnuite de a face sunt prea supărătoare sau prea copleșitoare, atunci vă recomandăm să încercați o tehnică veche, dar eficientă, numită Matricea Eisenhower.

Ce este Matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower este o grilă de cutii 2 × 2. Rândul superior este pentru sarcini care sunt „importante”, în timp ce rândul de jos este pentru sarcini care nu sunt „importante”. In acelasi timp, coloana din stânga este destinată sarcinilor care sunt „Urgențe”, în timp ce rândul din dreapta este pentru sarcini care nu sunt „Urgente”. Iată ce arată asta ca:

Pentru majoritatea oamenilor, termenii Importanță și Urgență sunt sinonimi, deci să luăm un moment pentru a defini diferența dintre ei:

• Important - Sarcini care contribuie la obiectivele și valorile dvs. pe termen lung, fie că sunt personale, profesionale etc. Importanța este totul relevanţă. O modalitate de a decide dacă o sarcină este importantă este să vă întrebați: „Pot să-mi ating în continuare obiectivele și să rămân fidel valorilor mele dacă omit această sarcină?”
• urgent - Sarcini care trebuie gestionate până la sfârșitul zilei. Dacă programul dvs. are mai multă libertate, puteți prefera până la sfârșitul săptămânii. În orice caz, urgența este aproape timp. Un mod de a decide dacă o sarcină este urgentă este să vă întrebați: „Când este termenul limită pentru această sarcină?”

Înainte de a putea decide dacă o sarcină este importantă sau nu, trebuie să vă cunoașteți propriile obiective și valori. Pentru mulți, progresul în carieră este un obiectiv pe termen lung, deci sarcinile legate direct de acestea sunt importante. Sau dacă apreciați cel mai mult familia, atunci este important să ajungeți acasă la timp.

Dar cum o sarcină poate fi urgentă, dar nu este importantă? Nu uitați că urgența este numai despre timp. Gândiți-vă la termen. Să presupunem că astăzi este Ziua Internațională a Cafelei și magazinul local de cafea oferă cafele gratuite. Dacă nu profitați astăzi, oportunitatea este pierdută - dar cafeaua gratuită nu are nicio relevanță pentru obiectivele sau valorile dvs. pe termen lung. Este urgent, dar nu este important.

Folosind aceste definiții, devine mai ușor să descrieți tipurile de sarcini care aparțin fiecăreia dintre cele patru căsuțe. Ne putem gândi chiar la matrice în acest fel:

De ce să folosești matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower este pur și simplu o cale prioritizează-ți sarcinile.

Listele de activități sunt foarte bune la urmărire ce trebuie să faceți, dar nu este întotdeauna ușor de determinat care sarcinile au prioritate mai mare. Eu personal nu am folosit niciodată funcția „Prioritate” în nicio aplicație de listă de activități, deoarece întotdeauna ajung să etichetez totul drept „Prioritate ridicată” - și când totul este prioritar, nimic nu este.

În plus, când te uiți la o listă de activități și vezi 30 de sarcini acumulate, cum decizi ce sarcină trebuie abordată? „Începeți cu cel mai ușor”, spun unii. „Nu, începe cu cel mai greu”, spun alții. Dar ce este ușor și ce este greu? Nu este niciodată alb-negru. De multe ori, am pierdut 10, 15 sau chiar 30 de minute doar încercând să-mi aleg sarcina!

Acesta este motivul pentru care Eisenhower Matrix strălucește. Spre deosebire de o listă unică de a face, matricea are prioritate de sine. Îți spune care sarcina de a face mai departe. Reduce încărcarea cognitivă, deoarece doar casetele Now și Later contează cu adevărat. Și dacă ați greșit vreodată de timp, vă ajută să vedeți ce sarcini puteți săriți.

În plus, matricea are alte două avantaje minore. În primul rând, te obligă să fii mai atent la fiecare sarcină. În loc să arunceți totul într-o grămadă mare de dezordine, decideți în mod activ dacă sarcinile merită să vă petreceți timpul în față, păstrând lista reală de activități. În al doilea rând, vă reamintește constant obiectivele și valorile voastre.

Singura problemă este că Eisenhower Matrix poate fi puțin complicat la început. În special, noii utilizatori tind să se încadreze în casetele Delegate și Trivial. Acolo este o curbă de învățare, deci să parcurgem un exemplu practic despre cum să configurați o matrice, să organizați sarcini și să treceți printr-o zi.

Cum se utilizează matricea Eisenhower

Chiar dacă Matricea Eisenhower este conceptual un pătrat din patru căsuțe, practic îl puteți aborda ca patru liste separate pentru a face: o listă Now, o listă delegată, o listă ulterioară și o listă trivială. Cele două liste urgente vin înaintea listelor non-urgente.

Consider că Trello este minunat pentru asta. Configurează o placă pentru fiecare sfera vieții tale (de ex. Personal, profesionist, biserică, hobby) și configurează aceste patru liste în fiecare dintre planșe. Sau dacă nu mai aveți multe lucruri, puteți utiliza o singură placă pentru toate sarcinile. Depinde de tine. Nu-ți place Trello? Considera aceste instrumente alternative Kanban La revedere, Trello! 5 instrumente alternative gratuite pentru Kanban BoardTrello este o aplicație incredibilă pentru gestionarea proiectelor și organizarea sarcinilor. Există însă și alte aplicații kanban care ar putea fi ideale pentru sarcinile tale. Să vorbim despre cele mai bune alternative Trello. Citeste mai mult .

După ce listele dvs. sunt gata, puteți începe să adăugați sarcini:

Să spunem că sunteți un lucrător de birou tradițional care dorește să utilizeze matricea Eisenhower pentru a deveni mai productiv la locul de muncă. Acesta va fi scenariul care conduce restul acestui exemplu, dar ar trebui să fie ușor să aplici aceste concepte în caz contrar.

Ce ai pe farfuria ta astăzi? Primul lucru care îmi vine în minte: e-mailul. Să creăm o sarcină pentru ajungând la inbox zero, care este urgent (e-mailul trebuie golit zilnic) și important (vorbim aici e-mailuri legate de muncă):

Astăzi se întâmplă să fie Ziua Pretzelului la birou și îți dorești o covrigă gratuită cu lucrările. Acest lucru poate fi urgent, dar nu este important:

Șeful tău îți reamintește că raportul de documentare pentru ultimul proiect al echipei tale se datorează până la 16 PM, lucru urgent și important:

De asemenea, el vă reamintește că cererea bugetară a echipei dvs. pentru următorul dvs. proiect este datorată până la sfârșitul zilei vineri. Acest lucru este important, dar nu urgent:

Directorul de birou vine la tine și spune că livrările de hârtie și cerneală scad. Trebuie să efectuați o comandă cât mai curând posibil, dar acest lucru nu are prea multe de-a face cu obiectivele sau valorile dvs. în carieră:

Este începutul verii (în acest scenariu), iar biroul devine prea mohorât cu sezonul umed. Productivitatea fiecăruia s-ar ridica cu un dezumidificator bun, ca să nu mai vorbim de toate alte avantaje ale reducerii umidității 4 Beneficii pentru sănătate ale monitorizării temperaturii și umidității la domiciliuȘtiați că există beneficii pentru sănătate în utilizarea produselor de casă inteligente? Asta e corect. Una sau două achiziții inteligente v-ar putea îmbunătăți drastic calitatea vieții acasă. Citeste mai mult .

Faceți o notă pentru a aduce acest lucru, dar nu este nici urgent, nici important:

În continuare și continuă. Întâlnirile se extind, planificarea trebuie făcută, vă amintiți lucruri pe care doriți să le faceți etc. În cele din urmă, matricea dvs. (adică listele) se va completa, iar cea mai bună parte este că este mult mai puțin intimidant decât o listă principală de sarcini:

Ori de câte ori sunteți liber pentru o altă sarcină, pur și simplu începeți la stânga și deplasați-vă la dreapta. Ar trebui să abordați tot ce există în listele Now și Delegate înainte de a vă referi la listele care nu sunt urgente.

daca tu poate sa delegă, abordează mai întâi lista delegaților și descarcă cât mai multe dintre aceste sarcini. Apoi parcurgeți lista Acum. După ce treci prin lista Acum, consideră ziua ta un succes. Acum puteți obține un început în lista de mai târziu sau puteți încheia ziua mai devreme.

daca tu nu se poate delegat, începe cu lista Acum. Dacă treceți pe lista Now și aveți mai mult timp, aveți de ales: tratați lista delegată ca pe o listă Now, primiți un început pe lista Later, sau terminați ziua devreme. În practică, probabil că veți dori să alternați între sarcinile delegate și cele ulterioare.

La sfârșitul zilei, treceți pe lista delegaților și aruncați toate sarcinile ale căror termene au trecut. Pastreaza-le pe cele pe care le poti face in continuare. Salvați-le pentru mâine.

La începutul zilei următoare, treceți pe Lista târziu și decideți ce sarcini sunt acum urgente. Treceți-le în lista Acum. Faceți același lucru pentru lista Trivial, cu excepția mutării acelor sarcini în lista Delegat. Adăugați toate sarcinile noi care se dezvoltă pe parcursul zilei. Clătiți și repetați.

Când faceți liste nu funcționează pentru dvs.

Rețineți că puteți modifica Eisenhower Matrix oricum doriți. De exemplu, în loc să îl folosiți pentru a vă ghida întreaga zi, puteți sortați-vă e-mailul cu propria matrice Iată cea mai decisivă soluție de sortare a e-mailului de care veți avea vreodată nevoieO soluție simplă de sortare vă va asigura că sunteți întotdeauna pe partea de sus a mesajelor dvs. de e-mail. Aveți nevoie de doar patru etichete sau foldere pentru a vă gestiona mesaje primite și pentru a reduce stresul prin e-mail. Citeste mai mult . Întregul concept de urgență / importanță se poate dovedi util în toate tipurile de cazuri dincolo de muncă și e-mail.

Mulți oameni au obținut un mare succes cu matricea Eisenhower. Dar dacă ați ajuns la acest punct și nu credeți că va ajuta, nu este bine. Căutați în continuare metoda care funcționează pentru dvs. Cand totul e spus si facut, singura tehnică de productivitate care contează Cel mai bun instrument de productivitate este cel pe care îl folosești efectivÎntr-o lume care urmărește productivitatea, fiecare aplicație de producție nouă și strălucitoare promite ceva nou. Dar pierdem ceva când ne schimbăm aplicațiile de productivitate prea des? Citeste mai mult este cel pe care îl folosești de fapt.

Dumneavoastră găsiți Eisenhower Matrix util? Dacă nu, ce tehnică de productivitate folosești pentru a rămâne organizat și înainte? Distribuie cu noi în comentariile de mai jos!

Credit imagine: Amy Bull prin Shutterstock.com