Cum să programați întâlniri și sarcini utilizând Calendly

Programarea întâlnirilor poate fi un proces greoi. Este posibil să trebuiască să petreceți prea mult timp și energie comunicând înainte și înapoi pentru a găsi un timp de întâlnire adecvat.

Din fericire, un instrument digital intuitiv înlocuiește acest proces de programare ineficient cu o metodă simplă, sensibilă la timp. Acest instrument este numit Calendly.

În acest articol, vă vom prezenta prin Calendly, cum funcționează și cum să profitați la maximum.

Cum funcționează Calendly?

Dacă sunteți familiarizat cu modul de programare a unei întâlniri în Microsoft Outlook, Calendly funcționează în același mod. Pe lângă Outlook, Calendly funcționează și cu Google Calendar și Apple iCloud Calendar.

Când vă sincronizați calendarele personale și de lucru, puteți crea tipuri de evenimente. De exemplu, este posibil să aveți un tip de „întâlnire de 15 minute” și unul de „întâlnire de 30 de minute”.

De acolo, puteți trimite un link de rezervare către clienți, colegi sau prieteni. Aceste persoane pot alege unul dintre tipurile de evenimente pe care le-ați creat anterior și apoi pot alege o oră cu dvs. Nu vă faceți griji - nu vor avea acces la evenimentele din calendarul dvs.

Aceasta este o prezentare rapidă a modului în care funcționează Calendly. Acum hai să intrăm în detalii.

Cum se adaugă calendare în Calendly

Înainte de a configura tipurile de evenimente, asigurați-vă că calendarele dvs. sunt sincronizate.

După ce v-ați creat profilul, faceți clic pe Cont lângă imaginea de profil din partea dreaptă sus a site-ului web al Calendly. Din meniul derulant, selectați Conexiuni de calendar.

Pe pagina Conexiuni calendar, pur și simplu faceți clic pe + Adăugați un cont Calendar și apoi Conectați lângă tipul de calendar pe care doriți să îl adăugați. Din păcate, planul gratuit vă permite să sincronizați un singur Calendar.

Asigurați-vă că verificați și secțiunea de configurare. Aici, puteți seta ce calendare va verifica Calendly pentru a evita conflictele evenimentelor. De asemenea, sub Configurare, puteți alege în care dintre calendarele dvs. vor apărea noi evenimente.

Cum se creează tipuri de evenimente în Calendly

Acest lucru vă permite acum să creați noi tipuri de evenimente pe care oamenii le pot rezerva. Pentru început, selectați oricare + Nou tip de eveniment sau + Creați>Tip de eveniment pe pagina dvs. de pornire Calendly.

Veți vedea două opțiuni pentru tipurile de întâlnire: Unu la unu și grup. Deoarece majoritatea vor folosi probabil Calendly pentru întâlniri individuale, cu asta vom merge aici. Selectați Crea chiar lângă Unu la unu.

Apoi, trebuie să furnizați următoarele detalii: numele, descrierea, culoarea și o adresă URL specifică a evenimentului.

Când alegeți o locație de întâlnire, puteți selecta un link Zoom sau Google Meet, un apel telefonic sau puteți solicita evenimentul la un anumit loc.

Puteți adăuga câte opțiuni de locație aveți nevoie. Dacă alegeți un apel telefonic, puteți selecta dacă dvs. sau participantul veți iniția apelul. După ce ați parcurs acești pași, faceți clic pe Următorul.

Pe această pagină, puteți programa așteptările întâlnirii, cum ar fi cu cât în ​​avans participanții pot rezerva un loc, durata întâlnire, la ce oră sunteți disponibil și orice timp de tampon este necesar înainte sau după întâlnire pentru navetă sau pentru împachetare lucrurile în sus.

Dacă trebuie să setați câte din acest tip de eveniment specific pot fi rezervate într-o zi, puteți face acest lucru în Reguli suplimentare pentru secțiunea de disponibilitate.

În cele din urmă, după ce selectați din nou Următorul, asigurați-vă că evenimentul dvs. este setat la Pe, și sunteți gata să operați.

Puteți modifica mai multe setări ale evenimentului, cum ar fi întrebarea la care trebuie să răspundă invitatul atunci când rezervă o întâlnire, cum vor fi anunțați, ce va apărea pe pagina de confirmare a rezervării sau specificul plății (numai funcția Calendly Pro) înainte de a reveni la pagina principala.

Legate de: Modalități de a face din Google Calendar calendarul dvs. Windows Desktop

Puteți partaja un link Calendly prin două metode. Primul mod este de a partaja adresa URL Calendly, care apare sub imaginea și numele profilului dvs. pe pagina principală, unde participanții pot rezerva orice tip de eveniment cu dvs.

După ce fac clic pe link-ul dvs., acesta va redirecționa participanții la o pagină similară cu cea de mai sus. Oamenii vor putea alege ce tip de eveniment doresc și timpul lor disponibil.

A doua opțiune este de a partaja un link către un singur tip de eveniment cu participantul. Pentru aceasta, copiați linkul sau selectați Acțiune pe un anumit tip de eveniment pe pagina dvs. de pornire Calendly.

Indiferent de opțiunea pe care o selectați, puteți copia și insera linkul dvs. Calendly într-un e-mail, mesaj text sau site-ul web (sub Acțiune opțiune) și partajați-o cu oamenii, astfel încât aceștia să poată programa o întâlnire cu dvs.

Cum să rezervați un eveniment cu Calendly

Mai sus este cum arată o anumită pagină de tip eveniment pentru participanții dvs. Zilele gri sunt fie date anterioare, fie când nu sunteți disponibil.

Persoana va putea vedea disponibilitatea dvs. alegând o zi cu albastru evidențiat și selectând o oră. Odată ce confirmă ora, Calendly îi va solicita persoanei să introducă detaliile sale (numele, adresa de e-mail, locația etc.).

După aceea, un participant va primi un e-mail cu o invitație la calendar, iar evenimentul va apărea atât pe calendarul lor, cât și pe al dvs.

Legate de: Instrumente pentru sincronizarea Microsoft Outlook cu Google Calendar

Cu Calendly, este ușor să programați întâlnirile mai eficient. Tot ce trebuie este să înveți procesul de bază.

Calendly este gratuit, dar există opțiuni alternative de abonament care pot permite mai multe tipuri de evenimente, conectarea la mai multe calendare, gestionarea plăților de la invitați și multe altele. Puteți verifica Prețurile lui Calendy aici.

Ar trebui să utilizați Calendly?

Deci, poate vă întrebați dacă să utilizați sau nu Calendly. Ei bine, dacă vă confruntați constant cu probleme de programare, atunci cu siguranță. După ce ați pus la punct tipurile de evenimente, Calendly vă poate economisi nenumărate ore de programare deranjantă înainte și înapoi.

Cu toate acestea, dacă nu programați întâlniri des, Calendly vă poate împiedica productivitatea. În plus, configurarea tipurilor de evenimente Calendly nu este cea mai bună utilizare a timpului dvs. când programați rar întâlniri.

Totuși, Calendly este doar unul dintre instrumentele de planificare digitală de pe piață. Dacă Calendly nu vă satisface nevoile, puteți lua în considerare alte opțiuni.

Cele mai bune 6 instrumente și aplicații de programare a întâlnirilor

O aplicație de planificare facilitează organizarea întâlnirilor. Iată cele mai bune planificatoare de întâlniri pe care le puteți folosi pentru a decide când să vă întâlniți.

Citiți în continuare

Despre autor