Cum se filtrează în Excel pentru a afișa datele dorite

Deci, aveți mii de rânduri de date într-o foaie Excel și doriți să scanați printre rânduri pentru a găsi un model în coloanele datelor.

Știți că aveți nevoie de un filtru Excel pentru a vă ajuta în acest sens, dar nu știți cum să faceți acest lucru. Aici, vom discuta despre cele mai bune modalități de a filtra foaia Excel și de a afișa datele de care aveți nevoie.

Cum se filtrează în Excel

Să presupunem că aveți o foaie Excel cu trei coloane: grupa de vârstă, regiunea și numărul de vânzări. În acest caz, un filtru Excel poate fi util atunci când doriți să vedeți performanța vânzărilor într-o regiune selectată, pe baza unei anumite grupe de vârstă.

Filtrele Excel pot fi utile și atunci când doriți să creați un grup mai mic înainte graficarea datelor Excel pe o diagramă.

Cum se face o diagramă în Excel

Nu ați creat niciodată o diagramă în Excel? Iată cum să creați o diagramă în Excel și să o personalizați, utilizând cele mai comune tipuri de diagrame.

Să aruncăm o privire la următoarele metode pentru filtrarea datelor în Excel.

Cum se filtrează în funcție de categorii

După ce deschideți foaia de date, faceți clic pe panglica Excel Date.

Apoi, localizați fișierul Sortați și filtrați grupați și faceți clic Filtru. Aceasta pune un buton drop-down pe fiecare coloană a foii de date.

De exemplu, dacă datele dvs. au o coloană de gen, care este o variabilă categorică, puteți decide să vă filtrați datele pentru a vedea doar intrările feminine.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul drop-down din coloana dvs. categorică la alegere (sex în acest caz). În meniul care apare, debifați totul dând clic pe Selectează tot cutie. Apoi selectați valorile după care doriți să filtrați datele și faceți clic Bine.

Această operațiune filtrează datele pe baza listărilor de sex feminin sau a oricăror date categorice la alegere. Puteți verifica apoi colțul din stânga jos al fișierului Excel pentru a vedea numărul de înregistrări din acel filtru.

Deși această opțiune funcționează și pentru numere, este de obicei ineficientă și descurajantă. Asta pentru că numerele pot avea o gamă mai largă de valori. Ca atare, bifarea listei lungi necesită timp.

Cum se utilizează filtrele numerice în Excel

Uneori s-ar putea să doriți să filtrați pe baza unui anumit interval de numere.

Pentru a utiliza filtrul numeric, faceți clic pe Filtru în panglică. Apoi faceți clic pe butonul drop-down din partea de sus a coloanei care conține numerele pe care doriți să le filtrați.

În meniul următor, accesați Filtre numerice și selectați alegerea preferată dintre opțiunile care apar.

De exemplu, dacă doriți să filtrați coloana pe baza tuturor numerelor care sunt mai mici sau egale cu un anumit număr, din Filtre numerice opțiuni, selectați Mai puțin decât.

Puteți utiliza, de asemenea, Și/Sau pentru a adăuga un al doilea filtru pentru numerele dvs.

Clic Bine cand esti gata.

Sunt disponibile o mulțime de opțiuni de filtrare bazate pe număr. Poți să te joci cu ei pentru a vedea cum funcționează.

Cum se utilizează filtrele avansate în Excel

Metoda avansată de filtrare Excel oferă un mod mai flexibil de filtrare a datelor. Cu filtrul avansat, puteți separa rezultatul filtrat de datele sursă prin lipirea în aceeași foaie sau într-o nouă foaie Excel.

Pentru a utiliza filtrul avansat, creați o nouă coloană pe marginea din dreapta a foii. Această nouă coloană este locul în care vă setați criteriile de filtrare. Puteți lăsa un spațiu între această coloană de criterii și ultima coloană a datelor sursă pentru a le separa, dacă doriți.

În coloana criterii, tastați numele exact al coloanei de date sursă pe care doriți să o filtrați; o alternativă mai bună este copierea și lipirea titlului coloanei pentru a evita greșelile.

În rândul următor, tastați valoarea pentru care doriți să filtrați datele pentru coloana respectivă. De exemplu, dacă doriți să vedeți datele pentru toți bărbații în coloana de gen a datelor sursă, tastați „bărbat” sub „sex” în secțiunea criteriilor dvs.

Puteți crea mai multe coloane de criterii pentru a filtra dacă doriți. Pentru aceasta, copiați numele coloanelor dorite din datele principale și lipiți-le după prima dvs. coloană de criterii.

Sub fiecare titlu de coloană, introduceți valoarea datelor pentru care doriți să filtrați.

Poti utilizați funcții Excel Boolean ca mai puțin decât () ca criterii pentru filtrarea numerelor.

După ce ați urmat procesul de mai sus, selectați Date în panglica Excel. În cadrul Sortați și filtrați grup, faceți clic Avansat.

În meniul care se deschide, faceți clic pe săgeata în sus de lângă Gama de liste și alegeți ce porțiune din datele dvs. doriți să filtrați. Sau ignorați Gama de liste câmp dacă doriți să aplicați filtrul la toate datele dvs.

Apoi, plasați cursorul în Gama de criterii și evidențiați coloanele de criterii create anterior: titluri și valori.

Clic Bine pentru a aplica filtrul.

Cum se lipesc rezultatele filtrate cu metoda avansată de filtrare

După cum am menționat mai devreme, puteți utiliza și filtrul avansat pentru a separa rezultatul și a-l lipi în altă parte în aceeași foaie sau într-o nouă foaie Excel.

Pentru aceasta, repetați procesul de mai sus pentru filtrarea datelor cu metoda avansată. Cu toate acestea, de data aceasta, în Filtru avansat meniu, selectați Copiați într-o altă locație.

Apoi, plasați cursorul în Copiaza in și selectați orice celulă din foaia dvs. Excel, apoi faceți clic pe Bine.

Această operație copiază rezultatul filtrat și îl lipeste în locația selectată în foaia dvs. Excel.

Cum să vizualizați rezultatul filtrat cu coloanele selectate în Excel

Dacă doriți doar să vizualizați coloanele selectate în datele filtrate, evidențiați acele titluri de coloane și copiați-le.

Apoi, lipiți titlurile oriunde în aceeași foaie, unde doriți să vedeți rezultatul filtrat.

Repetați procesul de mai sus pentru separarea rezultatelor filtrate cu metoda avansată de filtrare. Dar de data aceasta, odată ajuns la Copiaza in câmp, evidențiați titlurile pe care le-ați lipit.

Apoi apasa Bine pentru a vizualiza rezultatul filtrat sub aceste rubrici.

Cum se utilizează filtrele avansate pentru a lipi rezultatul filtrat într-o nouă foaie Excel

Dacă doriți să lipiți datele rezultate într-o foaie nouă, faceți clic pe Adăuga (+) butonul din colțul din stânga jos al foii Excel pentru a deschide o foaie nouă.

Faceți clic pe orice celulă din noua foaie pentru ao activa.

Selectați Date din panglică, apoi faceți clic pe Avansat pentru a face Filtru avansat pop-up meniu. Selectează Copiați într-o altă locație opțiune.

Plasați cursorul în Gama de liste câmp și săriți în foaia care conține datele sursă. Apoi evidențiați toate datele sursă.

Apoi, plasați cursorul în Gama de criterii, evidențiați criteriile pe care le-ați creat anterior în foaia de date sursă.

Selectează Copiaza in camp. Apoi selectați din nou orice celulă din noua foaie. Clic Bine pentru a lipi rezultatul filtrat pe noua foaie.

Notă: Pentru ca acest lucru să funcționeze, asigurați-vă că activați foaia țintă făcând clic mai întâi pe o celulă din ea.

Legate de: Cum se îmbină fișierele și foile Excel

Profitați la maximum de filtrele Excel

Deși există alte opțiuni pentru filtrarea datelor, Excel este unul dintre cele mai versatile instrumente de productivitate din jur. Deși filtrele Excel pot deveni puțin confuze, este ușor odată ce stăpânești aceste trucuri.

Am discutat aici cele mai comune metode de filtrare a datelor în Excel, dar există și opțiuni mai avansate disponibile dacă vă jucați cu filtrul avansat. Când vine vorba de analizarea datelor filtrate, este posibil să aveți nevoie și de o formulă Excel.

15 formule Excel care vă vor ajuta să rezolvați probleme din viața reală

Excel nu este doar pentru afaceri. Iată câteva formule Microsoft Excel care vă vor ajuta să rezolvați probleme zilnice complexe.

Despre autor