Ghid de gestionare a sarcinilor online: 10 sfaturi pentru alegerea aplicației potrivite

În timpul noului normal, numărul aplicațiilor de gestionare a proiectelor online și offline a crescut multidirecțional. În zilele noastre, există sute de aplicații care vă pot ajuta să dirijați eficient un proiect de afaceri în timp ce gestionați o echipă de colaboratori.

Dacă sunteți interesat să achiziționați software de gestionare a sarcinilor, ar trebui să aflați dacă aplicația este suficient de flexibilă și scalabilă pentru a vă îndeplini obiectivele. Citiți mai departe pentru a afla cum să alegeți managerul de sarcini online potrivit.

Ce este un software de gestionare a sarcinilor online?

Un proiect de afaceri include mai multe sarcini dependente sau independente. Fiecare membru al echipei este responsabil pentru una sau mai multe sarcini. Sarcinile multiple implică multe date de început și de sfârșit, un buget de timp, un buget de cost, alocarea resurselor, mementouri, rapoarte, documente etc.

Când software-ul computerizat sofisticat gestionează toate aceste aspecte ale unui proiect, este cunoscut sub numele de software de gestionare a sarcinilor. Debutul pandemiei a convins mii de companii să adopte munca la distanță. Ca urmare, aplicațiile de gestionare a sarcinilor sunt acum online și găzduite pe servere cloud.

Legate de: Pro și contra utilizării Microsoft Excel ca instrument de gestionare a proiectelor

Caracteristici standard ale aplicațiilor de gestionare a sarcinilor online

Pe măsură ce cererile de aplicații online de urmărire a sarcinilor au crescut, multe firme IT de servicii IT și dezvoltare de software oferă aplicații versatile pentru gestionarea proiectelor. Cu toate acestea, majoritatea acestor aplicații vin cu un set de caracteristici standard esențiale pentru gestionarea de bază a proiectelor. Aceste caracteristici sunt după cum urmează:

1. Elaborează vizualizatorul listei de activități

Majoritatea aplicațiilor de gestionare a sarcinilor online includ un ecran de vizualizare a sarcinilor. Aici puteți vedea toate sarcinile și sarcinile secundare ale oricăror proiecte în curs sau finalizate.

2. Consiliul Kanban

Aplicația avansată de gestionare a sarcinilor online va include o placă Kanban de implementat Kanban pentru un management eficient al proiectelor la nivel individual sau organizațional. Aplicațiile vizualizează digital plăcile Kanban care afișează coloane pentru In asteptarea, În curs, și Efectuat stările sarcinilor și cărțile ca sarcini reale.

3. Diagrama Gantt

O diagramă Gantt este caracteristica principală de gestionare a proiectelor oricărei aplicații online de urmărire a sarcinilor. Diagramele Gantt ilustrează progresul proiectului prin metoda graficului de bare orizontale stivuite. De asemenea, poate vizualiza dependențele sarcinilor, timpul petrecut și starea curentă a sarcinilor.

4. Notificare aplicație prin e-mail sau mesagerie

Aplicațiile de gestionare a proiectelor online subliniază, de asemenea, păstrarea tuturor în buclă, oferind actualizări de activitate și stare de proiect în timp real. Ori de câte ori aplicația detectează modificări în lista de activități, notifică imediat resursa alocată și proprietarul proiectului.

5. Urmărirea timpului

Aplicațiile online de gestionare a sarcinilor vin cu un program automat de evidență a timpului pentru a urmări orele de productivitate, utilizarea resurselor, bugetul proiectului, orele de facturare etc. Proprietarii de proiecte pot lua decizii în timp real, văzând performanța de utilizare a timpului a proiectului.

Legate de: Cele mai bune alternative de aplicații Toggl Time-Tracking

Majoritatea aplicației online de gestionare a sarcinilor vine cu opțiuni de etichetare și filtrare a sarcinilor. Proprietarul proiectului poate seta etichete specifice, cum ar fi munca prioritară, departamentul responsabil, competențe specifice, termenul de livrare, faza de dezvoltare etc. Membrii echipei pot filtra cu ușurință sarcinile pe baza acestor etichete pentru a găsi sarcina corectă.

7. Comunicare cu echipa sau clientul

Aplicațiile standard de gestionare a sarcinilor online au început să ofere o secțiune pentru comunicații interne și externe. Aceste aplicații includ module precum videoconferințe, apeluri vocale și mesaje text.

8. Generarea de rapoarte, stocarea fișierelor și partajarea

Aplicațiile de gestionare a sarcinilor oferă, de asemenea, facilități de creare a rapoartelor pentru a vizualiza performanța proiectului, bugetul resurselor, resursele neperformante, problemele sarcinilor, blocajele proiectului etc.

De asemenea, puteți exporta rapoarte ca foi de calcul sau PDF și le puteți trimite prin e-mail echipei sau clientului. Aceste aplicații permit, de asemenea, colaboratorilor de proiect să stocheze și să partajeze în siguranță fișiere critice legate de proiect.

Legate de: Cele mai bune caracteristici ale nTask pentru o gestionare perfectă a proiectelor

Sfaturi pentru alegerea celei mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor

Software-ul de gestionare a sarcinilor poate spori productivitatea generală și veniturile anuale pentru companiile de orice dimensiune. Cu toate acestea, profesioniștii independenți, antreprenorii individuali și întreprinderile mici trebuie să aleagă cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor care simplifică sarcina și nu adaugă o sarcină de lucru suplimentară.

În afară de funcțiile standard de mai sus, va trebui să căutați și funcții cu valoare adăugată. Iată sfaturile de top care vă vor ajuta să cumpărați aplicația perfectă pentru gestionarea sarcinilor online:

La nivel de echipă sau proiect, ar putea exista un conflict de interese între colaboratori. Aplicația ar trebui să permită controlul central pentru proprietarul proiectului și controlul local pentru colegi. Administratorul proiectului ar trebui să aibă puterea de a personaliza accesul la instrument în funcție de capacitatea colaboratorului.

2. Controlul confidențialității și confidențialității

În majoritatea proiectelor independente sau la nivel de întreprindere, este o provocare să păstrăm confidențialitatea informațiilor personale și a proprietății intelectuale. Ar trebui să căutați un software de gestionare a sarcinilor care să răspundă problemelor privind confidențialitatea datelor.

3. Securitate Cloud Platform

Cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor ar trebui să cripteze toate datele de ieșire și de intrare conform celor mai recente protocoale de securitate a comunicațiilor pe internet. Criptarea ar trebui să funcționeze și atunci când aplicația este în repaus. Trebuie să căutați caracteristici de securitate precum:

• Sistemul de management al identității și accesului (IAM).
• Aplicația este conformă cu GDPR, DSGVO și SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit SSL Encryption.

4. Atribuirea și notificarea sarcinilor

Un sistem de urmărire a sarcinilor online eficient ar trebui să permită membrilor echipei să atribuie sarcini bucketului lor dintr-o listă centrală de sarcini. În plus, funcții precum un manager de proiect care atribuie o sarcină unei anumite resurse, în funcție de setul de competențe, va adăuga valoare instrumentului.

Atunci când un proprietar de proiect atribuie sarcini sau când o resursă revendică sarcini, acesta ar trebui să notifice persoanele responsabile.

5. Sincronizați cu calendarul personal

Pe măsură ce tendința de lucru la distanță crește, este foarte recomandat ca aplicația dvs. de urmărire a sarcinilor online să se sincronizeze cu calendarul personal. Dacă puteți vedea toate sarcinile zilnice personale și profesionale pe un singur ecran, veți fi mai eficient în furnizarea unei productivități ridicate.

6. Integrarea aplicațiilor terță parte

Cea mai bună aplicație de gestionare a sarcinilor ar trebui să permită integrarea fără efort cu alte aplicații, cum ar fi grafica proiectare, foaie de calcul, procesor de text, client de e-mail, mesagerie, conferință video, digital tablă albă etc. Integrarea cu aplicații profesionale vă permite să găsiți toate resursele legate de proiect într-un singur loc.

7. Compatibilitate multi-dispozitiv

Căutați un tracker de sarcini online care vă permite să vă conectați de pe orice dispozitiv precum Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS etc. Veți obține mai mult raport calitate-preț dacă aplicația vă permite să salvați progresul pe un dispozitiv și să începeți să lucrați fără probleme de pe alt dispozitiv.

8. Analize bazate pe AI

Unele aplicații de gestionare a sarcinilor vin, de asemenea, cu un AI încorporat care generează analize la nivel înalt despre proiectele anterioare. Luând informații din astfel de rapoarte, puteți planifica proiecte viitoare mai eficient la un buget mai mic.

9. Acces la asistență pentru clienți

Majoritatea aplicațiilor oferă în prezent asistență pentru clienți prin chat, e-mail și telefon. Când cumpărați o aplicație de urmărire a sarcinilor online, aflați dacă dezvoltatorul oferă servicii de asistență generală și tehnică adecvate.

10. Structura prețurilor

Căutați o aplicație de gestionare a sarcinilor online, care oferă o structură flexibilă de stabilire a prețurilor. Obțineți un plan de buget la nivel de intrare atunci când sunteți o echipă în devenire și extindeți-vă pe măsură ce proiectele și resursele dvs. cresc.

Este o aplicație de gestionare a sarcinilor online potrivită pentru dvs.?

O căutare a celei mai bune aplicații de gestionare a sarcinilor online ar putea consuma multe ore de productivitate. Puteți urma sfaturile de mai sus pentru a obține software-ul perfect de gestionare a sarcinilor pentru afacerea dvs. și pentru a evita pierderea timpului prețios.

ClickUp vs. Asana: Care este mai bine pentru managementul de proiect?

Există o mulțime de opțiuni pentru software-ul de gestionare a proiectelor, iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să alegeți între Asana și ClickUp.

Citiți în continuare

Despre autor