Cum se importă date din formulare Microsoft Word într-o foaie de calcul Excel

Utilizarea formularelor în Microsoft Word pentru a colecta informații este destul de simplă și convenabilă. Provocarea majoră constă în transferul datelor colectate în foaia dvs. de calcul Excel.

Poate fi copleșitor să introduceți manual toate datele pe care le-ați colectat. Din fericire, există mai multe moduri de a completa automat datele din formularele Microsoft Word în foaia dvs. de calcul Excel.

Înțelegerea formularelor în Microsoft Word

Înainte de a începe, să discutăm formularele din documentele Microsoft Word. S-ar putea să vă întrebați cum funcționează formularele Word, dar este destul de simplu.

Cu Word, puteți crea documente standardizate care pot fi utilizate pentru a colecta date. Face acest lucru oferindu-vă un șablon la alegere.

Șablonul include toate câmpurile relevante pe care ați putea dori să le completeze utilizatorii. După ce specificați întrebările, utilizatorii vor avea opțiunea de a completa aceste șabloane. Aceste răspunsuri sunt apoi stocate în forme Word, care pot fi accesate oricând.

Crearea unei foi de calcul Excel dintr-un formular Microsoft Word

Puteți utiliza oricare dintre aceste metode în funcție de numărul de formulare pe care le aveți sau de tipul de date pe care doriți să le exportați din formularele dvs. Word.

Metoda 1: Importarea unei singure celule

Cel mai bine este să utilizați această metodă dacă doriți să importați date dintr-o celulă individuală într-o foaie de calcul Excel. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a utiliza această metodă.

1. Deschideți un computer nou pe computer Foaie de calcul Excel.
2. Faceți clic pe Inserați fila și selectați Obiect opțiune.
3. După ce faceți clic pe acesta, Obiect opțiunea vă va conduce la o fereastră, așa cum se vede în captura de ecran.
4. Acolo, selectați Creați din fișier opțiune.
5. Căutați prin Documente Microsoft Word pentru a importa fișierul dorit.
6. Selectați-l făcând dublu clic pe numele fișierului, apoi închideți fereastra făcând clic pe O.K buton. Acest proces va îmbina fișierul Word cu foaia dvs. de calcul Excel.
7. Caseta de text a celulei ar trebui să fie afișată acum = EMBED („Document”) sub el, așa cum se arată în imagine. Acest lucru poate fi realizat numai dacă permisiunile sursă de editare a documentelor Word sunt activate.
8. Faceți clic pe Fila Fișier>Salvează cași redenumiți fișierul Excel în loc să suprascrieți documentul anterior necombinat.
9. Click pe Salvați din nou pentru a termina procesul.

Metoda 2: Import de date celulă prin celulă

Această a doua metodă vă permite să importați datele dvs. celulă cu celulă. Iată câțiva pași pentru a vă ghida.

1. Deschis documentul Word cu datele prevăzute pentru transfer.
2. Faceți clic pe semnele de trapă care sunt pe masă.
3. Copiați tabelul apăsând Ctrl + C.
4. Poți atunci închide documentul dvs. Word.
5. Deschideți o foaie de calcul Excel și faceți clic pe prima grilă de celule.
6. Lipiți datele copiate apăsând Ctrl + V. Datele dvs. vor fi lipite așa cum se vede în această imagine.

Dacă alegeți să utilizați această metodă, vă rugăm să vă asigurați că tabelul Excel are același aspect ca tabelul Word care are detaliile.

Aceasta înseamnă că, dacă tabelul dvs. de cuvinte are zece coloane, tabelul dvs. Excel ar trebui să aibă același lucru.

Metoda 3: convertiți Word în Excel folosind fișiere CSV

O altă metodă simplă de conversie a informațiilor din formularul dvs. Word în foaia de calcul Excel este utilizarea valorilor separate prin virgulă (CSV) fișier. Un fișier CSV este un fișier text delimitat care folosește virgule pentru a separa valorile dintr-un fișier.

Utilizarea acestei metode este simplă. Word distinge datele relevante de alte texte din formularul dvs. Aceasta înseamnă că răspunsurile clientului dvs. nu pot fi amestecate cu detalii suplimentare din șablon.

Conversia Word în CSV

Înainte de a utiliza CSV pentru a transfera date în foile dvs. de calcul Excel, poate fi necesar să vă convertiți formularul Word în format CSV. Pentru a vă converti fișierele, puteți utiliza oricare dintre următoarele metode.

Opțiunea 1: utilizarea opțiunilor pentru a vă converti cuvântul în CSV

Puteți utiliza Opțiuni fila pentru a vă converti formularul în CSV urmând acești pași.

1. Deschideți formularul Word. Asigurați-vă că conține toate informațiile de care aveți nevoie.
2. Selectați Fișier> Opțiuni.
3. Pe Opțiuni, selectați Avansat. Veți găsi acest lucru în partea stângă a casetei de dialog, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

4. Verifica Salvați datele formularului ca fișier text delimitat.

5. În cele din urmă, închideți caseta de dialog făcând clic pe OK.

Acum puteți să vă exportați datele în Excel sau să salvați documentul după cum doriți.

Opțiunea 2: utilizarea „Salvare ca” pentru a vă exporta datele în CSV

Alternativ, puteți utiliza fișierul Salvează ca opțiune pentru a salva documentul în format CSV. Dacă aceasta este metoda ta ideală, atunci iată câțiva pași pentru a te ghida.

1. În timp ce vă aflați încă în formularul dvs. Word, faceți clic pe Meniu fișier> Salvare ca opțiune.
2. Veți vedea o casetă de dialog care conține text simplu selectat în mod implicit, așa cum se arată în imagine.
3. Dacă ați făcut modificări, trebuie să vă redenumiți fișierul și să faceți clic pe Salvați.
4. Va apărea o casetă de dialog de previzualizare precum cea din captura de ecran, afișând datele pe care intenționați să le exportați în formatul CSV. Pentru a exporta datele, faceți clic pe O.K.

Urmând acești pași, Word va extrage datele din formular într-un .csv fişier. Fișierele CSV sunt compatibile cu Excel. Acestea vă oferă libertatea de a le accesa pe orice versiune de Excel.

Pentru a separa diferitele câmpuri din document, Word introduce virgule. Excel folosește aceste virgule pentru a separa datele aparținând diferitelor celule.

Opțiunea 3: Utilizarea Exportului pentru a salva datele în CSV

Dacă nu doriți să utilizați Opțiunea Salvare ca, poate doriți să luați în considerare opțiunea Export. Iată cum să exportați date într-un fișier CSV.

1. În timp ce vă aflați încă în formular, faceți clic pe Fişier.
2. Selectează Export opțiune.
3. Click pe SchimbaTip fișier, apoi pe Tipuri de fișiere și alegeți Text simplu (* .txt). Este la fel de simplu pe cât arată în captura de ecran.
4. Click pe Salvează ca. Făcând acest lucru, veți deschide fișierul Salvează ca casetă de dialog, care vă va permite să editați proprietățile fișierului.
5. Selectați locația preferată pentru fișierul dvs.
6. Denumiți fișierul după cum doriți și faceți clic pe Salvați. Aceasta va exporta apoi datele.

Importul datelor din formular în Excel

Acum că v-ați convertit datele din formularul Word în formatul CSV, următorul pas este să le importați în foaia de calcul Excel.

Este posibil ca fișierul dvs. să nu fie vizibil pe Excel, deoarece Excel afișează numai fișierele Excel în mod implicit. Pentru a accesa fișierul CSV, urmați acești pași.

1. Deschideți un nou Foaie de calcul Excel.
2. Click pe Fișier>Deschis.
3. Alege Naviga pictogramă și selectați Toate filele în lista derulantă tipuri.
4. Găsiți locația fișierului și selectați-l.
5. Click pe Deschis. Aceasta va solicita Excel să deschidă fișierul Expertul pentru importul textului, așa cum se arată mai jos. Click pe Delimitat>Următorul.

Tratarea multor forme

Uneori poate fi necesar să convertiți o mulțime de formulare într-o singură zi. Parcurgerea întregului proces poate fi dificil în acest caz.

Cea mai bună opțiune este să creați conexiuni de cod la foaia de calcul utilizând ADO atunci când aveți de-a face cu multe formulare. ADO (ActiveX Data Object) va automatiza procesul de transfer. În acest fel, devine mai ușor să transferați date.

Legate de: Formule nebunești de Microsoft Excel extrem de utile

De ce să folosiți aceste metode

Chiar dacă învățarea acestor noi tehnici poate fi intimidantă, ele vor da roade pe termen lung. Puteți economisi mult timp folosind aceste metode.

De asemenea, vă cresc precizia atunci când vine vorba de introducerea datelor. În acest fel, riscul de erori devine ușor mai mic, deoarece datele sunt ridicate de la un software la altul, mai degrabă decât tastarea manuală.

Cum se combină două coloane în Microsoft Excel (metodă simplă și rapidă)

Utilizarea mai multor coloane în Excel vă va economisi timpul de îmbinare manuală a acestora. Iată cum să combinați coloane în Excel.

Citiți în continuare

Despre autor

Extindeți pentru a citi povestea completă