Cum se exportă datele Microsoft Access într-un document Word

Suita Microsoft Office are aplicații diferite pentru sarcini diferite. Deci, de exemplu, dacă doriți să creați o bază de date, Microsoft Access vă are spatele. Accesul oferă majoritatea caracteristicilor pe care le-ați aștepta de la un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale. Puteți crea tabele, formulare, interogări, relații, rapoarte, macrocomenzi, module, pentru a numi câteva.

Dar, din când în când, ați putea dori să exportați date din Microsoft Access în Word. Dacă căutați o modalitate ușoară de a exporta date de acces în Word, vă aflați în locul potrivit.

Modul în care accesul exportă obiecte în Word

Înainte de a vă arăta cum să exportați date din Microsoft Access în Word, trebuie să înțelegeți câteva elemente de bază. În primul rând, nu puteți exporta toate tipurile de obiecte din Access to Word.

În prezent, puteți exporta numai tabele, interogări, formulare și rapoarte. Cu toate acestea, fiecare obiect are încă unele limitări. Începând cu înregistrări, Access exportă numai cele care se află într-o vizualizare selectată. Aplicația nu va include toate datele ascunse într-un raport. În mod similar, Access este capabil să exporte doar formulare și foi de date cu subformule și sub-foi de date.

Singura modalitate în acest sens este de a exporta fiecare subformular și sub-foaie de date. Dacă exportați raportul principal, puteți exporta mai multe subformule și subreporturi.

În al doilea rând, nu puteți exporta relații, macrocomenzi, module și obiecte grafice precum imagini și obiecte Microsoft Graph din Access to Word. În plus, Access va exporta doar rezultatele din expresii și nu expresii în sine.

În cele din urmă, nu există nicio modalitate de a importa date din Microsoft Access în Word. Trebuie să începeți în Access, să vă exportați datele într-un document nou, apoi să copiați conținutul și să le lipiți în documentul Word existent.

Cum se exportă datele de acces într-un document Word

Exportarea datelor de acces în Word utilizează un instrument încorporat Export — RTF File Wizard. Sigur, instrumentul are multe limitări în ceea ce privește exportul datelor de acces, dar este mai bine decât nimic.

Dar dacă acest lucru este prea limitativ, puteți căuta unele dintre cele mai bune alternative gratuite Microsoft Access pentru o eventuală înlocuire. În caz contrar, urmați acești pași pentru a vă exporta datele din Access to Word:

1. Deschideți-vă Accesează baza de date.
2. Selectați obiectul doriți să exportați în Panou de navigare.
3. Examinați tabelul, interogarea, formularul sau raportul pentru a vă asigura că nu conține erori. Accesul include de obicei indicatori de eroare ori de câte ori recunoaște o eroare. Aceasta poate include triunghiuri verzi și o varietate de numere de eroare. Acest pas este important, deoarece Access va înlocui automat locațiile de eroare cu o valoare nulă după exportul datelor.
4. Selectați vizualizarea sau porțiunea a datelor de exportat. Cel mai bun mod de a selecta datele de exportat din mai multe tabele este prin rularea interogărilor MS Access. Dacă doriți să exportați toate datele dintr-un obiect, săriți peste acest pas.
5. Apasă pe Date externe filă și selectați Mai multe> Word. Se va deschide instrumentul Expert - Export de fișiere RTF.
6. În fereastra pop-up Export — RTF File export wizard, introduceți numele fișierului și selectați o destinație.
7. Verifică Deschideți fișierul de destinație după finalizarea operației de export bifați caseta dacă aveți nevoie.
8. Dacă ați selectat anumite date pentru export, verificați Exportați numai înregistrările selectate Caseta de bifat. În caz contrar, lăsați caseta de selectare pentru a exporta toate datele din obiect.
9. Clic Bine pentru a începe procesul de export.

Dacă există un fișier cu un nume similar, puteți selecta dacă Access ar trebui să îl suprascrie sau nu. Selectați da pentru a suprascrie fișierul sau Nu pentru a alege un nume nou pentru fișierul dvs. în fereastra pop-up.

În mod implicit, Access va crea un fișier Microsoft Word Rich Text Format cu o extensie RTF. Pentru a adăuga datele de acces într-un document Word, urmați acești pași:

1. Deschideți documentul RTF.
2. Copiați tot conținutul documentului.
3. Inserați datele în documentul dvs. Word.

Dacă găsiți instrumentul Expert-export pentru fișiere RTF greu de utilizat, există o cale de ieșire mai ușoară. Copiați datele din tabelul de acces, interogare, formular sau raport și lipiți-le direct în documentul dvs. Word.

Legate de: Cum se creează un formular în Microsoft Access

Exportați datele de acces în Word fără probleme

Bazele de date sunt o modalitate excelentă de stocare a datelor. Dacă trebuie să vă exportați datele de acces în alte aplicații, cum ar fi Word sau Excel, Expertul integrat pentru exportul fișierelor RTF face ca întregul proces să fie perfect, deși cu anumite limitări.

Dacă aveți date extinse cu care să lucrați, formularele Access oferă o modalitate mai puternică de a adăuga mai multe date la baza dvs. de date. Acestea sunt mai ușor de lucrat atunci când editați tabele și adăugați mai multe date.

Cum se creează un formular în Microsoft Access

Există multe modalități de a adăuga date într-un tabel Microsoft Access. Utilizarea formularelor este cel mai simplu mod de a vă construi baza de date.

Citiți în continuare

Despre autor