Utilizați aceste noi funcții Google Calendar pentru a vă optimiza orele de lucru la distanță

În timp ce lucrați de la distanță, gestionarea treburilor nesfârșite vă consumă timpul și energia. Pentru a aborda această problemă a gestionării timpului, sunt disponibile online o mulțime de instrumente utile. Dar Google Calendar este unul dintre cele mai populare instrumente pentru optimizarea timpului și eliminarea pierderii de timp.

Așadar, acest articol vă va prezenta câteva funcții interesante, trucuri și extensii pe care le puteți utiliza pentru a profita la maximum de programul dvs. de lucru la distanță cu Google Calendar.

Noile funcții Google Calendar

Google actualizează continuu Google Workspace (fost G Suite) și adaugă noi funcții aplicațiilor sale, inclusiv Calendar. Să discutăm câteva dintre aceste caracteristici și beneficiile acestora.

1. Programați evenimente din calendar din chat

Când trimiteți mesaje colegilor sau clienților dvs. în Google Chat, puteți programa evenimente Google Calendar direct fără a părăsi Chat. Această caracteristică utilă economisește o grămadă de timp și dificultatea de a schimba filele din când în când.

Este disponibil pentru toți utilizatorii Google, indiferent de planul lor de spațiu de lucru. În bara de compunere a chatului, există un calendar pictogramă. Dacă faceți clic pe acesta, se va deschide Calendarul în panoul lateral (pe desktop) cu evenimentul. În mod implicit, va adăuga toți membrii chatului ca participanți, dar puteți face oricând modificări.

2. Pre-programați Google Meet Breakout Rooms

Această funcție vă permite să configurați în avans Google Meet Breakout Rooms prin Google Calendar. Prin programarea prealabilă a Breakout Rooms, vă puteți maximiza timpul de întâlnire și puteți evita dificultățile de a crea camere în timpul apelului.

Opțiunea de a configura Meet Breakout Rooms este disponibilă pentru toți utilizatorii, cu excepția Starters Business Workspace, Fundamentele Educației și Utilizatorii G Suite Basic. Acest articol despre programarea Google Meet Breakout Rooms vă va ghida cum să faceți acest lucru.

3. Distribuiți-vă disponibilitatea cu ușurință și precizie

Lucrul la distanță vă permite să vă setați orele. Dar comunicarea colegilor dvs. despre disponibilitatea dvs. în continuă schimbare devine o provocare.

Acum, puteți comunica disponibilitatea colegilor dvs. de muncă folosind cele două noi opțiuni din Google Calendar: repetarea intrărilor în afara biroului și împărțirea timpului de lucru în mai multe segmente pe zi. În timp ce activați intrările în afara biroului, puteți alege dacă refuzați toate întâlnirile sau numai cele nou adăugate.

4. Consultați Sugestii Google Chat pe baza evenimentelor dvs. Google Calendar

Când aveți o întâlnire programată în Google Calendar, Chat va afișa o comandă rapidă de sugestii de chat în partea de sus a chat-uri secțiune. Această comandă rapidă va apărea cu 10 minute înainte de eveniment și va rămâne acolo timp de 10 minute după eveniment / întâlnire.

Datorită acestei funcții, puteți partaja fișiere și documente de urmărire fără probleme. Actualizarea participanților cu privire la orice modificare a orei sau agendei a devenit, de asemenea, mai ușoară cu această funcție. Toată lumea, cu excepția utilizatorilor cu conturi personale, poate utiliza această funcție.

5. Vizualizați împreună calendarul personal și cel comercial (Android 11 sau o versiune ulterioară)

Aceasta a fost probabil cea mai necesară funcție din Google Calendar. În loc să comutați între calendarele personale și cele de serviciu, vă vedeți ambele calendare împreună.

Dacă nu v-ați împărtășit calendarul personal cu contul de serviciu, administratorul sau colegii dvs. nu vă vor vedea angajamentele personale. Deși toți utilizatorii Google pot beneficia de această funcție, este disponibilă numai pe dispozitive cu Android 11 sau versiuni ulterioare.

Notă: Atât administratorul, cât și utilizatorii ar trebui să activeze această funcție înainte ca orice utilizator să o poată utiliza.

6. Primiți notificări când cineva se abonează la calendarul dvs.

Abonându-vă la calendarul partajat al colegului dvs., puteți rămâne la curent cu modificările pe care le fac calendarului lor.

În scopul asigurării transparenței, Google a anunțat că acum veți primi un e-mail dacă vreunul dintre colegii dvs. de muncă se abonează la Calendar. Această funcție este disponibilă pentru toți utilizatorii.

7. Suport pentru mai multe puncte de schimb Exchange pe Google Calendar

Odată cu lansarea Calendar Intertop caracteristică, vă puteți sincroniza Calendarul Google Work cu mai multe puncte finale Microsoft Exchange și vă puteți vedea reciproc disponibilitatea. Funcția funcționează pentru serverele Exchange locale și Exchange online.

Toți utilizatorii din ambele părți își vor putea vizualiza reciproc calendarele, dar puteți ascunde în continuare orice eveniment marcându-l ca invizibil.

Această funcție este disponibilă pentru toți utilizatorii Google, cu excepția Workspace Essentials, a clienților nonprofit G-Suite și Enterprise Essentials.

Legate de: Instrumente pentru sincronizarea Microsoft Outlook cu Google Calendar

Alte funcții utile din Google Calendar

Pe lângă noile funcții pe care le-am subliniat mai sus, Google Calendar are și o colecție de alte funcții care pot ușura munca la distanță. Iată un rezumat al mai multor funcții Google Calendar de care ar trebui să profitați atunci când lucrați de acasă.

1. Programați întâlniri cu zoom direct din Google Calendar

Extensia de browser Zoom Scheduler, dezvoltată de Zoom, vă permite să programați în prealabil întâlnirile Zoom direct din Google Calendar.

Când configurați un nou eveniment în Google Calendar, veți vedea o opțiune pentru a configura o întâlnire Zoom în avans, la fel ca un apel Google Meet. Zoom va colecta toate informațiile de la Calendar Event și vă va oferi un link de întâlnire. Este o caracteristică simplă, dar care economisește timpul.

Descarca: Zoom Scheduler pentru Crom | Outlook | Firefox (Gratuit)

2. Trimiteți prin e-mail o Agendă

Indiferent dacă sunteți un sprâncean sau o persoană extrem de organizată, v-ar plăcea să primiți un e-mail de dimineață cu agenda zilei. Din fericire, Google vă oferă opțiunea de a face acest lucru. Activând această opțiune în Google Calendar, veți primi programul zilei în căsuța de e-mail la 5:00 în fiecare zi.

3. Utilizați funcția Găsiți o oră pentru a programa întâlniri

Când echipa dvs. lucrează de la distanță, găsirea unui interval de timp pentru întâlniri devine dificil. Cu această funcție inteligentă, Google va verifica calendarele participanților și vă va arăta sloturile disponibile. Astfel, puteți aranja rapid întâlniri fără să vă faceți griji cu privire la disponibilitatea participanților.

4. Creați evenimente din calendar prin e-mail

Ați primit un e-mail cu detaliile unui eveniment? Adăugați-l în Google Calendar direct făcând clic pe pictograma cu trei puncte de deasupra e-mailului și economisiți-vă timpul.

5. Utilizați Toggl pentru a urmări timpul calendarului

Lucrând de la distanță, este esențial să urmăriți cât timp ați petrecut de fapt la întâlniri sau întâlniri, mai ales dacă sunteți plătit pe oră. În acest caz, puteți utiliza Toggl pentru a urmări timpul total petrecut pe evenimentele Google Calendar.

Descarca: Comutați pentru Crom | Firefox (Gratuit, abonament disponibil)

Utilizați aceste caracteristici pentru a lucra inteligent

Indiferent dacă lucrați de la distanță sau în interior, Goggle Calendar este un instrument excelent pentru colaborarea cu echipa dvs. Aceste noi funcții au facilitat și mai mult lucrul la distanță, permițându-vă să rămâneți în sarcină și să urmăriți.

Deși toate trucurile și extensiile menționate mai sus vă pot crește productivitatea, nu puteți profita din plin de timp până nu învățați să utilizați comenzile rapide de la tastatură pentru Google Calendar.

Google Calendar: fiecare comandă rapidă de la tastatură de care aveți nevoie

Gestionați-vă Google Calendar ca un profesionist cu această foaie de descărcare PDF descărcabilă gratuită.

Citiți în continuare

Despre autor