5 moduri de a-i împiedica pe angajați să fure datele companiei atunci când pleacă

Odată ce un angajat decide să plece, foarte puține companii pot face pentru a-i determina să rămână. Deși este normal ca angajații să caute pășuni mai verzi, este important să înțelegem că nu fiecare angajat va avea intenții bune atunci când este timpul să plece.

De fapt, un lucru care devine o problemă din ce în ce mai frecventă pentru companiile de pretutindeni sunt datele furate de la angajații care au demisionat. Dacă vă întrebați cum să preveniți furtul de date al angajaților, iată câteva lucruri de luat în considerare.

1. Subliniați acordul cu politicile de supraveghere și protecție a datelor

Protejarea datelor companiei dvs. este o practică care ar trebui să fie prezentă în fiecare etapă a ciclului de viață al angajaților. Cu toate acestea, toate practicile necesare pentru protejarea companiei ar trebui să fie întotdeauna înrădăcinate în consimțământ.

Înainte de a începe să lucrați cu compania dvs., angajații ar trebui să înțeleagă deja care sunt așteptările în ceea ce privește datele. De asemenea, trebuie să înțeleagă cantitatea de supraveghere cu care sunt de acord pentru a o proteja.

Legate de: Cum să păstrați datele personale în siguranță de angajatori

Cu acordul lor, companiile pot lua atât măsuri preventive, cât și măsuri proactive pentru a identifica încălcările de date.

Companiile ar trebui, de asemenea, să stimuleze echipele să raporteze un comportament îndoielnic și să li se ofere calea faceți acest lucru în siguranță și anonim, mai ales atunci când vine vorba de echipe ale căror date pot afecta ansamblul companie.

2. Stabilirea managementului cunoștințelor instituționale

Când vine vorba de roluri precum vânzările, multe companii se luptă să-și piardă relațiile odată ce un agent de vânzări pleacă. Mulți agenți de vânzări vor încerca să-și aducă conturile cu ei la noile companii, ceea ce va face ca valoarea pe care compania dvs. a investit-o în relație să o piardă.

În plus, furtul strategiilor din planificarea întâlnirilor are efecte multiple asupra companiilor.

Acest lucru nu numai că poate crea o pierdere a veniturilor, dar poate duce și la scăderea moralului echipei. În cadrul unei campanii, echipele multifuncționale lucrează adesea împreună pentru a contacta clienții, a construi pitch-uri, a gestiona relațiile și a închide vânzările. Deci, atunci când o companie pierde clienții față de concurenți din cauza încălcării datelor, este dezamăgitor pentru mulți oameni.

Legate de: Construiți relații mai bune cu clienții cu Keap

Pentru a vă proteja compania de a vă pierde rețeaua de clienți valoroasă, există două părți ale ecuației - crearea unui sistem de stocare a datelor de cunoștințe instituționale și descentralizarea unei relații cu clientul prin automatizare.

Dacă descoperiți că echipele dvs. sunt prea copleșite pentru a adăuga un alt pas în fluxul lor de lucru, puteți externaliza părți din gestionarea datelor către software sau specialiști care permit vânzările. Sunt deja disponibile diverse instrumente care urmăresc relațiile și automatizează părți din conducta de vânzări.

3. Măriți sistemele de detectare a intruziunilor

Înainte ca un angajat să demisioneze, există câteva semne revelatoare care pot apărea.

În primul rând, s-ar putea ca angajații să fie mai des pe LinkedIn sau să caute portaluri de carieră ale altor companii. În al doilea rând, este posibil să utilizeze Wi-Fi-ul companiei pentru a trimite cereri de locuri de muncă prin e-mail.

Dacă bănuiți că anumite companii încearcă să vă pirateze talentul cu intenția de a vă fura datele, configurați o notificare pentru orice corespondență cu aceste companii. Deși nu este nevoie de acțiuni imediate în urma acestor încercări speculative, echipele de securitate ar trebui să intensifice supravegherea angajaților cu risc.

Indiferent dacă descarcă o dimensiune de fișier discutabilă, trimite PDF-uri prin platforme de mesagerie criptate sau trimite e-mailuri neobișnuit de mari către conturile personale, există o mulțime de moduri de a identifica furtul de date și spionajul corporativ preventiv.

4. Efectuați interviuri de ieșire

Interviurile de ieșire sunt o modalitate excelentă de a verifica dacă există steaguri roșii pentru angajații care pleacă și chiar pentru cei care vor rămâne în urmă. Păstrarea filelor către locul în care urmează să meargă un angajat va ajuta la cartografierea intenției posibile în cazul unor date furate.

De exemplu, angajații care pleacă să lucreze pentru un concurent într-un rol similar vor fi mai probabil expuși riscului decât cei care vor lucra într-o industrie fără legătură cu o capacitate diferită. Dacă se crede că un angajat prezintă un risc ridicat, acesta ar trebui monitorizat pentru câteva săptămâni rămase la locul de muncă și chiar săptămânile de după aceea.

De asemenea, pentru acei angajați pe termen lung, mulți nu își amintesc termenii contractelor lor la demisie. Aceste contracte relevante includ acorduri de confidențialitate, clauze de concurență și alte condiții legate de date.

În timpul unui interviu de ieșire, reamintiți angajaților despre termenii specifici de care sunt încă obligați legal, chiar dacă nu mai lucrează cu dvs.

Aceasta ar trebui să includă distribuirea intenționată a informațiilor deținute de companie, precum și eșecul dezvăluirii, ștergerii sau returnării datelor care aparțin companiei. Aceasta este o modalitate excelentă de a-i descuraja pe cei cu posibilă intenție de a fura date și acționează ca un memento pentru oricine care pur și simplu a uitat de condițiile lor de angajare.

5. Proceduri în afara îmbarcării

După interviurile de ieșire, securizarea datelor în timpul îmbarcării este următorul pas. În afară de cererea evidentă de returnare a dispozitivelor companiei și revocarea oricărui acces administrativ, echipele de securitate ar trebui să facă și un interviu de rutină cu privire la practicile de stocare a datelor.

Interviurile post-demisie ar trebui să includă întrebări despre practicile lor de siguranță a datelor cu caracter personal. De exemplu, lucrul la Wi-Fi public în timp ce lucrați la fișiere ale companiei, întrebându-vă dacă mai au copii pe suport de date rămase acasă sau au împrumutat dispozitivele lor prietenilor sau membrilor familiei.

Deși nu este bine să presupunem că fiecare angajat care pleacă va intenționa să vă fure datele, este sigur să presupunem că mulți vor fi lăsați în legătură cu aceasta. Deși neintenționate, aceste acte pot fi încă atribuite angajatului care pleacă și pot pune în pericol datele companiei dvs. inutil.

Prevenirea încălcărilor de date cu angajații ieșiți

Predarea bunelor practici de securitate este o investiție demnă de făcut pentru fiecare companie. Chiar dacă un angajat rămâne cu dvs. doar câteva luni, politicile și procedurile de gestionare a datelor pot preveni multe probleme posibile în acest timp.

Deși este imposibil să știm de la început care sunt angajații de încredere, este mult mai bine să evităm jocurile de noroc. În ciuda faptului că nu sunt tentați de concurenți sau intenționează să fure datele companiei, există încă modalități prin care lucrurile pot merge prost. Unii angajați care părăsesc pot fi pur și simplu leneși și pot provoca o încălcare a datelor.

Indiferent dacă este vorba de intenție malițioasă sau pură ignoranță, protejarea datelor companiei este un demers demn de urmat. Angajații au tot dreptul să treacă la noi companii și roluri mai potrivite. Cu toate acestea, datele companiei dvs. nu trebuie să le acopere.

Folosiți propriul dispozitiv pentru muncă? Iată cum să securizați datele comerciale și private

Acesta este modul în care puteți crea politici puternice „Aduceți-vă propriul dispozitiv (BYOD)” la locul de muncă, pentru a păstra informațiile în siguranță.

Citiți în continuare

Despre autor