Cum să pregătiți liste de sarcini folosind Eisenhower Matrix

Vă puteți spori productivitatea programând corect sarcinile și minimizând distracțiile. Dar cum se prioritizează sarcinile? Punând totul în lista de sarcini vă asigură că efectuați mai întâi cele mai importante sarcini, urmate de cele secundare.

După ce ai o listă cu toate sarcinile tale, petrece ceva timp organizându-le și stabilindu-le priorități pentru a te asigura că faci lucrurile corecte la momentul potrivit. În acest articol, veți afla cum să vă acordați prioritate sarcinilor, în funcție de atenția necesară și cum puteți utiliza principiul Eisenhower pentru a le executa corect.

Diferite tipuri de atenție

Înainte de a vă acorda prioritate sarcinilor, să înțelegem diferitele tipuri de atenție de care are nevoie fiecare sarcină.

1. Atenție proactivă: Este genul de atenție care trebuie să fie concentrat și susținut pentru a îndeplini cele mai dificile sau complexe sarcini. Scrierea tezei, trimiterea de e-mailuri cu propuneri de proiect, rezolvarea unei probleme academice, crearea unui videoclip pe YouTube sunt sarcinile care necesită cea mai mare atenție. Pentru a realiza aceste sarcini, trebuie să acordați o atenție proactivă.

2. Atenție activă: Atenția activă se referă la atenția atentă necesară pentru a face față sarcinilor zilnice repetate, la nivel moderat. Majoritatea activităților zilnice mai mici, cum ar fi programarea întâlnirilor dvs. pe calendarul Google, trimiterea de e-mailuri în așteptare, trimiterea documentelor importante colegilor, necesită o atenție activă. Deși nu creați ceva proactiv, totuși aveți nevoie de o atenție pentru a face lucrurile.

3. Atenție inactivă: Pentru sarcini relativ ușoare pe care le puteți automatiza necesită o atenție minimă. Curățarea mesajelor spam de la e-mail, anularea proiectelor de e-mail, trimiterea invitațiilor la evenimente la o listă a colegului dvs., toate aceste activități necesită un singur clic. Pentru o astfel de sarcină, nu aveți nevoie de o atenție activă adecvată.

Prioritizarea sarcinilor în funcție de nivelul de atenție

Prioritizarea sarcinilor dvs. în funcție de nivelul de atenție de care au nevoie este un mod excelent de a vă lista activitățile zilnice.

Toate acele sarcini care necesită o atenție proactivă sunt foarte importante pentru dvs. Merită să petreceți mai mult timp în aceste sarcini, deci acestea ar trebui să fie cele cu care începeți ziua. De asemenea, încercați să alocați cele mai concentrate și proaspete ore ale zilei acestor activități. A lua o ceașcă de cafea și a arunca căștile te poate ajuta să rămâi proactiv.

Sarcinile care necesită atenție inactivă se situează între activitățile proactive și inactive. Puteți aloca aceste ore pe parcursul zilei când nu sunteți nici pro-activ, nici inactiv. Dacă trebuie să-ți suni prietenul, dimineața s-ar putea să nu fie momentul potrivit pentru a o face. Deci, nu vă pierdeți orele active în astfel de activități.

Puteți programa sarcinile care necesită doar atenția dvs. inactivă pentru acele ore dintr-o zi în care intrați în zona leneșă. Acesta este momentul perfect pentru a le verifica rapid pe listele de sarcini. În acest fel, veți folosi orele dvs. leneșe pentru a face ceva productiv pe măsură ce ziua progresează.

Să implementăm conceptele de mai sus pentru acordă prioritate listelor de sarcini în todoist. Pentru aceasta, uitați-vă la lista celor 6 sarcini pe care trebuie să le faceți în timpul zilei.

Lista de sarcini de mai sus, scrierea scenariului și filmarea videoclipului YouTube necesită cea mai mare atenție. Deci, faceți clic pe ambele sarcini și setați prioritatea la una.

1. Click pe trei puncte în fața fiecărei sarcini.

2. Seteaza prioritate la steagul roșu.

Veți vedea toate sarcinile cu prioritate una se va deplasa deasupra tuturor celorlalte sarcini.

În timp ce îți întâlnești șeful și îți suni prietenul, nu trebuie să fii proactiv. Cu toate acestea, nu poți face ambele când ești leneș și letargic. Deci, setați aceste sarcini ca a doua prioritate selectând steagul portocaliu din setările de prioritate.

Trimiterea de invitații de e-mail către colegi și transferul datelor către MS-Excel sunt două sarcini care necesită atenție inactivă. Deci, setați-le la arborele dvs. prioritar alegând steagul albastru din setările de prioritate.

Acesta este modul în care puteți prioritiza sarcinile din lista dvs. de sarcini, decidând ce va fi proactiv, inactiv și activ. Acordarea atenției adecvate care se potrivește fiecărei sarcini necesită îndeplinirea obiectivelor dvs. de eficiență.

După prioritizarea sarcinilor zilnice și înțelegerea atenției pe care fiecare o necesită, este timpul să le încadrați în ziua de lucru efectivă. Metoda Eisenhower este o metodă bine cunoscută care învață cum să se ocupe de diferite tipuri de sarcini de rutină.

Legate de: Cele mai bune aplicații de făcut pentru a vă concentra pe sarcini

Introducerea sarcinilor în programul dvs. zilnic utilizând Eisenhower Matrix

Potrivit lui Eisenhower, puteți împărți toate sarcinile în patru categorii diferite, în funcție de cât de importante și urgente sunt. Apoi, fie o faceți instantaneu, o delegați, o amânați sau o aruncați cu totul.

Să discutăm pe scurt fiecare dintre aceste categorii:

1. Fă-o: Se referă la finalizarea unei sarcini pe care nu o puteți evita. Cunoscându-i importanța și sensibilitatea la timp, îl completați imediat.
2. Delegați-l: Predați sarcina altcuiva, iar ei se ocupă de ea.
3. Amânați-l: Cu toate acestea, vrei să o faci singur, mai târziu în cursul zilei. Acestea sunt sarcinile pe care le puteți lăsa deoparte și programa în consecință.
4. Aruncă-l: Se referă la eliminarea acelor sarcini care nu merită timpul tău, iar aceste sarcini nu sunt altceva decât o distragere a atenției.

Iată cum se aplică metoda Eisenhower sarcinilor din todoist.

Filmarea videoclipului YouTube este prima sarcină, așa că ar trebui Fă-o mai întâi, deoarece este prioritatea ta. Următoarea dvs. prioritate este să scrieți un scenariu, ceva ce puteți delega scriitorului tău. În mod similar, puteți delega sarcina de a transfera date în Excel.

Întâlnirea cu șeful tău și apelarea prietenilor tăi poate fi întârziată, așa că amâna aceste două sarcini. În sfârșit, dacă nu ai timp, poți dump trimiterea invitațiilor prin e-mail și efectuarea acestora mai târziu.

Acesta este cel mai simplu și mai eficient mod de a vă gestiona corect rutina de lucru. În caz contrar, s-ar putea să fiți foarte ocupat să îndepliniți sarcinile la un moment nepotrivit, ineficient, în afară de a fi productiv.

Legate de: Foaie de trucuri Todoist Shortcuts pentru gestionarea sarcinilor

Obțineți mai mult din listele dvs. de sarcini

Fie că sunteți o persoană de dimineață sau o bufniță de noapte, filtrați-vă cele mai eficiente ore și alocați-le să facă sarcini care necesită atenție proactivă. Prioritatea dvs. ar trebui să fie să nu lăsați sarcinile inactive și active să vă distragă atenția de la cele proactive.

Începeți să utilizați aplicații de productivitate care vă ajută să obțineți performanțe mai bune în situații de presiune și să rămâneți disciplinat.

Cum să efectuați sub presiune: 8 aplicații de productivitate care vă ajută

Timpul și presiunea vă pot face mai productivi. Adăugați aceste aplicații utile de productivitate la fluxul de lucru pentru rezultate pozitive!

Citiți în continuare

Despre autor