Ce sunt listele Microsoft și pentru ce se folosește?

Listele este aplicația Microsoft 365 de nouă generație care a evoluat din listele SharePoint în mai 2020. Este o platformă front-end pentru a vă gestiona datele sau a lucra precum idei, liste de sarcini, sarcini, inventar, gestionarea întrebărilor frecvente etc. În acest articol, veți afla despre liste, caracteristicile sale și cele mai importante cazuri de utilizare.

Ce sunt listele Microsoft?

Veți vedea Liste Microsoft aplicație în Toate aplicațiile secțiunea abonamentului dvs. Microsoft 365. Puteți utiliza această aplicație pentru a crea liste și a colabora cu membrii echipei sau cu clienții.

Listele Microsoft oferă multe avantaje față de orice alte aplicații din lista de sarcini. De exemplu, puteți urmări probleme, rutine, active, inventar, contacte și multe altele utilizând Listele Microsoft.

Instrumentul îmbină listele dvs. cu toate aplicațiile Microsoft 365, astfel încât să puteți începe să creați sau să lucrați la datele dvs. din Microsoft Teams, SharePoint sau Listele de acasă. De asemenea, vine cu șabloane clic-pentru-editare, care vă economisesc timpul în organizarea sarcinilor sau a notelor.

Caracteristici noi ale listelor Microsoft

Listele au toate caracteristicile standard la care vă puteți aștepta de la o aplicație pentru listă de sarcini. De exemplu, vizualizarea cronologiei, vizualizarea calendarului, creați liste din foi de calcul, adăugați atașamente la liste, urmăriți activitățile etc. Cu toate acestea, următoarele sunt cele mai semnificative caracteristici care diferențiază Listele de alte instrumente similare:

1. Gestionați regulile

Puteți automatiza listele de sarcini în mai multe moduri pe acest instrument. Cu toate acestea, o astfel de automatizare extinsă devine posibilă doar din cauza regulilor de stil if / then din aplicația Liste.

Puteți utiliza aceste reguli pentru a automatiza mementourile și notificările din listele dvs. Proprietarul listei va păstra, de asemenea, controlul asupra regulilor. Dacă acordați acces la editarea listei colaboratorilor dvs., aceștia pot edita regulile listei. Urmați acești pași pentru a crea reguli din lista de pornire:

1. Click pe Automatizează meniul derulant și apoi selectați Creați o regulă.
2. Pe ecranul unde vedeți Anunță pe cineva când opțiune, trebuie să setați o condiție. De exemplu, ați putea selecta Se creează un element nou.
3. Puteți edita condițiile regulii făcând clic pe fiecare dintre cuvintele subliniate ale propoziției.
4. Puteți selecta opțiuni precum cui să notificați, coloană, valoare coloană etc.
5. După ce ați terminat, faceți clic pe Crea pentru a confirma regula.

2. Listează colaborarea prin echipe Microsoft

Listele adaugă valoare funcționalităților aplicației Microsoft Teams. Puteți accesa, partaja sau crea liste din aplicația Teams fără a părăsi întâlniri în curs sau sesiuni de brainstorming.

În aplicația Teams, puteți schimba vizualizarea unei liste în diferite moduri, cum ar fi cărțile, grilele, vizualizarea calendarului etc. Pe lângă adăugarea de coloane noi, crearea de vizualizări personalizate cu filtre și definirea opțiunilor, vă puteți modifica și planul pentru a face datele mai semnificative pentru echipa dvs.

3. Partajarea listelor și a articolelor

Listele oferă diferite moduri de partajare a datelor cu echipele sau clienții dvs. Spre deosebire de multe alte aplicații de listă de sarcini, nu este nevoie să distribuiți întreaga listă colaboratorilor dvs.

Dacă doriți, puteți partaja întreaga listă sau puteți acorda acces la elementele listate selectate. Mai mult, puteți personaliza protecția datelor, permițând accesul la listă numai pentru citire, acces la editare, protecție prin parolă și data de expirare.

4. Integrări

Listele dvs. se integrează instantaneu cu alte aplicații Microsoft 365 precum Teams, Power Automate, Power Apps și SharePoint.

Puteți automatiza sarcinile proiectului sau fluxurile de lucru folosind Listele și integrarea Power Automate. În Listele de start, faceți clic pe Automatizează meniul derulant și apoi selectați Power Automate. Dacă faceți clic pe Creați un flux, puteți accesa șabloane pentru automatizarea proceselor și sarcinilor.

Legate de: Office 365 este acum Microsoft 365: Ce înseamnă pentru tine și familia ta

5. Aplicatie mobila

Aplicația Liste este, de asemenea, disponibilă pe dispozitive iOS, cum ar fi iPhone-uri și iPad-uri. Aplicația mobilă oferă o experiență lină cu o interfață de utilizare ușor de utilizat pentru crearea, editarea și partajarea listelor dvs. în deplasare.

Microsoft a dezvăluit, de asemenea, un plan pentru versiunea Android a aplicației Lists. Utilizatorii Android vor putea în curând să creeze, să partajeze și să editeze liste de pe dispozitivele lor mobile.

Descarca: Liste Microsoft pentru iOS (Liber)

Utilizarea listelor Microsoft ca instrument de urmărire a informațiilor și organizator

Există multe utilizări ale aplicației Liste pentru gestionarea datelor profesionale și personale. Unele dintre cele mai bune scenarii de utilizare sunt:

1. Managementul activelor

Puteți gestiona în mod eficient dispozitive, software și alte active utilizând șablonul de gestionare a activelor din aplicația Liste. Nu trebuie să investiți mult timp pe acesta, deoarece șablonul are nevoie de câteva clicuri pentru personalizare.

Puteți primi actualizări ale stării activelor, cum ar fi cine folosește dispozitivul în prezent, datele de check-in, datele de check-out, dispozitivul care se află în reparație etc.

2. Gestionați proiecte și sarcini

Puteți transforma aplicația Listele într-un instrument de gestionare a proiectelor fără a depăși bani în plus. Adăugați sarcini într-o listă și denumiți lista conform numelui proiectului.

Puteți adăuga reguli de stil if / then în elemente individuale sau sarcini din listă. Regulile ar putea fi cuvinte precum finalizat, în așteptare, blocat, sarcină, problemă, prioritate etc. Dacă există modificări în listă de la membrii echipei dvs., veți cunoaște instantaneu starea sarcinilor.

Legate de: Ghid de gestionare a sarcinilor online: sfaturi pentru alegerea aplicației potrivite

3. Programarea conținutului

Aplicația Liste este perfectă pentru strategia de postare a conținutului de pe rețelele sociale, site-uri web sau bloguri. Puteți adăuga cerințele de conținut la o listă. Acum, setați reguli specifice pentru a activa notificările sau mementourile.

Există, de asemenea, un șablon de planificare a conținutului în aplicația Liste. Personalizați șablonul adăugând imagini sau conținut pe care doriți să le publicați cu data schiței, data scadenței, data postării etc.

4. Incorporarea clienților și a angajaților

Șablonul listei de verificare la bordul aplicației Liste vă permite să gestionați integrarea clientului sau a angajaților. De exemplu, când marcați Integrarea angajaților element din lista de sarcini ca Semnat, instrumentul trimite automat un e-mail care conține acreditările de logare ale angajaților către noul recrut.

În mod similar, puteți automatiza procesele de gestionare a clienților, cum ar fi integrarea, livrarea fișierelor de proiect și facturarea din aplicația Liste.

5. Urmărire bilete client

Șablonul de urmărire a problemelor convertește listele dvs. în un manager de relații cu clienții eficient. Dacă clientul dvs. raportează probleme legate de produsul pe care l-ați livrat, enumerați-le în aplicația Liste. Setați reguli specifice pentru examinare, prioritate, blocare și rezolvare în coloana de stare a articolului.

Odată ce există o modificare a stării, dvs. sau clienții dvs. puteți primi răspunsuri automate prin e-mail despre starea biletului.

Organizați-vă în mod eficient datele și lucrați

Funcțiile de mai sus și cazurile de utilizare ale listelor Microsoft vă vor permite să utilizați abonamentul Microsoft 365 în cel mai bun mod posibil. Instrumentul aduce un mod nou, dar flexibil, de a aranja și urmări sarcini sau date semnificative. În plus, planificarea sarcinilor este doar o plimbare în parc atunci când primiți toate ideile, listele de sarcini și întâlnirile într-un singur loc.

Cele mai bune 10 aplicații gratuite pentru planificarea sarcinilor

Alegerea sistemului corect de gestionare a sarcinilor poate fi dificilă. Pentru a vă ajuta să aflați, am compilat o listă cu cele mai utile instrumente de planificare a sarcinilor.

Citiți în continuare

Despre autor