Cele mai utile 7 formule Excel pentru gestionarea stocurilor

Dacă începeți propria afacere cu amănuntul, trebuie să aveți o modalitate de a vă urmări inventarul. În zilele noastre, doar pixul și hârtia nu le vor mai tăia. Cu toate acestea, software-ul complet de gestionare a stocurilor poate fi costisitor.

Dar știați că puteți crea propriul dvs. folosind Excel?

Iată șapte formule care vă vor ajuta să creați foaia de calcul de gestionare a inventarului. Gestionați-vă afacerea mai bine fără a cheltui în plus pe aplicații speciale.

1. SUMĂ

Dacă există o formulă pe care o vei folosi în întreaga ta viață, atunci SUM ar fi aceasta. Această funcție vă permite să adăugați valori fără a selecta fiecare celulă individual.

Puteți economisi timp folosind această comandă și apoi alegând intervalul de celule pe care doriți să îl adăugați.

Formulă: = SUM (număr1, [număr2], ...)

• NUMĂRUL 1: Aceasta este prima valoare pentru adăugare. Poate fi orice număr, o celulă sau chiar un set de celule (numit interval).
• NUMĂR2-255 (opțional): Acestea sunt următoarele valori pe care funcția le va adăuga. Din nou, poate fi orice număr, celulă sau interval. Aici puteți plasa până la 255 de valori.
  instagram viewer

2. SUMIF

Această formulă adaugă un strat de complexitate funcției sumă. Puteți utiliza comanda SUMIF dacă doriți să filtrați celulele pe care doriți să le adăugați.

De exemplu, dacă doriți doar să găsiți suma de inventar vândută de la un anumit furnizor, puteți utiliza SUMIF. Dacă doriți să restrângeți filtrul la un anumit produs, puteți utiliza SUMIFS.

De exemplu, puteți utiliza această funcție dacă doriți să filtrați atât furnizorul, cât și tipul de produs. Practic, SUMIFS vă oferă posibilitatea de a utiliza două sau mai multe variabile pentru a vă filtra valorile.

Formulă: = SUMIF (interval, criterii, [sum_range])

• GAMĂ: Acestea sunt celulele pe care Excel le va inspecta pentru a ști dacă va adăuga valorile corespunzătoare.
• CRITERII: Aceasta este valoarea sau formula pe care Excel o va compara cu celulele din RANGE.
• SUM_RANGE (opțional): acestea sunt celulele care vor fi adăugate împreună. Dacă este lăsată necompletată, celulele de sub RANGE sunt utilizate în schimb.

În imaginea de mai jos, veți vedea că este adăugată doar suma care trebuie plătită către Abacus Technologies.

3. SUME

Formulă: = SUMIFS (sumă_interval, criterii_interval1, criterii1, [criterii_interval2, criterii20, ...)

• SUM_RANGE: Acestea sunt celulele de adăugat.
• CRITERIA_RANGE1: Acestea sunt celulele pe care Excel le va testa. Dacă valorile de aici sunt adevărate pe baza CRITERIILOR1, se adaugă celulele SUM_RANGE corespunzătoare.
• CRITERII1: Acesta este ceea ce definește CRITERIA_RANGE1. Acesta poate fi un număr, o funcție sau orice altă valoare.
• CRITERIA_RANGE2, CRITERII2,... (opțional): acestea sunt intervale și criterii de celule suplimentare pentru a vă filtra SUMIFS în continuare. Puteți avea până la 127 de perechi suplimentare de intervale / criterii.

În exemplul de mai jos, doar sumele care trebuie plătite mărcii Jupiter în cadrul producătorului Abacus Technologies sunt adăugate.

Dacă vi se pare că aceste formule devin puțin complicate, iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să învățați rapid Excel.

4. PRIVEȘTE ÎN SUS

Această funcție are două opțiuni: VECTOR și ARRAY. Opțiunea Vector este cea mai bună pentru a căuta date în coloane specifice.

În schimb, opțiunea Array caută valori în mai multe rânduri și coloane. De atunci a fost înlocuit de VLOOKUP și HLOOKUP, dar rămâne compatibil cu foile de calcul mai vechi.

Formulă: = LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• LOOKUP_VALUE: Aceasta este valoarea pe care Excel o va găsi în LOOKUP_VECTOR.
• LOOKUP_VECTOR: Acesta este intervalul în care Excel vă va găsi LOOKUP_VALUE. Acesta trebuie să fie doar un singur rând sau coloană, iar valorile de aici ar trebui să fie în ordine crescătoare.
• RESULT_VECTOR (opțional): Acesta este intervalul în care Excel va găsi valoarea corespunzătoare de returnat. Aceasta se bazează pe rezultatele LOOKUP_VECTOR.

În eșantionul de mai jos, utilizatorul știe numele articolului, dar nu este familiarizat cu codul SKU. Pentru a obține codul SKU, au folosit formula LOOKUP.

5. CĂUTARE

Funcția VLOOKUP este utilă pentru datele aranjate în coloane. Excel caută valoarea pe care o alocați în prima coloană a intervalului ales. Apoi va conta în coloane pe baza numărului pe care îl dați și va returna o valoare corespunzătoare.

Formulă: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Aceasta este valoarea pe care o va căuta Excel în prima coloană a tabelului.
• TABLE_ARRAY: Aceasta este gama de celule în care va funcționa funcția. Excel va folosi LOOKUP_VALUE și găsiți-o în prima coloană din TABLE_ARRAY. Apoi va conta numărul de celule pe baza următoarei variabile pentru a returna un rezultat.
• COL_INDEX_NUMBER: Acesta este numărul de coloane pe care Excel le va conta pentru a returna un rezultat.
• RANGE_LOOKUP (opțional): Acesta poate fi doar ADEVĂRAT sau FALS. Dacă scrieți ADEVĂRAT, acesta va returna potriviri aproximative (iar prima dvs. coloană ar trebui să fie în ordine crescătoare). Dacă alegeți FALS, acesta va returna doar potrivirile exacte.

În eșantionul de mai jos, utilizatorul a căutat prețul unui anumit SKU. Deoarece prețul este sub coloana a 5-a, valoarea sub COL_INDEX_NUMBER este setat la 5.

6. CĂUTARE

Funcția HLOOKUP este aproape aceeași cu VLOOKUP, cu excepția faptului că datele dvs. de aici ar trebui să fie aranjate pe rând.

Formulă: = HLOOKUP (valoare_cercare, tabel_array, rând_index_num, [interval_cercare])

• LOOKUP_VALUE: Aceasta este valoarea pe care o va căuta Excel în primul rând al tabelului.
• TABLE_ARRAY: Aceasta este gama de celule în care va funcționa funcția. Excel va folosi LOOKUP_VALUE și găsiți-o în prima coloană din TABLE_ARRAY. Apoi va conta numărul de celule pe baza următoarei variabile pentru a returna un rezultat.
• ROW_INDEX_NUMBER: Acesta este numărul de rânduri pe care Excel le va conta pentru a returna un rezultat.
• RANGE_LOOKUP (opțional): Acesta poate fi doar ADEVĂRAT sau FALS. Dacă scrieți ADEVĂRAT, acesta va returna potriviri aproximative (iar prima dvs. coloană ar trebui să fie în ordine crescătoare). Dacă alegeți FALS, acesta va returna doar potrivirile exacte.

După cum se arată mai jos, formula HLOOKUP este utilizată pentru a obține stocul disponibil al unui SKU. Deoarece numărul rândului pentru inventarul disponibil este 9, valoarea ROW_INDEX_NUMBER citește 9.

7. XLOOKUP

Funcția XLOOKUP este evoluția formulelor VLOOKUP și HLOOKUP. Vă permite să returnați mai multe rezultate și îl puteți utiliza pentru a căuta atât pe coloană, fie pe rând. Cu toate acestea, acest lucru funcționează numai cu versiunile Microsoft 365 de Excel.

Formulă: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: La fel ca formulele de mai sus, aceasta se referă la valoarea pe care o va găsi Excel.
• LOOKUP_ARRAY: Aceasta este gama de celule pe care Excel le va pieptana pentru a găsi LOOKUP_VALUE tu atribui. Acesta poate fi localizat oriunde în tabelul dvs., dar trebuie să fie doar un singur rând sau coloană. În caz contrar, formula dvs. va întoarce o eroare.
• RETURN_ARRAY: Acesta este rezultatul pe care Excel îl va afișa odată ce va găsi LOOKUP_VALUE în LOOKUP_ARRAY. Aceasta trebuie să reflecte forma LOOKUP_ARRAY. De exemplu, dacă LOOKUP_ARRAY este o coloană, RETURN_ARRAY ar trebui să fie și o coloană. Dar dacă alegeți mai multe rânduri sau coloane, RETURN_ARRAY va întoarce numeroase rezultate.
• IF_NOT_FOUND (opțional): Formula va afișa textul pe care l-ați scris aici dacă nu găsește valoarea pe care o căutați. Dacă este lăsat necompletat, acest lucru va fi implicit # N / A.
• MATCH_MODE (opțional): poate fi doar -1, 0, 1 sau 2. -1, 0 și 1 vor returna o potrivire exactă. Dacă nu se găsește niciuna, -1 va afișa următoarea valoare mai mică, 0 va întoarce # N / A și 1 va afișa următoarea valoare mai mare. Dacă este lăsat necompletat, acesta va fi implicit la 0.
• SEARCH_MODE (opțional): poate fi doar 1, -1, 2 sau -2. 1 începe căutarea de la primul articol din LOOKUP_ARRAY, în timp ce -1 începe de la ultimul. 2 execută o căutare binară, care necesită ca LOOKUP_ARRAY să fie în ordine crescătoare. -2 face la fel, dar lista dvs. trebuie să fie în ordine descrescătoare. Atât 1 cât și -1 sunt bune pentru listele scurte, dar dacă aveți o mulțime de date pe care le puteți sorta, luați în considerare utilizarea 2 sau -2.

În exemplul următor, puteți vedea cum puteți extrage informațiile complete ale unui singur articol prin simpla introducere a numelui articolului. De asemenea, nu vă limitați la alegerea primei coloane sau rânduri a tabelului - puteți alege orice set de date pentru a căuta.

Există mai multe lucruri în Excel decât v-ați putea aștepta

Acestea sunt câteva dintre formulele pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta să vă gestionați inventarul. Dacă doriți să utilizați Excel în alte aspecte ale vieții dvs., aceste formule vă pot ajuta rezolva probleme din viața reală.

Știind cum să utilizați aceste funcții și puțină formatare, sistemul dvs. de gestionare a stocurilor poate face un drum lung.

3 formule nebunești de Microsoft Excel extrem de utile

Aceste formule Microsoft Excel vă pot spori productivitatea foii de calcul și pot face lucrurile mai distractive.

Citiți în continuare

Despre autor

Extindeți pentru a citi povestea completă