Primul pas al GTD este să îți scoți toate „lucrurile” din cap. Una dintre modalitățile de a face acest lucru este notând totul pe carduri 3x5, iar cel mai bun echivalent digital al cardurilor 3x5 este tehnica Kanban.
Să parcurgem pașii GTD și să vedem cât de bine se potrivesc cu Kanban.
Colectează-ți gândurile
Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, probabil că aveți 100 de sarcini, proiecte, idei și alte lucruri diferite (așa cum o numește GTD) care zdruncină în cap. Să începem prin a crea o căsuță de e-mail pentru a descărca toate acestea.
Vom folosi Trello deoarece este cel mai popular instrument Kanban și oferă un nivel gratuit generos. În plus, Trello are comenzi rapide de la tastatură și o interfață de utilizare bine organizată. Aceasta îl face unul dintre cele mai rapide și mai ușoare programe de utilizat pentru job.
A fi capabil să îți scoți gândurile fără o mulțime de pași suplimentari este vital atunci când faci brainstorming. Dar ești încă binevenit să încerci un alternativă la Trello dacă vrei.
Îți place ideea lui Trello, dar nu și Trello în sine? Aceste aplicații alternative Kanban se integrează cu calendare, e-mail, Slack și multe altele.
Începeți prin a crea o nouă placă și a o numi „GTD”.
În continuare, vom adăuga un Inbox listă pentru a descărca toate lucrurile noastre.
Acum, luați câteva minute și creați un card pentru fiecare gând și idee pe care îl aveți în fundul minții. Începeți făcând clic pe Adaugă un card buton. Apoi tastați prima dvs. sarcină sau idee oricare ar fi și lovită introduce.
Repetați acest proces până când nu vă puteți gândi la altceva.
Configurați liste pentru a se potrivi cu sistemul GTD
Următorul pas este de a determina dacă fiecare dintre articolele din căsuța de e-mail este acționabil. Adică, poți face ceva sau nu?
În primul rând, să creăm două liste pentru elementele care pot fi acționate. Dacă ceva este acționabil, ar trebui să decideți dacă va dura mai puțin de două minute sau nu. Dacă da, ar trebui să lucrați la el cât mai curând posibil.
Dacă nu, va trebui să o descompuneți mai departe într-un alt pas. Cele două liste de care aveți nevoie pentru aceasta sunt „Proiecte” și „De făcut astăzi”.
Clic Adăugați o altă listă, apoi creați cele două liste la fel cum ați făcut cu adăugarea de cărți în căsuța de e-mail.
Dacă un articol nu poate fi acționat, acesta poate merge în câteva locuri diferite. În primul rând, întrebați „Este important acest lucru?” Dacă nu e ceva care te pasionează, îl poți șterge și uita.
În continuare, întrebați dacă este ceva ce ați dori să obțineți într-o zi, dar nu încă. Poate că este un vis îndepărtat. Sau ar putea fi ceva care va fi posibil doar la un moment dat în viitor. Pentru situații ca acestea, creați o listă numită „Într-o zi / Poate”.
Dacă elementul este important, dar este informativ în loc de acționabil, acesta ar trebui să intre într-o listă „Referință”. Kanban este mai potrivit pentru obiecte care pot fi acționate. Deci lista de referință ar trebui să fie o oprire temporară pentru informații până când este mutată într-un loc mai bun, cum ar fi un aplicație web ușoară pentru luarea de note.
Liste de adăugat dacă lucrați cu o echipă
După ce stabiliți că o carte poate fi acționată, este posibil să nu mai puteți acționa. Ar putea fi pentru că aștepți pe cineva să termine altceva înainte de a începe. Sau poate altcineva ar trebui să lucreze la acest proiect.
Pentru primul scenariu, creați o listă „Amânată”. Puteți seta o dată scadentă pentru a obține un memento despre momentul în care ar trebui să se facă proiectul de blocare. Deschideți cardul făcând clic pe acesta și selectați Data scadentă pentru a accesa calendarul.
Pentru al doilea caz, creați o listă numită „Delegat”. După ce mutați un card în lista respectivă, puteți adăuga alți membri pe card. Cu toate acestea, cineva trebuie să fi invitat membrii să acceseze consiliul de administrație.
Deschideți cardul și selectați Membri. Apoi găsiți membrul cu care doriți să împărtășiți responsabilitățile.
Mai întâi sortează, apoi gândește-te la proiectele tale
Acum este timpul să treceți efectiv prin căsuța de e-mail și să trageți elementele în listele corespunzătoare. Începeți din partea de sus a listei și mergeți în jos. Pentru fiecare articol, luați în considerare categoriile pe care le-ați creat și unde aparține acestuia.
După ce v-ați sortat toate articolele, veți dori să vă analizați proiectele. Uită-te la fiecare și gândește-te la complexitate. Dacă este un proiect simplu, puteți adăuga o listă de verificare pe card. Deschideți cardul făcând clic pe el. Apoi apasa Lista de verificare și începeți să adăugați articolele, la fel cum ați adăugat cărțile.
Pentru proiecte mai mari, puteți crea un nou forum pentru a gestiona acel proiect. Apoi puteți muta cardul pe noua placă. Pentru a face acest lucru, plasați cursorul pe cardul pe care doriți să îl mutați și faceți clic pe pictograma creion. Apoi, faceți clic pe Mutare, și alegeți placa în care doriți să o mutați din meniul derulant.
O altă opțiune pentru proiectele mari implică, de asemenea, crearea unei liste de verificare. Este o modalitate bună de urmat dacă aveți o idee despre ceea ce doriți să faceți cu proiectul dvs., dar nu sunteți gata să puneți multă muncă în el.
Puteți crea o listă aproximativă de articole dintr-o listă de verificare ca substituent. Gândiți-vă la asta ca la idei de brainstorming pentru căsuța dvs. de e-mail, doar acestea sunt potențiale subproiecte. Apoi, când sunteți gata, puteți muta cardul pe un alt tablou. Și puteți transforma fiecare articol din lista dvs. de verificare într-un card nou.
Mențineți sistemul în funcțiune
Noțiuni de bază cu GTD este ușor; o poți face într-o oră sau două. Dar trebuie să întrețineți sistemul, altfel vă va eșua. Înregistrați-vă cu placa GTD Trello o dată sau de două ori pe săptămână. Aruncați-vă noile gânduri în căsuța de e-mail și reevaluați articolele din fiecare listă. Aflați dacă sunt încă în locul potrivit sau nu.
Când terminați proiectele, aveți două opțiuni. Puteți șterge cardul dacă nu mai trebuie să știți despre acesta. Sau dacă doriți o înregistrare a proiectelor dvs. anterioare, puteți crea o listă „Terminat” și puteți muta proiectele finalizate acolo.
Acest sistem vă poate ajuta, de asemenea, să vă planificați săptămâna. Puteți adăuga o altă listă numită „Sarcini următoare”. Această listă este pentru proiectele la care intenționați să lucrați în următoarele zile sau în săptămâna următoare. Dacă vă verificați placa Trello duminică seara sau luni dimineața, vă puteți planifica munca pentru săptămâna aceea.
Faceți acest sistem al vostru. Nu trebuie să urmați GTD la scrisoare dacă nu funcționează pentru dvs. Simțiți-vă liber să îl amestecați și să încercați diferite metode. Ceea ce este cel mai important este să țineți cont de asta! Setați un memento de calendar dacă trebuie, deoarece sistemul va continua să funcționeze numai dacă continuați să lucrați cu sistemul.
Iată cum să utilizați tehnica japoneză de gestionare a proiectelor Kanban pentru a vă optimiza fluxul de lucru în grup sau solo.
- Productivitate
- Instrumente de colaborare
- GTD
- Managementul sarcinilor
- Trello
- Sfaturi de productivitate
Lee este un nomad cu normă întreagă și un polimat cu multe pasiuni și interese. Unele dintre aceste pasiuni se învârt în jurul productivității, dezvoltării personale și a scrisului.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Încă un pas…!
Vă rugăm să confirmați adresa de e-mail în e-mailul pe care tocmai vi l-am trimis.
