În ciuda faptului că este un instrument de productivitate, e-mailul este o distragere a atenției în timpul orelor de lucru și vă împiedică să efectuați sarcini mai importante. Este posibil să aveți chiar obiceiul de a vă verifica e-mailurile ori de câte ori apare o notificare.
Astfel de practici vă împiedică performanța și vă provoacă obstacole în calea atingerii obiectivului. Pentru a maximiza productivitatea, vă recomandăm să urmați următoarele abordări pentru a controla utilizarea e-mailului.
1. Nu-ți începe ziua cu Inbox
În timpul dimineții, ar trebui să vă luați în considerare prioritățile, faceți o listă de sarcini pentru ziua respectivă și concentrați-vă pe cea mai importantă sarcină fără să vă faceți griji cu privire la solicitările altor persoane. Oricât de tentant ar fi să vă verificați primele e-mailuri dimineața, vă atrage atenția.
Legate de: Digital vs. Lista de sarcini pe hârtie: Care este mai bine?
Mintea ta este aglomerată cu posibilele răspunsuri la e-mailuri și, ca urmare, munca ta reală suferă. Răspunsul la e-mailuri dimineața devreme le permite oamenilor să știe că sunteți deja disponibil. Prin urmare, trebuie să vă începeți ziua concentrându-vă pe muncă, nu pe e-mailuri.
2. Goliți regulat Mesaje primite
Nu este necesar să răspundeți la fiecare e-mail pe care îl primiți. Cu toate acestea, trebuie să procesați fiecare e-mail pentru a păstra căsuța de e-mail plină de e-mailuri necitite. În caz contrar, nu veți găsi e-mailul necesar. Puteți păstra căsuța de e-mail liberă de mesaje necitite în bloc folosind aceste metode:
- Do: Dacă e-mailul solicită orice sarcină care poate dura mai puțin de două minute, faceți asta imediat.
- Delega: Nu este neapărat vorba de a preda responsabilitatea altcuiva. Deci, puteți transmite sarcina persoanelor potrivite.
- Amâna: Dacă e-mailul nu are nevoie de un răspuns urgent, puteți amâna răspunsul la un moment mai bun.
- Șterge: Ar trebui să ștergeți imediat e-mailurile delegate altcuiva sau cele non-critice pentru a evita confuzia și dezordinea.
3. Abțineți-vă de la trimiterea fiecărui e-mail către toată lumea
E-mailurile CCing pot fi necesare uneori, dar de obicei înseamnă a fi bombardat cu răspunsuri care nu au nicio legătură cu tine. În timp ce trimiteți un e-mail, nu adăugați mai mult de două persoane în câmpul CC.
Dacă colegii dvs. vă trimit în e-mailuri care conțin informații pe care nu trebuie să le cunoașteți, puteți primi și e-mailuri inutile. În acest caz, ar trebui să vă informați echipa să răspundă individual în loc să răspundă tuturor, cu excepția cazului în care împărtășesc unele informații pe care toată lumea trebuie să le cunoască.
4. Verificarea e-mailului în loturi
Există două tipuri de utilizatori de e-mail: Primul tip depinde de notificări și verifică e-mailul imediat când acesta ajunge. Cel de-al doilea tip de expeditor are timpul fix pentru a verifica toate e-mailurile dintr-un lot, astfel încât să poată uita de el restul zilei.
Trebuie să fii al doilea tip pentru a-ți îndeplini sarcinile în mod eficient. Setează-ți propriile reguli pentru momentul verificării orei.
Una dintre cele mai bune metode pentru a opri căsuța de e-mail nu scăpa de sub control și pentru a economisi timpul prețios este să luați asistență externă pentru verificarea mesajelor. O opțiune inteligentă pentru gestionarea e-mailurilor este utilizarea de instrumente precum Sanebox sau Derulați-mă.
Sanebox vă ajută să vă sortați și să dezabonați căsuța de e-mail și să faceți loc doar pentru e-mailurile importante. Orice alte e-mailuri care vă ajung la adresa de e-mail vor fi trimise la Coșul de gunoi sau Arhivă. Cu Unroll. Eu, puteți anula abonamentele de e-mail care nu sunt necesare.
6. Alegeți un nou model de operare pentru comunicare
Prin introducerea unui nou model de comunicare printre membrii echipei dvs., puteți deveni mai puțin dependent de e-mailuri. De exemplu, puteți utiliza un instrument de gestionare a proiectelor pentru comunicarea de grup sau aranjați o scurtă întâlnire. Cu instrumentele de gestionare a proiectelor, puteți avea toate indicațiile necesare listate cu un proiect.
La fel, puteți programa o conversație individuală la telefon pentru a evita un fir de e-mail lung. Pentru colaborare și comunicare în timp real, puteți utiliza servicii de mesagerie precum Slack, Turmă, Yammer, etc., pentru a vă conecta rapid cu echipa dvs. pentru orice nevoi.
Legate de: Ce este Slack și cum funcționează?
7. Îmbunătățiți-vă eticheta de e-mail
Pentru a avea mai mult succes în realizarea mai multor lucruri fără întrerupere, reglați-vă eticheta de e-mail cu următoarele sfaturi:
- Scrieți întotdeauna un subiect clar care să specifice subiectul e-mailurilor. Astfel, destinatarul nu va trece cu vederea e-mailurile și nu trebuie să trimiteți e-mailuri suplimentare cerând un răspuns.
- Nu săriți niciodată corectarea e-mailurilor dvs. înainte de a lovi Trimite buton. Se va asigura că nu există nicio șansă de neînțelegere din cauza greșelilor de tipar.
- Asigurați-vă că semnătura dvs. de e-mail conține informațiile dvs. de contact, cum ar fi numărul de telefon. Astfel, destinatarul vă poate contacta direct dacă apare necesitatea.
8. Alegeți răspunsul întârziat
Este posibil să ajungeți deseori să răspundeți la e-mailuri imediat ce sosesc. Cu toate acestea, acest lucru vă va îndepărta concentrarea doar de sarcina dvs. principală. Nu vă mai grăbiți să răspundeți la un e-mail. În schimb, luați o oră sau chiar mai mult și răspundeți conform programului dvs. pentru a vă gestiona căsuța de e-mail.
Dacă vă îngrijorează lipsa e-mailurilor urgente, nu veți primi e-mailuri în acest caz. Pentru orice situații de urgență, veți primi un apel telefonic, nu un e-mail.
9. Încercați metoda „Yesterbox”
Creată de Tony Hsieh, această metodă promovează răspunderea numai la e-mailul care a venit ieri - cu excepția cazului în care acestea sunt urgente. Regula de bază a acestei tehnici este de a procesa căsuța de e-mail de ieri în loc de cea de astăzi. Desigur, veți citi un e-mail urgent care necesită acțiuni imediate, dar nu multe e-mailuri se vor încadra în această categorie.
10. Spune Adio Buletinelor Informative
Fiecare e-mail care ajunge în căsuța de e-mail este echivalent cu un moment de distragere a atenției. O mare parte din e-mailurile pe care le primiți în fiecare zi sunt buletine informative. În majoritatea cazurilor, nici nu vă veți aminti când v-ați abonat la newsletter și de ce.
Pentru a vă păstra căsuța de e-mail curată și pentru a evita să primiți notificări inutile în timpul orelor impare, dezabonați-vă la buletinele informative de care nu aveți nevoie. Această dezabonare poate dura ceva timp, dar veți fi pentru totdeauna liber de e-mailuri nedorite. Puteți folosi oricând un flux RSS în loc de e-mail dacă nu doriți să pierdeți nicio postare.
Productivitatea dvs. este mai importantă decât e-mailurile dvs.
Acumularea nesfârșită de e-mailuri este suficientă pentru a vă stresa și a vă distrage atenția. Schimbându-vă obiceiurile de e-mail cu aceste metode, puteți opri e-mailul de la a vă distrage atenția și deveni extrem de productiv.
Aflați cum vă ajută o stație de lucru fără aglomerații să lucrați cu atenție și să finalizați sarcinile la timp.
Citiți în continuare
- Productivitate
- Sfaturi pentru e-mail
- Concentrați-vă
- Sfaturi de productivitate
Tamal este scriitor independent la MakeUseOf. După ce a acumulat o experiență substanțială în tehnologie, finanțe și afaceri a lucrat anterior într-o companie de consultanță IT, a adoptat scrisul ca profesie cu normă întreagă acum 3 ani. În timp ce nu scrie despre productivitate și cele mai recente știri tehnologice, îi place să joace Splinter Cell și să urmărească Netflix / Prime Video.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Încă un pas…!
Vă rugăm să confirmați adresa de e-mail în e-mailul pe care tocmai vi l-am trimis.
