5 lucruri pe care ar trebui să le evitați în Excel

Excel este un instrument excelent pentru prelucrarea datelor, dar are limitele sale. Când aveți formule excesiv de complicate sau dacă computerul dvs. se blochează la deschiderea unui fișier Excel, atunci ar trebui să luați în considerare utilizarea unui alt format de fișier.

Deci, care sunt cazurile de utilizare pentru care ar trebui să luați în considerare software diferit? Iată câteva situații în care ar trebui să utilizați o altă aplicație.

1. Baze de date masive

Dacă nu sunteți bine versat în computere, s-ar putea să credeți că Excel (sau Foi de calcul Google) este singura modalitate de stocare a datelor. La urma urmei, cele mai recente versiuni de Excel au 16.384 de coloane și 1.048.576 de rânduri, totalizând 17.179.869.184 de celule.

Deși acestea sunt multe informații, trebuie să știți că computerul dvs. le va încărca simultan. Prin urmare, dacă utilizați o mulțime de celule, vă puteți aștepta ca computerul dvs. să ruleze încet. A avea o sută sau chiar o mie de rânduri nu va fi o problemă.

Cu toate acestea, dacă continuați să compilați date de-a lungul anilor sau dacă aveți mai mulți utilizatori care adaugă informații într-un fișier, chiar și computerele puternice se vor lupta să le încarce. Acest lucru se datorează faptului că Microsoft încarcă toate datele atunci când deschide fișierul.

Deși acest lucru este util pentru analiza datelor pe termen scurt, risipește puterea de calcul dacă trebuie doar să analizați informații specifice. De exemplu, dacă aveți nevoie de adresa de e-mail a unui client, nu este nevoie să încărcați tot restul bazei de date a clienților.

O alternativă bună pentru stocarea datelor este utilizarea unui software sau serviciu dedicat bazei de date. Acestea oferă aceleași caracteristici ca Excel, cum ar fi analiza datelor, dar cu și mai multă funcționalitate. Puteți utiliza Microsoft Access dacă sunteți un fan al Microsoft Suite. Alte alternative includ LibreOffice Base si altii.

2. Analiza datelor complexe

Microsoft Excel are un număr semnificativ de formule disponibile. Oferă cea mai simplă formulă sumară funcțiilor complicate, cum ar fi Valoarea actuală netă (calculează valoarea timpului banilor) și prognoză (folosit pentru a calcula valorile viitoare).

Cu toate acestea, dacă vă confruntați cu funcții multiple și complicate, este timpul să luați în considerare alte soluții. Excel este un instrument excelent dacă variabilele formulei se bazează pe date brute. Dar dacă descoperiți că funcțiile dvs. se bazează pe celule care sunt ele însele formule, luați în considerare utilizarea unui software de analiză dedicat.

Dacă foile de calcul se bazează pe mai multe formule, stratul de complexitate adăugat înseamnă că este ușor ca erorile să nu fie detectate. Și chiar dacă găsiți erori, nu este ușor să le urmăriți dacă formulele dvs. au trei rânduri.

În loc să utilizați Excel pentru scenarii complicate, încercați să învățați un limbaj de programare precum Python. Este ușor de înțeles și există mai multe resurse gratuite pentru a începe pe el. Și dacă nu sunteți înclinați să studiați programarea, ați putea folosi și instrumente dedicate de analiză a datelor care sunt mult mai ușor de utilizat.

3. Management de proiect

Înainte de apariția instrumentelor dedicate de gestionare a proiectelor precum Asana și Trello, mulți profesioniști foloseau Microsoft Excel. La urma urmei, este ușor de configurat. Există chiar și șabloane pe care le puteți descărca pentru a vă ajuta să începeți.

Dar de îndată ce echipa dvs. crește - sau începeți să obțineți mai multe proiecte - lucrurile se complică. Cu excepția cazului în care utilizați versiunea online a Excel, echipa dvs. nu vă poate utiliza fișierul de gestionare a proiectelor simultan. Și când adăugați mai multe sarcini și subtaskuri, s-ar putea să ajungeți la prea multe informații într-o singură foaie.

În plus, pe măsură ce mai multe persoane au acces la fișier, există o șansă mai mare pentru o confuzie neintenționată. Ar putea modifica din greșeală o formulă sau chiar șterge informații cruciale. Crearea și atribuirea dependențelor de proiect poate, de asemenea, să devină confuză.

De aceea, cel mai bine este să obțineți o aplicație dedicată de gestionare a sarcinilor pentru gestionarea echipei dvs. Aplicațiile create special vă vor permite dvs. și echipei dvs. să obțineți o imagine clară a tot ceea ce trebuie făcut. Puteți chiar atribui sarcini anumitor membri, astfel încât nimic să nu fie trecut cu vederea.

Și dacă aveți un buget, ați putea găsi instrumente gratuite de gestionare a proiectelor pe net. Acum puteți păstra pe toată lumea pe aceeași pagină fără a fi nevoie să cheltuiți un ban.

4. Formulare

Datorită disponibilității sale ușoare, Excel este adesea folosit ca formular. Au existat multe cazuri în care evenimentele și adunările au folosit laptopuri și fișiere Excel pentru înregistrarea oaspeților.

Utilizarea Excel (sau a oricărei foi de calcul) ca formular este convenabilă, deoarece organizatorii își pot analiza direct datele. Cu toate acestea, acest lucru vine cu mai multe dezavantaje.

• În primul rând, nu ați avea control asupra introducerii datelor. Oricine ar putea introduce informații incorecte, iar tu nu vei fi mai înțelept. De asemenea, nu există standardizarea datelor. O persoană ar putea tasta în New York sub stat, în timp ce alta ar scrie NY. Acest lucru este problematic în timpul analizei datelor.
• În al doilea rând, dacă aveți mai multe site-uri de înregistrare, ați avea seturi de date separate care necesită consolidare. Acest lucru necesită timp și ar putea introduce erori în datele dvs. Acest lucru ar putea duce, de asemenea, la duplicarea eforturilor, deoarece utilizatorii își pot introduce datele de două ori.
• În al treilea rând, nu există confidențialitate a datelor. Dacă utilizați o foaie de calcul, oricine poate derula prin intrări și colecta date. Acestea ar putea chiar modifica informațiile existente, care vă vor distorsiona datele. Dacă apare o scurgere de date prin înregistrarea dvs. Excel, ați putea fi tras la răspundere.
• În cele din urmă, dacă veți utiliza Excel pentru înregistrarea online, nu este potrivit pentru baze de date mari, așa cum sa menționat deja.

5. Analiza datelor financiare

Când utilizați Excel pentru a urmări datele financiare, este posibil să aveți legături către mai multe surse. Aceste surse pot fi alte fișiere Excel, baze de date online și chiar site-uri web financiare. Cu toate acestea, pe măsură ce adăugați acestea, șansele de a introduce o eroare sau de a obține informații învechite cresc.

A existat chiar și un incident la J.P.Morgan, înapoi în 2012, unde o formulă a folosit accidental sume de preț în loc de media lor atunci când calculează pentru risc. La rândul său, acest lucru a dat un rezultat cu aproximativ două magnitudini mai mici decât valoarea reală și a făcut ca banca să piardă 6 miliarde de dolari în tranzacționare.

În timp ce sunt implicate și alte probleme, această formulă greșită este parte a cascadei de erori care a dus la această pierdere masivă.

Utilizați software dedicat

Microsoft Excel este o foaie de calcul excelentă. Este minunat pentru seturi de date mici sau dacă îl încercați ca o dovadă a conceptului. Dar dacă doriți să vă scalați munca, ar trebui să luați în considerare software dedicat.

Utilizarea de software dezvoltat special pentru scopul dvs. vă va oferi o funcționalitate mai bună, va lucra mai repede și vă va permite să faceți lucrurile mai eficient. Deși unele dintre ele vor costa timp sau bani (sau ambii) pentru a le configura, acestea vă vor economisi bani pe termen lung.

Cele mai bune 10 alternative Excel pentru nevoile dvs. de calcul tabelar

Căutați o alternativă mai ieftină la Microsoft Excel? Aceste aplicații pentru foi de calcul oferă tot ce aveți nevoie pentru mai puțin.

Citiți în continuare

Despre autor