Încă lucrați de la distanță? Cum să utilizați Google Drive pentru a vă gestiona fișierele

Lucrezi între casa ta și birou? Mulți angajați se regăsesc într-un mediu de lucru hibrid. Pentru a vă asigura că rămâneți productiv, cel mai bine este să aveți un singur loc pentru toate fișierele, documentele și informațiile dvs. critice. Google Drive simplifică gestionarea fișierelor, indiferent dacă lucrați în pijamale pe canapea sau în dulapul biroului.

Spațiul generos de stocare în cloud Google Drive vă oferă acces la fișierele dvs. de oriunde. Tot ce aveți nevoie este o autentificare Google și aplicația Google Drive sau orice browser.

Cum să activați accesul la Google Drive acasă și la birou

Activarea accesului la fișierele dvs. prin Google Drive este foarte ușor. Fiecare fișier pe care îl încărcați pe Google Drive va fi sincronizat pe dispozitivele dvs., indiferent dacă vizualizați fișierul pe dispozitivul dvs. mobil sau pe desktop. Apoi, tot ce trebuie să faceți este să vă conectați la Google Drive cu contul comun pentru a vă vizualiza fișierele.

Pentru a profita de tot ceea ce oferă Google Drive, puteți opta și pentru utilizarea browserului Chrome.

Încărcarea unui fișier pe Google Drive

Pentru a încărca un fișier pe care doriți să îl partajați pe dispozitivele dvs. pe Google Drive, puteți urma acești pași simpli. Pe desktop:

1. Accesați Google Drive.
2. Selectați Nou din partea stângă sus a ecranului și apoi Fișier încărcat.
3. Alegeți fișierul pe care doriți să îl încărcați și apoi selectați Deschis.

În aplicația mobilă Google Drive:

1. Găsiți fișierul pe care doriți să îl încărcați pe Google Drive.
2. Atingeți Acțiune și apoi atingeți Google Drive.

După ce încărcați fișierele, sunteți liber să le editați, să le mutați, să le comentați și multe altele folosind instrumentele Google Drive. Deci, indiferent dacă utilizați browserul desktop în birou sau aplicația mobilă în timp ce așteptați la cabinetul medicului, veți avea acces la fiecare fișier pe care îl încărcați.

Legate de: Cum se rezolvă erorile de încărcare a fișierelor în Google Drive

Setări de partajare Google Drive

Dacă fișierele pe care trebuie să le accesați sunt deținute de altcineva, cum ar fi angajatorul dvs., le veți putea accesa în Google Drive, atâta timp cât vă vor fi partajate. Pentru a accesa fișierele Google Drive, proprietarul fișierului ar trebui să partajeze fiecare fișier la adresa de e-mail asociată cu Google Drive. Apoi, ar trebui să vi se acorde acces pentru a vizualiza, comenta și edita pentru funcționalitate completă.

Dacă lucrați la fișiere în afara organizației dvs., puteți avea acces la distanță și la acestea. Proprietarul fișierului trebuie să se asigure că fișierul este setat la Public și împărtășit cu tine.

Sfaturi pentru organizarea fișierelor și folderelor Google Drive

Acum, că știți elementele de bază pentru partajarea fișierelor în Google Drive, este timpul să vă organizați unitatea pentru a se potrivi nevoilor dvs. Câteva sfaturi solide despre organizarea fișierelor și folderelor Google Drive vă pot reduce timpul petrecut căutând informații, astfel încât să puteți petrece mai mult timp în munca dvs.

Legate de: Cum să organizezi Google Drive ca un profesionist

1. Utilizarea culorilor Stele și Foldere

Dacă există fișiere pe care le utilizați des, cum ar fi foi de calcul și documente de referință, adăugați-le la fișierele cu stea pentru acces ușor. Deschideți fișierul pe care doriți să îl marcați și selectați steaua în bara de meniu de sus. Acum, acel fișier va fi disponibil în secțiunea cu stea din bara laterală din stânga a Google Drive.

De asemenea, puteți codifica în culori folderele Google Drive pentru a evidenția fișierele importante. De exemplu, puteți crea foldere special pentru rapoartele bugetare de luna viitoare sau un dosar pentru fișierele care necesită atenția dvs. săptămâna aceasta. Apoi, codificați-le corespunzător.

Evidențiați folderul pe care doriți să îl modificați și selectați meniul cu trei puncte din bara de meniu de sus. Selectați Schimba culoarea, alege-ți culoarea și iată-o. Pictograma micului folder își va schimba culoarea imediat.

2. Accesarea fișierelor dvs. offline

Pentru a lucra cu adevărat de oriunde, veți avea nevoie de posibilitatea de a accesa fișierele dvs. Google Drive offline în locuri în care există o lipsă de conexiune la internet. Puteți face acest lucru utilizând browserul Chrome. Pentru a configura accesul offline pentru Google Drive:

1. Instalați fișierul Extensie offline Google Docs.
2. În Google Drive, selectați Setări.
3. Când găsiți secțiunea Offline, verificați Creați, deschideți și editați fișierele recente Documente, Foi de calcul și Prezentări Google pe acest dispozitiv în timp ce sunteți offline cutie.
4. Selectați Terminat.

Acum, veți putea lucra în fișierele pe care le-ați setat ca disponibile offline indiferent de conexiune. Pentru a selecta fișiere, faceți clic dreapta sau evidențiați fișierul și apoi porniți-l Disponibil offline. Va trebui să faceți acest lucru cu fiecare fișier pe care îl doriți disponibil offline.

Este important să rețineți că ar trebui să activați accesul offline numai pentru dispozitivele private pentru a vă proteja cel mai bine fișierele. De exemplu, computerul dvs. de acasă sau un computer de lucru protejat de o rețea privată virtuală (VPN).

3. Crearea unui folder de lucru principal

O altă modalitate excelentă de a vă asigura că vă puteți găsi rapid fișierele de lucru este prin crearea unui dosar principal de lucru. Acesta este folderul principal în care puteți stoca toate subfolderele și fișierele pentru acces rapid. În plus, vă va ajuta să vă păstrați fișierele de lucru și de acasă separate.

Pentru a crea un folder nou în Google Drive:

1. Selectați Nou.
2. Alege Pliant din opțiunile meniului.
3. Denumiți folderul. De exemplu, puteți denumi dosarul „Lucrează” sau puteți deveni creativ. Asigurați-vă că alegeți un nume care să explice ceea ce se găsește în interior.
4. Alege Crea.

Repetați acest proces în folderul dvs. principal, creând subfoldere pentru toate fișierele importante. Pentru a îmbunătăți organizarea și mai mult, încercați să vă setați Google Drive în vizualizarea listă selectând grila din bara de meniu de sus. Acest lucru face ca parcurgerea prin dosare să fie o briză.

Google Drive facilitează accesul la toate fișierele de care aveți nevoie pentru a lucra, fie acasă, fie la birou. Aceasta include toate documentele dvs. Google, Foi de calcul Google, Desene Google și Prezentări Google, precum și tipuri de fișiere suplimentare, cum ar fi cele din Microsoft Word. Așadar, duceți productivitatea hibridă la locul de muncă cu Google Drive.

10 sfaturi pentru gestionarea fișierelor partajate pe Google Drive

Încă înveți corzile Google Drive? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine fișierele pe Google Drive.

Citiți în continuare

Despre autor