Trimitem și primim e-mailuri în fiecare zi. Totuși, facem greșeli jenante pe care nu le putem „anula” cu adevărat. Prin urmare, scrierea unui e-mail eficient care să țină acțiunea cititorului dvs., dar care să țină cont de provocările lumii noastre, poate fi dificilă.
Având în vedere acest lucru, am compilat câteva reguli esențiale pe care trebuie să le cunoașteți atunci când trimiteți mesaje prin e-mail. Urmați aceste reguli simple pentru a scrie e-mailuri mai bune fără efort.
1. Reexaminați salutările și deconectările
„Sper că ai o săptămână minunată!” a fost o modalitate minunată de a începe un e-mail. Nu mai! Având în vedere cât de incertă este viața, aceasta poate fi considerată neglijentă și excesiv de detașată.
Același lucru este valabil și pentru semnările de tip „Salutări”, „Cele mai bune dorințe” sau „Noroc” - care au funcționat perfect bine înainte, dar uneori pot suna retrase din realitate.
Deci, de ce să nu-l păstrăm simplu și autentic? Optați pentru deconectări precum „Rămâneți în siguranță”, „Aveți grijă” sau „Cu stimă”. În ceea ce privește salutările, „Sper că totul este bine” sau „Sper că tu și cei dragi vă păstrați în siguranță” pot fi puncte de plecare bune.
2. Includeți un subiect clar
Această regulă de e-mail este la fel de veche ca e-mailul în sine. Acest lucru se datorează faptului că adesea oamenii decid dacă vor deschide sau nu un e-mail pe baza subiectului.
Cu toată munca noastră acum online, necesitatea de a acorda prioritate celor importante și de a ignora ceea ce nu este crucială. Prin urmare, dacă tot lăsați subiectul necompletat, este posibil ca e-mailul dvs. să fie ignorat.
Subiectul ideal are mai puțin de 10 cuvinte. Alegeți unul care să răspundă preocupărilor dvs. și să comunice despre ce e-mail este vorba. „Propunerea pentru proiectul de aviație”, „Reuniunea reprogramată” sau „Întrebări rapide despre prezentarea dvs.” sunt câteva exemple bune de subiecte de la care puteți lua un indiciu.
3. Folosiți o semnătură profesională
Aveți un bloc de semnături prefigurat pe care îl utilizați pentru a răspunde la e-mailuri pe toate dispozitivele dvs. personale. Ar trebui să aibă numele dvs., titlul companiei dvs. și informațiile dvs. de contact.
Acest lucru oferă destinatarului dvs. o idee bună despre cine sunteți și despre cum să vă contactați dacă apare nevoia. Când vine vorba de fontul și dimensiunea semnăturii dvs. profesionale, asigurați-vă că este la fel ca restul e-mailului.
De asemenea, încetează-ți e-mailurile cu încredere dar nu trece peste bord cu ziceri sau detalii personale.
4. Prezentați-vă dacă vă întâlniți pentru prima dată practic
Cu toții am întâmpinat situații în care a trebuit să trimitem un e-mail pe cineva pe care nu l-am întâlnit. Primirea unui e-mail de la un străin poate fi ciudată. Și asta este o expresie ușoară.
Deci, luați un minut pentru a vă prezenta destinatarului e-mailului. Contextul este critic și primele impresii încă contează. Așadar, adăugați un rând de genul „Bună! Aceasta este Tracy de la Multiseon Pvt. Ltd și trimit un e-mail pentru că v-ați exprimat interesul de a cumpăra produsele noastre electronice ”.
Sau, când ești prezentat cuiva prin e-mail, îi poți lăsa și un rând care să spună cât de minunat este să-i întâlnești pe internet.
5. Scrieți e-mailuri pline de compasiune
Nu putem sublinia importanța acestuia. Viata este grea. Mai presus de toate, este foarte incert.
Au ratat un termen? Nu s-au prezentat la programul Google Meet programat? Înainte de a trimite un e-mail sever - opriți-vă și gândiți-vă bine. Ce se întâmplă dacă există o urgență medicală?
Prin urmare, fii compătimitor și întreabă dacă totul este în regulă cu ei. Un e-mail de genul „Ne-a fost dor de tine la întâlnirea de astăzi. Doar verificarea pentru a vedea totul este în regulă. ” poate construi relații care rezistă testului timpului.
6. Comprimă / Redimensionează și numește atașamentele când poți
Nu vorbim prea mult despre această regulă de e-mail, deoarece atunci când trimitem atașamente mari, presupunem că destinatarul nostru are suficient spațiu. Fișierele mari necesită mai mult timp pentru descărcare și pot deveni deranjante în cel mai scurt timp.
Prin urmare, faceți un punct să le comprimați sau să le redimensionați. Dacă partajați prea multe fișiere simultan, este o bună practică să adăugați o notă politicoasă care să spună la ce servesc atașamentele.
De asemenea, denumiți atașamentele înainte de a le trimite. Trimiți CV-ul tău? Redenumiți fișierul ca Tracy_Mackenzie_CV și începeți cu piciorul drept.
7. Nu utilizați e-mailul ca altă aplicație de mesagerie instant
Motivul pentru care iubim cu toții mesageria instantanee este că este instantaneu.
Dar când amesteci cele două și folosești e-mailul ca înlocuitor pentru mesageria instantanee, riști să fii enervant și neprofesionist.
Prin urmare, trebuie să știți când să trimiteți un e-mail și când să îl urmăriți cu altul. Nu faceți greșeala de a trimite prea multe e-mailuri de urmărire pentru că s-ar putea să lucreze de acasă. Nu apelați pe cineva cerându-i să verifice un e-mail.
Dacă este urgent, utilizați un alt mod de comunicare.
8. Folosiți umorul pentru a vindeca, dar cu raritate
În timp ce mulți folosesc umorul pentru a ușura starea de spirit în aceste vremuri extraordinare, problema utilizării umorului în e-mailuri este că poate da înapoi.
Dacă doriți să folosiți umorul într-un e-mail, faceți acest lucru numai dacă cunoașteți bine persoana respectivă. Nu doriți să fiți lipsit de respect sau nepoliticos dacă cineva se află într-o situație gravă. În plus, ceea ce sună amuzant s-ar putea să nu citească amuzant.
Cuvânt pentru înțelepți: Dacă aveți îndoieli, cel mai bine este să-l lăsați deoparte.
Setați răspunsuri în afara biroului și îmbunătățiți echilibrul între viața profesională și viața personală
În timp ce trimiteți mesaje prin e-mail oamenilor în aceste zile, ar trebui să fiți atenți și la oră. Odată ce stilurile de viață de la domiciliu câștigă aderență, granițele dintre muncă și viața noastră personală au fost estompate. Răspunsurile din afara biroului facilitează înțelegerea când cineva este disponibil pentru o întâlnire sau răspunde la un e-mail.
Consultați setările clientului dvs. de e-mail și configurați răspunsurile automate atunci când sunteți plecat sau nu la birou. De exemplu, Gmail îl numește Responder de vacanță, în timp ce Microsoft Outlook folosește Răspunsuri în afara biroului.
Sperăm că aceste reguli de aur de a scrie e-mailuri eficiente și obiceiurile corecte de e-mail vă vor ajuta să economisiți timp și să creați răspunsurile corecte.
Îmbunătățiți-vă abilitățile de comunicare evitând greșelile, cum ar fi utilizarea a prea multe emoji sau introducerea tuturor majusculelor.
Citiți în continuare
- Productivitate
- Sfaturi pentru e-mail
Gargi este scriitor, povestitor și cercetător. Este specializată în scrierea unor conținuturi convingătoare pe toate lucrurile pe Internet pentru clienți din țări și industrii. Este postuniversitară în literatură, cu diplomă în editare și editare. În afara muncii, ea găzduiește spectacole TEDx și festivaluri de literatură. Într-o lume ideală, ea este întotdeauna la un minut distanță de a merge la munte.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Încă un pas…!
Vă rugăm să confirmați adresa de e-mail în e-mailul pe care tocmai vi l-am trimis.
