Cum se utilizează toate cele mai bune tehnici de productivitate în Trello

Trello este o aplicație versatilă de gestionare a sarcinilor. Cu funcțiile sale personalizate, îl puteți folosi cu orice metodă de productivitate. Deși este configurat ca o placă Kanban, îl puteți configura în orice mod doriți.

În acest articol, veți învăța cum să utilizați toate cele mai faimoase metode de productivitate din Trello.

1. Consiliul Kanban

O placă Kanban este un mod eficient de gestionare a fluxului de lucru. Îți împărțiți sarcinile în trei liste: De făcut, De făcut și Terminat! Lista Gata are rolul de motivator, arătându-ți tot ce ai realizat până acum.

Acest aspect este implicit al lui Trello, deci este ușor de configurat. Când creați o listă nouă, selectați șablonul Kanban Board. Caracteristicile sale completează și această strategie. Puteți să faceți clic și să trageți cărțile între liste, să le codificați și să urmăriți progresul cu ajutorul listelor de verificare!

Aceste caracteristici sunt toate pentru începători - le puteți vedea evidențiate în captura de ecran de mai sus! Dacă nu ați folosit Trello înainte și aveți nevoie de un tutorial, consultați

Sfaturi Trello pentru începători pentru a incepe!

2. Matricea Eisenhower

Această metodă este creditată către Dwight D. Eisenhower. Este minunat pentru stabilirea priorităților și funcționează bine pentru oricine are o listă lungă și nesfârșită de sarcini.

Matricea are patru sectoare. Primul este Fa-o acum pentru sarcini pe care trebuie să le faceți rapid din cauza termenelor limită sau a altor consecințe. Al doilea este Fă-o mai târziu pentru sarcini care nu sunt presate. Ultimele două sunt Delegați-l pentru sarcini care nu se încadrează în timoneria dvs. și Nu o face pentru sarcini care nu sunt nici presante, nici importante.

Aceste sectoare se traduc frumos în listele Trello! Dacă doriți aspectul 2 × 2, puteți utiliza un extensie utilă Trello numit Aspecte de listă, sau acesta Șablon Trello. Trello evidențiază termenele apropiate pentru dvs. Acest lucru face ușor de spus când trebuie să treacă o sarcină Fă-o mai târziu în Fa-o acum. De asemenea, puteți adăuga alte persoane în consiliul dvs. de colaborare. În acest fel, delegarea unei sarcini este la fel de simplă ca și atribuirea acestora cu ajutorul Membri opțiune.

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee solicită limitarea listei de sarcini la 6 sarcini. Acest lucru vă ajută să evitați să vă lăsați copleșiți de o listă lungă sau să vă extindeți prea mult atenția. Funcționează astfel: în fiecare zi, creați șase cărți de sarcină și lucrați la acele cărți. La sfârșitul zilei, arhivați sarcinile finalizate. A doua zi, adăugați sarcini noi, la maximum șase. Ideea este că nu aveți niciodată mai mult de șase sarcini la un moment dat.

Legate de: Cum să vă curățați și să decupați plăcile Trello: sfaturi simple

De asemenea, puteți adăuga Limite de listă, un Trello Power-Up gratuit și la îndemână care se aprinde dacă adăugați mai mult de șase sarcini la listă! Ați putea încorpora, de asemenea Blocarea timpului metodă. Aceasta înseamnă împărțirea zilei în liste de dimineață, după-amiază și seară și împărțirea celor șase sarcini între ele.

4. Broasca-Mâncare

Mark Twain a spus odată: „Mâncați o broască primul lucru în fiecare dimineață și nimic mai rău nu vi se va întâmpla pentru restul zilei”. Această practică de a face cel mai rău lucru mai întâi nu este o tehnică completă, dar îmbunătățește alte metode!

Există două moduri de a implementa mâncarea broaștei în Trello: cu o etichetă și cu un autocolant. Autocolantul este mai vizibil, deci asta recomandăm. În fiecare zi, adăugați un autocolant de broască pe care îl alegeți la o sarcină și acesta este broasca ta! Faceți-o mai întâi.

Etichetele sunt mai puțin vizibile, dar le puteți automatiza. Utilizați funcția Butler pentru a face ca o sarcină să devină automat o broască dacă o lăsați neefăcută prea mult timp. Urmați pașii de mai jos pentru această metodă:

Deschideți tabloul Meniul și selectați Mai mult submeniu, apoi faceți clic pe Etichete. Creați o etichetă „FROG”. Vă recomandăm culoarea verde pentru aceasta. Apoi, deschideți fișierul Automatizare meniul și selectați Reguli submeniu.

Creați o nouă regulă cu următoarele Data declanșator: Când Data scadenței este marcată ca incompletă într-un card Scadentă în mai puțin de 7 zile. Rețineți că puteți selecta un număr diferit de zile, dacă doriți. În continuare, vom spune tabloului ce trebuie să facă atunci când detectează un astfel de card.

Vom adăuga două acțiuni în total. Începeți cu un Adăugați / eliminați acțiune: adăugați eticheta verde FROG pe card, așa cum se arată mai sus.

Adăugați următoarele Fel acțiune: Sortează lista după etichetă: FROG crescător. Acest lucru face ca sarcinile cu termenele limită să se transforme în broaște și să se deplaseze în partea de sus a listei. Finalizați regula și va continua să aplice această condiție până când o eliminați sau o dezactivați.

5. Obiective SMART

Obiectivele SMART sunt un mod de a vă asigura că vă puteți îndeplini efectiv sarcinile. Inseamna Sspecific, Musurabil, Acionabil, Rușor și Timely. Vă împiedică să creați obiective vagi care vă lasă să vă simțiți frustrat. Puteți aplica această filozofie lui Trello salvând o listă de verificare.

Creați un card și denumiți-l „SMART List” sau ceva similar. Adăugați o listă de verificare cu același nume cu toate criteriile SMART.

• Specific. [Adăugați parametri specifici]
• Măsurabil. [Cuantificați obiectivul]
• Acționabil. [Scrieți pașii, începeți fiecare pas cu un verb]
• Rezonabil. [Asigurați-vă că este posibil să îndepliniți sarcina așa cum este descris]
• La timp. [Setați un termen limită folosind funcția Date]

Salvați cardul și lăsați-l deoparte, dar nu îl arhivați. Acum, când creați o listă de verificare în viitor, puteți selecta copiați articole din ... derulant pentru a importa lista SMART!

6. Metoda Mesaje primite

Această metodă funcționează cel mai bine într-un client de e-mail, dar o puteți aplica în orice situație în care aveți sarcini noi de decupare. Această metodă utilizează patru liste. Primul este Fă acum, pentru sarcini puteți finaliza în două minute sau mai puțin.

Următoarea listă este Delega pentru sarcini pe care trebuie să le predați altora. Dacă vă partajați consiliul, puteți adăuga membrul echipei desemnat selectând Atribui în meniul cardului. Dacă placa este privată, luați în considerare adăugarea unei porniri precum cea a lui SendBoard E-mail pentru Trello. Vă permite să creați carduri de la clientul dvs. de e-mail preferat sau să trimiteți e-mailuri de la Trello!

De asemenea, veți avea nevoie de o listă de activități din Calendar cu o dată atașată. Puteți adăuga rapid o regulă simplă chiar din listă! Apasă pe listă meniul de opțiuni și selectați Când un card este adăugat la listă ... pentru a începe adăugarea unei reguli. Alege Fellistă ca tip de acțiune și sortați după Data scadentă, ascendent.

În cele din urmă, creați Orice altceva pentru sarcini care nu au o dată scadentă. De asemenea, îl puteți utiliza pentru resurse, șabloane și idei de proiect care nu sunt încă acționabile. Orice altceva se poate dezordina, așa că stabiliți câteva reguli pentru a-l menține organizat.

Mai întâi, creați o etichetă numită „Resursă”. Deschideți meniul listă și selectați Creați o regulă personalizată .... Selectați declanșatorul Când eticheta Resource este adăugată la un card și acțiunea Sortează lista după eticheta Resursă crescătoare.

Acest lucru vă asigură că resursele pe care doriți să le utilizați adesea sunt întotdeauna deasupra. De asemenea, puteți crea o etichetă de șablon și puteți utiliza aceeași metodă pentru a păstra șabloanele la vedere din partea de jos a listei.

Cealaltă regulă are declanșatorul Când o dată de scadență este setată pe un card din lista „TOTUL ALTE.” Dă-i acțiunea, „Mutați cardul în partea de sus a listei CALENDAR”. Asigurați-vă că nu uitați să adăugați o activitate sensibilă la timp în calendar.

Îmbunătățiți-vă productivitatea în Trello

Stilul fiecărei persoane este diferit, așa că experimentează pentru a găsi modalitatea care funcționează pentru tine! Puteți amesteca și potrivi între stiluri. De exemplu, puteți adăuga metoda Frog-Eating și Ivy Lee în aproape orice stil. Ați putea lua, de asemenea, ideea unei liste „Totul” și să o încorporați în consiliul dvs. Kanban.

Cu metoda și power-up-urile potrivite, puteți transforma placa dvs. Trello într-o centrală de productivitate!

Cele mai bune 10 Power-Ups Trello pe care să le adăugați în fluxul dvs. de lucru astăzi

Dacă nu ați dat încă o lovitură Trello Power-Ups, pierdeți. Acestea sunt programe de completare care pot face magie pe panourile dvs.

Citiți în continuare

Despre autor