Utilizând îmbinarea corespondenței, puteți personaliza e-mailurile și scrisorile în bloc utilizând substituenți. Tot ce aveți nevoie este o bază de date de contacte și un șablon pentru e-mailuri sau scrisori către aceștia.
În acest articol, vă vom arăta cum să creați o îmbinare de corespondență Microsoft Word utilizând o bază de date Excel. Pașii sunt luați din Microsoft Word și Excel 2016, dar procesul este același pentru toate edițiile.
Cum se face o îmbinare de e-mail din Excel
Combinarea e-mailurilor utilizează surse de date dintr-o bază de date și le plasează în substituenții respectivi pentru a vă personaliza e-mailurile în bloc. Aceste baze de date ar putea fi orice din lista de mai jos:
1. Deschideți-vă Microsoft Excel foaie de calcul.
2. Creați o listă manuală de contacte în Cuvânt atunci când utilizați îmbinarea prin e-mail
3. Alege date de contact din aplicația Microsoft Outlook.
Aveți la dispoziție două seturi de opțiuni:
- Contacte Gmail într-un fișier compatibil.
- Microsoft SQL Server.
Baza de date a registrului de lucru Microsoft Excel este cea mai preferată atunci când trebuie să utilizați îmbinarea corespondenței în Word. Pentru îmbinarea corespondenței, veți utiliza Excel pentru a crea o bază de date pe care Word o va folosi mai târziu.
Dacă nu aveți un fișier Excel cu detalii de contact, îl puteți utiliza eșantion de fișier Excel în scop de încercare.
Pentru a evita orice neconcordanță în e-mailurile sau scrisorile dvs. în bloc, trebuie să modificați fișierul Excel așa cum se menționează mai jos:
- Primul rând trebuie să aibă numai anteturi de coloană începând de la celula A1. Word va folosi aceste anteturi de coloană ca Merge Fields când utilizați îmbinarea corespondenței Microsoft Word.
- Ar trebui să editați anteturile coloanei pentru a se potrivi cu numele de substituent pe care le veți utiliza în documentul șablon de e-mail sau scrisoare.
- Trebuie să vă asigurați că fișierul de foaie de calcul conține date de contact ca o înregistrare pe model de rând. De exemplu, în tutorialul curent, fiecare detaliu de contact disponibil al clientului James Butt este accesibil între celulele A2 și J2.
- Datele numerice pentru orice contact, cum ar fi codurile poștale, procentele de reducere, kilometrajul, monedele etc., ar trebui să fie în formatul numeric adecvat.
- Pentru a face orice modificări, selectați celula sau un interval de celule care conține numerele.
- În Fila Acasă, în cadrul Panglică, apasă pe săgeată derulantă in afara de asta General.
- Efectuați toate completările înainte de a lega documentul Word de îmbinare a e-mailului cu fișierul bazei de date Excel. Odată ce ați făcut toate modificările, Salvați fișierul Excel.
- Fișierul bazei de date Excel a persoanelor de contact ar trebui să fie prezent în spațiul de stocare local al computerului.
- Asigurați-vă că toate datele sunt în prima foaie a registrului de lucru Excel.
Cum se face o îmbinare prin e-mail în Word
După crearea bazei de date în Excel, trebuie să deschideți șablonul de e-mail sau scrisoare pe care doriți să îl trimiteți multor destinatari. Urmați pașii descriși mai jos:
1. Pe Panglică, faceți clic pe Fila Mailings.
2. În Porniți grupul Fuzionare e-mail, va trebui să faceți clic pe Porniți Merge Mail.
3. Veți vedea șase tipuri de documente de îmbinare a corespondenței. Click pe Scrisori sau Mesaje prin e-mail.
Legate de: Cum se imprimă etichete cu Fuzionarea corespondenței în Microsoft Word și Excel
4. Pe Porniți Merge Mail grup, faceți clic pe Selectați Destinatari. Veți vedea opțiuni precum Tastați o listă nouă, Utilizați o listă existentă și Alegeți din Contacte Outlook.
5. Puteți alege oricare dintre cele trei opțiuni de mai sus, în funcție de modul în care doriți să legați lista de contacte la litera șablon. În acest tutorial, să selectăm Utilizați o listă existentă a utiliza baza de date Excel pe care le-ați creat sau descărcat mai devreme.
6. Pe Selectați Sursa de date caseta de dialog, localizați folderul în care este disponibil fișierul bazei de date Excel. După ce găsiți fișierul, selectați-l și apoi faceți clic pe Deschis pentru a încărca baza de date în îmbinarea poștală Word.
7. Veți vedea Selectați Tabel caseta de dialog. Ieșiți din casetă dând clic O.K fără a face modificări în caseta de dialog.
8. Grozav! Ați conectat cu succes datele sursă la programul Word de îmbinare a e-mailurilor.
9. Word va potrivi automat anteturile coloanelor bazei de date cu elementele de câmp de îmbinare. Pentru a asigura potrivirea adecvată, accesați Scrieți și inserați grupul Câmpuri pe Fila Mailings din Panglică și apoi faceți clic pe Câmpuri de potrivire.
10. Câmpuri de potrivire se va afișa caseta de dialog. În coloana din stânga, veți vedea elementele câmpului de îmbinare. În partea dreaptă, veți găsi date potrivite din baza de date Excel conectată.
11. Va fi la fel dacă utilizați alte date sursă, cum ar fi contactele Outlook sau contactele exportate din Gmail. Asigurați-vă că nu există nepotriviri parcurgând lista. Click pe O.K a inchide.
12. Pe litera șablon, puneți cursorul înaintea primei litere și apăsați introduce de câteva ori pentru a face un spațiu deasupra corpului literelor.
13. Plasați cursorul pe partea de sus a documentului și apoi faceți clic pe Bloc de adrese în Scrieți și inserați grupul Câmpuri pe Fila Mailings din Panglică.
14. În partea stângă a Introduceți blocul de adrese caseta de dialog, puteți alege numele, numele companiei, adresa, țara etc., opțiuni de formatare. În partea dreaptă, veți vedea o previzualizare a blocului de adrese.
15. Puteți utiliza Câmpuri de potrivire opțiuni pentru a remedia orice nepotrivire a datelor de intrare. Clic O.K a adauga AddressBlock în interiorul chevrons.
16. Apoi, faceți clic pe Linie de salut în Scrieți și introduceți câmpuri grup după AddressBlock, oferindu-i o distanță între linii.
17. Introduceți linia de salut va apărea caseta de dialog. Puteți face modificările după cum doriți și apoi faceți clic O.K. GreetingLine în chevrons va apărea în scrisoare.
18. Puteți face clic pe Previzualizați rezultatele comanda pe Panglică pentru a vedea cum arată scrisoarea.
19. De asemenea, puteți adăuga câmpuri de îmbinare personalizate în afară de AddressBlock și GreetingLine. Să presupunem că doriți să adăugați Marca și modelul vehiculului în corpul scrisorii.
20. Pentru a face acest lucru, deschideți fișierul bazei de date Excel legat de combinarea e-mailurilor și adăugați fișierul Marca și modelul vehiculului antetul coloanei. Introduceți detaliile vehiculului și Salvați fișierul Excel.
21. Acum, accesați documentul Word de îmbinare a corespondenței și repetați pașii patru, cinci, și şase.
22. Acum, selectați orice cuvânt sau câteva cuvinte din corpul literei și apoi faceți clic pe Inserați câmpul Merge pe Scrieți și inserați grupul Câmpuri.
23. Pe Inserați câmpul Merge caseta, alege Câmpuri de baze de date, apoi selectați Marca și modelul vehiculului. Click pe Introduce pentru a adăuga câmpul de îmbinare personalizat.
24. Acesta este modul în care puteți adăuga câte substituenți variabili doriți să personalizați fiecare scrisoare sau e-mail pe care le trimiteți. Combinarea corespondenței Microsoft Word va potrivi automat datele cu numele destinatarilor.
25. Pe Panglică, Click pe Finish & Merge comanda și apoi alegeți Tipăriți documente sau Trimiteți mesaje prin e-mail. De asemenea, puteți face clic pe Editați documentele individuale să vă corectați e-mailurile sau scrisorile înainte de a le trimite.
Utilizați Combinarea corespondenței pentru a spori productivitatea e-mailurilor
Acum știți cum să faceți o combinație de e-mail folosind Microsoft Word și Excel. Utilizați îmbinarea e-mailurilor pentru a trimite e-mailuri personalizate mai repede și pentru a stabili o relație bună cu contactele dvs. profesionale sau personale. Continuați să utilizați Word pentru a vă face viața profesională și personală mai ușoară decât înainte.
Microsoft Word nu ar fi instrumentul care este fără caracteristicile sale productive. Iată câteva caracteristici care vă pot ajuta în fiecare zi.
Citiți în continuare
- Productivitate
- Sfaturi pentru e-mail
- Sfaturi pentru foi de calcul
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Fuzionare prin e-mail
- Sfaturi Microsoft Office
Tamal este scriitor independent la MakeUseOf. După ce a acumulat o experiență substanțială în tehnologie, finanțe și afaceri a lucrat în profesia sa anterioară într-o companie de consultanță IT, a adoptat scrisul ca profesie cu normă întreagă acum 3 ani. Deși nu scrie despre productivitate și cele mai recente știri tehnologice, îi place să joace Splinter Cell și să urmărească Netflix / Prime Video.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletterului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Încă un pas…!
Vă rugăm să confirmați adresa de e-mail în e-mailul pe care tocmai vi l-am trimis.
