9 greșeli comune în gestionarea proiectelor (și ce să faci în schimb)

Într-un proiect, chiar și micile greșeli se pot dovedi costisitoare pentru cariera ta. De asemenea, poate deraia un proiect și poate avea un impact negativ asupra performanței dvs., pe lângă faptul că îi costă pe organizație mulți bani.

Iată câteva greșeli obișnuite de gestionare a proiectelor pe care ar trebui să le evitați cu orice preț.

1. Nu urmează metoda potrivită

Un proiect de succes are nevoie de o strategie adecvată, conform cerințelor proiectului și capacității membrilor echipei. Pentru a conduce proiectul spre succes, trebuie să găsiți cea mai bună metodologie de management al proiectului pentru a menține membrii concentrați și implicați.

Puteți evalua punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei dvs. cu o analiză SWOT înainte de a dezvolta o strategie. Instrumentele SWOT vă permit să alegeți un obiectiv pentru proiect și să introduceți date pentru puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări.

2. Comunicare ineficientă

Lipsa unei comunicări eficiente este una dintre capcanele majore de gestionare a proiectelor pe care le puteți întâlni. În timpul unei neînțelegeri, membrii echipei se învinovățesc reciproc; dar proiectul este în cele din urmă împiedicat.

Pentru a evita astfel de probleme, aveți întotdeauna o comunicare clară între membrii proiectului. Păstrarea tuturor în buclă va fi utilă pentru a preveni comunicarea greșită. Asigurați-vă că informați ceilalți părți interesate cu privire la orice modificare a deciziilor.

Pentru comunicarea în timp real, alegeți aplicații precum Slack care păstrează o înregistrare a conversației complete. Google Jamboard este o alegere puternică pentru comunicarea audio-video între membrii echipei implicați în managementul de proiect.

Legate de: Ce este Slack și cum funcționează?

3. Nu utilizați un software de gestionare a proiectelor

Ar trebui să profitați la maximum de automatizări și instrumente programate pentru a gestiona proiectele inteligent. Organizațiile de succes implementează una sau mai multe aplicații pentru a eficientiza gestionarea proiectelor.

Instrumentele de gestionare a proiectelor îmbunătățesc eficiența resurselor și urmărirea progresului, indiferent de dimensiunea și tipul proiectului. Poți să folosești ProofHub să planifice și să execute proiecte prin intermediul panourilor Kanban, graficelor Gantt, verificării online și caracteristicilor de raportare dinamică.

De asemenea, puteți încerca Faceți clic pe Sus pentru a gestiona proiecte sau sarcini pentru a beneficia de funcții precum dependența de sarcini, sarcini recurente, vizualizare agilă a forumului și atribuirea comentariilor ca sarcini. De asemenea, vă permite să alegeți un șablon adecvat proiectului dvs. și va adăuga automat sarcini posibile.

4. Lipsa contribuției membrilor echipei

Una dintre principalele cauze ale eșecului proiectului este lipsa de sprijin din partea membrilor echipei. Se poate întâmpla atunci când managerul de proiect nu ascultă echipa. Alternativ, atunci când echipei nu îi pasă să facă un punct în beneficiul proiectului, ar putea exista impacturi negative.

Înainte și în timpul unui proiect, echipa ar trebui să aibă mai multe întâlniri cu managerul. Îi va ajuta să înțeleagă importanța proiectului și să discute despre strategia și fluxul său de lucru.

Dacă întâlnirea față în față nu este fezabilă, echipele se pot alătura unei întâlniri virtuale prin Zoom unde pot participa la sondaje și pot discuta proiectul prin intermediul funcției de tablă albă. Google Meet oferă, de asemenea, o facilitate de întâlnire online cu funcții precum subtitrare live automată și mai multe controale pentru gazda întâlnirii.

5. Lipsa resurselor calificate

Alegerea unor resurse neexperimentate și ineficiente poate pune în pericol întregul proiect. Adesea alegeți membrii pentru un proiect pe baza disponibilității lor, nu pe baza abilităților și experienței lor în proiectele relevante.

Din acest motiv, este esențial să selectați cu înțelepciune membrii echipei care să poată conduce proiectul către un final de succes în intervalul de timp desemnat. Dacă organizația dvs. nu are forța de muncă necesară pentru un anumit proiect, puteți oricând să externalizați oameni eficienți și experimentați Lucrări superioare sau Fiverr.

6. Lucrul simultan la mai multe proiecte

Lucrul la mai multe proiecte simultan vă poate afecta și vă poate afecta negativ calitatea și eficiența muncii. Pentru a evita blocajele, delegați toate celelalte sarcini în timp ce lucrați la un proiect mare. Dacă trebuie să gestionați mai multe proiecte simultan, utilizați aplicații de calendar și listă de sarcini pentru gestionarea sarcinilor.

Google Calendar este o aplicație de calendar versatilă pe care ar trebui să o folosiți atunci când vă implicați în mai multe proiecte. Vă permite să programați evenimente din calendar din e-mailuri și chat-uri, să vă partajați disponibilitatea și să vizualizați evenimente personale sau de afaceri într-un singur loc.

De asemenea, puteți utiliza Todoist pentru a centraliza toate sarcinile și a le organiza corect. Există o cale fără probleme sincronizați Google Calendar cu Todoist aplicație.

7. Estimarea impracticabilă și gestionarea timpului

În calitate de manager de proiect, sunteți obligat să țineți pe toți pe drumul cel bun. Și pentru asta, uneori, puteți oferi clientului o cronologie nerealistă și le puteți încărca membrii echipei cu ore suplimentare. Într-un alt scenariu, clemența dvs. față de echipă duce la întârzieri ale proiectului. Ambele sunt dăunătoare proiectului dvs. și relației client-organizație.

Folosind instrumente eficiente de urmărire a timpului, cum ar fi Time Doctor vă va ajuta să țineți evidența productivității angajaților și timpul necesar fiecărei sarcini. Dacă proiectul dvs. implică facturare în funcție de programul de lucru, puteți utiliza La timp pentru crearea unui registru de lucru meticulos pentru facturare.

8. Micromanagementul echipei

În calitate de manager de proiect, nu ar trebui să vă gestionați membrii echipei. Oamenii din cadrul echipei ar putea considera acest obicei ca pe un semn de neîncredere. Poate afecta negativ mediul de lucru. Oferirea unei anumite libertăți echipei dvs. îi va inspira să lucreze cu sârguință și să creeze un mediu pozitiv.

Poți să folosești Asana să stabilească obiective la începutul proiectului și să primească o notificare odată ce echipa finalizează o anumită sarcină. lucru in echipa este o altă aplicație de gestionare a sarcinilor care vă permite să atribuiți sarcini altora și să urmăriți lățimea de bandă a echipei și capacitatea de delegare a sarcinilor pentru a evita epuizarea.

9. Incapacitatea de a gestiona domeniul de aplicare al proiectului

Schimbarea domeniului de aplicare a proiectului la jumătatea parcursului va duce la alocarea greșită a costurilor și a timpului, punând în pericol succesul proiectului. Chiar și o mică modificare poate întârzia întreaga operațiune.

Pentru a evita aceste probleme, aveți un domeniu de aplicare elaborat de la început. Pentru a vă asigura că gestionarea corectă a rezultatelor proiectului, urmăriți cu atenție progresul proiectului. De asemenea, țineți întotdeauna bine informați sponsorii în cazul oricărei schimbări de domeniu.

Cu Wrike, puteți gestiona fluxul de lucru al unui proiect care are multe sarcini și subtaskuri. Programele sale de lucru și caracteristicile de gestionare a resurselor vă ajută să gestionați domeniul proiectului fără probleme.

NTask este un alt instrument de gestionare a proiectelor care vă ține la curent cu progresul proiectului și cu utilizarea bugetului, astfel încât să puteți presupune orice schimbare de domeniu în proiect.

Evitarea greșelilor comune pentru gestionarea cu succes a proiectelor

Planificarea corectă, vigilența și comunicarea transparentă asigură managementul proiectului fără efort. Încercați aceste sfaturi pentru a evita comiterea unor greșeli comune de gestionare a proiectelor și finalizați proiectele la timp.

Cele mai bune 5 aplicații gratuite pentru diagrama Gantt pentru gestionarea proiectelor

Diagramele Gantt vă permit să planificați sarcinile până în ziua de azi și să vizualizați progresul unui proiect. Vezi aceste 5 aplicații gratuite!

Citiți în continuare

Despre autor