Productivitatea 101: Cum se folosește metoda Obținerea lucrurilor (GTD)

Simți că procesezi mai multe sarcini și proiecte în cap, dar nu le finalizezi de fapt? Când te gândești mult la sarcini, proiecte și obiective, devine o provocare pentru mintea ta să te concentrezi pe productivitate.

Prin gestionarea sistematică a sarcinilor, Getting Things Done (GTD) vă ajută să reduceți stresul mental. Aflați mai multe despre metoda GTD, procesele și cum să vă organizați pentru a îndeplini sarcinile în mod eficient.

Ce înseamnă metoda de realizare a lucrurilor (GTD)?

Cei cinci pași, și anume Capturarea, clarificarea, organizarea, examinarea și implicarea, construiesc sistemul GTD care face profesioniștii sau profesioniștii mai productivi la locul de muncă sau acasă.

Va trebui să investiți câteva ore productive în configurarea metodei GTD și a instrumentelor sale. Cu toate acestea, o investiție atât de mică de energie și timp vă va da roade pentru tot restul vieții, dacă o veți practica continuu.

Pe măsură ce implementați sistemul GTD pentru fiecare sarcină profesională sau personală, veți începe să vedeți următoarele avantaje:

1. Veți economisi mai mult timp și veți putea realiza echilibrul corect între viața personală și cea profesională.
2. Veți deveni mai eficient și mai productiv prin gestionarea sarcinilor. Astfel, veți fi în cele din urmă liber de stres mental.
3. Puteți evita provocarea de daune proiectului concentrându-vă pe sarcini mai semnificative.
4. Devii mai creativ, deoarece mintea ta nu trebuie să proceseze date inutile.

Când ar trebui să adoptați metoda GTD

Puteți aplica practic sistemul GTD pentru a îndeplini orice sarcini profesionale sau personale. Freelanceri și profesioniști care se ocupă de multe sarcini ar trebui să practice GTD pentru a rămâne productivi. Scenariile din viața reală care se potrivesc cel mai bine sistemului GTD sunt:

1. Te temi că ai putea uita sarcinile mici, dar cruciale ale oricărui proiect.
2. Nu aveți încredere în a ține evidența tuturor lucrurilor.
3. Vei îndeplini mai multe roluri în viața ta profesională și personală.
4. Te găsești frecvent inițind diverse proiecte, dar nu reușești să le finalizezi la timp.
5. Nu ați încercat niciodată abordarea Noțiuni de bază pentru gestionarea sarcinilor.

Cum funcționează metoda GTD

Primul pas: Capturați

David Allen, dezvoltatorul metodei GTD, subliniază capturarea sarcinilor și ideilor în scris sau stocare digitală pentru a menține mintea fără stres.

Prin urmare, trebuie să stocați imediat evenimente, idei, întâlniri, sarcini, sarcini, sarcini secundare, referințe de proiect etc. în căsuța de e-mail. Această căsuță poștală ar putea fi un sistem de înregistrare pe hârtie sau aplicații precum Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote etc.

Un Inbox este o reprezentare vizuală a elementelor de care trebuie să aveți grijă în mod regulat la locul de muncă sau acasă. Este primul pas către fluxul de lucru de gestionare a timpului personal bazat pe GTD. Acest pas necesită multă energie și timp, deoarece trebuie să treceți prin procese de gândire extinse pentru a capta toate sarcinile și ideile într-un singur loc.

Puteți captura în mod eficient toate sarcinile din căsuța de e-mail GTD folosind Aplicații de gestionare a timpului bazate pe GTD precum Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp etc.

Pasul doi: clarificați

După ce ați completat ideile și sarcinile în căsuța de e-mail GTD, trebuie să convertiți aceste elemente aglomerate în pași care pot fi acționați. Urmați lista de verificare menționată mai jos pentru toate articolele din căsuța de e-mail:

1. Finalizați sarcina imediat dacă durează mai puțin de două minute.
2. Dacă proiectul permite, căutați oportunități de delegare a sarcinilor.
3. Puneți elemente de referință precum documente, fișiere, informații de contact etc. în secțiunea de comentarii a unei sarcini specifice.
4. Dacă trebuie să finalizați o sarcină în viitor, atribuiți o dată scadentă.
5. Ștergeți orice elemente care nu sunt relevante într-un context personal sau profesional.

Legate de: Un ghid pentru începători pentru utilizarea Asana pentru urmărirea oricărui proiect

Pasul trei: organizează-te

Pentru a vă organiza sarcinile, trebuie să le listați în lista de sarcini temporare pentru o procesare ulterioară pe baza următoarelor elemente:

1. Calendar: Trebuie să introduceți programări în calendar. Puteți începe să utilizați aplicații de calendar, deoarece acestea sunt mai eficiente decât calendarele pe hârtie.
2. Următoarele acțiuni: Sarcinile care nu sunt potrivite pentru niciun proiect ar trebui să fie în lista Următoarele acțiuni. Puteți avea diferite liste specifice contextului, cum ar fi treburile, personalul, serviciul, apelurile telefonice etc.
3. Proiecte: Trebuie să organizați proiectele într-o listă separată bazată pe contexte. Alocați termene specifice pentru fiecare sarcină a unui proiect și revizuiți zilnic lista de proiecte.
4. În așteptare: Dacă delegați unele sarcini de proiect altora, atunci ar trebui să mențineți o listă de memento pentru acele sarcini.

Liste de sarcini și aplicații pentru luarea de note precum TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote etc. vă ajută să vă organizați și să vizualizați listele de sarcini.

Pasul patru: angajează-te

Trageți în mod sistematic ce trebuie să faceți în continuare în pasul Angajați utilizând următoarele patru criterii:

1. Context: Veți avea diferite sarcini legate de muncă, viață și hobby-uri. Acestea sunt cunoscute ca contexte. Trebuie să creați liste de sarcini separate pentru fiecare dintre aceste contexte.
2. Timp disponibil: Dacă aveți aproximativ 15 minute în timp ce conduceți la destinație, vă puteți opri probabil la un magazin alimentar pentru a cumpăra articolele pe care le-ați enumerat pe lista dvs. de cumpărături.
3. Energie disponibilă: Programați sarcini complexe pentru perioada în care sunteți mai energic. Lăsați sarcinile simple pentru ore cu nivel scăzut de energie.
4. Prioritate: De asemenea, puteți identifica ce să faceți în continuare, în funcție de prioritatea sarcinilor dintr-o listă de sarcini.

Instrumentele de gestionare a sarcinilor care urmează metoda GTD vă vor permite să adăugați vizualizări de activități personalizate cu filtre. Aceste filtre ar putea fi prioritare, scadență, cesionar, cuvinte cheie, data creării etc. Astfel de aplicații automatizează și metoda GTD prin vizualizări precum astăzi, viitoare, vizualizare următoare, contexte printr-o etichetă etc.

Legate de: Cele mai bune caracteristici ale nTask pentru o gestionare perfectă a proiectelor

Pasul cinci: Revizuire

Revizuirea elementelor GTD, cum ar fi intrările în calendar și listele de sarcini, vă menține sistemul GTD actualizat. În metoda GTD, puteți practica recenzii săptămânale pentru cel mai bun rezultat. Pasul de revizuire vă permite să vă rafinați fluxurile de lucru de gestionare a timpului și să identificați pașii următori.

Instrumente de gestionare a sarcinilor pe care s-ar putea să îl folosiți pentru Obținerea lucrurilor finalizate automatizează pasul de revizuire. Aplicațiile precum Infinity, Trello, Asana, Todoist etc. vin cu șabloane de revizuire GTD încorporate. Aceste șabloane oferă toate punctele de control pe care trebuie să le parcurgeți pentru o revizuire săptămânală cu succes a fluxului de lucru GTD pentru orice proiect sau sarcină.

Aplicațiile vă permit, de asemenea, să personalizați aceste șabloane de revizuire pentru a se potrivi nevoilor dvs. de proiect. De exemplu, puteți crea o revizuire bilunară mai degrabă decât o revizuire săptămânală. Puteți crea comentarii sau sarcini secundare pentru a vă determina reflecțiile săptămânale și a vă concentra pentru săptămâna următoare.

Deveniți mai productivi cu sistemul Getting Things Done

Metoda GTD împarte întregul proces de gestionare a sarcinilor în cinci pași simpli: Captură, Clarificare, Organizare, Revizuire și Angajare. Sistemul GTD și instrumentele de realizare a lucrurilor vă ajută să utilizați capacitatea creierului mai mult la finalizarea sarcinilor decât gândurile neproductive.

Pentru o productivitate optimă, știți cum să alegeți cea mai bună aplicație pentru gestionarea sarcinilor, adoptând în mod regulat metoda GTD.

Ghid de gestionare a sarcinilor online: 10 sfaturi pentru alegerea aplicației potrivite

Dacă doriți să alegeți o aplicație de gestionare a sarcinilor pentru a vă gestiona proiectele mai eficient, iată câteva lucruri de luat în considerare!

Citiți în continuare

Despre autor