Cum să scrieți e-mailuri mai bune: 3 sfaturi simple

Înțelegerea modului de a scrie e-mailuri bune este o abilitate crucială, în special pentru muncă. Indiferent dacă dețineți o afacere mică sau sunteți independent, probabil că veți gestiona nenumărate e-mailuri în fiecare zi.

Puteți utiliza e-mailurile ca metodă principală de comunicare cu alte companii și clienți. Ar putea părea o sarcină simplă să scrieți un e-mail, dar oamenii suferă adesea de comunicări greșite.

Iată câteva sfaturi care vă pot ajuta!

1. Fi precis

În comunicarea prin e-mail, trebuie să fiți specific cu ceea ce spuneți. Un e-mail simplu, cum ar fi „Am nevoie de asta până mâine”. nu va fi suficient dacă trimiteți mesaje către un angajat.

Chiar dacă angajații dvs. ar trebui să înțeleagă majoritatea a ceea ce spuneți, de ce să vă asumați riscul comunicării greșite atunci când puteți fi direct în schimb?

2. Structurați-vă corect e-mailul

Optimizarea liniei de subiect

Toate aspectele e-mailului dvs., de la subiect la corp, ar trebui optimizate.

Primești nenumărate e-mailuri în fiecare zi, iar unele dintre ele tind să iasă în evidență, nu? De obicei, acestea sunt cele cu o linie de subiect optimizată. Subiectul e-mailului dvs. ar trebui să fie relevant pentru subiectul general al e-mailului.

Când nu recunoaștem subiectul sau pare irelevant, ștergem pur și simplu e-mailul înainte de a-l citi. Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că linia subiectului este structurată corect.

Corpul e-mailului

Începeți-vă e-mailul cu un salut. Este important să fiți formal atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri. Este perfect să folosești vorbirea informală atunci când este cazul, dar este mai bine să folosești vorbirea formală în majoritatea cazurilor.

Care este întrebarea sau acțiunea pe care încercați să o transmiteți? Este bine să ajungi direct la subiect după salutări. Nu ezita să fii direct.

Închidere

Finalul e-mailului dvs. este ultimul lucru pe care îl vor citi clienții sau partenerii de afaceri. Acest lucru poate influența dacă vă oferă sau nu un răspuns.

Încercați să încheiați e-mailul așa cum ați face într-o conversație. Veți avea șanse mai mari de a primi un răspuns pozitiv dacă sunteți prietenos, profesionist și clar cu îndemnul dumneavoastră.

Trimiterea unui atașament

Dacă aveți un atașament mare pe care doriți să îl trimiteți, nu ar trebui să faceți acest lucru prin e-mail. În schimb, încărcați fișierul într-un serviciu de partajare a fișierelor și trimiteți în schimb un link. Arată mult mai profesionist.

3. Editați și corectați!

Când vă pregătiți e-mailul, încercați să vă imaginați că toți cei din companie îl vor citi. E-mailurile se creează rapid, dar pot lăsa o impresie de durată, așa că asigurați-vă că vă revedeți lucrarea înainte de a da clic Trimite.

Există multe instrumente online gratuite care vă pot ajuta să vă asigurați că munca dvs. este bine scrisă și corectă din punct de vedere gramatical. Include structura propoziției, punctuația, ortografia etc.

Gramatic

Gramatic va analiza o bucată de text pe care ați scris-o și va verifica dacă există erori gramaticale. Puteți să o instalați ca extensie de browser și, astfel, aveți acces la ea, indiferent de site-ul web pe care îl utilizați.

De exemplu, Grammarly vă poate verifica gramatica în timp ce introduceți adresa de e-mail pe Gmail sau pe alte site-uri de e-mail.

Grammarly este disponibil gratuit, dar are și o versiune premium. Versiunea gratuită face o treabă bună la detectarea erorilor gramaticale și de punctuație de bază și avansate, cum ar fi virgulele, propozițiile executate, aliterarea, fragmentele etc.

De asemenea, va verifica dacă există erori de ortografie, plagiat și stil de scriere. Versiunea premium a Grammarly adaugă o notă suplimentară la tot ceea ce oferă versiunea gratuită. Cu toate acestea, premiul Grammarly este destinat în principal celor care intenționează să publice articole.

Legate de: Merită Grammarly Premium? Iată tot ce trebuie să știți

Editor Hemingway

Editor Hemingway este un instrument online gratuit care vă va ajuta să vă îmbunătățiți stilul de scriere. Platforma este ideală pentru editarea pieselor scurte, cum ar fi e-mailurile.

În plus, Editorul Hemingway te va încuraja să fii clar și direct în scris, chiar dacă scrii articole lungi cu propoziții complexe. Puteți utiliza acest editor pentru a evalua complexitatea și lizibilitatea muncii dvs.

Știați că Microsoft Word are opțiuni excelente de verificare? Când deschideți Microsoft Word, faceți clic pe Fișier> Opțiuni> Verificare. Puteți alege opțiunile de corectare automată și de ortografie pe care doriți să le verifice Microsoft Word.

În plus, Microsoft oferă și Editor Microsoft, o extensie de browser care vă poate ajuta să vă verificați documentele pentru greșeli gramaticale, stil și multe altele.

Lucrul minunat despre editarea e-mailurilor dvs. în Microsoft Word este că editarea / formatarea se traduce excelent în unele aplicații / site-uri de e-mail, cum ar fi Gmail sau Outlook.

Astăzi, cei mai cunoscuți furnizori de e-mail vor avea opțiuni de editare integrate. Mulți dintre ei vor verifica și greșelile gramaticale. În afară de Gmail, Yahoo și Outlook au, de asemenea, opțiuni de formatare pentru e-mailuri.

Legate de: Cei mai populari furnizori de e-mail mai buni decât Gmail și Yahoo Mail

Aflați cum să structurați un e-mail perfect

Majoritatea dintre noi petrecem o parte semnificativă a zilei compunând și citind e-mailuri. De multe ori, aceste e-mailuri pot fi confuze pentru alții. Sfaturile menționate mai sus ar trebui să vă ajute să scrieți e-mailuri concise, clare și ușor de înțeles.

E-mailurile dvs. reflectă profesionalismul, atenția la detalii și valorile dvs. Așadar, asigurați-vă că aveți în vedere modul în care alții ar putea interpreta tonul e-mailului dvs.

5 instrumente de e-mail gratuite pentru a vă curăța Mesaje primite și pentru a îmbunătăți Gmail

Doriți să profitați la maximum de Gmail? Utilizați aceste aplicații gratuite și extensii de browser pentru a vă dezactiva căsuța de e-mail și pentru a vă îmbunătăți experiența de e-mail.

Citiți în continuare

Despre autor

Extindeți pentru a citi povestea completă