Cum să creați o declarație de venit în Excel

Întreprinderile, atât mari, cât și mici, trebuie să-și urmărească performanța. Acesta este motivul pentru care situațiile financiare, precum bilanțul și contul de profit și pierdere, sunt utile.

Pentru a verifica performanța afacerii dvs., nici nu aveți nevoie de un contabil sau de un software de contabilitate. Excel vă poate ajuta să faceți propriile declarații dacă urmați instrucțiunile.

Pentru a vă ajuta să vă pregătiți declarațiile, iată un ghid despre cum să faceți o declarație de venit.

Ce este o declarație de venit?

Acest document este destul de simplu. Tot ce trebuie să vă amintiți este această formulă:

Venit net = (venituri totale + câștiguri) - (cheltuieli totale + pierderi)

După ce ați creat declarația de venit, veți vedea cât ați câștigat (sau ați pierdut) într-o perioadă. Veți vedea, de asemenea, suma pe care o faceți sau o cheltuiți pe categorie.

Aceste informații vă vor permite să vă vedeți eficiența. Datele vă vor spune, de asemenea, ce aspecte ale afacerii dvs. trebuie îmbunătățite.

1. Alege-ți perioada

Majoritatea declarațiilor de venit sunt întocmite anual. În acest fel, puteți vedea cum ați făcut anul precedent și ce puteți îmbunătăți.

Cu toate acestea, puteți crea declarații de venituri trimestriale (sau chiar lunare). Acest lucru este util mai ales dacă afacerea dvs. este nouă sau dacă schimbați strategiile. Asta pentru că vă permite să vedeți impactul general al modificărilor pe care le faceți.

2. Aveți jurnalul la îndemână

Păstrarea precisă a evidenței este necesară pentru orice declarație pe care o faceți. De aceea, companiile trebuie să țină evidența tranzacțiilor financiare într-un jurnal.

Dacă nu ați început încă un jurnal, vă puteți crea declarația de venit cu chitanțele, extrasele bancare și alte evidențe. Atâta timp cât aveți detalii complete, puteți face o declarație de profit și pierdere rezonabilă.

3. Aranjați-vă informațiile

Înainte de a continua cu crearea declarației de venit, ar trebui să le aranjați mai întâi. Acest document are patru categorii principale:

• Secțiunea Venituri / Profit: consultați banii câștigați și cheltuiți în scopul principal al companiei dvs.
• Costuri de operare: se referă la cheltuielile zilnice ale companiei dumneavoastră. Acestea sunt cheltuielile necesare pentru a vă conduce afacerea.
• Câștiguri (pierderi) din operațiuni continue: se referă la cheltuielile cu dobânzile, impozitele și alte mișcări de numerar care nu au legătură cu operațiunile.
• Evenimente nerecurente: se referă la câștiguri și pierderi semnificative, nerecurente. Acestea ar putea fi vânzarea sau cumpărarea de active semnificative, venituri din operațiuni întrerupte, considerente contabile și alte elemente.

Găsiți în ce secțiune intră fiecare tranzacție, astfel încât va fi mai ușor să completați fișierul Excel mai târziu.

4. Faceți fișierul Excel

1. Pentru a vă face declarația de venit, deschideți mai întâi Microsoft Excel, apoi creați un fișier nou.
2. În prima celulă, tastați [Nume companie] Declarație de venit. Acest lucru vă ajută să vă organizați fișierele, mai ales dacă trebuie să imprimați acest document.
3. Săriți un rând și apoi scrieți Perioada acoperită. Aceasta arată ce date sunt acoperite de această declarație de venit.

Legate de: Cum să înveți rapid Microsoft Excel

5. Găsiți-vă subcategoriile

Cele patru categorii furnizate rămân aceleași în majoritatea companiilor. Cu toate acestea, secțiunile de mai jos se vor schimba de la o afacere la alta.

Pentru a vă ajuta să alegeți ce secțiune să plasați, iată câteva exemple:

1. Venituri

• Vânzări
  • Vanzari en gros
  • Mărfuri proaste
  • Vânzări nete
• Costul mărfurilor vândute: se referă la capitalul dvs. pentru inventarul dvs. Acest lucru se aplică numai dacă afacerea dvs. se ocupă de articole fizice. Dacă sunteți o companie bazată pe servicii, puteți sări peste această secțiune.
• Inventarul de început
• Bunuri achiziționate
• Materie prima
• Munca de fabricație
• Total bunuri disponibile
• Inventarul final
• Costul total al bunurilor vândute
• Profit brut (pierdere)

2. Costuri de operare

• Salarii
• Chirie
• Utilități
• Transport
• Publicitate
• Marketing
• Alții
• Cheltuieli totale de funcționare

• Venit din exploatare (pierdere)

3. Câștiguri (pierderi) din operațiuni continue

• Alte câștiguri
  • Alte cheltuieli
  • Cheltuieli cu dobânzile
• Câștiguri totale (pierderi) din operațiuni continue
• Venit înainte de impozite
  • Cheltuieli fiscale
• Venituri (pierderi) din operațiuni continue

4. Evenimente nerecurente

• Venituri din operațiuni întrerupte
  • Pierderi din operațiuni întrerupte
• Câștiguri din obiecte extraordinare
  • Pierderi din obiecte extraordinare
• Câștigurile din modificările contabile
  • Pierderi din modificările contabile
• Câștiguri totale (pierderi) din evenimente nerecurente

• Venit net

Aceste categorii sunt cele pe care majoritatea întreprinderilor le utilizează pentru contul de profit și pierdere. Cu toate acestea, nu ezitați să schimbați acest lucru după cum doriți.

Adăugați întotdeauna spații între categorii și secțiuni de subcategorie. Acest lucru vă asigură că nu vă veți confunda cu informații strâns ambalate.

Indentați fiecare subsecțiune pentru a o diferenția de alte secțiuni. În Panglică de acasă, puteți găsi Indentare butonul de sub Aliniere.

De asemenea, puteți redimensiona coloanele pentru a vă asigura că toate conținuturile se potrivesc. Fă asta până făcând dublu clic pe linia dintre coloanele A și B.

6. Pregătiți-vă formulele

Formulele din declarația de venit sunt simple. La urma urmei, este doar o chestiune de adăugare sau scădere de valori.

Cu toate acestea, toate valorile sunt conectate, deci ar trebui să aveți grijă atunci când vă scrieți formulele. În primul rând, pregătiți formula pentru vânzările nete. Tot ce aveți nevoie este să găsiți suma intrărilor aici.

Pentru a face acest lucru, tastați = SUMA ( și apoi selectați toate intrările sub Vânzări subsecțiune. Nu uitați să țineți Tasta Shift pentru a selecta mai multe celule.

Costul bunurilor vândute secțiunea are două subtotale. Primul este Total bunuri disponibile. Aceasta este suma întregului inventar curent. Pentru a găsi această valoare, repetați formula de mai sus și selectați toate intrările de mai sus Total bunuri disponibile.

Costul total al bunurilor vândute este suma totală a bunurilor disponibile și mai puțin: Inventarul final. Formula sa este = SUM ([Total bunuri disponibile]: [Mai puțin: Inventarul final])

După ce ai această valoare, calculează-ți profitul brut folosind această formulă: = [Vânzări nete] - [Costul total al bunurilor vândute]

Formula pentru cheltuielile totale de exploatare este ca cea utilizată în vânzările nete. Utilizare = SUMA ( apoi selectați toate celulele din această subcategorie.

Pentru a vă calcula venitul (pierderea) din exploatare, utilizați formula = [Profit brut (pierdere)] - [Total cheltuieli operaționale].

Calculați câștigurile totale (pierderile) din operațiuni continue utilizând funcția sumă. Apoi, odată ce ai suma respectivă, găsește-ți venitul înainte de impozite cu această formulă: = [Venit din exploatare (pierdere)] + [Total câștiguri (pierderi)].

Pentru a vă obține venitul din operațiuni continue, adăuga venitul dvs. înainte de impozite, mai puțin: valoarea cheltuielilor fiscale și venitul din exploatare.

Apoi, trebuie să găsiți câștigurile / pierderile totale din evenimente nerecurente. Folosește SUMĂ funcția de a face acest lucru.

Pentru a calcula profitul net, adăuga venitul din operațiuni continue și câștigurile sau pierderile nerecurente.

Legate de: Funcțiile financiare de top din Excel

7. Formatați documentul

Pentru a ușura citirea documentului, formatați-l astfel încât numerele negative să apară în roșu. Faceți acest lucru, astfel încât să puteți analiza rapid declarația dvs. cu doar o privire.

Pentru aceasta, selectați toate datele. Apoi, căutați meniul derulant în Număr secțiune la Panglică de acasă.

1. Alege Mai multe formate de număr ...
2. Veți vedea o nouă fereastră intitulată Celule de format. Căutați Număr fila din rândul de sus.
3. Faceți clic pe el, apoi, sub Categorie sub-fereastră, alege Valută.
4. Găsiți corectul Simbol care reprezintă moneda dvs. cu acuratețe.
5. După aceea, sub Numere negative: sub-fereastră, selectați - 1234,10 USD cu o culoare roșie a fontului opțiune.

Apoi, ar trebui să vedeți toate valorile negative din datele dvs., facilitând găsirea și vizualizarea acestora.

De asemenea, selectați fiecare categorie, subtotal și rând total și atribuiți culori diferite. Acest lucru face mai ușor de citit și conferă declarației dvs. de venit un aspect profesional.

8. Plasați-vă valorile

După ce ați pregătit totul, plasați toate valorile reale pe care le-ați pregătit. Toate sumele pe care le introduceți ar trebui să fie pozitiv dacă nu este pentru un rând marcat Mai puțin:

Puteți accesa și salva o copie a acestui exemplu de declarație de venit Aici.

Vedeți cum a funcționat afacerea dvs.

Acum, că știi unde câștigi bani și unde îți sunt cheltuielile, poți vedea dacă îți atingi obiectivele. Folosind acest document, puteți vedea cât de eficient vă conduceți afacerea.

De asemenea, puteți compara acest document între două perioade. Este util mai ales dacă efectuați modificări strategice. Veți vedea dacă modificările pe care le-ați făcut sunt eficiente sau nu.

Cum se face un extras de flux de numerar în Microsoft Excel

O situație a fluxului de numerar arată intrarea și ieșirea de fonduri a unei companii într-o anumită perioadă de timp. Este ușor de realizat în Excel.

Citiți în continuare

Despre autor

Extindeți pentru a citi povestea completă