V-ați săturat să efectuați sarcini repetitive în Microsoft Word? Îngropat în cadrul programului este un puternic instrument de automatizare care vă poate lua acele lucrări de pe mâini. Vorbim de macrocomenzi și, deși caracteristica se bazează pe Visual Basic pentru aplicații (VBA) Microsoft, o puteți folosi chiar dacă ideea de codare vă oferă heebie-jeebies.
Cu un clic pe un buton, Word vă va înregistra acțiunile, generând o macro pe care o puteți reda ori de câte ori doriți. Dacă sunteți aventuros, puteți modifica cu ușurință macro-ul pentru un grad suplimentar de automatizare.
Aici vă vom arăta un exemplu simplu, dar util: Cum să automatizați funcția Căutare și înlocuire Word.
Înregistrarea macro-ului
În acest exemplu, sunteți președintele apreciat al Societății pentru conservarea aparatelor dentare antice. Aveți zeci de documente Word despre protezele istorice și altele asemenea, toate cu numele societății menționat în mod vizibil. Apoi, dintr-o dată, consiliul votează pentru schimbarea numelui în Liga de conservare a antichităților dentare. Acum aveți nevoie de un mod ușor de actualizare a documentelor.
Puteți începe cu un nou document gol sau să deschideți unul existent. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, va trebui să activați fila Dezvoltator.
Mergi la Fișier> Opțiuni> Personalizare panglică. În dreapta, sub Filele principale, verifică Dezvoltator opțiune. Selectați OK și ieșiți.
Acum să creăm macro-ul nostru.
- Clic Dezvoltator> Înregistrați macro.
- Vi se va solicita să denumiți macrocomanda. Introduceți „ChangeSocietyName” sau orice alt nume care vi se potrivește. Când denumiți macrocomenzi, evitați spațiile, punctele, semnele de exclamare și caracterele speciale, altfel veți primi un mesaj de eroare. Puteți folosi cifre, dar primul caracter trebuie să fie o literă.
- Puteți atribui macro unui buton și / sau o comandă rapidă de la tastatură, dar aceasta nu este o cerință. Dacă alegeți Buton, Word vă va permite să îl adăugați la Bara de instrumente cu acces rapid. De asemenea, puteți adăuga o scurtă descriere a macro-ului.
- Clic Bine, iar Word vă va înregistra acum acțiunile. Lovit Ctrl + H pentru a aduce în discuție Găsiți și înlocuiți dialog.
- Introduceți „Societatea pentru conservarea aparatelor dentare antice” în Găsire și „Liga dentară pentru conservarea antichităților” în Înlocuiți.
- Clic Înlocuiește-le pe toate pentru a executa operațiunea Găsire și înlocuire. Aceasta este singura acțiune pe care doriți să o înregistrați. Nu contează dacă macro-ul înlocuiește de fapt un text. Ideea este să o salvați pentru alte documente.
- Acest lucru este important: faceți clic Dezvoltator> Opriți înregistrarea. În caz contrar, macro-ul va include toate acțiunile ulterioare.
Acum să vedem lucrarea ta manuală. Deschideți un document care conține numele societății. Clic Dezvoltator> Macrocomenzi. Dacă faceți dublu clic pe ChangeSocietyName, Word va efectua automat operația Găsiți și înlocuiți.
Bacsis: Pe măsură ce înregistrați macrocomanda, poate fi necesar să efectuați o acțiune pe care nu doriți să o înregistrați. De exemplu, poate doriți să copiați și să inserați text în dialogul Găsiți și înlocuiți, mai degrabă decât să îl tastați manual. Nicio problemă: faceți clic pe Dezvoltator> Întrerupeți înregistrarea, copiați și lipiți textul, apoi faceți clic pe Dezvoltator> Reluați înregistratorul. Apoi, puteți finaliza înregistrarea macro așa cum este descris mai sus.
Deși ne-am concentrat aici pe Microsoft Word, puteți și utilizați macrocomenzi pentru a spori productivitatea în Excel. Și există o mulțime de macro-uri care economisesc timp pentru Microsoft OneNote.
Știați că puteți automatiza sarcini repetitive în Microsoft Excel utilizând macrocomenzi? Vă vom arăta cum să înregistrați o macro în Excel 2016 pentru a economisi mult timp.
Scufundarea în cod
Acum vom face o scufundare mai profundă în noua noastră macro Word. Mergi la Dezvoltator> Macrocomenzi, dar în loc să faceți dublu clic pe macro, selectați-l și faceți clic pe Editați | ×. Aceasta deschide editorul Visual Basic, un mediu autonom pentru crearea de aplicații VBA.
Poate părea descurajant, dar puteți ignora meniurile și majoritatea panourilor. Concentrați-vă în schimb pe fereastra care conține codul. După cum puteți vedea, Word tocmai a scris o macro care efectuează căutarea și înlocuirea.
Sub ChangeSocietyName ()
'
„ChangeSocietyName Macro
„Rename Society for the Conservation of Antique Dental Appliances
'
Selecţie. Găsi. ClearFormatting
Selecţie. Găsi. Înlocuire. ClearFormatting
Cu Selecție. Găsi
.Text = "Societatea pentru conservarea aparatelor dentare antice"
.Înlocuire. Text = "Liga de conservare a antichităților dentare"
.Forward = Adevărat
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Fals
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = Fals
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Se termina cu
Selecţie. Găsi. Execute Replace: = wdReplaceAll
Sfârșitul Sub
Să explicăm ce se întâmplă aici.
„Sub” de pe prima linie este prescurtarea „subroutine”, un mic program care poate rula singur sau ca parte a unei aplicații VBA mai mari. Liniile precedate de ghilimele sunt destinate comentariilor. Ghilimelele îi spun lui VBA să ignore orice afirmații de pe acele linii.
Apoi ajungem la carnea codului: codul care execută Găsiți și înlocuiți Operațiune. După cum puteți vedea, acesta specifică valori pentru fiecare opțiune din dialogul Găsiți și înlocuiți, inclusiv textul și textul de înlocuire între ghilimele. Selecţie. Găsi. A executa comanda aproape de sfârșit este echivalentă cu apăsarea butonului „Înlocuiește tot”.
Modificarea macro-ului
Pentru a utiliza macrocomenzi, nu trebuie să vă deranjați cu codul și nici măcar să îl priviți. Dar puteți beneficia mai mult de această funcție dacă doriți să vă scufundați. De exemplu, să presupunem că faceți o greșeală de scriere la înregistrarea macro-ului. În loc să o reînregistrați, puteți merge în Visual Basic și o puteți remedia.
De asemenea, puteți modifica macro-ul pentru ao face mai util și asta vom face aici. Când rulați Căutare și înlocuire, fie manual, fie prin macro, Word își amintește căutarea și înlocuirea textului. Data viitoare când deschideți dialogul Găsiți și înlocuiți, va arăta astfel.
Ar fi mai bine să ștergem valorile, astfel încât să obținem o casetă de dialog curată. Vom face asta cu o a doua macrocomandă, cu excepția de data aceasta, o vom face direct în Visual Basic.
- În editorul Visual Basic, selectați întregul subrutină, de la prima linie până la Sfârșitul Sub. Lovit Ctrl + C pentru a-l copia.
- Plasați cursorul sub End Sub și apăsați Ctrl + V. Tocmai ați duplicat subrutina.
- Schimbați numele din ChangeSocietyName în ClearFindReplace (sau orice alt nume care vi se potrivește). Acest lucru este important, deoarece VBA va genera un mesaj de eroare dacă încercați să rulați macrocomenzi cu nume duplicat.
- În .Text și Înlocuire. Text valori, eliminați textul, dar lăsați ghilimelele. În esență, îi spui Word să nu găsească nimic și să îl înlocuiască cu nimic, dar ștergi și aceste valori.
Rezultatul ar trebui să arate astfel:
Sub ClearFindReplace ()
'
„ClearFindReplace Macro
„Ștergeți textul din dialogul Găsiți și înlocuiți
'
Selecţie. Găsi. ClearFormatting
Selecţie. Găsi. Înlocuire. ClearFormatting
Cu Selecție. Găsi
.Text = ""
.Înlocuire. Text = ""
.Forward = Adevărat
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Fals
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = Fals
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Se termina cu
Selecţie. Găsi. Execute Replace: = wdReplaceAll
Sfârșitul Sub
Acum ne vom întoarce la macrocomanda ChangeSocietyName. Sub codul Găsește și înlocuiește, dar înainte de Încheiere sub, introduceți ClearFindReplace (fără paranteze la sfârșit).
Așa este: nu trebuie să introduceți tot codul pe care tocmai l-ați creat, ci doar numele macro-ului.
Sub ChangeSocietyName ()
'
„ChangeSocietyName Macro
„Rename Society for the Conservation of Antique Dental Appliances
'
Selecţie. Găsi. ClearFormatting
Selecţie. Găsi. Înlocuire. ClearFormatting
Cu Selecție. Găsi
.Text = "Societatea pentru conservarea aparatelor dentare antice"
.Înlocuire. Text = "Liga de conservare a antichităților dentare"
.Forward = Adevărat
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Fals
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = Fals
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Se termina cu
Selecţie. Găsi. Execute Replace: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
Sfârșitul Sub
Când Word rulează ChangeSocietyName, mai întâi va executa funcția originală de căutare și înlocuire. Apoi va interpreta ClearFindReplace ca o comandă pentru a rula a doua macro.
Mergând mai departe cu VBA
După cum puteți vedea, funcția de înregistrare macro a Word vă poate ajuta să economisiți timp în nenumărate moduri. Puteți crea macrocomenzi pentru a automatiza aproape orice operație și, în editorul Visual Basic, puteți modifica macrocomenzi, încorporați o macrocomandă în cealaltă sau creați un subrutin care execută mai multe macrocomenzi unul după alte.
Deoarece VBA este un limbaj de programare complet, puteți încorpora subrutine în aplicații mai mari cu variabile, bucle, instrucțiuni condiționale și multe altele. Și după ce ați învățat elementele de bază ale VBA în Word, puteți aplica o mare parte din aceleași cunoștințe pentru a crea macrocomenzi în Microsoft Excel și Access.
Pentru a merge mai departe, veți dori să aflați mai multe despre convențiile VBA și editorul Visual Basic, cum ar fi cum să vă organizați codul și cum să faceți față erorilor. Dar chiar dacă doriți să rămâneți cu funcții simple precum cele descrise aici, puteți merge mult spre îmbunătățirea productivității.
Dacă utilizați Excel în mod regulat, merită să învățați cum să creați macrocomenzi VBA și să obțineți acces la multe alte funcții și capabilități.
- Productivitate
- Microsoft Word
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Sfaturi Microsoft Office
- Microsoft Office 2019
- Macrocomenzi
Stephen Beale este un scriitor de tehnologie de lungă durată cu sediul în zona San Francisco. Este autorul a numeroase cărți despre aplicații de calculator în publicare și design grafic și este fost editor de știri și recenzii pentru Macworld. În prezent, conduce Steampunk Explorer, un site popular pentru pasionații de steampunk.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletterului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Încă un pas…!
Vă rugăm să confirmați adresa de e-mail în e-mailul pe care tocmai vi l-am trimis.
