Primele 14 sfaturi privind eticheta de e-mail pe care trebuie să le cunoașteți

Fie că sunteți un scriitor de conținut, un agent de marketing, un dezvoltator sau un profesionist independent, e-mailul este o parte integrantă a lumii noastre moderne.

De fapt, este cea mai standardă formă de comunicare între freelanceri. Din acest motiv, este important să învățați cele mai bune practici și etichetă pentru trimiterea e-mailurilor, dacă doriți să atrageți și să păstrați clienți.

1. Exersează răspunsul rapid

Deoarece afacerea independentă depinde de comunicarea prin e-mail, răspunsul prompt a devenit un standard așteptat.

Dacă nu petreceți timp cu familia și prietenii, ar trebui să vă propuneți întotdeauna să răspundeți la toate e-mailurile dvs. într-o oră. Dacă acest lucru nu este posibil, răspundeți în aceeași zi în timpul programului de lucru al clientului.

2. Clarificați punctul la început

Clienții dvs. nu trebuie să vă citească e-mailul până la final sau, mai rău, de mai multe ori, pentru a înțelege punctul pe care încercați să-l faceți. Dacă scrieți un e-mail, asigurați-vă că specificați clar mesajul dvs. chiar la început - fie în subiect, fie în corp.

Subiectul trebuie să fie scurt și specific. În corpul e-mailului, subliniați cele mai importante detalii folosind puncte gloanțe.

Legate de: Cei mai populari furnizori de e-mail mai buni decât Gmail și Yahoo Mail

3. Verifică dublu gramatica și ortografia

E-mailul dvs. reflectă cine sunteți. Va arăta ce așteptă clienții de la dvs. în ceea ce privește calitatea muncii. Chiar și cei mai experimentați profesioniști fac greșeli de scriere, mai ales în timp ce tastează de pe smartphone-uri. Cu toate acestea, clienții nu vor primi o primă impresie bună din astfel de greșeli.

După ce ați terminat de compus, citiți e-mailul cu voce tare, astfel încât să puteți afla greșeli gramaticale. De asemenea, puteți utiliza instrumente online pentru asistență suplimentară.

4. Păstrați-l concis

Dacă sunteți un scriitor care provine dintr-un mediu literar, ar putea fi dificil să vă împotriviți să scrieți într-un limbaj înflorit. Cu toate acestea, pentru o persoană obișnuită, va deveni doar un cod pe care nu îl poate descifra!

Păstrați întotdeauna e-mailurile scurte și simple. Scrie cu propoziții mici și folosește cuvinte pe care le știe toată lumea. Dacă trebuie să transmiteți informații care nu se încadrează în câteva paragrafe, este mai bine să programați o întâlnire virtuală sau un apel telefonic.

5. Răspundeți la toate interogările

Acest punct ar putea părea contradictoriu cu indicatorul anterior, unde v-am rugat să păstrați e-mailul scurt. Ei bine, să omiteți orice întrebare a clientului dvs. din motive de concizie va fi o acțiune lipsită de respect.

Adresați întrebările adresate în fiecare secțiune a e-mailului în secțiuni separate. Deci, clientul știe că le-ați citit cu atenție e-mailul. Când nu puteți răspunde imediat la o întrebare, menționați-o când puteți.

6. Urmați formatul unic și standard

În timp ce scrieți e-mailuri clienților dvs., utilizați un singur format pentru toate e-mailurile. Asigurați-vă că utilizați același tip de caractere, dimensiunea fontului, culoarea fontului și structura textului pe fiecare e-mail. Dacă nu aveți niciun format standard, un singur fir de e-mail va părea ciudat.

Pentru comunicările de afaceri, puteți utiliza fonturi precum Arial, Calibri și Verdana. Pentru mărime, 12 sunt sigure. Utilizarea fonturilor colorate nu este recomandată pentru acest tip de interacțiune profesională - să rămânem la negru.

7. Încheiați cu o semnătură

Indiferent de statutul dvs. profesional, este întotdeauna o idee bună să aveți o semnătură de e-mail cu informațiile dvs. de contact în partea de jos a e-mailurilor. Acest lucru îi ajută pe oameni să vă amintească de voi, astfel încât să vă poată contacta imediat ori de câte ori este necesar.

Adăugarea unei semnături personalizate la sfârșitul e-mailului este ușoară și vă va face doar să arătați profesionist. Adăugați datele de contact în semnătură.

Legate de: Cum se adaugă o semnătură de e-mail în Microsoft Office 365

8. Utilizați șablonul de e-mail în afara biroului

Puteți pleca într-o vacanță, dar în timp ce lucrați independent, asigurați-vă că clienții dvs. știu asta. În afară de a-i avertiza personal prin e-mail, va fi minunat să aveți un răspuns în afara biroului.

În timp ce lucrați cu mai mulți clienți, trebuie să gestionați termenele limită. La fel, clienții dvs. trebuie să știe când se pot aștepta la răspunsul dvs.

9. Urmăriți întotdeauna

Urmărirea cu clienții dvs. este esențială atunci când vă așteptați să primiți un răspuns, dar nu ați primit-o. Într-un e-mail de urmărire, puteți copia orice informație relevantă și atașa din nou orice fișier crucial pentru a ajuta clientul să afle cu ușurință informațiile necesare.

10. Folosiți limba potrivită

Folosiți limba profesională standard în timp ce comunicați cu clienții dvs. Evitați să folosiți emoticoane în astfel de conversații formale. Începeți e-mailul cu un salut amabil și adresându-vă direct clienților cu numele lor.

Nu utilizați TOATE MAJUSCULE sau acronimele precum ASAP sau RSVP. De asemenea, este mai bine să nu utilizați o formă scurtă a numelui clientului dvs.

11. Evitați să răspundeți când este supărat sau supărat

Indiferent cât de mult ai stat în afaceri independente, să te simți frustrat și supărat de munca ta se va întâmpla. Dacă unele e-mailuri de la clienți te supără, instinctul natural ar fi să răspunzi instantaneu.

Dar, abțineți întotdeauna să răspundeți în timp ce sunteți lăsați emoționați. Rămâneți profesionist și scrieți un răspuns lustruit odată ce vă liniștiți.

12. Comunicați folosind alte metode

Pe măsură ce creșteți ca independent, ați ști când să luați discuția offline. În timp ce partajați unele informații sensibile la timp, nu vă bazați doar pe e-mailuri. Asociați-l întotdeauna cu orice formă de comunicare în timp real, cum ar fi un apel telefonic sau un mesaj Slack.

13. Nu încercați să vă faceți prieteni

Ești aici pentru a construi o relație de afaceri cu clientul tău, nu pentru a-ți face prieteni. Este întotdeauna sigur să nu fii amuzant sau inteligent cu clientul tău. Respectați informațiile și intenția mesajului dvs. Nu vă grăbiți să le arătați personalitatea în timp ce veți avea o relație profesională.

14. Nu omiteți răspunsul

Ați întârzia să răspundeți la un e-mail sau să-l omiteți complet ar putea să vă coste un proiect. Dacă căsuța de e-mail este plină de e-mailuri de vânzare și buletine informative inutile, este posibil să pierdeți e-mailurile importante de la clientul dvs.

Marcați e-mailurile de la clienții existenți ca favorite, astfel încât să le obțineți pe cele primite în căsuța de e-mail. Pentru a accesa rapid toate e-mailurile legate de serviciu, păstrați-le în ordine.

Etichetele inteligente de e-mail vă vor impresiona clienții

Pentru a gestiona eficient o afacere, trimiterea de e-mailuri este o parte esențială a procesului. Încercați aceste hack-uri rapide pentru a crea un e-mail profesional și prezentați-vă într-un mod mai inteligent și mai bun clienților potențiali și existenți.

Cele mai bune 5 caracteristici ale Cloze pentru o gestionare perfectă a afacerii

Dacă afacerea dvs. implică profesioniști independenți sau consultanți, luați în considerare utilizarea Cloze pentru a vă îmbunătăți managementul.

Citiți în continuare

Despre autor