Cum să creați foi de calcul Excel cu aspect profesional

Microsoft Excel este un program excelent de foi de calcul general. Având în vedere cât de ușor este de utilizat, greșelile trebuie să apară în timp ce se creează foi de calcul mai complicate.

Unele dintre cele mai frecvente erori includ relații complexe, informații ascunse, calcule de neînțeles sau doar greșeli simple. Pentru a crea și a menține fișiere Microsoft Excel consistente, există câteva lucruri pe care ar trebui să le aveți întotdeauna în minte.

Cum se pregătește o foaie de calcul bună?

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să alegeți un standard organizațional înainte de a începe să vă dezvoltați foaia de calcul. Dacă lucrați într-un cadru profesional, acest standard organizațional va stabili scena pentru toți utilizatorii care vor folosi / lucra la foaia dvs. de calcul.

Un standard comun îmbunătățește comunicarea cu echipa și va economisi timp de dezvoltare.

Acestea fiind spuse, este crucial să vă creați foaia de calcul având în vedere viitorul. Trebuie să fiți pregătiți, deoarece veți întâlni cu siguranță cazuri de care nu știați când ați început să configurați foaia de calcul.

Ținând cont de modificările viitoare, vă puteți face foaia de lucru mai durabilă. La rândul său, acest lucru înseamnă că pierdeți mai puțin timp pentru a crea o foaie de lucru de înlocuire.

Legate de: Cum se lucrează cu filele Foaie de lucru în Microsoft Excel

Profitați de mai multe foi de lucru

S-ar putea să fiți surprinși să aflați câți profesioniști fac această greșeală! Microsoft Excel oferă mai multe foi de lucru și este important să învățați cum să le utilizați. Ar trebui să începeți prin a pune diferite tipuri de date pe diferite foi de lucru.

De exemplu, puteți utiliza primele două foi de lucru pentru informațiile de bază; următoarele foi de lucru pot fi utilizate pentru calcule, în timp ce ultima foaie este adesea utilizată pentru rezultate și grafice.

Desigur, acest lucru variază, de asemenea, în funcție de tipul de muncă pe care îl faceți și de ceea ce vă simți cel mai confortabil. Rețineți că a avea mai multe tabele pe foaie de lucru poate cauza multe probleme atunci când încercați să le sortați, să inserați sau să formatați celule.

Când lucrați cu o echipă, dacă aveți mai multe foi de lucru dedicate diferitelor părți ale lucrării, va fi mai ușor pentru toată lumea să înțeleagă ce se întâmplă.

Organizarea fluxului de informații

Informațiile ar trebui să curgă din stânga sus spre dreapta jos și ar trebui să vă organizați foile de lucru pentru a urma această structură. Cronologia dvs. ar trebui să fie consecventă în toate foile de lucru, deoarece acest lucru va facilita înțelegerea modului în care funcționează foaia de calcul.

Când gestionați fluxul de informații, evitați tiparele încrucișate, deoarece acestea tind să distragă atenția cititorilor. În această notă, ar trebui să evitați orice fel de referințe circulare.

Etichetarea coloanelor și rândurilor

Deși să aveți o foaie de calcul simplă fără etichete s-ar putea să nu vă deruteze (în calitate de creator al foii de lucru), altor utilizatori ar putea să o găsească destul de problematică.

Acesta este motivul pentru care este important să începeți etichetarea coloanelor și rândurilor cu nume simple. Asigurați-vă că utilizați în mod constant aceleași nume pentru aceleași tipuri de date.

Ce trebuie evitat când scriem formule?

Dacă foaia dvs. de calcul Excel conține o mulțime de formule, puteți face câteva lucruri pentru a face să pară mult mai profesional. În primul rând, evitați să faceți calcule repetate și calculați formulele o singură dată.

Dacă copiați o formulă, creșteți șansele de a avea erori. Ca să nu mai vorbim că, dacă modificați o formulă, duplicatul pe care l-ați făcut anterior nu va fi modificat. Acest lucru poate duce la o mulțime de erori confuze.

Dacă trebuie să utilizați din nou aceeași formulă, este mai bine să vă referiți la prima instanță în care a trebuit să utilizați formula.

În plus, trebuie să evitați întotdeauna utilizarea numerelor fixe în formule. În schimb, ceea ce ar trebui să utilizați pentru valori fixe sunt celule de intrare separate și utilizați referințele la această celulă atunci când o utilizați în calcule.

Lucruri suplimentare pe care ar trebui să le evitați atunci când realizați foi de calcul

Unul dintre cele mai importante lucruri de evitat atunci când utilizați Microsoft Excel este opțiunea de a Uneste celulele. Aceasta este rareori o idee bună și, cel mai adesea, este folosită doar pentru a îmbunătăți estetica. Prin îmbinarea celulelor de tabel, veți avea o probabilitate mai mare de a întâmpina probleme cu referințe și calcule.

Unul dintre cele mai mari riscuri este dacă faceți o referire la o celulă fuzionată. Când faceți referire la o celulă îmbinată, toate celulele vor face parte din calculele dvs., în timp ce doar una dintre ele va fi de fapt corectă.

Un alt lucru pe care ar trebui să-l evitați este ascunderea informațiilor, cum ar fi rândurile, coloanele și chiar foile de lucru. Acest lucru va crește șansele ca alți utilizatori să piardă ceva important atunci când lucrează cu / pe foaia de calcul.

Salvați estetica pentru sfârșit

Opțiunile de stilare Excel sunt extinse, permițându-vă să ajustați valorile celulei la preferințele dvs. în mai multe moduri. Puteți alege diferite margini, culori, teme și alte caracteristici.

Nu este nimic în neregulă cu dorința de a avea un design specific al foii de calcul, dar, de obicei, acest lucru va abstra informații pentru spectator.

Dacă intenționați să vă stilizați foaia de calcul, încercați să o păstrați consecventă pe întregul document. Un stil simplu și consistent de formatare îi va ajuta pe cititori să înțeleagă foaia de calcul mult mai ușor!

În plus, este de asemenea important să creați o legendă și să vă clarificați clar sursele. Puteți afla cum să creați corect o legendă a diagramei în Excel pe oficial Microsoft site-ul web.

Legate de: Cum se adaugă Sparklines în Excel

Aflați cum să faceți ca documentul dvs. Excel să arate profesional

Crearea și menținerea în mod constant a fișierelor Excel bune nu este atât de dificilă dacă cunoașteți sfaturile și trucurile de bază. Nu este nimic în neregulă cu dorința de a vă stiliza documentul Excel, dar încercați să lăsați stilul / estetica pentru final.

În primul rând, ar trebui să creați o foaie de calcul clară și concisă, de la început până la sfârșit. După aceea, puteți adăuga o reglare fină la documentul Excel, dar încercați să îl păstrați simplu și consecvent în toate foile de lucru!

Cum să găsiți și să eliminați referințe circulare în Excel

Iată ce trebuie să știți despre referințele circulare din Microsoft Excel și cum să le tratați atunci când apar.

Citiți în continuare

Despre autor